Ulkoisen luettelon vieminen Exceliin
Applies To
SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise Microsoft 365:n SharePoint SharePoint Foundation 2013Voit synkronoida tiedot ulkoisen luettelon ja Microsoft Excelin välillä ja pitää molemmat tietojoukot ajantasaisina. Haluat ehkä esimerkiksi ylläpitää luettelossa olevaa tuotevarastoa, jotta se on helppo jakaa ja päivittää, mutta tehdä myös säännöllisiä varastoanalyysejä Microsoft Excelin avulla.
Huomautus: Ulkoista luetteloa ei voi synkronoida, jos sen versio on vanhempi kuin Excel 2013. Jos yrität tehdä niin, näkyviin tulee virhevalintaikkuna, jossa lukee "Ei voi muodostaa yhteyttä luetteloon".
Lisätietoja on artikkelissa Ulkoisten tietojen sisällön etsiminen.
Ulkoisten tietojen käsitteleminen edellyttää useita edellytyksiä tietojen suojatun käytön mahdollistamiseksi. Näiden ohjeiden avulla voit suunnitella seuraavia vaiheita. Jos kohtaat ongelmia ulkoisten tietojen käytössä, voit tunnistaa ongelman näiden tietojen avulla. Ulkoisten tietojen käyttämistä varten joko sinun tai järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet:
Ulkoisen tietolähteen valmisteleminen Järjestelmänvalvojan on ehkä luotava tili ja määritettävä tietolähteen käyttöoikeudet, jotta tarvittavilla henkilöillä on pääsy tietoihin ja jotta tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Ulkoisessa tietokannassa järjestelmänvalvoja voi halutessaan esimerkiksi myös rajoittaa tulokset vain tarvittaviin ja parantaa suorituskykyä luomalla tietyt taulukot, näkymät ja kyselyt.
SharePoint-palvelujen ja -tilien määrittäminen Järjestelmänvalvojan on aktivoitava yritystietojen yhdistämispalvelut ja suojatun säilöpalvelun. Lisätietoja näiden palvelujen käyttämisestä on aiheissa Yritystietopalvelujen ratkaisujen määrittäminen SharePoint 2013:a varten ja Ulkoisen luettelon luominen SQL Azure-taulukosta, jossa on yritystietopalvelut ja suojattu säilö.
Suojattujen säilöpalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet: ulkoisen tietolähteen parhaan käyttötilan määrittäminen, kohdesovelluksen luominen ja kohdesovelluksen tunnistetietojen määrittäminen. Lisätietoja näiden palvelujen käyttämisestä on artikkelissa Suojatun säilön kohdesovelluksen luominen tai muokkaaminen.
Yritystietojen yhdistämispalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on varmistettava, että ulkoisen sisältötyypin luovalla käyttäjällä on käyttöoikeus yritystietojen yhdistämisen metatietovarastoon ja että asianmukaisilla käyttäjillä on käyttöoikeus siihen ulkoiseen sisältötyyppiin, johon ulkoinen luettelo perustuu. Lisätietoja näiden palvelujen käyttämisestä on artikkelissa Yritystietopalvelujen määrittäminen SharePoint 2013:a varten.
Ulkoisen sisältötyypin luominen Käyttäjän on määritettävä ulkoinen sisältötyyppi, jossa on tietoja yhteyksistä, käytöstä, toimintatavoista, sarakkeista, suodattimista ja muista metatiedoista, joita käytetään tietojen noutamisessa ulkoisesta tietolähteestä.
Ulkoisen luettelon luominen Käyttäjän on luotava ulkoiseen sisältötyyppiin perustuva ulkoinen luettelo ja tarpeen mukaan vähintään yksi ulkoisen luettelon näkymä.
Office-tuotteiden käyttövalmiuden varmistaminen Jos haluat synkronoida ulkoiset tiedot Office-tuotteiden kanssa, jokaisessa asiakastietokoneessa on oltava vähintään Windows 7 ja seuraavat maksuttomat ohjelmistotuotteet: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 ja WCF Data Services 5.0 OData V3:lle (ohjelma pyydetään tarvittaessa lataamaan ohjelmisto automaattisesti). Varmista myös, että Officen asennusasetus yritystietopalvelut on otettu käyttöön (tämä on oletusasetus). Tämä vaihtoehto asentaa yritystietopalvelujen suorituksenaikaisen asiakasohjelmiston, joka suorittaa seuraavat toimet: ulkoisten tietojen sijoitus välimuistiin ja synkronointi, yritystietojen määrittäminen ulkoisiin sisältötyyppeihin, ulkoisen kohdevalitsimen näyttäminen Office-tuotteissa ja mukautettujen ratkaisujen suorittaminen Office-tuotteissa.
Lisätietoja ulkoisten tietojen käyttämisestä on artikkelissa Ulkoisten tietojen sisällön etsiminen.
Ulkoisen luettelon vieminen Exceliin
-
Siirry SharePoint-sivustoon, jossa luettelo sijaitsee.
-
Valitse pikakäynnistyksessä SharePoint-luettelon nimi tai valitse Asetukset
-
Valitse Luettelo ja valitse sitten Vie Exceliin.
Tämä ominaisuus on oletusarvoisesti käytössä ulkoisissa luetteloissa. Järjestelmänvalvoja on kuitenkin voinut poistaa sen käytöstä.
-
Jos sinua pyydetään vahvistamaan toiminto, valitse OK.
-
Valitse Tiedostojen lataaminen -valintaikkunassa Avaa.
-
Jos sinulta kysytään, otetaanko tietoyhteydet käyttöön tietokoneessa, valitse Ota käyttöön , jos uskot, että yhteys SharePoint-sivuston tietoihin on turvallinen ottaa käyttöön.
Ohjelma luo Excel-taulukon, jossa on verkkokyselytiedostoon perustuva tietoyhteys. Ulkoisen taulukon sarakkeet määräytyvät käytössä olevan ulkoiseen luettelonäkymään. Viedyt ulkoiset tiedot määräytyvät ulkoisessa sisältötyypissä ja ulkoisessa luettelonäkymässä määritettyjen suodattimien sekä SharePoint-sivuston kieliasetusten mukaan. Sivurajoituksia ei oteta huomioon.
Tarvitsetko lisäohjeita?
Haluatko lisää vaihtoehtoja?
Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.
Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.
