Luettelon tai kirjaston kohteiden hyväksynnän vaatiminen

Lists ja kirjastot sisältävät usein arkaluontoista tietoa, kuten markkinointikampanjan budjetteja tai henkilöstöaloitteita. Voi olla tärkeää, että tietyt käyttäjät voivat tarkastella vain "virallisia" versioita kohteista tai tiedostoista.

Voit edellyttää kohteen tai tiedoston hyväksyntää, ennen kuin sisältö tulee näkyviin tietyille käyttäjille. Vaatimalla hyväksyntää organisaatiot voivat käyttää arkaluonteista sisältöään merkittävästi laatu- ja suojaustasolla.

Siirry luetteloon, johon haluat edellyttää hyväksyntää.
Valitse Asetukset ja valitse sitten Luettelon asetukset.
Valitse Yleiset asetukset -osassa Versiotietojen asetukset.
Valitse Sisällön hyväksyntä -osassa Kyllä vastatessasi Edellyttääkö lähetetyille kohteille sisällön hyväksyntää? Määritä Kohteen versiohistoria - osassa, haluatko luoda versioita aina, kun kohdetta muokataan. Voit myös rajoittaa säilytettävien versioiden määrää.
Määritä Luonnoskohteen suojaus ‑osassa käyttäjät, jotka voivat tarkastella luettelon luonnoskohteita.

Vihje: Jos vaadit sellaisen luettelon tai kohteen sisällön hyväksyntää, joka sisältää jo kohteita, kaikki kirjaston kohteet merkitään hyväksytyiksi.
Voit valita minkä tahansa seuraavista:
- Käyttäjät, jotka voivat lukea luettelon kohteita.
- Vain käyttäjät, jotka voivat muokata luettelon kohteita.
- Vain käyttäjät, jotka voivat hyväksyä luettelon kohteita, ja kohteen tekijä.
Valitse OK.

Jos joku lähettää kohteen luetteloon tai kirjastoon, joka vaatii hyväksynnät, se on Odottaa-tilassa, kunnes joku (jolla on vähintään Hallinta Lists käyttöoikeustaso) hyväksyy sen. Kun se odottaa hyväksyntää, se pysyy Odottaa-tilassa .

Yleensä Odottaa-tilassa olevat kohteet voivat nähdä vain kohteen luonut henkilö sekä käyttäjät, joilla on oikeus hallita luetteloita ja kirjastoja. Kun tila muuttuu Odottaa-tilasta Hyväksytty-tilaan, kohde tai tiedosto muuttuu näkyväksi kaikille, joilla on oikeus tarkastella luetteloa tai kirjastoa.

Hylätyt artikkelit säilyvät luettelossa tai kirjastossa, kunnes artikkelin luonut käyttäjä tai joku muu käyttäjä, jolla on vaaditut oikeudet, poistaa sen. Kaikille kohteille ja tiedostoille, jotka jo sijaitsevat luettelossa tai kirjastossa, myönnetään automaattisesti Hyväksytty-tila.

Tärkeää: Jos sivustokirjaston suojausasetuksissa on määritetty, että kaikki käyttäjät saavat lukea kohteita, kaikki käyttäjät, joilla on sivuston lukuoikeudet, voivat tarkastella luettelon tai kirjaston kohteita, vaikka kohteiden tilana ei olisi Hyväksytty.

Huomautus: Vain käyttäjät, joilla on täydet oikeudet tai rakenneoikeudet, voivat muuttaa SharePoint-kirjaston asetuksia.

Siirry SharePoint-kirjastoon, johon haluat edellyttää hyväksyntää.
Valitse Asetukset ja valitse sitten Kirjaston asetukset.

Jos et näe näitä valikkokohteita, valitse Kirjasto ja valitse Asetukset-ryhmästä

Kirjaston asetukset.
Avaa Versiotietojen asetukset - sivu valitsemalla Yleiset asetukset -kohdassa Versiotietojen asetukset.
Valitse Sisällön hyväksyntä -osassa Kyllä vastatessasi Edellyttääkö lähetetyille kohteille sisällön hyväksyntää? Määritä Asiakirjan versiohistoria - osassa, haluatko SharePoint luoda versioita, kun tiedostoa muokataan. Voit myös rajoittaa säilytettävien versioiden määrää.
Valitse Luonnoskohteen suojaus ‑osassa käyttäjät, jotka voivat tarkastella tiedostokirjaston luonnoskohteita.

Vihje: Jos vaadit sellaisen luettelon tai kohteen sisällön hyväksyntää, joka sisältää jo kohteita, kaikki kirjaston kohteet merkitään hyväksytyiksi.
Voit valita minkä tahansa seuraavista:
- Käyttäjät, jotka voivat lukea luettelon kohteita.
- Vain käyttäjät, jotka voivat muokata luettelon kohteita.
- Vain käyttäjät, jotka voivat hyväksyä luettelon kohteita, ja kohteen tekijä.
Valitse OK.