Kirjaston määrittäminen edellyttämään tiedostojen uloskuittausta

Tiedoston luominen tai lisääminen kirjastoon

Tiedosto on alun perin uloskuitattuna omassa käytössäsi. Sinun on kuitattava tiedosto sisään kirjastoon, jotta muut voivat tarkastella ja käyttää sitä.

Tiedoston avaaminen muokkaamista varten

Tiedosto kuitataan automaattisesti ulos, kun valitset Muokkaa. Viestin valintaikkuna ilmoittaa, että olet kuittaamassa tiedoston ulos, ja tarjoaa mahdollisuuden muokata sitä paikallisessa luonnokset-kansiossa.

Uloskuittauksen jälkeen tiedostokuvake on peitetty vihreällä alaspäin osoittavalla nuolella, joka ilmaisee, että tiedosto on nyt kuitattu ulos. Nyt kukaan muu ei voi muokata tiedostoa eikä nähdä uloskuitattuna olevaan tiedostoon tekemiäsi muutoksia.

Tiedoston tietojen (ominaisuuksien) muuttaminen

Jos tiedosto ei ole vielä kuitattu ulos, sinun on kuitattava se ulos, ennen kuin voit tehdä muutoksia tiedoston ominaisuuksiin, kuten sen otsikkoon, tekijän nimeen, määräpäivään, sanamäärään ja niin edelleen. Tekemäsi muutokset tulevat voimaan vasta, kun kuittaat tiedoston takaisin sisään.

Toisella käyttäjällä uloskuitattuna olevan tiedoston avaamisen yrittäminen

Kuittaa ulos- ja Kuittaa sisään -vaihtoehdot eivät ole käytettävissä. Et voi kuitata ulos tiedostoa, jonka joku muu on kuitannut ulos. Jos yrität tehdä niin, näyttöön tulee sanomavalintaikkuna, jossa ilmoitetaan, että joku muu on kuitannut tiedoston ulos.

Jos haluat selvittää, kuka on kuitannut tiedoston ulos, pidä hiiren osoitinta tiedostokuvakkeen päällä. Sen henkilön nimi, joka on kuitannut sen ulos, näkyy työkaluvihjeessä. Voit ottaa yhteyttä kyseiseen henkilöön ja pyytää kuittaamaan tiedoston sisään, jos tarvitset sitä nopeasti.

Kuittaa tiedosto sisään

Näyttöön tulee kehotus, jossa pyydetään kirjoittamaan tekemiäsi muutoksia kuvaava kommentti. Jos versiotietojen seuranta on kirjastossa käytössä, kommenttisi lisätään versiohistoriaan. Jos sekä pää- että aliversioiden seuranta on käytössä, ohjelma pyytää valitsemaan, kumpaa tyyppiä olevan version kuittaat sisään. Lisätietoja versiotietojen muokkaamisesta on ohjeaiheessa Myös.

Tiedoston pitäminen uloskuitattuna kauan

Kukaan muu ei näe muutoksiasi tai voi muokata tiedostoa, kun olet kuitannut sen ulos. Vaikka tämä on hyödyllistä muutosten tekemisen aikana, se voi myös estää muita suorittamasta määritettyjä tehtäviään. On sekä hyvää liiketoimintakäytäntöä että yleistä kohteliaisuutta kuitata tiedosto takaisin sisään mahdollisimman nopeasti sen jälkeen, kun olet kuitistanut sen ulos. Joissakin tilanteissa järjestelmänvalvoja voi joutua pakottamaan tiedoston sisäänkuittauksen.