Parhaat kysymykset uloskuittaamisesta, sisäänkuittaamisesta ja versiotiedoista

Ei, tiedoston uloskuittaaminen muuttaa vain tiedoston ehtoa niin, että vain sinä voit muokata tiedostoa.

Jos kuittaat tiedoston ulos etkä tallenna sitä takaisin, muutoksia ei tallenneta. Jos haluat säilyttää muutokset, tallenna tiedosto aina.

Tiedoston tallentaminen riippuu käyttämästäsi editorista tai työkalusta. Jos muokkaat tekstitiedostoa verkossa, sinun on erikseen valittava Tallenna. Jos kuitenkin muokkaat Microsoft 365 sovelluksessa, kuten Word tai Excel, voit sulkea asiakirjan ja tallentaa sen automaattisesti.

Jos kuittaat tiedoston ulos, tallennat sen ja hylkäät uloskuittauksen, muutoksia ei tallenneta takaisin kirjastoon.

Oletusarvoisesti kuka tahansa, jolla on tiedostokirjaston muokkausoikeudet, voi muuttaa tiedostoa. Voit kuitenkin määrittää kirjaston edellyttämään, että joku kuittaa tiedoston ulos ensin ennen sen muuttamista.

Sinun on oltava tiedostokirjaston omistaja tai sivuston järjestelmänvalvoja tai sinulla on oltava vastaavat käyttöoikeudet tämän asetuksen tekemiseen.

1. Avaa kirjasto, jota haluat käyttää uloskuittausta varten.

2. Valitse SharePointAsetukset ja valitse sitten Kirjaston asetukset.

   

   ValitseSharePoint 2016Sivu ja sitten Kirjaston asetukset.

   

3. Valitse Asetukset-sivulla Versiotietojen asetukset.

   

4. Vieritä Versiotietojen asetukset - sivulla alaspäin ja valitse Kyllä , jos haluat , että tiedostot kuitataan ulos ennen niiden muokkaamista.

   

Oletusarvoisesti tiedostokirjastossa jäsenet, joilla on muokkausoikeudet, voivat muokata ja muokata tiedostoja kuittaamatta niitä ulos. Voit estää tämän ottamalla kirjastossa pakollisen uloskuittaamisen käyttöön. Sinun on oltava tiedostokirjaston omistaja tai sivuston järjestelmänvalvoja tai sinulla on oltava vastaavat käyttöoikeudet tämän asetuksen tekemiseen.

1. Avaa kirjasto, jota haluat käyttää uloskuittausta varten.

2. Valitse SharePointAsetukset ja valitse sitten Kirjaston asetukset.

   

   ValitseSharePoint 2016Sivu ja sitten Kirjaston asetukset.

   

3. Valitse Asetukset-sivulla Versiotietojen asetukset.

   

4. Vieritä Versiotietojen asetukset - sivulla alaspäin ja valitse Kyllä , jos haluat , että tiedostot kuitataan ulos ennen niiden muokkaamista.

   

Voit tarkistaa nopeasti, kuka on kuitannut sarakkeen ulos viemällä osoittimen Uloskuitattu-kuvakkeen päälle , jotta näet vihjeen, joka kertoo, kuka on kuitannut tiedoston ulos.

Voit myös lisätä Uloskuittaaja-sarakkeen kirjaston oletusnäkymään. Tällä tavalla kaikki näkevät helposti, kuka on kuitannut tiedoston ulos. Lisätietoja Uloskuitattu-sarakkeen lisäämisestä SharePoint:ssä on artikkelissa Sarakkeen luominen luetteloon tai kirjastoon.

Lisätietoja

• LisätietojaSharePoint 2016 on artikkelissa Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.

• Lisätietoja SharePoint on artikkelissa Tiedostokirjaston mukautetun näkymän luominen.

Versiotietojen käyttäminen luo historian tiedostoon tehdyistä muutoksista pääversioiden tai pää- ja aliversioiden julkaisuista.

Versiotietojen ottaminen käyttöön

Lisätietoja versiotietojen käyttöönotosta on artikkelissa Versiotietojen ottaminen käyttöön ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa.

Vetäminen ja pudottaminen   

Yleisin tapa ladata tiedostoja on vetää niitä tietokoneesta tai verkkokansiosta tiedostokirjastoon. Avaa ensin sivustossa oleva kirjasto. Etsi sitten tietokoneesta tiedostot, jotka haluat ladata, ja valitse ja vedä ne kirjastossa olevaan kohtaan, jossa lukee vedä tiedostot tähän.

Jos et näe tiedostojen vetämisen ja pudottamisen vaihtoehtoa, asenna selainohjelmiston uusin versio tai Microsoft 365. Tämä ominaisuus edellyttää vähintään Office 2016 tai uusinta Microsoft Edge-, Firefox- tai Chrome-versiota.

Avaa Resurssienhallinnassa -komennon käyttäminen SharePoint 2016:ssa   

Tämä komento avaa Resurssienhallinta tietokoneessasi, mutta se näyttää sivuston pohjana olevan palvelintietokoneen kansiorakenteen. Joskus haluat ehkä kopioida tai siirtää useita tiedostoja kirjastosta toiseen.

Saatat esimerkiksi haluta siirtää kaikki yli vuosi sitten luodut tiedostot toiseen kirjastoon arkistointia varten. Saatat myös haluta kopioida tiedostoja omasta kirjastostasi saman sivuston toiseen, alisivustossa sijaitsevaan kirjastoon, kun vaihdat työryhmiä.

Voit myös muokata kansioiden sisältöä esimerkiksi kopioimalla ja poistamalla tiedostoja tai nimeämällä niitä uudelleen.

Lataa-komennon käyttäminen SharePoint 2016:ssa   

Valitse tiedostokirjastosta Lataa, valitse Valitse tiedostot ja lataa yksittäisiä tiedostoja selaamalla.

Tämän menetelmän etuna on se, että se toimii kaikissa selaimissa selaimen versiosta riippumatta.

Muita uloskuittaamiseen, sisäänkuittaamiseen ja versioihin liittyviä vihjeitä   

Käytit mitä lataamisvaihtoehtoa tahansa, huomioi seuraavat asiat, kun käytät uloskuittausta, sisäänkuittausta ja versiotietoja:

• Jos lataat tiedoston kirjastoon, joka edellyttää tiedostojen uloskuittaamista, tiedosto kuitataan aluksi ulos. Muut voivat tarkastella tiedostoa ja tehdä muutoksia siihen vasta, kun olet kuitannut sen takaisin sisään.

• Jos kirjasto on määritetty seuraamaan tiedostojen versioita, voit tavallisesti lisätä ladatun tiedoston uutena versiona osaksi tiedoston versiohistoriaa.

• Jos kirjastossa edellytetään arvojen, kuten osastojen nimen tai projektinumeron, lisäämistä kirjaston sarakkeisiin, arvoja on muokattava ja tiedosto on kuitattava sisään, ennen kuin lataustoiminto on valmis.

Lisätietoja

• LisätietojaSharePoint 2016 on artikkelissa Tiedostojen ja kansioiden lataaminen kirjastoon.

• Lisätietoja SharePoint ja Microsoft 365 on artikkelissa Projektitiedostojen tai -tiedostojen lataaminen, tarkasteleminen ja poistaminen.

• Lisätietoja asiakirjoista on artikkelissa Video: Tiedostojen lisääminen kirjastoon.

Voit lisätä uuden tiedoston uutena versiona tarkistamalla, että tiedostosta poistutaan, ja korvaamalla kaiken sisällön uudella versiolla. Kun uloskuitattu versio on muokattu, kuittaa se takaisin sisään. SharePoint tekee uuden kopion säilyttäen aiemmat versiot (edellyttäen, että se on määritetty sitä varten). Lisätietoja versiotietojen käyttämisestä on artikkelissa Versiotietojen hallinta luetteloissa ja kirjastoissa.

Ei, valitettavasti SharePoint ympäristössä ei ole keinoa asettaa muistutusta tai saada päivämäärää, jolloin asiakirja kuitattiin ulos. On olemassa ohjelmointirajapintoja, jotka sallivat sen, mutta ne edellyttävät mukautetun ohjelman kirjoittamista. Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan tai sivuston suunnittelijaan.

Visuaalisena kiertona voit katsella Uloskuitattu-kuvaketta tai lisätä Uloskuitattu-sarakkeen kirjastoon. Lisätietoja Uloskuitattu-sarakkeen lisäämisestä SharePoint:ssä on artikkelissa Sarakkeen luominen luetteloon tai kirjastoon.

Jos lataat tiedostoja kirjastoon, joka edellyttää tiedostojen uloskuittaamista, tiedosto kuitataan ensin ulos. Näet tiedostot, mutta muut eivät voi, ja se on helppo unohtaa. Ennen kuin muut voivat tarkastella tai muokata tiedostoja, varmista, että täytät tarvittavat ominaisuudet ja kuittaat sitten tiedostot sisään.

Lisätietoja

• Lisätietoja tiedostojen sisään- ja uloskuittaamisesta SharePoint: ssä on artikkelissa Tiedostokirjaston tiedostojen kuittaaminen ulos tai sisään.

• Lisätietoja tiedostojen sisään- ja uloskuittaamisestaSharePoint 2016: ssä on artikkelissa SharePoint-kirjaston tiedostojen kuittaaminen ulos, sisäänkuittaaminen tai hylkääminen.

• Lisätietoja tiedostojen lataamisestaSharePoint 2016 on artikkelissa Tiedostojen ja kansioiden lataaminen kirjastoon.

• Lisätietoja tiedostojen lataamisesta SharePoint on artikkelissa Projektitiedostojen tai -tiedostojen lataaminen, tarkasteleminen ja poistaminen.

Jos joku lähettää sinulle linkin SharePoint tiedostoon ja valitset sen, tarkista aina otsikkoriviltä, lukeeko se vain luku - tilassa, ennen kuin aloitat muokkaamisen. Jos lukee, ja uloskuittaus on käytössä kirjastossa, tiedosto on ensin kuitattava ulos. Voit siirtyä kirjastoon tarkistamalla kirjaston URL-osoitteen ja kirjoittamalla sen selaimeen.

Jos tiedosto on Office asiakirja, kuten Word, Excel tai PowerPoint, se on paljon helpompaa. Siirrä ensin asiakirja muokkaustilaan, valitse Tiedosto-välilehti ja etsi sitten Versioiden hallinta -painike, jonka avulla voit kuitata tiedoston ulos.

Huomaa kuitenkin, että on myös mahdollista, että joku on jo kuitannut tiedoston ulos, joten tässä tapauksessa Kuittaa ulos -komento ei ole käytettävissä.

Kuinka usein olet nähnyt tämän?

Paikallisten luonnosten toiminto on ollut käytössä jo useissa ohjelmistoversioissa. Valitsemalla Käytä paikallista luonnosten kansiota voit viedä tiedoston offline-tilaan, mikä helpottaa tiedoston löytämistä tietokoneesta, jos haluat avata sen myöhemmin, kun sinulla ei ole verkkoyhteyttä. Kansion nimi on oletusarvoisesti SharePoint-luonnokset, ja se sijaitsee Tiedostot- tai Omat tiedostot - kansiossa. Et muuten näe tätä valintaikkunaa, jos valitset vähintään kaksi tiedostoa uloskuittaamista varten.

Mutta ajat ovat muuttuneet. Jos haluat käsitellä tiedostoja offline-tilassa, kannattaa käyttää Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive mikä tekee minkä tahansa tiedostokirjaston offline-tilassa viemisen ja muutosten automaattisen synkronoinnin.

Lisätietoja

• Synkronoi OneDrive- tai muut SharePoint-kirjastot tietokoneeseen OneDriven kanssa.

• Lataa maksuton OneDrive-synkronointisovellus-asiakasohjelma.

Kansioihin järjestetyssä kirjastossa on usein oletusnäkymä, joka näyttää kaikki kansiot. Jos haluat kuitata sisään useita tiedostoja monissa kansioissa, luo uusi näkymä, joka "litistää" kirjaston, jotta näet kaikki tiedostot yhdessä näkymässä ilman kansioita. Voit tehdä tämän valitsemalla Muokkaa näkymää -sivun Kansiot-kohdassa Näytä kaikki kohteet ilman kansioita. Kun käytät tiedostoa, voit suurentaa tiedostorajaa niin, että näet kaikki tiedostot samalla kertaa lisäämällä kohderajoitus-kohdassanäytettävien kohteiden määrää. Tämä helpottaa kaikkien sisäänkuitattavien tiedostojen valitsemista yhdellä kertaa.

Lisätietoja

• LisätietojaSharePoint 2016 on artikkelissa Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.

• Lisätietoja SharePoint on artikkelissa Tiedostokirjaston mukautetun näkymän luominen.

Jos olet synkronoinut kirjaston Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive kanssa, voit silti kuitata tiedostot ulos selaimessa. Näet kuitattu ulos -kuvakkeen selaimessa sen merkiksi, että tiedosto on kuitattu ulos. Laitteen paikallisessa kansiossa olevassa tiedostossa ei kuitenkaan ole Kuitattu ulos -kuvaketta, koska paikallinen kansio ei tiedä tiedoston uloskuittauksen/sisäänkuittauksen tilaa SharePoint.

Voit kuitenkin tehdä paikallisessa kansiossa näin:

1. Napsauta tiedoston nimeä hiiren kakkospainikkeella.

2. Valitse Näytä online tai valitse Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveja valitse sitten Siirry selaimeen.

Näet nyt nopeasti SharePoint kirjaston ja minkä tahansa kirjastossa olevan tiedoston ulos- ja sisäänkuittauksen tilan.

Sinun ei tarvitse odottaa, että he tulevat takaisin.

Sivuston tai kirjaston järjestelmänvalvoja, jolla on Ohita uloskuittaus -oikeus, voi kuitata tiedoston sisään tai hylätä toisen käyttäjän tekemän tiedoston uloskuittauksen. Ota kuitenkin huomioon toiminnon seuraukset. Lomalla oleva työtoverisi voi haluta lisätä paikallisen kopion ja muutokset takaisin kirjaston tiedostoon, ja nämä kaksi versiota on sovitettava yhteen joko manuaalisesti tai käyttämällä vertailutyökaluja, kuten Word jaExcel tarjoamia työkaluja.

Lisätietoja

• Tietoja SharePointin käyttöoikeustasoista.

• Vertaile työkirjan kahta versiota Spreadsheet Comparen avulla.

• Asiakirjan muokkausten yhdistäminen.

Lyhyesti sanottuna tiedostojen ulos- ja sisäänkuittaus on menetelmä, jossa tiedosto lukitaan yhdelle käyttäjälle muokkaamista varten ja vapautetaan sitten takaisin muiden käytettäväksi. Kun luot kirjastoja, järjestät tiedostoja ja suunnittelet ryhmien yhteistyötä, mieti, mikä yhteistyömalli olisi sopivin. Tiedostoja voi käsitellä yhdessä muiden kanssa monella tavalla. Seuraavan taulukon avulla voit päättää, mikä on sinulle parasta.

Yhteistyömalli	Tyypilliset käyttökohteet	Parhaat käytännöt
Epävirallinen	Jokapäiväiset työryhmän asiakirjat, kevyt tai harvoin muokattaessa sekä satunnaiset muokkausristiriidat.	Poista uloskuittaamisvaatimus käytöstä (tämä on kirjaston oletusasetus), mutta voit silti kuitata yksittäisiä tiedostoja ulos tarpeen mukaan.
Yhteismuokkaaminen	Helppoa ja reaaliaikaista tiedostojen yhteiskäyttöä Office tuotteiden kanssa asiakastietokoneissa ja Officen verkkoversio	Poista uloskuittausvaatimus käytöstä ja vältä tiedoston uloskuittausta, koska se ei ole yhteensopiva yhteismuokkaamisen kanssa.
Virallinen	Peräkkäiset kommentit, tarkistukset ja asiakirjojen hyväksyminen.	Ota käyttöön pakollinen uloskuittaaminen.

Tässä on muutamia muita vihjeitä ja vinkkejä uloskuittauksen käyttämiseen kirjastossa:

• Vältä tiedostojen pitämistä uloskuitattuna liian kauan.

• Lisää Uloskuittaaja-sarake kirjaston oletusnäkymään. Näin muut näkevät helposti, kuka on kuitannut tiedoston ulos. Jos tämä sarake ei ole näkymässä, voit silti siirtää osoittimen Uloskuitattu-kuvakkeen päälle nähdäksesi vihjeen, joka kertoo, kuka on kuitannut tiedoston ulos.

• Kysy ennen toisen uloskuittauksen ohittamista.

• Vältä muokkaamasta tiedostoja, jotka on jo kuitattu ulos.

• Muista, että muutokset eivät näy muille, ennen kuin ne on kuitattu sisään.

Lisätietoja

• Määritä kirjasto edellyttämään tiedostojen uloskuittausta.

• Tiedostojen yhteiskäyttö ja yhteismuokkaaminen.

• Luo sarake luetteloon tai kirjastoon.

• Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.

Jos ongelmia tai odottamatonta toimintaa esiintyy edelleen, voit lähettää palvelupyynnön.

Ota yhteyttä yritystuotteiden tukeen – Hallinta ohje