Tiedostojen jakaminen työryhmän jäsenten kanssa

1. Siirry OneDrive-sivustoon ja kirjaudu sisään työtililläsi.

2. Valitse tiedosto tai kansio, jonka haluat jakaa

3. Valitse sivun yläreunassa Jaa .
   
   

4. Valitse Kopioi linkki, jos haluat kopioida linkin ja jakaa sen haluamallasi tavalla, kuten sähköpostissa, asiakirjassa tai Teams-viestissä.
   
   
   
   Voit myös lisätä henkilön, jonka kanssa haluat jakaa viestin, ja kirjoittaa viestin. Valitse Lähetä, niin hän saa sähköpostiviestin, jossa on linkki tiedostoon.

1. Jos haluat muuttaa linkin käyttöoikeuksia, valitse Linkkiasetukset:
   
    

   Jos jakamisvaihtoehto on harmaana, yrityksen järjestelmänvalvojat ovat saattaneet rajoittaa sitä. He voivat esimerkiksi poistaa Kaikki-vaihtoehdon käytöstä, jotta käytettävissä olevia linkkejä ei välitetä organisaation ulkopuolisille henkilöille.

   • Kuka tahansa antaa käyttöoikeuden kaikille, jotka saavat tämän linkin, riippumatta siitä, saavatko he linkin suoraan sinulta vai välitetäänkö se edelleen joltakulta muulta. Tämä voi koskea organisaation ulkopuolisia henkilöitä.

   • Henkilöt, <Organisaatiosi> linkin avulla, antavat kaikille organisaation käyttäjille, joilla on linkin käyttöoikeus tiedostoon, riippumatta siitä, saavatko he tiedoston suoraan sinulta vai välitetäänkö se edelleen joltakulta muulta.

   • Henkilöt, joilla on aiemmin luotu käyttöoikeus, voivat käyttää henkilöitä, joilla on jo tiedoston tai kansion käyttöoikeus. Se ei muuta käyttöoikeuksia. Käytä tätä, jos haluat vain lähettää linkin henkilölle, jolla on jo käyttöoikeus. 

   • Tietyt henkilöt antavat käyttöoikeudet vain määrittämiesi henkilöiden käyttöön, vaikka muillakin henkilöillä voi jo olla käyttöoikeus. Jos jakamiskutsu lähetetään edelleen, vain henkilöt, joilla on jo kohteen käyttöoikeus, voivat käyttää linkkiä.

     Voit seurata käyttöä ja varmistaa suojauksen jakamalla tiedot vain organisaatiossasi olevan henkilön kanssa, jolla on Microsoft-tili.

2. Muut asetukset -kohdassa voit määrittää minkä tahansa seuraavista asetuksista:

   • Salli muokkaaminen -toiminnolla käyttäjät voivat muokata tiedostoja tai kansioita, joita he voivat käyttää. Jos jaat kansion, henkilöt, joilla on muokkausoikeudet, voivat kopioida, siirtää, muokata, nimetä uudelleen, jakaa ja poistaa mitä tahansa kansiosta, johon heillä on käyttöoikeus. Jos poistat tämän valintaruudun valinnan, käyttäjät voivat tarkastella, kopioida tai ladata kohteita kirjautumatta sisään. He voivat myös lähettää linkin edelleen muille henkilöille. He eivät kuitenkaan voi tehdä muutoksia versioon OneDrive.

     • Salli muokkaaminen on oletusarvoisesti käytössä.

     • Voit määrittää muokkausoikeudet myös edelliseen näyttöön valitsemalla kynäkuvakkeen niiden nimien oikealla puolella, joiden kanssa jaat tiedoston. 

   • Latauksen estäminen estää käyttäjiä lataamasta tiedostoa tai kansioita, joita he voivat käyttää. Jos poistat tämän valintaruudun valinnan, käyttäjät voivat ladata tiedostot laitteisiinsa. 

   • Aseta vanhentumispäivä -toiminnolla voit määrittää päivämäärän, jolloin linkki vanhenee. Määrittämäsi päivämäärän jälkeen linkki ei enää toimi, ja sinun on luotava uusi linkki käyttäjille, jotka tarvitsevat tiedoston tai kansion käyttöoikeuden.

   • Määritä salasana -toiminnollavoit määrittää salasanan tiedoston käyttöä varten. Kun käyttäjä napsauttaa linkkiä, häntä pyydetään antamaan salasana, ennen kuin hän voi käyttää tiedostoa. Sinun on annettava tämä salasana erikseen kaikille, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston.

   • Avaa tarkistustilassa rajoittaa vain kommenttien jättämisen ja ehdotusten tekemisen tiedostoon. 

     • Vain Word-asiakirjoilla tai tiedostoilla on tämä käyttöoikeusvaihtoehto.

     • Jos jollakulla on jo tiedoston muokkausoikeudet, Avaa vain tarkistustilassa -vaihtoehdon valitseminen ei estä häntä tekemästä muokkauksia. Heille asiakirja avautuu muokkaustilassa.

3. Kun olet määrittänyt kaikki linkkiasetukset ja -käyttöoikeudet, valitse Käytä. 

4. Nyt voit jakaa tiedoston tai kopioida linkin.

Jos sinulla on jo tiedosto avoinna Microsoft 365 -sovelluksessa, kuten Wordissa tai PowerPointissa, voit helposti jakaa tiedoston sulkematta tiedostoa tai poistumatta sovelluksesta.

1. Valitse jaa sovelluksen oikeasta yläkulmasta.

2. Jos haluat linkin, jonka voit liittää sähköpostiviestiin, tekstiviestiin tai muuhun sijaintiin, valitse Kopioi linkki. Muussa tapauksessa valitse Jaa uudelleen.

3. Vahvista Jaa-valintaikkunassa käyttöoikeudet, jotka haluat toisen henkilön tarvitsevan, anna hänen nimensä tai sähköpostiosoitteensa sekä lyhyt viesti, jossa kerrotaan, mikä tiedosto on ja miksi jaat sen hänen kanssaan.

4. Valitse Lähetä.