Video: Kyselyjen käytön aloittaminen

Kokeile itse!

Käytä kyselyjä vastaamaan liiketoiminta- tai muihin kysymyksiin tietojen perusteella sekä tee nopeasti ja helposti joukkopäivityksiä tai poista tietoja tietokannasta.

Mitä kyselyt ovat?

Accessin kyselyt ovat kuin kysymykset, joiden avulla pyydät etsimään tietokannasta liittyviä tietoja, myös hyvinkin erityisiä tietoja.

Kyselyissä käytät joskus vain yhden taulukon tietoja ja toisinaan tarvitset tietoja useasta taulukosta. Haluat esimerkiksi etsiä vain yhteyshenkilön puhelinnumeron, mikä edellyttää yksinkertaisen kyselyn tekemistä Yhteystiedot-taulukon puhelinnumerokentästä tietyn henkilön osalta. Tai voit yhdistää usean taulukon tietoja, kuten asiakastiedot ja tilaustiedot, jotta näet, mitä asiakas on tilannut.

Kysely on Accessissa tietokantaobjekti. Se ei tallenna tietoja. Sen sijaan se näyttää tiedot, jotka on tallennettu taulukoihin, ja sen avulla saat kyseiset tiedot käyttöösi käsittelyä varten. Kysely voi näyttää tiedot yhdestä tai useasta taulukosta, muista kyselyistä tai näiden kahden yhdistelmästä. Esimerkki:

• Tarkastele tietoja valintakyselyn avulla. Voit etsiä ja tarkastella tietoja yhdestä tai useasta taulukosta määrittämällä ehdot, jotka tietojen on täytettävä, ja erittelemällä näytettävät arvot. Voit esimerkiksi pyytää hakemaan kaikki Tailspin Toysin tuotteet.

• Anna ehdot ja hae tietoja nopeasti. Voit luoda uudelleenkäytettäviä kyselyitä, jotka kysyvät aina hakuehtoja. Voit esimerkiksi luoda kyselyn, joka kysyy käyttäjältä toimittajan nimeä hakua varten ja näyttää sitten kaikki kyseiseltä toimittajalta hankitut tuotteet.

• Päivitä tai lisää tietoja kyselyn perusteella. Voit tehdä kyselyn tiedoista ja sitten käyttää tuloksia tietojen automaattiseen lisäämiseen tai päivittämiseen. Jos esimerkiksi Tailspin Toys on lisännyt kirjaimet ”TT” kaikkien tuotteidensa nimien alkuun, voit hakea kyseisen yrityksen kaikki tuotteet ja sitten päivittää tuotteiden nimet siten, että kunkin merkinnän alussa on ”TT”—kaikki päivityskyselyn avulla.

• Poista tietoja kyselyn perusteella. Voit etsiä tietoja tai tietueita ja sitten poistaa ne. Jos esimerkiksi Tailspin Toys lopettaa toimintansa ja yrityksen tuotteita ei ole enää saatavilla myytäväksi, voit etsiä kaikki kyseisen yrityksen tuotteet ja poistaa ne automaattisesti liittyvistä taulukoista.

Luo ohjatun kyselyn luomisen avulla valintakysely, joka näyttää tiedot taulukkonäkymässä.

Kyselyn luominen

1. Valitse Luo > Ohjattu kyselyn luominen.

2. Valitse Ohjattu yksinkertaisen kyselyn luominen ja valitse sitten OK.

3. Valitse taulukko tai kysely, joka sisältää haluamasi kentän, ja lisää sitten kenttä Valitut kentät -luetteloon. Kun olet valmis, valitse Seuraava.

   Voit lisätä niin monta kenttää kuin haluat niin monesta taulukosta kuin haluat.

   Jos lisäsit lukukentän

   Jos lisäsit lukukenttiä, ohjattu toiminto kysyy, haluatko kyselyn palauttavan tiedot vai yhteenvetotiedot. Toimi seuraavasti:

   • Jos haluat nähdä yksittäiset tietueet, valitse Tiedot ja valitse sitten Seuraava. Siirry vaiheeseen 4.

   • Jos haluat nähdä yhteenvedon numeerisista tiedoista, kuten keskiarvoista, valitse Yhteenveto ja valitse sitten Yhteenvetoasetukset. Määritä, mistä kentistä haluat tehdä yhteenvedon ja miten haluat tehdä yhteenvedon tiedoista. Vain lukukentät näkyvät luettelossa. Valitse kullekin lukukentälle funktio:

     • Summa   Kysely palauttaa kentän kaikkien arvojen summan.

     • Keskiarvo    Kysely palauttaa kentän arvojen keskiarvon.

     • Pienin    Kysely palauttaa kentän pienimmän arvon.

     • Suurin   Kysely palauttaa kentän suurimman arvon.

   • Jos haluat kyselyn tuloksien sisältävän tietueiden lukumäärän tietolähteessä, valitse Laske kohteen - taulukon nimi - tietueiden määrä kyseiselle taulukolle.

     Jos lisäsit päivämäärä/aika-kentän

     Ohjattu kyselyn luominen kysyy, miten haluat ryhmitellä päivämääräarvot. Oletetaan esimerkiksi, että olet lisännyt kyselyyn lukukentän, kuten hinnan, ja päivämäärä/aika-kentän, kuten tapahtuman ajan, ja olet sitten määrittänyt Yhteenvetoasetukset-valintaikkunassa, että haluat nähdä Hinta-kentän keskiarvon. Koska sisällytit päivämäärä/aika-kentän, voit laskea yhteenvetoarvot kullekin yksilölliselle päivämäärä- ja kellonaika-arvolle, kullekin päivälle, kuukaudelle, vuosineljännekselle tai vuodelle.

     Valitse ajanjakso, jota haluat käyttää päivämäärä- ja kellonaika-arvojen ryhmittelyyn, ja valitse sitten Seuraava.

     Huomautus:  Rakennenäkymässä on enemmän vaihtoehtoja päivämäärä- ja kellonaika-arvojen ryhmittelyyn.

4. Anna kyselylle nimi.

5. Määritä, haluatko avata kyselyn (taulukkonäkymässä) tai muokata kyselyä (rakennenäkymässä). Valitse sitten Valmis.

Haluatko vielä enemmän?

Päivityskyselyn luominen ja suorittaminen

Excel-koulutus

Outlook-koulutus