Tekstisisesed soovitused Outlookis

Outlookis meilisõnumit koostades võite saada soovitusi meilisõnumite kohaletoimetamise ajastamiseks. Lisateavet selle funktsiooni ja selle kasutamise kohta leiate teemast Outlookis saatmise ajastamine.

Kalendrikutset lugedes võite märgata soovitust Raamatuaeg fookustatud töö jaoks. See soovitus kuvatakse siis, kui teil on suur koosolekukoormus, et saaksite rohkem aega põhjalikuks töötamiseks.

Kalendrisse aja lisamiseks tehke järgmist.

1. Valige Kuva soovitatavad ajad ülevaates. Avaneb paan, kus on saadaval saadaolevad süvenemisaja pesad iga järgmise nädala päeval.

2. Valige broneeritavate aegade kalendriikoon. Kõigi loetletud kellaaegade broneerimiseks valige Broneeri kõik.

Lisateave süvenemisaja kohta.

Kui koostate Outlookis meili- või kalendrikutset eelseisva töövälise aja kohta, võite saada ettepaneku eemalolevaks ajaks valmistuda. Valige plaan , et avada kontroll-loend Ajast eemal olemise kavandamine. Kontroll-loendi abil saate teha järgmist.

• Lahendage kõik koosolekud ühes kohas koos kohandatud teatega ajastatud eemalviibimise kohta.

• Koostage automaatvastused ja teavitage oma meeskonda kavandatud eemaldusajast.

• Ajastage fookusaeg ülesannete murdmiseks enne, kui lähete ja tagasi jõudes tööga tegelete.

Kui koosolekukutse on mõne olemasoleva fookusajaplokiga vastuolus, võidakse kuvada soovitus fookusaja ümber ajastamiseks või uue koosolekuaja väljapakkumiseks.

Uue koosolekuaja väljapakkumiseks tehke järgmist.

1. Valige Kuva muud saadaolevad ajad.

2. Valige järgmise nädala jaoks sobiv ajaplokk, mis pakub koosoleku korraldajale uue aja.

Fookuse liigutamiseks tehke järgmist.

1. Valige Teisalda fookusplokk.

2. Valige tuleval nädalal uus fookusplokk.

Kehtib järgmise jaoks: Viva Insightsi tellimusega kasutajad.

Kui saate koosolekukutse, võite märgata soovitust koosoleku ettevalmistusaja broneerimiseks.

1. Valige soovituses Broneeri aeg, mis aktsepteerib kutse. 

2. Avaneb lisandmooduli paan. Valige ettevalmistusaja suvandid.

   1. Aeg: Vahetult enne koosolekut, üks päev enne koosolekut või nädala viimane tööpäev enne koosolekut.

   2. Kestus: 15 minutit, 30 minutit või 1 tund.

Teie valitud suvandite põhjal otsib Viva Ülevaated teie kalendrist tühja kohta ja plaanib kohtumise nimega "Ettevalmistusaeg [Koosoleku nimi]."

Kui teile kuvatakse järgmine soovitus:

Viva Ülevaated näitab teile seda soovitust, kui kõik järgmised tingimused on täidetud:

• Koosolek:

  • Kutsutud inimesi on kuni 11.

  • Ajastatud kestab 30–60 minutit.

  • Ei kordu.

  • Sellest pole loobutud.

  • Nõuab osalejate vastust.

  • Pole privaatne.

  • Olekut "Tasuta", "Töötab mujal" ega "Eemal" pole.

• Te:

  • Avage koosolekukutse vähemalt 15 minutit enne koosoleku algust.

  • Ettevalmistamisajaks peab tööajal olema vähemalt 15 minutit.

  • Viimase seitsme päeva jooksul ei meeldinud ühelegi osalejale koosoleku ettevalmistused.

  • Koosolekuks pole veel eelmine aeg broneeritud.

  • Olete kohustuslik koosolekul osaleja.

  • Te pole koosolekust keeldunud.

Koosoleku koostamine soovitab teil hoolikalt kaaluda kulukate koosolekute kestust, sagedust ja kutsete loendit. Outlookis uue koosoleku loomisel võib see käivitada sõnumi, mis annab teile teada, kui koosoleku maksumus (kestus x sagedus x kutsutut) on suurenemas.  

Saate sõnumit laiendada, et avada lisandmoodul Viva Ülevaated, mis pakub tegevuspõhiseid soovitusi. Kui otsustate sagedust vähendada või kestust lühendada, värskendatakse kutset kohe uue vähem kuluka konfiguratsiooniga.  

Samuti saate ise muudatusi teha. Kui saadate selle kutse ja otsite seejärel sama koosolekut oma koosoleku läbivaatuskaardilt, märgitakse see juba läbivaadatuks. 

Kehtib järgmise jaoks: see ülevaade on praegu saadaval ainult neile inimestele, kes on registreerunud kehtiva teenusepaketi kasutajaks.

Saadetud meilisõnumit lugedes võite näha ülevaadet, mis tõstab esile selle, kui palju meiliadressaadid on meilisõnumi avanud.

Valige Kuva rohkem ülevaateid, et näha, kui palju inimesi on teie meilisõnumi avanud või edasi saatnud, ja keskmine aeg, mille jooksul nad seda meilisõnumit lugesid, ja sarnane teave selle meilisõnumi manuste kohta. See teave aitab teil vajaduse korral adressaatidega edasi suhelda ja/või kohandada oma suhtlusstiili, et töö saaks tehtud.

Kehtib järgmise jaoks : see soovitus on praegu saadaval ainult neile inimestele, kes on registreerunud kehtiva teenusepaketi kasutajaks.

Kui koostate meilisõnumit enam kui viiele adressaadile, võidakse teile kuvada soovitus "Ülevaated saavad meilisõnumit jälgida".

Meilisõnumite avatud kursi ja selle kohta täiendava statistika kuvamiseks valige Jälita seda meili. See teave muutub kättesaadavaks 15 minutit pärast meilisõnumi saatmist. Selle teabe nägemiseks avage saadetud meilisõnum või avage lisandmoodend Ülevaated ja valige Jälgi avatud meilimäärasid.