Συνεργασία σε επαγγελματικά έγγραφα

Καθώς ξεκινάτε ένα νέο έγγραφο, είναι καλύτερα να το αποθηκεύσετε στο OneDrive. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται η πρόσβαση στο έγγραφο από οποιαδήποτε από τις συσκευές σας και σας επιτρέπει να το μοιράζεστε εύκολα με άλλους, αντί να στέλνετε διαφορετικά αντίγραφα του ίδιου αρχείου εμπρός και πίσω μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να το αποθηκεύσετε στο OneDrive:

1. Στο Word, επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως.

2. Επιλέξτε OneDrive και, στη συνέχεια, έναν φάκελο όπου θέλετε να τον αποθηκεύσετε.

3. Πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου και επιλέξτε Αποθήκευση.

Με το αρχείο σας στο OneDrive, τώρα κάνει αυτόματη αποθήκευση. Δεν χρειάζεται πλέον να χάνετε την πρόοδό σας, επειδή έχετε ξεχάσει να αποθηκεύσετε. Όταν είστε έτοιμοι να προσκαλέσετε άλλα άτομα να εργαστούν στο αρχείο μαζί σας ή για να λάβετε σχόλια:

1. Επιλέξτε Κοινή χρήση. 
   
   

2. Προσθέστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτών με τους οποίους θέλετε να κάνετε κοινή χρήση. Εάν κάνετε κοινή χρήση με άλλους χρήστες εκτός της επιχείρησής σας, φροντίστε να αλλάξετε τα δικαιώματα σε Οποιοσδήποτε διαθέτει τη σύνδεση μπορεί να επεξεργαστεί.

   Ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση αρχείων και φακέλων του OneDrive για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τα δικαιώματα κοινής χρήσης.

3. Προσθέστε ένα μήνυμα εάν θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποστολή.

Οι παραλήπτες θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια σύνδεση προς το έγγραφο.

Εναλλακτικά, επιλέξτε Αντιγραφή σύνδεσης και, στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση της σύνδεσης προς το έγγραφο όπως θέλετε, όπως σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σε ένα μήνυμα συνομιλίας ή σε ένα άλλο έγγραφο.

Αφού κάνετε κοινή χρήση ενός αρχείου, μπορείτε να συνεργαστείτε με άλλους και να εργαστείτε ταυτόχρονα.

• Δείτε ποιος άλλος βρίσκεται στο έγγραφο και πού εργάζεται.

• Μια ένδειξη παρουσίας δείχνει πού κάνει αλλαγές κάποιος. Δείτε τις αλλαγές ακριβώς τη στιγμή που πραγματοποιούνται.

• Προσθέστε σχόλια και @mention άλλα άτομα για να έχετε δεδομένα εισόδου ακριβώς εκεί που θέλετε.

Όταν προσθέτετε σχόλια σε ένα αρχείο και χρησιμοποιείτε το σύμβολο @με το όνομα κάποιου ατόμου, λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια σύνδεση προς το σχόλιό σας. Κάνοντας κλικ στη σύνδεση, μπορείτε να τα προσθέσετε στο έγγραφο και τη συνομιλία.

1. Προσθήκη σχολίου.

2. Πληκτρολογήστε το σχόλιό σας. Χρησιμοποιήστε ένα @mention για να ονομάσετε συγκεκριμένα άτομα στο σχόλιό σας.

3. Επιλέξτε Δημοσίευση σχολίου.

4. Ο παραλήπτης θα λάβει μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορούν να απαντήσουν στο σχόλιο απευθείας από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να επιλέξουν τη σύνδεση για να μεταβούν απευθείας στο σχόλιο.

Με το αρχείο αποθηκευμένο στο OneDrive ή το SharePoint, χρησιμοποιήστε το Ιστορικό εκδόσεων για να επιστρέψετε σε μια προηγούμενη έκδοση ενός αρχείου, εάν κάποιος κάνει μια αλλαγή που δεν θέλετε.

1. Επιλέξτε το όνομα του αρχείου.

2. Επιλέξτε Ιστορικό εκδόσεων.

3. Επιλέξτε μία από τις εκδόσεις.

4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγές ή μετακινηθείτε με κύλιση μέσα στο αρχείο για να συγκρίνετε τις αλλαγές.

5. Επιλέξτε Επαναφορά για να αντικαταστήσετε το αρχείο σας με την παλαιότερη έκδοση.