Ορίστε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο για μια βιβλιοθήκη του SharePoint

Επεξεργασία του προεπιλεγμένου προτύπου αρχείου

1. Μεταβείτε στην τοποθεσία όπου βρίσκεται η βιβλιοθήκη σας.

2. Στο SharePoint Server, στην κορδέλα, επιλέξτε την καρτέλα Βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

   Για SharePoint στο Microsoft 365, επιλέξτε Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

3. Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις για προχωρημένους.

   

4. Στην ενότητα Πρότυπο εγγράφου , κάτω από το πεδίο Διεύθυνση URL προτύπου , επιλέξτε Επεξεργασία προτύπου. Συμβαίνει ένα από τα εξής:

   Εάν η τοποθεσία σας αποτελεί μέρος μιας συνδρομής Microsoft 365, σε αυτό το σημείο ενδέχεται να σας ζητηθεί να εισαγάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης της συνδρομής Microsoft 365.

   • Βιβλιοθήκη εγγράφων    Το πρότυπο ανοίγει σε μια εφαρμογή που είναι συμβατή με SharePoint και η οποία συσχετίζεται με τον τύπο αρχείου του τρέχοντος προτύπου. Για παράδειγμα, ανοίγει Word εάν το προεπιλεγμένο πρότυπο είναι πρότυπο Word ή το Excel ανοίγει εάν το προεπιλεγμένο πρότυπο είναι φύλλο εργασίας του Excel.

   • Βιβλιοθήκη φορμών    Το πρότυπο ανοίγει είτε σε ένα πρόγραμμα συμβατό με SharePoint, είτε σε ένα πρόγραμμα σχεδίασης φόρμας που βασίζεται σε XML, όπως το InfoPath, είτε σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας XML.

     

   Σημείωση: Εάν τα άτομα στην τοποθεσία σας έχουν ήδη συμπληρώσει φόρμες που βασίζονταν στο αρχικό πρότυπο, σκεφτείτε πώς τυχόν αλλαγές στο πρότυπο μπορεί να επηρεάσουν αυτές τις φόρμες. Για παράδειγμα, η προσθήκη ενός πεδίου που οι χρήστες πρέπει να συμπληρώσουν μπορεί να προκαλέσει την εμφάνιση σφαλμάτων στις αρχικές φόρμες που συμπληρώθηκαν πριν από την προσθήκη του πεδίου.

5. Κάντε τις αλλαγές που θέλετε και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το πρότυπο. Για SharePoint στο Microsoft 365, αποθηκεύστε το πρότυπο με ένα νέο όνομα αρχείου. Κλείστε το πρόγραμμα εάν δεν το χρειάζεστε πλέον ανοιχτό ή μεταβείτε στην τοποθεσία σας.

   Σημείωση: Για SharePoint στο Microsoft 365, το προσαρμοσμένο πρότυπο πρέπει να έχει διαφορετικό όνομα αρχείου από το προεπιλεγμένο. Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα "Αποθήκευση ως" του υπολογιστή-πελάτη για να αποθηκεύσετε το αρχείο στο φάκελο Forms με ένα νέο όνομα αρχείου. Για παράδειγμα, για Word, μην χρησιμοποιήσετε το προεπιλεγμένο όνομα αρχείου template.dotx.

6. Ανάλογα με το πρόγραμμα σχεδίασης φόρμας, ίσως χρειαστεί να αναδημοσιεύσετε το πρότυπο στη βιβλιοθήκη της τοποθεσίας σας από το πρόγραμμά σας.

7. Στην τοποθεσία σας, στο κάτω μέρος της σελίδας Σύνθετες ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων ή φορμών και επιλέξτε OK.

Καθορισμός προσαρμοσμένου προτύπου αρχείου

1. Δημιουργήστε και αποθηκεύστε το προσαρμοσμένο πρότυπο σε ένα πρόγραμμα που είναι συμβατό με SharePoint. Σημειώστε τη θέση του και, στη συνέχεια, μεταβείτε σε SharePoint.

   Σημείωση: Εάν το προεπιλεγμένο πρότυπο εγγράφου έχει το όνομα οτιδήποτε άλλο εκτός από template.dotx, δεν εμφανίζονται προεπιλεγμένα πρότυπα στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

2. Μεταβείτε στην τοποθεσία που περιέχει τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να καθορίσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο.
   
   Επιλογή 1: (Από τη σύγχρονη εμπειρία χρήστη της βιβλιοθήκης)
   Νέα > Προσθήκη προτύπου
   
   
   
   Επιλογή 2:

3. Για αυτό το βήμα, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον Internet Explorer. Στο SharePoint στο Microsoft 365, στην επάνω δεξιά γωνία, επιλέξτε Όλα τα έγγραφα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή στο Εξερεύνηση αρχείων.

   Για τον SharePoint Server, επιλέξτε την καρτέλα Βιβλιοθήκη στην κορδέλα και, στην ομάδα Σύνδεση & Εξαγωγή , επιλέξτε Άνοιγμα με την Εξερεύνηση.

   Σημαντικό: Εάν Εξερεύνηση αρχείων δεν ανοίγει ή εμφανίζεται ένα μήνυμα σφάλματος, ίσως χρειαστεί να προσθέσετε την τοποθεσία σας ως αξιόπιστη τοποθεσία στις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Άνοιγμα στην Εξερεύνηση ή Προβολή με Εξερεύνηση αρχείων στο SharePoint.

4. Στο Εξερεύνηση αρχείων, κάντε αναζήτηση για να βρείτε το προσαρμοσμένο πρότυπο που δημιουργήσατε.

5. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και, στο μενού συντόμευσης, επιλέξτε Αντιγραφή.

6. Επιλέξτε το κουμπί Πίσω μέχρι να επιστρέψετε στη βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, επιλέξτε το φάκελο Forms για να τον ανοίξετε.

7. Κάντε δεξί κλικ σε μια κενή περιοχή στο παράθυρο φακέλου και, στο μενού συντόμευσης, επιλέξτε Επικόλληση.

8. Κλείστε Εξερεύνηση αρχείων και επιστρέψτε στην τοποθεσία.

9. Στα αριστερά, επιλέξτε Περιεχόμενα τοποθεσίας.

10. Βρείτε τη βιβλιοθήκη εγγράφων σας στην περιοχή Περιεχόμενα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το όνομα, επιλέξτε τα αποσιωπητικά (...) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις.

    Εάν δεν βλέπετε αυτές τις εντολές, ενδέχεται να βρίσκεστε στην κλασική SharePoint. Σε αυτή την περίπτωση, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων σας και, στην κορδέλα, επιλέξτε την καρτέλα Βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

11. Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις για προχωρημένους.

12. Στην ενότητα Πρότυπο εγγράφου , κάντε ένα από τα εξής:

    Βιβλιοθήκη εγγράφων    Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του προσαρμοσμένου προτύπου στο πεδίο Διεύθυνση URL προτύπου. Η θέση είναι η διεύθυνση Web του προτύπου στην τοποθεσία, σε σχέση με το όνομα της τοποθεσίας. Για παράδειγμα, εάν το πρότυπό σας ονομάζεται Watermark.dotx και το προσθέσετε στο φάκελο Forms της βιβλιοθήκης εγγράφων "Κοινόχρηστα έγγραφα", πληκτρολογήστε τα εξής:

    Κοινόχρηστα έγγραφα/Forms/Watermark.dotx

    Βιβλιοθήκη φορμών    Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του προσαρμοσμένου προτύπου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο πεδίο Διεύθυνση URL προτύπου. Η θέση είναι η διεύθυνση Web του προτύπου στην τοποθεσία, σε σχέση με το όνομα της τοποθεσίας. Για παράδειγμα, εάν το πρότυπό σας ονομάζεται Orders.xml και το προσθέσετε στο φάκελο Forms της βιβλιοθήκης φορμών "Αγορές", θα πρέπει να εισαγάγετε τα εξής:

    Αγορές/Forms/Παραγγελίες.xsn

    Σημείωση: Εάν οι ρυθμίσεις στο πλαίσιο Πρότυπο εγγράφου δεν είναι διαθέσιμες, ένας διαχειριστής μπορεί να έχει ρυθμίσει πολλούς τύπους περιεχομένου. Για να δείτε εάν έχουν ενεργοποιηθεί πολλοί τύποι περιεχομένου, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το στοιχείο Ναι στην περιοχή Να επιτρέπεται η διαχείριση τύπων περιεχομένου; στην ενότητα Τύποι περιεχομένου ακριβώς επάνω από την ενότητα Πρότυπα εγγράφου . Εάν είναι, πρέπει να επεξεργαστείτε το πρότυπο για τον τύπο περιεχομένου.

Οι τύποι αρχείων που μπορείτε ή δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint

Ανάλογα με το αρχείο που έχετε σε μια βιβλιοθήκη, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε μία από τις ακόλουθες περιπτώσεις:

Αρχεία συμβατά με τεχνολογίες SharePoint    Για να δημιουργήσει ένας χρήστης ένα αρχείο χρησιμοποιώντας την εντολή Δημιουργία σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, το πρότυπο αρχείου πρέπει να δημιουργηθεί από ένα πρόγραμμα που είναι συμβατό με SharePoint, όπως το Microsoft Office Word. Όταν δημιουργείτε ένα νέο αρχείο σε μια βιβλιοθήκη φορμών, το προεπιλεγμένο πρόγραμμα μπορεί να είναι ένα πρόγραμμα σχεδίασης φόρμας που βασίζεται σε XML, το οποίο είναι συμβατό με SharePoint, όπως το Microsoft InfoPath.

Άλλα αρχεία προγραμμάτων    Για τα περισσότερα άλλα προγράμματα, εξακολουθείτε να μπορείτε να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε το αρχείο στη βιβλιοθήκη. Ωστόσο, αντί να δημιουργήσετε απευθείας το αρχείο από τη βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορείτε να δημιουργήσετε το αρχείο στο πρόγραμμά σας και, στη συνέχεια, να το αποστείλετε στη βιβλιοθήκη αργότερα.

Αποκλεισμένα αρχεία προγραμμάτων    Για λόγους ασφαλείας, ορισμένοι τύποι αρχείων προγραμμάτων, όπως .exe, αποκλείονται από την αποθήκευσή τους σε μια βιβλιοθήκη. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Τύποι αρχείων που δεν μπορούν να προστεθούν σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Οι δύο τύποι βιβλιοθηκών που χρησιμοποιούν πρότυπα αρχείων

Οι δύο τύποι βιβλιοθηκών που χρησιμοποιούν πρότυπα είναι βιβλιοθήκες εγγράφων και φορμών.

Βιβλιοθήκες εγγράφων    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια βιβλιοθήκη εγγράφων για την αποθήκευση και διαχείριση πολλών διαφορετικών τύπων αρχείων, όπως έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις, αρχεία κειμένου και άλλους τύπους αρχείων. Μια βιβλιοθήκη εγγράφων είναι συχνά η πιο συνηθισμένη θέση σε μια τοποθεσία όπου μπορείτε να δημιουργήσετε, να συλλέξετε, να ενημερώσετε και να διαχειριστείτε αρχεία με τα μέλη της ομάδας και να κάνετε κοινή χρήση τους με άλλους συναδέλφους σε όλη την επιχείρηση ή την επιχείρησή σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια βιβλιοθήκη εγγράφων ως αποθετήριο αρχείων γενικής χρήσης ή μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για συγκεκριμένο σκοπό. Για παράδειγμα, μια ομάδα μάρκετινγκ μπορεί να έχει τη δική της βιβλιοθήκη εγγράφων για υλικό σχεδιασμού, δελτία ειδήσεων και δημοσιεύσεις.

Βιβλιοθήκες φορμών    Μια βιβλιοθήκη φορμών παρέχει έναν απλό τρόπο για την κοινή χρήση και την παρακολούθηση φορμών που βασίζονται σε XML, οι οποίες χρησιμοποιούνται για τη συλλογή πληροφοριών. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη φορμών για τις φόρμες αναφοράς εξόδων του τμήματός σας. Το πρότυπο φόρμας αναφοράς εξόδων αποθηκεύεται ως το προεπιλεγμένο πρότυπο αρχείου στη βιβλιοθήκη φορμών. Κάθε φορά που κάποιος δημιουργεί μια αναφορά εξόδων, ανοίγει το πρότυπο ως κενή φόρμα, η οποία περιέχει τη διάταξη, τα πεδία και τους υπολογισμούς της αναφοράς εξόδων. Όταν κάποιος συμπληρώνει τη φόρμα, τα δεδομένα της αναφοράς εξόδων (και μόνο τα δεδομένα) αποθηκεύονται ως αρχείο XML στη βιβλιοθήκη φορμών. Διαχωρίζοντας τα δεδομένα από τη φόρμα, είναι πολύ πιο εύκολο να επεξεργαστείτε κάθε αναφορά εξόδων ξεχωριστά από άλλα συστήματα, να συγχωνεύσετε τα δεδομένα ή να τα εξαγάγετε για περαιτέρω επεξεργασία και ανάλυση.

Πού αποθηκεύονται τα πρότυπα αρχείων στη βιβλιοθήκη

Όταν μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή φορμών έχει ένα προεπιλεγμένο πρότυπο αρχείου, αποθηκεύεται στο φάκελο Forms της βιβλιοθήκης.

Ανοίξτε τη βιβλιοθήκη στο Εξερεύνηση αρχείων για να δείτε το φάκελο Forms που περιέχει το πρότυπο αρχείου για τη βιβλιοθήκη.

Από προεπιλογή, μια βιβλιοθήκη εγγράφων διαθέτει ένα πρότυπο αρχείου, που ονομάζεται template.dotx, αλλά μπορείτε να αλλάξετε αυτό το αρχείο εάν χρειάζεται. Για να καθορίσετε ένα διαφορετικό πρότυπο, πρέπει πρώτα να το δημιουργήσετε σε ένα πρόγραμμα που είναι συμβατό με SharePoint, όπως το Word και, στη συνέχεια, να το αποθηκεύσετε στο φάκελο Forms μιας βιβλιοθήκης. Στη συνέχεια, από τη βιβλιοθήκη, καθορίζετε τη διεύθυνση του προσαρμοσμένου προτύπου.

Από προεπιλογή, μια βιβλιοθήκη φορμών συνοδεύεται από ένα αρχείο κράτησης θέσης, που ονομάζεται template.xml το οποίο πρέπει να αντικαταστήσετε με ένα πρότυπο φόρμας που δημιουργείτε.

Δημιουργία προτύπου αρχείου για βιβλιοθήκη φορμών

Για να δημιουργήσετε ή να προσαρμόσετε ένα πρότυπο σε μια βιβλιοθήκη φορμών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα σχεδίασης φόρμας που βασίζεται σε XML, συμβατό με SharePoint, όπως το InfoPath. Μπορεί να υπάρχουν πρόσθετα πλεονεκτήματα από τη χρήση ενός προγράμματος σχεδίασης φόρμας. Για παράδειγμα, όταν χρησιμοποιείτε το InfoPath, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

• Δημιουργήστε τη βιβλιοθήκη φορμών και το πρότυπο απευθείας από το InfoPath.

• Επεξεργαστείτε και δημοσιεύστε ξανά εύκολα το πρότυπο φόρμας στη βιβλιοθήκη φορμών.

• Συγχωνεύστε τα μεμονωμένα αρχεία δεδομένων XML που δημιουργήθηκαν από ορισμένα πρότυπα φόρμας για περαιτέρω επεξεργασία.

• Προβιβασμός των πεδίων δεδομένων XML σε στήλες βιβλιοθήκης στη βιβλιοθήκη φορμών.

Όταν ένας χρήστης δημιουργεί μια φόρμα, αυτή ανοίγει από προεπιλογή στο πρόγραμμα επεξεργασίας φορμών που είναι συμβατό με SharePoint στον υπολογιστή-πελάτη του χρήστη. Εάν δεν έχει εγκατασταθεί συμβατό πρόγραμμα, η φόρμα, εάν έχει σχεδιαστεί για άνοιγμα στο πρόγραμμα περιήγησης, μπορεί να ανοίξει στο πρόγραμμα περιήγησης. Εάν θέλετε, μπορείτε να καθορίσετε ότι μια φόρμα που έχει σχεδιαστεί για να ανοίγει σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ανοίγει πάντα στο πρόγραμμα περιήγησης. Μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη συμπεριφορά στη ρύθμιση Άνοιγμα εγγράφων στο πρόγραμμα περιήγησης στις ρυθμίσεις για προχωρημένους της βιβλιοθήκης.

Στο SharePoint Online, επιλέξτε Ρυθμίσειςκαι,  στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

Στο SharePoint Server, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης" στην καρτέλα "Βιβλιοθήκη" της κορδέλας

Ρυθμίσεις για μια βιβλιοθήκη εγγράφων.

Άνοιγμα εγγράφων στη ρύθμιση του προγράμματος περιήγησης.

Χρήση τύπων περιεχομένου για τη ρύθμιση προτύπων βιβλιοθήκης εγγράφων ή φορμών

Εάν είναι ενεργοποιημένα πολλοί τύποι περιεχομένου και έχουν καθοριστεί πρότυπα για αυτούς τους τύπους περιεχομένου, η βιβλιοθήκη χρησιμοποιεί τα πρότυπα που καθορίζονται από τους τύπους περιεχομένου και όχι το προεπιλεγμένο πρότυπο αρχείου. Σε αυτή την περίπτωση, εάν θέλετε να προσαρμόσετε τα πρότυπα για τη βιβλιοθήκη, πρέπει να αλλάξετε τους τύπους περιεχομένου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στους τύπους περιεχομένου και τη δημοσίευση τύπου περιεχομένου.