Κοινή χρήση αρχείων ή φακέλων του SharePoint

Κοινή χρήση με συγκεκριμένα άτομα

Διαλέξτε αυτή την επιλογή εάν θέλετε να στείλετε μια πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άτομα ή ομάδες και να παρακολουθείτε ποιους έχετε προσκαλέσει. Αυτό σας επιτρέπει επίσης να καταργήσετε το δικαίωμα για συγκεκριμένα άτομα ή ομάδες αργότερα, εάν χρειάζεται.

1. Στην τοποθεσία SharePoint, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη όπου θέλετε να κάνετε κοινή χρήση αρχείων.

2. Επιλέξτε το αρχείο ή το φάκελο που θέλετε να θέσετε σε κοινή χρήση, επιλέγοντας το εικονίδιο κύκλου του.

   : Η κοινή χρήση πολλών στοιχείων ταυτόχρονα δεν είναι διαθέσιμη. Αντί για αυτό, μπορείτε να προσθέσετε τα στοιχεία που θέλετε να θέσετε σε κοινή χρήση σε ένα φάκελο και, στη συνέχεια, να κάνετε κοινή χρήση του φακέλου.

   1. Αν χρησιμοποιείτε την προβολή λίστας, επιλέξτε τον κύκλο στην αριστερή πλευρά του στοιχείου.

   2. Αν χρησιμοποιείτε την προβολή πλακιδίων, επιλέξτε τον κύκλο στην επάνω δεξιά γωνία του στοιχείου.

3. Επιλέξτε Κοινή χρήση στο επάνω μέρος της σελίδας.

   : 

   • Εάν το επιλεγμένο αρχείο ή φάκελος είναι ήδη κοινόχρηστο με κάποιον, υπάρχει μια λίστα Κοινή χρήση με στο κάτω μέρος. Κάθε εικόνα είναι είτε η φωτογραφία προφίλ ενός ατόμου είτε τα αρχικά μιας ομάδας με την οποία έχει γίνει κοινή χρήση του αρχείου. Αν θέλετε να επεξεργαστείτε το επίπεδο πρόσβασης για ένα άτομο ή μια ομάδα, επιλέξτε μια φωτογραφία ή τα αρχικά μιας ομάδας για να ανοίξετε τη Διαχείριση πρόσβασης.

   • Εάν το επιλεγμένο αρχείο ή φάκελος δεν είναι κοινόχρηστα με κάποιον άλλο χρήστη, δεν θα υπάρχει μια Κοινή χρήση μελίστα. 

   

4. Επιλέξτε Οποιοσδήποτε διαθέτει τη σύνδεση μπορεί να επεξεργαστεί για να ανοίξετε τις ρυθμίσεις σύνδεσης. 

   : Ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχουν οριστεί από το διαχειριστή σας, ενδέχεται να έχετε διαφορετικές προεπιλεγμένες ρυθμίσεις. Για παράδειγμα, αυτό το κουμπί θα μπορούσε να αναφέρει Άτομα στο <δυνατότητα επεξεργασίας του> οργανισμού σας.

   

5. Ορίστε μια επιλογή για τα άτομα στα οποία θέλετε να παραχωρήσετε πρόσβαση με τη σύνδεση: 

   : Εάν μια επιλογή κοινής χρήσης έχει απενεργοποιηθεί, οι διαχειριστές του οργανισμού σας μπορεί να την έχουν περιορίσει. Για παράδειγμα, μπορεί να επιλέξει να καταργήσει την επιλογή Οποιοσδήποτε για να αποτρέψει την ανώνυμη πρόσβαση από άτομα εκτός του οργανισμού σας.

   1. Οποιοσδήποτε παρέχει πρόσβαση σε κάθε χρήστη που λαμβάνει τη σύνδεση, είτε τη λάβει απευθείας από εσάς είτε του προωθηθεί από κάποιον άλλον. Σε αυτά τα άτομα ενδέχεται να συμπεριλαμβάνονται και χρήστες εκτός του οργανισμού σας.

   2. Τα άτομα στο <Η εταιρεία σας> με τη σύνδεση παρέχει σε οποιονδήποτε στον οργανισμό σας έχει πρόσβαση σύνδεσης στο αρχείο, είτε το λαμβάνει απευθείας από εσάς είτε προωθείται από κάποιον άλλο.

   3. Άτομα με υπάρχουσα πρόσβασημπορούν να χρησιμοποιηθούν από άτομα που έχουν ήδη πρόσβαση στο έγγραφο ή το φάκελο. Δεν αλλάζει τα δικαιώματα και δεν κοινοποιεί τη σύνδεση. Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή εάν θέλετε να στείλετε μια σύνδεση σε κάποιον χρήστη που έχει ήδη πρόσβαση. 

   4. Συγκεκριμένα άτομα παρέχει πρόσβαση μόνο στα άτομα που καθορίζετε, παρόλο που άλλα άτομα ενδέχεται να έχουν ήδη πρόσβαση. Σε αυτά τα άτομα ενδέχεται να συμπεριλαμβάνονται και χρήστες εκτός του οργανισμού σας. Εάν οι χρήστες προωθήσουν την πρόσκληση κοινής χρήσης, μόνο όσοι έχουν ήδη πρόσβαση στο στοιχείο θα μπορέσουν να τη χρησιμοποιήσουν τη σύνδεση. 

6. Στην περιοχή Περισσότερες ρυθμίσεις, μπορείτε να ορίσετε οποιαδήποτε από τις παρακάτω επιλογές:

   • Με την επιλογή Δυνατότητα επεξεργασίας, τα άτομα που έχουν εισέλθει με έναν λογαριασμό Microsoft μπορούν να επεξεργάζονται τα αρχεία ή τους φακέλους στους οποίους έχουν πρόσβαση. Εάν κάνετε κοινή χρήση ενός φακέλου, τα άτομα με δικαιώματα επεξεργασίας μπορούν να αντιγράψουν, να μετακινήσουν, να επεξεργαστούν, να μετονομάσουν, να κάνουν κοινή χρήση και να διαγράψουν οτιδήποτε υπάρχει στο φάκελο στον οποίο έχουν πρόσβαση. Η κατάργηση της επιλογής αυτού του πλαισίου σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να προβάλουν, να αντιγράψουν ή να κατεβάσουν τα στοιχεία σας χωρίς να πραγματοποιήσουν είσοδο. Μπορούν επίσης να προωθήσουν τη σύνδεση σε άλλα άτομα. Ωστόσο, δεν μπορούν να κάνουν αλλαγές στην έκδοση του SharePoint σας. Ορισμένες συνδέσεις έχουν περιορισμένες επιλογές και βρίσκονται μόνο σε ανώνυμες συνδέσεις.

     : 

     • Η δυνατότητα επεξεργασίας είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή.

     • Μπορείτε επίσης να ορίσετε δικαιώματα επεξεργασίας στην προηγούμενη οθόνη. Στην περιοχήΑποστολή σύνδεσης, δίπλα στο Όνομα, ομάδα ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πεδίο, επιλέξτε το εικονίδιο μολυβιού για να αλλάξετε τα δικαιώματα επεξεργασίας για τα άτομα ή τις ομάδες που έχετε εισαγάγει. 

   • Αποκλεισμός λήψηςεμποδίζει τους χρήστες να   πραγματοποιήσουν λήψη του αρχείου ή των φακέλων στους οποίους έχουν πρόσβαση. Η κατάργηση της επιλογής αυτού του πλαισίου σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να κάνουν λήψη των αρχείων στις συσκευές τους. 

     : Αυτή η επιλογή ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμη για τον τύπο αρχείου που επιλέγετε. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν δεν επιτρέπετε την επεξεργασία.

   • Ορισμός ημερομηνίας λήξης σάς επιτρέπει να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης της σύνδεσης. Μετά την ημερομηνία που ορίζετε, η σύνδεση δεν θα λειτουργεί και θα πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα σύνδεση για τους χρήστες που απαιτούν πρόσβαση στο αρχείο ή το φάκελο σας. 

     : Ο ορισμός ημερομηνίας λήξης είναι διαθέσιμος μόνο εάν πρόκειται για σύνδεση οποιουδήποτε συνόλου.

   • Ο ορισμός κωδικού πρόσβασης σάς επιτρέπει να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για πρόσβαση στο αρχείο. Όταν ένας χρήστης ανοίξει τη σύνδεση, θα του ζητηθεί να εισαγάγει έναν κωδικό πρόσβασης για να μπορέσει να αποκτήσει πρόσβαση στο αρχείο. Θα πρέπει να παράσχετε αυτόν τον κωδικό πρόσβασης ξεχωριστά σε οποιονδήποτε θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο. 

     : Ο ορισμός κωδικού πρόσβασης είναι διαθέσιμος μόνο εάν πρόκειται για σύνδεση οποιουδήποτε συνόλου.

   • Άνοιγμα σε λειτουργία αναθεώρησης μόνοπεριορίζει τους χρήστες να αφήνουν σχόλια και να κάνουν προτάσεις στο αρχείο. 

     : 

     • Μόνο Word έγγραφα έχουν αυτή την επιλογή δικαιωμάτων.

     • Εάν κάποιος έχει ήδη δικαιώματα επεξεργασίας για το έγγραφο, η επιλογή Άνοιγμα σε λειτουργία αναθεώρησης μόνο δεν θα εμποδίσει την πραγματοποίηση αλλαγών. Για αυτούς, το έγγραφο θα ανοίξει σε λειτουργία επεξεργασίας.

7. Αφού ορίσετε όλες τις ρυθμίσεις σύνδεσης και τα δικαιώματα, επιλέξτε Εφαρμογή. 

8. Στο Όνομα, ομάδα ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο,πεδίο, αρχίστε να πληκτρολογείτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τα ονόματα των επαφών των ατόμων με τα οποία θέλετε να κάνετε κοινή χρήση. Όταν αρχίσετε να συμπληρώνετε τα στοιχεία στο πλαίσιο, μπορείτε επίσης να διαλέξετε μια επαφή από τη λίστα που εμφανίζεται.

   : Για γρήγορη κοινή χρήση με συγκεκριμένα άτομα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε το όνομά τους ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο με το μολύβι στα δεξιά του πεδίου Όνομα, ομάδα ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να επιλέξετε Δυνατότητα επεξεργασίας ή Δυνατότητα προβολής. Στη συνέχεια, ακολουθήστε τα ίδια βήματα παρακάτω για να κάνετε κοινή χρήση με τα συγκεκριμένα άτομα που καταχωρίσατε. Για Word έγγραφα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Δυνατότητα αναθεώρησης για να επιτρέψετε σε κάποιον να προσθέτει σχόλια και προτάσεις, αλλά να τον εμποδίζετε να κάνει αλλαγές.
   
   

9. Συμπεριλάβετε ένα μήνυμα κάτω από το πεδίο Όνομα, ομάδα ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν θέλετε.

   : Εάν θέλετε να συντάξετε το μήνυμά σας στο Outlook, επιλέξτε το κουμπί Outlook και η σύνδεση θα εισαχθεί σε ένα πρόχειρο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όλα τα άτομα με τα οποία έχετε εισέλθει για κοινή χρήση θα βρίσκονται στη λίστα "Προς/ Παραλήπτης". Ανάλογα με την έκδοση του SharePoint που διαθέτετε, ενδέχεται να εμφανίζεται ή να μην εμφανίζεται το κουμπί του Outlook .

10. Επιλέξτε Αποστολή. 

Κοινή χρήση με χρήση της "Αντιγραφή σύνδεσης"

Διαλέξτε αυτή την επιλογή για να κάνετε κοινή χρήση στοιχείων με πολλά άτομα τα οποία ενδέχεται να μη γνωρίζετε καν προσωπικά. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους συνδέσμους για να δημοσιεύσετε στο Facebook, στο Twitter ή στο LinkedIn ή να μοιραστείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μήνυμα. Κάθε άτομο που θα λάβει τη σύνδεση μπορεί να προβάλει ή να επεξεργαστεί το στοιχείο, ανάλογα με τα δικαιώματα που ορίζετε. Οι χρήστες με τη σύνδεση δεν μπορούν να αποστείλουν νέα στοιχεία. Έχετε υπόψη ότι η σύνδεση μπορεί επίσης να προωθηθεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ότι δεν απαιτείται είσοδος.

1. Στην τοποθεσία SharePoint, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη όπου θέλετε να κάνετε κοινή χρήση αρχείων.

2. Επιλέξτε το αρχείο ή το φάκελο που θέλετε να θέσετε σε κοινή χρήση, επιλέγοντας το εικονίδιο κύκλου του.

   : Η κοινή χρήση πολλών στοιχείων ταυτόχρονα δεν είναι διαθέσιμη. Αντί για αυτό, μπορείτε να προσθέσετε τα στοιχεία που θέλετε να θέσετε σε κοινή χρήση σε ένα φάκελο και, στη συνέχεια, να κάνετε κοινή χρήση του φακέλου.

   1. Αν χρησιμοποιείτε την προβολή λίστας, επιλέξτε τον κύκλο στην αριστερή πλευρά του στοιχείου.

   2. Αν χρησιμοποιείτε την προβολή πλακιδίων, επιλέξτε τον κύκλο στην επάνω δεξιά γωνία του στοιχείου.

3. Επιλέξτε Κοινή χρήση στο επάνω μέρος της σελίδας.

   : 

   • Εάν το επιλεγμένο αρχείο ή φάκελος είναι ήδη κοινόχρηστο με κάποιον, υπάρχει μια λίστα Κοινή χρήση με στο κάτω μέρος. Κάθε εικόνα είναι είτε η φωτογραφία προφίλ ενός ατόμου είτε τα αρχικά μιας ομάδας με την οποία έχει γίνει κοινή χρήση του αρχείου. Αν θέλετε να επεξεργαστείτε το επίπεδο πρόσβασης για ένα άτομο ή μια ομάδα, επιλέξτε μια φωτογραφία ή τα αρχικά μιας ομάδας για να ανοίξετε τη Διαχείριση πρόσβασης.

   • Εάν το επιλεγμένο αρχείο ή φάκελος δεν είναι κοινόχρηστα με κάποιον άλλο χρήστη, δεν θα υπάρχει μια Κοινή χρήση μελίστα. 

   • Εάν δημιουργήσετε μια σύνδεση που λειτουργεί μόνο για τον οργανισμό σας και την στείλετε σε μια ομάδα microsoft 365, αυτή η ομάδα θα εξαργυρωθεί στη σύνδεση. Εάν ένας εξωτερικός χρήστης προστεθεί στη συγκεκριμένη ομάδα, θα του δώσει πρόσβαση στο στοιχείο.

4. Στην ενότητα Αντιγραφή συνδέσμου, επιλέξτε Οποιοσδήποτε με την σύνδεση μπορεί να επεξεργαστεί για να ανοίξετε τις ρυθμίσεις συνδέσμου.

   : Ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχουν οριστεί από το διαχειριστή σας, ενδέχεται να έχετε διαφορετικές προεπιλεγμένες ρυθμίσεις. Για παράδειγμα, αυτό το κουμπί θα μπορούσε να αναφέρει Άτομα στο <δυνατότητα επεξεργασίας του> οργανισμού σας.

5. Για να αλλάξετε τα δικαιώματα σύνδεσης, επιλέξτε τα άτομα στα οποία θέλετε να δώσετε πρόσβαση στη σύνδεση:

   : Εάν μια επιλογή κοινής χρήσης έχει απενεργοποιηθεί, οι διαχειριστές του οργανισμού σας μπορεί να έχουν περιορίσει τους χρήστες. Για παράδειγμα, μπορεί να επιλέξει να καταργήσει την επιλογή Οποιοσδήποτε για να αποτρέψει την προώθηση συνδέσεων με δυνατότητα χρήσης σε άλλους χρήστες εκτός του οργανισμού σας.

   • Οποιοσδήποτε παρέχει πρόσβαση σε κάθε χρήστη που λαμβάνει τη σύνδεση, είτε τη λάβει απευθείας από εσάς είτε του προωθηθεί από κάποιον άλλον. Σε αυτά τα άτομα ενδέχεται να συμπεριλαμβάνονται και χρήστες εκτός του οργανισμού σας.

   • Τα άτομα στο <Η εταιρεία σας> με τη σύνδεση παρέχει σε οποιονδήποτε στον οργανισμό σας έχει πρόσβαση σύνδεσης στο αρχείο, είτε το λαμβάνει απευθείας από εσάς είτε προωθείται από κάποιον άλλο.

   • Άτομα με υπάρχουσα πρόσβασημπορούν να χρησιμοποιηθούν από άτομα που έχουν ήδη πρόσβαση στο έγγραφο ή το φάκελο. Δεν αλλάζει τα δικαιώματα και δεν κάνει κοινή χρήση της σύνδεσης. Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή εάν θέλετε να στείλετε μια σύνδεση σε κάποιον χρήστη που έχει ήδη πρόσβαση. 

   • Συγκεκριμένα άτομα παρέχει πρόσβαση μόνο στα άτομα που καθορίζετε, παρόλο που άλλα άτομα ενδέχεται να έχουν ήδη πρόσβαση. Εάν οι χρήστες προωθήσουν την πρόσκληση κοινής χρήσης, μόνο όσοι έχουν ήδη πρόσβαση στο στοιχείο θα μπορέσουν να τη χρησιμοποιήσουν τη σύνδεση.

     : Για να παρακολουθείτε την πρόσβαση και να εξασφαλίζετε την ασφάλεια, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση μόνο με κάποιον που ανήκει στον οργανισμό σας ή έχει λογαριασμό Microsoft.

6. Στην περιοχή Άλλες ρυθμίσεις,μπορείτε να ορίσετε οποιαδήποτε από τις παρακάτω επιλογές:

   • Να επιτρέπεται η επεξεργασία επιτρέπει στα άτομα που έχουν εισέλθει με λογαριασμό Microsoft να επεξεργάζονται τα αρχεία ή τους φακέλους στους οποίους έχουν πρόσβαση. Εάν κάνετε κοινή χρήση ενός φακέλου, τα άτομα με δικαιώματα επεξεργασίας μπορούν να αντιγράψουν, να μετακινήσουν, να επεξεργαστούν, να μετονομάσουν, να κάνουν κοινή χρήση και να διαγράψουν οτιδήποτε υπάρχει στο φάκελο στον οποίο έχουν πρόσβαση. Η κατάργηση της επιλογής αυτού του πλαισίου σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να προβάλουν, να αντιγράψουν ή να κατεβάσουν τα στοιχεία σας χωρίς να πραγματοποιήσουν είσοδο. Μπορούν επίσης να προωθήσουν τη σύνδεση σε άλλα άτομα. Ωστόσο, δεν μπορούν να κάνουν αλλαγές στην έκδοση του SharePoint σας. Ορισμένες συνδέσεις έχουν περιορισμένες επιλογές και είναι μόνο ανώνυμες συνδέσεις.

     : 

     • Η δυνατότητα επεξεργασίας είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή.

     • Μπορείτε επίσης να ορίσετε δικαιώματα επεξεργασίας στην προηγούμενη οθόνη, επιλέγοντας το εικονίδιο μολυβιού στα δεξιά των ονομάτων με τα οποία κάνετε κοινή χρήση του αρχείου. 

   • Ο αποκλεισμός λήψης δεν επιτρέπει στους χρήστες να κάνουν λήψη των αρχείων ή φακέλων στα οποία έχουν πρόσβαση. Η κατάργηση της επιλογής αυτού του πλαισίου σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να κάνουν λήψη των αρχείων στις συσκευές τους. 

     : Αυτή η επιλογή ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμη για τον τύπο αρχείου που επιλέγετε. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν δεν επιτρέπετε την επεξεργασία.

   • Ορισμός ημερομηνίας λήξης σάς επιτρέπει να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης της σύνδεσης. Μετά την ημερομηνία που ορίσατε, η σύνδεση δεν θα λειτουργεί πλέον και θα πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα σύνδεση για τους χρήστες που απαιτούν πρόσβαση στο αρχείο ή το φάκελό σας. Ο ορισμός ημερομηνίας λήξης γίνεται μόνο σε ανώνυμες συνδέσεις.

     : Ο ορισμός ημερομηνίας λήξης είναι διαθέσιμος μόνο εάν πρόκειται για σύνδεση οποιουδήποτε συνόλου.

   • Ο ορισμός κωδικού πρόσβασης σάς επιτρέπει να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για πρόσβαση στο αρχείο. Όταν ένας χρήστης κάνει κλικ στη σύνδεση, θα του ζητηθεί να εισαγάγει έναν κωδικό πρόσβασης για να αποκτήσει πρόσβαση στο αρχείο. Θα πρέπει να παράσχετε αυτόν τον κωδικό πρόσβασης ξεχωριστά σε οποιονδήποτε θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο. Ο ορισμός ημερομηνίας κωδικού πρόσβασης γίνεται μόνο σε ανώνυμες συνδέσεις.

     :  Ο ορισμός ημερομηνίας κωδικού πρόσβασης είναι διαθέσιμος μόνο εάν πρόκειται για σύνδεση οποιουδήποτε συνόλου.

   • Άνοιγμα σε λειτουργία αναθεώρησης μόνοπεριορίζει τους χρήστες να αφήνουν σχόλια και να κάνουν προτάσεις στο αρχείο. 

     : 

     • Μόνο Word έγγραφα έχουν αυτή την επιλογή δικαιωμάτων.

     • Εάν κάποιος έχει ήδη δικαιώματα επεξεργασίας για το έγγραφο, η επιλογή Άνοιγμα σε λειτουργία αναθεώρησης μόνο δεν θα εμποδίσει την πραγματοποίηση αλλαγών. Για αυτούς, το έγγραφο θα ανοίξει σε λειτουργία επεξεργασίας.

7. Αφού ορίσετε όλες τις ρυθμίσεις σύνδεσης και τα δικαιώματα, επιλέξτε Εφαρμογή. 

8. Στην περιοχή Αντιγραφή σύνδεσης, επιλέξτε Αντιγραφή.

9. Επικολλήστε τη σύνδεση και στείλτε την σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μήνυμα ή δημοσίευση.

Έχω μια άλλη ερώτηση

Δεν βρήκατε την απάντησή σας εδώ; Δοκιμάστε να δημοσιεύσετε την ερώτησή σας στην κοινότητα της Microsoft.