Επισκόπηση: Διαχείριση τοποθεσιών, δικαιώματα και κοινή χρήση για κατόχους τοποθεσιών
Applies To
Συνδρομητική έκδοση SharePoint Server SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint στο Microsoft 365 SharePoint Foundation 2013 Το SharePoint στο Microsoft 365 για μικρές επιχειρήσεις SharePoint με διαχείριση από την 21VianetΧρησιμοποιήστε αυτό το άρθρο ως επισκόπηση ιδεών και βέλτιστων πρακτικών για το μοντέλο διακυβέρνησης της τοποθεσίας σας. Εάν είστε κάτοχος τοποθεσίας, δημιουργήστε ένα μοντέλο διακυβέρνησης για την αντιμετώπιση των πολιτικών, των διαδικασιών, των ρόλων και των αρμοδιοτήτων της τοποθεσίας σας. Ένα τέτοιο μοντέλο θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τον τρόπο με τον οποίο οι χρήστες χρησιμοποιούν την τοποθεσία σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να απαιτείται ανάληψη ελέγχου των αρχείων, ώστε πολλά άτομα να μην προσπαθούν να επεξεργαστούν ένα αρχείο ταυτόχρονα.
Σημείωση: Πολλοί κανόνες κοινής χρήσης και δικαιωμάτων καθορίζονται από το διαχειριστή του SharePoint. Χρησιμοποιήστε αυτό το άρθρο ως βασικό οδηγό για να κατανοήσετε τι μπορείτε να ελέγξετε ως κάτοχος τοποθεσίας. Συνεργαστείτε με το διαχειριστή του SharePoint για να κάνετε αλλαγές στη στρατηγική διακυβέρνησης του οργανισμού σας.
Ρόλοι και ευθύνες για την υποστήριξη της τοποθεσίας
Ο ορισμός ρόλων και αρμοδιοτήτων κατά το σχεδιασμό και τη δημιουργία της τοποθεσίας σας θα μειώσει την ανάγκη εκκαθάρισης ή αναδιοργάνωσης μιας τοποθεσίας όταν τα μέλη του προσωπικού περιστρέφονται προς ή από μια ομάδα. Οι διαχειριστές τοποθεσιών θα πρέπει να εξετάσουν το ενδεχόμενο να συμπεριλαμβάνουν ένα σχέδιο για την εκπαίδευση των χρηστών, την παρακολούθηση της χρήσης των τοποθεσιών, το περιεχόμενο ελέγχου και την κοινοποίηση των προσδοκιών στα μέλη της ομάδας που διαχειρίζονται την τοποθεσία.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να ορίσετε προτεραιότητες και να ορίσετε τα εξής:
-
Εκπαίδευση τοποθεσιών για κατόχους τοποθεσιών: Παρέχει βασική εκπαίδευση περιήγησης, αναζήτησης και διαχείρισης εγγράφων για τους νέους κατόχους τοποθεσιών.
-
Υποστήριξη τοποθεσίας: Αναθέστε σε έναν καθορισμένο ειδικό τοποθεσίας στην ομάδα σας την αντιμετώπιση προβλημάτων και συνδεθείτε με ένα διαχειριστή του SharePoint.
-
Οδηγίες δημιουργίας και χρήσης τοποθεσιών: Συχνά η εταιρεία έχει περιγράψει την εταιρική πολιτική σχετικά με τη δημιουργία τοποθεσίας. Παράσχετε μια ενημερωμένη σύνδεση στις κατάλληλες οδηγίες, δώστε στοιχεία επικοινωνίας για τους κατόχους τοποθεσιών και τους συντάκτες περιεχομένου σε περίπτωση που χρειαστούν βοήθεια.
-
Δημοσίευση και έλεγχος περιεχομένου: Σχεδιάστε να ελέγχετε το περιεχόμενο της τοποθεσίας και της σελίδας όσο συχνά χρειάζεται για να διατηρείτε την τοποθεσία σχετική. Καθορίστε ένα χρονοδιάγραμμα ελέγχου και εκχωρήστε κατόχους περιεχομένου σε μεγάλες λίστες και βιβλιοθήκες.
Προεπιλεγμένες ομάδες του SharePoint
|
Τίτλος |
Προεπιλεγμένο επίπεδο δικαιωμάτων |
Χρησιμοποιείται για |
|
Κάτοχος |
Πλήρης έλεγχος |
Άτομα ποιος πρέπει να μπορεί να διαχειρίζεται τα δικαιώματα, τις ρυθμίσεις και την εμφάνιση της τοποθεσίας. |
|
Μέλος |
Επεξεργασία και συνεισφορά |
Άτομα τα άτομα που πρέπει να μπορούν να επεξεργαστούν το περιεχόμενο της τοποθεσίας. Το επίπεδο δικαιωμάτων εξαρτάται από το πρότυπο τοποθεσίας που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία της τοποθεσίας. |
|
Επισκέπτης |
Μόνο για ανάγνωση |
Άτομα τα άτομα που πρέπει να μπορούν να βλέπουν το περιεχόμενο της τοποθεσίας, αλλά όχι να το επεξεργάζονται. |
Σύγχρονη διαχείριση τοποθεσιών
Στο σύγχρονο SharePoint, η διαχείριση τοποθεσιών είναι πιο σημαντική από ό,τι στις προηγούμενες εκδόσεις, επειδή υπάρχει περισσότερος έλεγχος και επιλογές για τη νέα ενεργοποίηση της δημιουργίας τοποθεσίας. Η διακυβέρνηση του οργανισμού σας εξαρτάται από τον έλεγχο που χρειάζεται ο οργανισμός σας σε σχέση με το περιεχόμενο, ο οποίος θα καθορίσει τις λεπτομέρειες για τη δημιουργία τοποθεσιών και τη διακυβέρνηση των κατόχων τοποθεσιών. Ο διαχειριστής του SharePoint μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις πολιτικές σχετικά με τις απαιτήσεις ασφαλείας, τους κυβερνητικούς κανονισμούς, την εταιρική επωνυμία, την προσβασιμότητα και τις οδηγίες εκπαίδευσης. Συνεργαστείτε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις πολιτικές δημιουργίας και χρήσης τοποθεσιών του οργανισμού σας πριν δημιουργήσετε το σχέδιο διακυβέρνησης τοποθεσιών.
Σύγχρονη δομή περιήγησης τοποθεσίας του SharePoint
Οι πιο αποτελεσματικές τοποθεσίες του SharePoint βοηθούν τους χρήστες να βρίσκουν γρήγορα ό,τι χρειάζονται, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιούν τις πληροφορίες που βρίσκουν για να λαμβάνουν αποφάσεις, να μαθαίνουν τι συμβαίνει, να έχουν πρόσβαση στα εργαλεία που χρειάζονται ή να συνεργάζονται με συναδέλφους για να βοηθήσουν στην επίλυση ενός προβλήματος. Μάθετε περισσότερα σχετικά με το σχεδιασμό της περιήγησης σε τοποθεσίες στο SharePoint.
Μέρος της αρχιτεκτονικής πληροφοριών σας μπορεί να περιλαμβάνει ταξινόμηση πληροφοριών. Εάν οι πληροφορίες που δημοσιεύετε έχουν μεγάλη αξία για την εταιρεία, απαιτούν ειδική ασφάλεια ή καλύπτονται από κανόνες κανονιστικής συμμόρφωσης, εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε ένα σύστημα ταξινόμησης για να προσδιορίσετε συγκεκριμένους τύπους περιεχομένου που πρέπει να διαχειρίζονται προσεκτικά. Αφού οργανώσετε πληροφορίες σε συγκεκριμένες λίστες και βιβλιοθήκες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δυνατότητες διακυβέρνησης για να διαχειριστείτε τον τρόπο προβολής του περιεχομένου.
Η σύγχρονη αρχιτεκτονική του SharePoint έχει σχεδιαστεί για να είναι ευέλικτη και προσαρμόσιμη στις μεταβαλλόμενες ανάγκες της εταιρείας σας. Οι σύγχρονες τοποθεσίες μπορούν να συσχετιστούν μεσυγκεντρωτικές τοποθεσίες. Στη συνέχεια, οι συσχετισμένες τοποθεσίες θα κάνουν κοινή χρήση της περιήγησης και της εμπορικής προσαρμογής, με την ενότητα και, εάν το εγκρίνουν οι κάτοχοι της τοποθεσίας, μπορούν επίσης να κάνουν κοινή χρήση δικαιωμάτων διανομέα.
Λάβετε υπόψη τα εξής κατά τον προσδιορισμό της δομής περιήγησης της τοποθεσίας σας:
-
Τι είδους περιεχόμενο θα έχετε στην τοποθεσία; Πώς θα μεταφραστεί αυτό σε σελίδες, λίστες και βιβλιοθήκες;
-
Πώς θα παρουσιάζονται οι πληροφορίες στην τοποθεσία;
-
Πώς θα περιηγούνται οι χρήστες της τοποθεσίας στην τοποθεσία;
-
Πώς θα στοχεύουν οι πληροφορίες σε συγκεκριμένα ακροατήρια;
-
Πώς θα ρυθμιστεί και θα βελτιστοποιηθεί η αναζήτηση;
Διαχείριση δικαιωμάτων σε σύγχρονες τοποθεσίες
Η ακεραιότητα, η εμπιστευτικότητα και η προστασία των προσωπικών δεδομένων των κρίσιμων πληροφοριών του οργανισμού σας εξαρτώνται από το πόσο ασφαλής κάνετε την τοποθεσία σας, συγκεκριμένα σε ποιον επιλέγετε να παραχωρήσετε πρόσβαση στην τοποθεσία σας. Η διαχείριση δικαιωμάτων σε σύγχρονες τοποθεσίες περιλαμβάνει τόσο τους χρήστες όσο και τις ομάδες χρηστών. Τα δικαιώματα στις σύγχρονες τοποθεσίες επικοινωνίας και ομάδας προέρχονται από τα πρότυπα τοποθεσίας που παρέχουν διαφορετικές επιλογές. για κάθε τοποθεσία.
Οι τοποθεσίες επικοινωνίας δεν συσχετίζονται με ομάδεςMicrosoft 365 και έχουν τρεις προεπιλεγμένους ρόλους - Κατόχους τοποθεσιών, Μέλη τοποθεσίας και Επισκέπτες τοποθεσίας.
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να έχετε υπόψη όταν αναπτύσσετε μια στρατηγική δικαιωμάτων:
-
Ακολουθήστε την αρχή των λιγότερων προνομίων: Δώστε στους χρήστες τα χαμηλότερα επίπεδα δικαιωμάτων που χρειάζονται για να εκτελέσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.
-
Χρήση τυπικών προεπιλεγμένων ομάδων: Δώστε πρόσβαση στους χρήστες προσθέτει σε τυπικές, προεπιλεγμένες ομάδες (όπως Μέλη, Επισκέπτες και Κάτοχοι).
-
Εξετάστε το ενδεχόμενο να τμηματήσετε το περιεχόμενό σας κατά επίπεδο ασφάλειας: Δημιουργήστε μια τοποθεσία ή βιβλιοθήκη ειδικά για ευαίσθητα έγγραφα, αντί να είναι διασκορπισμένα σε μια μεγαλύτερη βιβλιοθήκη και προστατευμένα από μοναδικά δικαιώματα.
Δικαιώματα σύγχρονης τοποθεσίας κατά τίτλο
|
Τίτλος |
Επίπεδο δικαιωμάτων |
Έχει δικαίωμα: |
|
Κάτοχος τοποθεσίας |
Πλήρης έλεγχος |
Εκτός από όλα όσα μπορεί να κάνει ένα μέλος της τοποθεσίας, οι κάτοχοι μπορούν επίσης να κάνουν τα εξής: Αλλαγή του θέματος της τοποθεσίας Αλλαγή διάταξης περιήγησης Αλλαγή του λογότυπου της τοποθεσίας Προσθήκη ή κατάργηση κατόχων τοποθεσίας Επεξεργασία ρυθμίσεων μελών τοποθεσίας Προσθήκη ή κατάργηση επισκεπτών τοποθεσίας Επεξεργασία ρυθμίσεων τοποθεσίας Διαγραφή της τοποθεσίας Προσθήκη ομάδας του Microsoft 365 Συσχέτιση της τοποθεσίας με διανομέα |
|
Μέλος τοποθεσίας |
Επεξεργασία και συνεισφορά |
Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή λιστών Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή βιβλιοθηκών εγγράφων Προσθήκη ή κατάργηση μελών τοποθεσίας Προσθήκη, επεξεργασία και κατάργηση εγγράφων Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή σελίδας Προσθήκη, επεξεργασία, διαγραφή δημοσίευσης ειδήσεων Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή ενοτήτων σελίδας Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή τμημάτων Web Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή περιήγησης τοποθεσίας Δημιουργία ή διαγραφή προτύπων σελίδας Προβολή μετρικών χρήσης τοποθεσίας |
|
Επισκέπτης τοποθεσίας |
Μόνο για ανάγνωση |
Προβολή περιεχομένου |
Περισσότεροι πόροι για κατόχους τοποθεσιών:
Διαχείριση τοποθεσιών
Ένα σημαντικό αλλά συχνά αόρατο τμήμα οποιασδήποτε τοποθεσίας είναι το μοντέλο διακυβέρνησής της— το σύνολο των πολιτικών, των ρόλων, των αρμοδιοτήτων και των διαδικασιών που καθορίζετε για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο τα άτομα στην ομάδα σας χρησιμοποιούν το SharePoint.
Πολλές εταιρείες διαθέτουν ένα μοντέλο διακυβέρνησης για τοποθεσίες είτε στην Κεντρική διαχείριση είτε σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών, το οποίο μπορεί να δημιουργηθεί και να διατηρηθεί από ένα τμήμα IT ή μια ομάδα. Ως κάτοχος τοποθεσίας, πρέπει να διαπιστώσετε εάν υπάρχει ήδη ένα μοντέλο διακυβέρνησης για τη συλλογή τοποθεσιών ή τη συστοιχία. Εάν ναι, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να καθοδηγήσετε τους χρήστες της τοποθεσίας σας ή να δημιουργήσετε ένα πρόσθετο μοντέλο διακυβέρνησης για την αντιμετώπιση συγκεκριμένων ζητημάτων. Για παράδειγμα, εάν είστε κάτοχος τοποθεσίας για μια δευτερεύουσα τοποθεσία σε μια συλλογή τοποθεσιών, όπως μια κλασική τοποθεσία ομάδας, ίσως είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε το δικό σας πρόσθετο μοντέλο διακυβέρνησης. για να αντιμετωπίσετε συγκεκριμένα προβλήματα σε μια δευτερεύουσα τοποθεσία.
Ένα μοντέλο διακυβέρνησης για μια τοποθεσία διευκολύνει τους χρήστες της τοποθεσίας να γνωρίζουν πότε πρέπει να δημιουργήσουν μια νέα δευτερεύουσα τοποθεσία, λίστα ή άλλο περιεχόμενο τοποθεσίας. Εξασφαλίζει ότι οι δευτερεύουσες τοποθεσίες και το περιεχόμενο αποσύρονται όταν είναι παρωχημένο, ώστε να εξοικονομείται χώρος αποθήκευσης και να διατηρούνται ακριβή τα αποτελέσματα αναζήτησης. Παρέχει στους χρήστες πρόσβαση στο σωστό περιεχόμενο, Διατηρήστε την εμπορική προσαρμογή της τοποθεσίας στο σύνολο, επιτρέποντας στους κατόχους δευτερευουσών τοποθεσιών να γνωρίζουν ποια πρότυπα και θέματα είναι διαθέσιμα. Επίσης, διευκολύνει την αλλαγή του κατόχου τοποθεσίας όταν αλλάζουν οι χρήστες που αποχωρούν από την εταιρεία ή όταν αλλάζουν ρόλοι.
Ένα μοντέλο χρηστής διακυβέρνησης για μια τοποθεσία πρέπει να εστιάζει στα ακόλουθα τμήματα:
-
Δημιουργία τοποθεσίας
-
Διαχείριση δικαιωμάτων
-
Αρχιτεκτονική πληροφοριών
-
Κύκλος ζωής και απόσυρση τοποθεσιών
-
Όρια χώρου αποθήκευσης
-
Ταξινόμηση πληροφοριών
-
Προσαρμογή
-
Προστασία δεδομένων
-
Περιήγηση
-
Αναζήτηση
-
Ρόλοι και ευθύνες για την υποστήριξη της τοποθεσίας
Ορισμένα τμήματα της προηγούμενης λίστας ενδέχεται να έχουν ήδη αποφασιστεί από το μοντέλο διαχείρισης συλλογής τοποθεσιών ή οργανισμού, όπως ο χώρος αποθήκευσης που έχετε για την τοποθεσία σας και το είδος των προσαρμογών που μπορείτε να κάνετε στην εμφάνιση και την αίσθηση της τοποθεσίας. Οι άλλοι χρήστες ενδέχεται να μην είναι σχετικοί, ανάλογα με το πόσο σύνθετη είναι η τοποθεσία ομάδας σας και πόσα άτομα χρησιμοποιείτε. Ωστόσο, ακόμα και αν δεν χρειάζεται να λάβετε αποφάσεις σχετικά με αυτά τα θέματα, είναι καλή ιδέα να γνωρίζετε ποιες αποφάσεις έχουν ληφθεί, ώστε να μπορείτε να ενημερώσετε τους χρήστες της τοποθεσίας σας και να επιβάλετε τις πολιτικές κατάλληλα.
Δημιουργία δευτερεύουσας τοποθεσίας
Μπορεί να θέλετε τα μέλη της ομάδας σας να μπορούν να δημιουργούν δευτερεύουσες τοποθεσίες κάτω από την τοποθεσία ομάδας για χρήση σε συγκεκριμένα έργα.
Η δυνατότητα αυθόρμητης δημιουργίας νέων δευτερευουσών τοποθεσιών μπορεί να είναι ένα μεγάλο όφελος για την ομάδα, αλλά η απεριόριστη δημιουργία τοποθεσιών μπορεί να βγει εκτός του έλεγχου. Όταν οι δευτερεύουσες τοποθεσίες πολλαπλασιάζονται ελεύθερα, μπορεί να προκύψουν προβλήματα. Για παράδειγμα:
-
Είναι δύσκολο για τους χρήστες να βρουν τη σωστή δευτερεύουσα τοποθεσία ή να βεβαιωθούν ότι έχουν.
-
Οι πληροφορίες μπορούν να αναπαραχθούν σε πολλές δευτερεύουσες τοποθεσίες, χρησιμοποιώντας ακριβό χώρο αποθήκευσης και απαιτώντας διπλότυπη προσπάθεια για συντήρηση.
-
Οι μη ενημερωμένες πληροφορίες μπορεί να βρίσκονται σε δευτερεύουσες τοποθεσίες, ενδεχομένως για χρόνια, που εμφανίζονται στα αποτελέσματα αναζήτησης. Μπορεί να είναι δύσκολο να καταλάβετε ποια έκδοση πληροφοριών είναι σωστή.
-
Η διαχείριση δικαιωμάτων για ένα πλήθος δευτερευουσών τοποθεσιών μπορεί να αποτελέσει μεγάλη αγγαρεία και οι χρήστες μπορεί κατά λάθος να καταλήξουν με πρόσβαση σε πληροφορίες που πραγματικά δεν θα έπρεπε να έχουν.
-
Καθώς οι εργαζόμενοι αποχωρούν από την ομάδα, οι δευτερεύουσες τοποθεσίες που δημιουργούν ενδέχεται να εγκαταλειφθούν, δημιουργώντας σύγχυση και θολά αποτελέσματα αναζήτησης για τους υπόλοιπους χρήστες της τοποθεσίας.
Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και ενέργεια εάν ορίσετε ορισμένες πολιτικές για τη δημιουργία τοποθεσιών που αφορούν τις ακόλουθες περιοχές:
-
Ποιος επιτρέπεται να δημιουργεί δευτερεύουσες τοποθεσίες;
-
Οι νέες δευτερεύουσες τοποθεσίες πρέπει να εγκριθούν εκ των προτέρων; Εάν ναι, ποια είναι τα κριτήρια έγκρισης και ποιος χορηγεί την έγκριση;
-
Πρέπει οι νέες δευτερεύουσες τοποθεσίες να χρησιμοποιούν καθιερωμένα πρότυπα και θέματα;
-
Πόσες πληροφορίες μπορούν να αποθηκευτούν σε μια τοποθεσία; Δηλαδή, πόσος χώρος στο δίσκο του διακομιστή μπορεί να χρειαστεί;
-
Ποιοι είναι οι κανόνες για τη συμπερίληψη των στρατηγικών περιήγησης στην τοποθεσία;
-
Για πόσο χρονικό διάστημα θα πρέπει να αποθηκεύονται οι πληροφορίες σε δευτερεύουσες τοποθεσίες πριν από τη διαγραφή ή την αρχειοθέτησή τους;
Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία τοποθεσίας ή δευτερεύουσας τοποθεσίας για περισσότερες πληροφορίες.
Διαχείριση δικαιωμάτων
Η ακεραιότητα, η εμπιστευτικότητα και η προστασία των προσωπικών δεδομένων των κρίσιμων πληροφοριών του οργανισμού σας εξαρτώνται από το πόσο ασφαλής κάνετε την τοποθεσία σας, συγκεκριμένα σε ποιον επιλέγετε να παραχωρήσετε πρόσβαση στην τοποθεσία σας.
Η εκχώρηση και ο περιορισμός της πρόσβασης στην τοποθεσία σας ονομάζεται διαχείριση δικαιωμάτων και είναι μία από τις σημαντικότερες ευθύνες σας ως κάτοχος τοποθεσίας.
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να έχετε υπόψη όταν αναπτύσσετε μια στρατηγική δικαιωμάτων.
-
Ακολουθήστε την Αρχή των λιγότερων προνομίων: Δώστε στους χρήστες τα χαμηλότερα επίπεδα δικαιωμάτων που χρειάζονται για να εκτελέσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.
-
Δώστε πρόσβαση στους χρήστες προσθέτει σε τυπικές, προεπιλεγμένες ομάδες (όπως Μέλη, Επισκέπτες και Κάτοχοι). Κάντε τα περισσότερα άτομα μέλη των ομάδων "Μέλη" ή "Επισκέπτες" και περιορίστε τον αριθμό των ατόμων στην ομάδα "Κάτοχοι".
-
Χρησιμοποιήστε τη μεταβίβαση δικαιωμάτων για να δημιουργήσετε μια καθαρή ιεραρχία με εύκολη απεικόνιση. Δηλαδή, αποφύγετε την εκχώρηση δικαιωμάτων σε άτομα, αντί να εργάζεστε με ομάδες. Όπου είναι δυνατόν, οι δευτερεύουσες τοποθεσίες απλώς μεταβιβάζουν δικαιώματα από την τοποθεσία ομάδας, αντί να έχουν μοναδικά δικαιώματα.
-
Οργανώστε το περιεχόμενό σας για να επωφεληθείτε από τη μεταβίβαση δικαιωμάτων: Εξετάστε το ενδεχόμενο να ταξινομήσετε το περιεχόμενό σας κατά επίπεδο ασφαλείας – δημιουργήστε μια τοποθεσία ή βιβλιοθήκη ειδικά για ευαίσθητα έγγραφα, αντί να τα διασκορπίσετε σε μια μεγαλύτερη βιβλιοθήκη και να τα προστατεύσετε με μοναδικά δικαιώματα.
Ανατρέξτε στο θέμα Κατανόηση των επιπέδων δικαιωμάτων στο SharePoint ή Επεξεργασία δικαιωμάτων για μια λίστα, βιβλιοθήκη ή μεμονωμένο στοιχείο για πληροφορίες σχετικά με τον ορισμό δικαιωμάτων.
Αρχιτεκτονική πληροφοριών
Η αρχιτεκτονική πληροφοριών μιας τοποθεσίας μοιάζει με τον πίνακα περιεχομένων ενός βιβλίου: Καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες σε αυτή την τοποθεσία — ιστοσελίδες, έγγραφα, λίστες και δεδομένα — οργανώνονται και παρουσιάζονται στους χρήστες της τοποθεσίας. Η αρχιτεκτονική πληροφοριών συχνά καταγράφεται ως ιεραρχική λίστα περιεχομένου τοποθεσίας, λέξεων-κλειδιών αναζήτησης, τύπων δεδομένων και άλλων εννοιών.
Για να δημιουργήσετε μια αρχιτεκτονική πληροφοριών, πρέπει να αναλύσετε τις πληροφορίες που θα παρουσιαστούν στην τοποθεσία. Ακολουθούν ορισμένες από τις ερωτήσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναπτύξετε μια αρχιτεκτονική πληροφοριών:
-
Τι είδους περιεχόμενο θα έχετε στην τοποθεσία; Πώς θα μεταφραστεί αυτό σε δευτερεύουσες τοποθεσίες, λίστες, βιβλιοθήκες και ούτω καθεξής;
-
Πώς θα παρουσιάζονται οι πληροφορίες στην τοποθεσία;
-
Πώς θα περιηγούνται οι χρήστες της τοποθεσίας στην τοποθεσία;
-
Πώς θα στοχεύουν οι πληροφορίες σε συγκεκριμένα ακροατήρια;
-
Πώς θα ρυθμιστεί και θα βελτιστοποιηθεί η αναζήτηση;
Μέρος της αρχιτεκτονικής πληροφοριών σας μπορεί να περιλαμβάνει ταξινόμηση πληροφοριών.
Εάν οι πληροφορίες που ασχολείστε έχουν υψηλή αξία για την εταιρεία, απαιτούν ειδική ασφάλεια ή καλύπτονται από κανόνες κανονιστικής συμμόρφωσης, ίσως θέλετε να δημιουργήσετε ένα σύστημα ταξινόμησης για να προσδιορίζετε συγκεκριμένους τύπους περιεχομένου που πρέπει να διαχειρίζονται προσεκτικά.
Αφού οργανώσετε πληροφορίες σε συγκεκριμένες λίστες και βιβλιοθήκες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες διακυβέρνησης για να διαχειριστείτε τον τρόπο διαχείρισης του περιεχομένου. Για παράδειγμα:
Απαίτηση ανάληψης ελέγχου των αρχείων
Όταν χρειάζεστε ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου, εξασφαλίζετε ότι μόνο ένα άτομο μπορεί να επεξεργαστεί το αρχείο μέχρι να μεταβιβάσετε τον έλεγχο. Η απαίτηση ανάληψης ελέγχου εγγράφων εμποδίζει πολλούς χρήστες να κάνουν αλλαγές ταυτόχρονα, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει διενέξεις επεξεργασίας και να οδηγήσει σε σύγχυση. Η απαίτηση ανάληψης ελέγχου μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να υπενθυμίσετε στα μέλη της ομάδας να προσθέσουν ένα σχόλιο όταν μεταβιβάσουν τον έλεγχο ενός αρχείου, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε ευκολότερα τι έχει αλλάξει σε κάθε έκδοση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου των αρχείων.
Παρακολούθηση εκδόσεων
Εάν θέλετε να διατηρήσετε προηγούμενες εκδόσεις αρχείων, οι βιβλιοθήκες μπορούν να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε, να αποθηκεύετε και να επαναφέρετε τα αρχεία. Μπορείτε να επιλέξετε να παρακολουθείτε όλες τις εκδόσεις με τον ίδιο τρόπο. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε να ορίσετε ορισμένες εκδόσεις ως κύριες, όπως η προσθήκη ενός νέου κεφαλαίου σε ένα μη αυτόματο και ορισμένες εκδόσεις ως δευτερεύουσες, όπως η διόρθωση ενός ορθογραφικού λάθους. Για να διαχειριστείτε το χώρο αποθήκευσης, μπορείτε να επιλέξετε τον αριθμό κάθε τύπου έκδοσης που θέλετε να αποθηκεύσετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Πώς λειτουργεί η διαχείριση εκδόσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη;.
Μπορείτε να καθορίσετε ότι απαιτείται έγκριση για ένα έγγραφο. Τα έγγραφα παραμένουν σε εκκρεμότητα μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει το δικαίωμα να το πράξει. Μπορείτε να ελέγξετε ποιες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν ένα έγγραφο πριν από την έγκρισή του. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι χρήσιμη εάν η βιβλιοθήκη σας περιέχει σημαντικές οδηγίες ή διαδικασίες που πρέπει να είναι τελικές πριν τις δουν άλλοι χρήστες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την έγκριση εγγράφου, ανατρέξτε στο θέμα Απαίτηση έγκρισης στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσίας.
Οι βιβλιοθήκες υποστηρίζουν τεχνολογία RSS, έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας εργασίας σας να μπορούν να λαμβάνουν και να προβάλλουν αυτόματα ενημερώσεις ή τροφοδοσίες ειδήσεων και πληροφοριών σε μια ενοποιημένη θέση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία RSS για να σας ειδοποιήσετε για τυχόν αλλαγές σε μια βιβλιοθήκη, όπως όταν αλλάζουν τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στη βιβλιοθήκη. Οι τροφοδοσίες RSS επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας εργασίας σας να βλέπουν μια ενοποιημένη λίστα των αρχείων που έχουν αλλάξει. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να ειδοποιείστε όταν αλλάζουν τα αρχεία. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις τροφοδοσίες RSS, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση τροφοδοσιών RSS για μια τοποθεσία ή συλλογή τοποθεσιών.
Μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή ένας τύπος περιεχομένου μπορεί να χρησιμοποιήσει ροές εργασιών που έχει καθορίσει η εταιρεία σας για επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως η διαχείριση έγκρισης εγγράφων ή αναθεώρησης. Η ομάδα σας μπορεί να εφαρμόσει επιχειρηματικές διαδικασίες στα έγγραφά της, γνωστά ως ροές εργασιών, οι οποίες καθορίζουν ενέργειες που πρέπει να ληφθούν με μια σειρά, όπως έγκριση ή μετάφραση εγγράφων. Μια ροή εργασιών είναι ένας αυτοματοποιημένος τρόπος μετακίνησης εγγράφων ή στοιχείων μέσω μιας ακολουθίας ενεργειών ή εργασιών. Τρεις ροές εργασιών είναι διαθέσιμες σε βιβλιοθήκες από προεπιλογή: Έγκριση, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για έγκριση. Συλλογή σχολίων, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για σχόλια και επιστρέφει το έγγραφο στο άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασιών ως μεταγλώττιση. και τη συλλογή υπογραφών, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για τη συλλογή των ψηφιακών υπογραφών τους. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ροές εργασιών, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση ροών εργασιών που περιλαμβάνονται στο SharePoint
Εάν η ομάδα σας λειτουργεί με διάφορους τύπους αρχείων, όπως φύλλα εργασίας, παρουσιάσεις και έγγραφα, μπορείτε να επεκτείνετε τη λειτουργικότητα της βιβλιοθήκης σας, ενεργοποιώντας και ορίζοντας πολλούς τύπους περιεχομένου. Οι τύποι περιεχομένου προσθέτουν ευελιξία και συνέπεια σε πολλές βιβλιοθήκες. Κάθε τύπος περιεχομένου μπορεί να καθορίσει ένα πρότυπο, ακόμη και διαδικασίες ροής εργασιών. Τα πρότυπα λειτουργούν ως σημείο εκκίνησης, για τη μορφοποίηση και οποιοδήποτε στερεότυπο κείμενο και για τις ιδιότητες που ισχύουν για τα έγγραφα αυτού του τύπου, όπως το όνομα του τμήματος ή τον αριθμό σύμβασης. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στους τύπους περιεχομένου και τη δημοσίευση τύπου περιεχομένου
Εάν έχετε μια ομάδα ευαίσθητων αρχείων και θα ήταν χρήσιμο να γνωρίζετε πώς χρησιμοποιούνται τα έγγραφα, μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική που σας επιτρέπει να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση συμβάντων "Έλεγχος", όπως αλλαγές αρχείων, αντίγραφα ή διαγραφή. Για πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση του ελέγχου, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση παραμέτρων ελέγχου για μια συλλογή τοποθεσιών
Κύκλος ζωής και απόσυρση τοποθεσιών
Τοποθεσίες, όπως τοποθεσίες εγγράφων και τοποθεσίες συζήτησης, συνήθως δεν είναι πλέον χρήσιμες, χρησιμοποιώντας πολύτιμο χώρο αποθήκευσης και θολά αποτελέσματα αναζήτησης. Είναι καλή ιδέα να ορίσετε ένα χρονοδιάγραμμα για την αναθεώρηση των τοποθεσιών και του περιεχομένου τους (τουλάχιστον μία φορά το χρόνο), για να δείτε αν αξίζει να τα διατηρήσετε.
Είναι επίσης καλό να έχετε υπόψη ότι το μεγαλύτερο μοντέλο διακυβέρνησης του οργανισμού σας μπορεί επίσης να είναι σε αναζήτηση μπαγιάτικων τοποθεσιών. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να διαγράψει αυτόματα τοποθεσίες που δεν έχουν επηρεαστεί για 90 ημέρες. Ως κάτοχος τοποθεσίας, θα λάβετε μια προειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι αυτό επρόκειτο να συμβεί. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές κύκλου ζωής και απόσυρσης, ανατρέξτε στο θέμα Πολιτικές κλεισίματος τοποθεσίας.
Όρια χώρου αποθήκευσης
Ένας διαχειριστής μπορεί να έχει ορίσει ένα όριο για την ποσότητα του χώρου αποθήκευσης δίσκων που μπορεί να χρησιμοποιήσει η ομάδα σας. Πρέπει να μάθετε εάν υπάρχει όριο και, εάν ναι, να αποφασίσετε πώς θα το κατανείμετε μεταξύ των τοποθεσιών, των σελίδων και των βιβλιοθηκών σας.
Από προεπιλογή, ο SharePoint Server επιβάλλει όριο 50 MB στο μέγεθος ενός μεμονωμένου εγγράφου που μπορεί να αποσταλεί σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Επίσης, από προεπιλογή, οι κάτοχοι τοποθεσιών ομάδας λαμβάνουν ειδοποιήσεις όταν ο χώρος αποθήκευσης είναι στο 90% του ορίου.
Αφού μάθετε ποια είναι τα όριά σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δυνατότητες όπως η παρακολούθηση έκδοσης ή ελέγχου για να βεβαιωθείτε ότι η τοποθεσία σας παραμένει εντός αυτών.
Αναζήτηση
Το περιεχόμενο εμφανίζεται σε πολλές θέσεις, όπως τοποθεσίες, λίστες, βιβλιοθήκες, τμήματα Web και στήλες λίστας. Από προεπιλογή, όταν κάποιος πραγματοποιεί αναζήτηση στην τοποθεσία σας, όλο το περιεχόμενο στην τοποθεσία και οι σελίδες εμφανίζονται στα αποτελέσματα αναζήτησης.
Ως κάτοχος τοποθεσίας, μπορείτε να επιλέξετε εάν το περιεχόμενο στην τοποθεσία σας θα εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης. Όταν αποτρέπετε την εμφάνιση του περιεχομένου μιας τοποθεσίας στα αποτελέσματα αναζήτησης, το περιεχόμενο όλων των δευτερευουσών τοποθεσιών κάτω από αυτήν επίσης αποκλείεται από την εμφάνιση στα αποτελέσματα αναζήτησης.
Από προεπιλογή, το περιεχόμενο με περιορισμένα δικαιώματα δεν εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης για τους χρήστες που δεν έχουν τα δικαιώματα ανάγνωσης. Μπορείτε να το αλλάξετε αυτό, έτσι ώστε το περιεχόμενο με περιορισμούς να εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης, αλλά οι χρήστες δεν θα μπορούν να ανοίξουν περιεχόμενο στο οποίο δεν έχουν δικαιώματα.
Προστασία δεδομένων
Οι δυνατότητες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και αποκατάστασης προστατεύουν τα δεδομένα σας από τυχαία απώλεια. Η συχνότητα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και η ταχύτητα και το επίπεδο αποκατάστασης ρυθμίζονται από ένα διαχειριστή. Για την ανάκτηση περιεχομένου στην τοποθεσία σας, μάθετε περισσότερα σχετικά με την ανάκτηση στοιχείων στον Κάδο Ανακύκλωσης.
Περισσότεροι πόροι
Τρόπος διαγραφής μιας τοποθεσίας
Σχεδιασμός της τοποθεσίας επικοινωνίας
Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;
Θέλετε περισσότερες επιλογές;
Εξερευνήστε τα πλεονεκτήματα της συνδρομής, περιηγηθείτε σε εκπαιδευτικά σεμινάρια, μάθετε πώς μπορείτε να προστατεύσετε τη συσκευή σας και πολλά άλλα.
Οι κοινότητες σάς βοηθούν να κάνετε και να απαντάτε σε ερωτήσεις, να δίνετε σχόλια και να ακούτε από ειδικούς με πλούσια γνώση.
