Επεξεργασία εγγράφων από το Viva Engage

Εσείς και άλλα μέλη της κοινότητας του Viva Engage μπορείτε να επεξεργαστείτε αρχεία που έχουν δημοσιευτεί στην κοινότητα. Αποθηκεύεται ένα ιστορικό εκδόσεων για κάθε αρχείο.

Σημειώσεις:

Viva Engage κυκλοφορεί αλλαγές στο χώρο αποθήκευσης αρχείων για Viva Engage αρχεία στις συνδεδεμένες κοινότητες του Microsoft 365. Παλαιότερα, όλα τα αρχεία Viva Engage αποθηκεύονταν σε Viva Engage χώρο αποθήκευσης στο cloud. Μόλις η εταιρεία σας λάβει αυτές τις αλλαγές, όλα τα αρχεία Viva Engage για τις συνδεδεμένες κοινότητες αποθηκεύονται στο SharePoint και η πρόσβαση σε αυτά γίνεται μέσα από Viva Engage. Όταν Viva Engage είναι συνδεδεμένο το Microsoft 365, κάθε κοινότητα υποστηρίζεται από μια ομάδα στο Microsoft 365.
Για να διαπιστώσετε εάν έχετε αυτήν τη νέα δυνατότητα και για να δείτε ποιες αλλαγές πρέπει να αναμένετε, ανατρέξτε στο θέμα Πού είναι αποθηκευμένα τα αρχεία Viva Engage μου;
Ως μέρος αυτής της αλλαγής, όλα τα υπάρχοντα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο Viva Engage για τις συνδεδεμένες κοινότητες γίνονται μόνο για ανάγνωση. Αυτό σημαίνει ότι αντί να επεξεργαστείτε ένα αρχείο, θα πρέπει να κάνετε λήψη και εκ νέου αποστολή του αρχείου και να επεξεργαστείτε την έκδοση που μόλις αποστείλατε. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επεξεργασία αρχείου που έχει αποσταλεί προηγουμένως όταν η Viva Engage συνδεδεμένη ομάδα αποθηκεύει τώρα αρχεία στο SharePoint.

Τα βήματα για την επεξεργασία αρχείων, την προβολή του ιστορικού εκδόσεων και το άνοιγμα προηγούμενων αναθεωρήσεων εξαρτώνται από τη θέση αποθήκευσης του αρχείου και τον τύπο του αρχείου:

Για Word, αρχεία PowerPoint ή Excel που είναι αποθηκευμένα σε Viva Engage, εάν θέλετε να παρακολουθείτε αναθεωρήσεις, από τη σελίδα Viva Engage για το αρχείο, ανοίγετε το αρχείο στο Office Online.

Η εργασία σε Microsoft 365 για το Web μοιάζει πολύ με Microsoft 365 στην επιφάνεια εργασίας. Για συμβουλές και βοήθεια σχετικά με την εργασία σε εφαρμογές Microsoft 365 για το Web, ανατρέξτε στα θέματα:

Βασικές εργασίες στο Word για το Web | Βασικές εργασίες στο Excel Online | Βασικές εργασίες στο PowerPoint για το web. Το ιστορικό εκδόσεων προβάλλεται από τη σελίδα Viva Engage για το αρχείο.
Για Word, αρχεία PowerPoint ή Excel που είναι αποθηκευμένα στο SharePoint, εάν θέλετε να παρακολουθείτε αναθεωρήσεις, μπορείτε να κάνετε αλλαγές είτε με Microsoft 365 για το Web είτε χρησιμοποιώντας το Word, το PowerPoint ή το Excel. Το ιστορικό εκδόσεων προβάλλεται στη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint Online για την ομάδα.
Για άλλους τύπους αρχείων, μπορείτε να κάνετε λήψη του αρχείου, να κάνετε αλλαγές και, στη συνέχεια, να αποστείλετε μια νέα έκδοση του τροποποιημένου αρχείου. Οι αναθεωρήσεις παρακολουθούνται σε Viva Engage για αρχεία που είναι αποθηκευμένα σε Viva Engage χώρο αποθήκευσης στο cloud και στο SharePoint για αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο SharePoint.

Προεπισκόπηση ή επεξεργασία αρχείου από συνομιλία

Κάντε κλικ στο αρχείο. Ανοίγει η σελίδα Viva Engage για το αρχείο. Εάν υπάρχει προεπισκόπηση, εμφανίζεται.

Συμβουλή: Για πρόσθετες επιλογές αρχείων, κάντε κλικ στο εικονίδιο Περισσότερα στο πλαίσιο συνημμένου στη συνομιλία.
Στη λίστα Ενέργειες αρχείου , επιλέξτε Επεξεργασία αρχείου. Ανοίγει μια νέα καρτέλα για το αρχείο.
- Κάντε τις αλλαγές που θέλετε χρησιμοποιώντας το Office Online. Για να διακόψετε την επεξεργασία σε ένα Office Online , κλείστε την καρτέλα στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Οι αλλαγές σας αποθηκεύονται αυτόματα στο συνημμένο αρχείο.
- Εάν το αρχείο είναι αποθηκευμένο στο SharePoint, θα υπάρχει η επιλογή επεξεργασίας του αρχείου στο Word, το Excel ή το PowerPoint στο επάνω μέρος.
Εάν δεν υπάρχει σύνδεση "Προεπισκόπηση" ή " Επεξεργασία αρχείου" :
1. Επιλέξτε Κάντε κλικ για λήψη ή Λήψη και αποθηκεύστε το αρχείο στον υπολογιστή σας.
2. Επεξεργαστείτε το αρχείο.
3. Αποστείλετε το στον Viva Engage βρίσκοντας την αρχική έκδοση και επιλέγοντας Αποστολή νέας έκδοσης στη λίστα Ενέργειες αρχείου.

Προεπισκόπηση ή επεξεργασία αρχείου από ομάδα

Σε μια ομάδα, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχεία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα του αρχείου. Αυτό εμφανίζει το αρχείο στο πλαίσιο της συνομιλίας στην οποία δημοσιεύτηκε.
Για να κάνετε προεπισκόπηση του αρχείου, επιλέξτε Κάντε κλικ εδώ για να προβάλετε το έγγραφο. Εάν είναι δυνατή η προεπισκόπηση του αρχείου, θα εμφανιστεί η προεπισκόπηση.
Για να επεξεργαστείτε το αρχείο, στη λίστα Ενέργειες αρχείου στα δεξιά, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία αρχείου.
- Κάντε τις αλλαγές που θέλετε χρησιμοποιώντας το Office Online. Για να διακόψετε την επεξεργασία σε ένα Office Online, κλείστε την καρτέλα στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Οι αλλαγές σας αποθηκεύονται αυτόματα στο συνημμένο αρχείο.
- Εάν το αρχείο είναι αποθηκευμένο στο SharePoint, υπάρχει η επιλογή για επεξεργασία του αρχείου σε Word, Excel ή PowerPoint στο επάνω μέρος.
Εάν η επιλογή Επεξεργασία αρχείου δεν είναι διαθέσιμη στη λίστα Ενέργειες αρχείου :
1. Στη λίστα Ενέργειες αρχείου , κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη και αποθηκεύστε το αρχείο στον υπολογιστή σας.
2. Επεξεργαστείτε το αρχείο.
3. Αποστείλετε το στον Viva Engage βρίσκοντας την αρχική έκδοση και επιλέγοντας Αποστολή νέας έκδοσης στη λίστα Ενέργειες αρχείου.

Προεπισκόπηση ή επεξεργασία αρχείου από τη λίστα αρχείων Viva Engage

Για να βρείτε ένα αρχείο όταν δεν είστε βέβαιοι σε ποια κοινότητα βρίσκεται, επιλέξτε το εικονίδιο ρυθμίσεων , επιλέξτε Αρχεία και, στη συνέχεια, εξερευνήστε την πιο πιθανή θέση για το αρχείο σας.

Σε αυτή την προβολή, οι ενέργειες αρχείου είναι όλες διαθέσιμες στο αναπτυσσόμενο μενού στη στήλη Τελευταία ενημέρωση στις .
Για να κάνετε προεπισκόπηση ενός αρχείου, στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Προεπισκόπηση.

Εάν η προεπισκόπηση δεν υπάρχει στη λίστα, δεν είναι διαθέσιμη για αυτόν τον τύπο αρχείου.
Για να επεξεργαστείτε ένα αρχείο, στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Επεξεργασία.
- Κάντε τις αλλαγές που θέλετε χρησιμοποιώντας το Office Online. Για να διακόψετε την επεξεργασία σε ένα Office Online , κλείστε την καρτέλα στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Οι αλλαγές σας αποθηκεύονται αυτόματα στο συνημμένο αρχείο.
- Εάν το αρχείο είναι αποθηκευμένο στο SharePoint, θα υπάρχει η επιλογή επεξεργασίας του αρχείου στο Word, το Excel ή το PowerPoint στο επάνω μέρος.
Εάν η επιλογή Επεξεργασία δεν είναι διαθέσιμη στη λίστα:
1. Επιλέξτε Λήψη και αποθηκεύστε το αρχείο στον υπολογιστή σας.
2. Επεξεργαστείτε το αρχείο.
3. Αποστείλετε το στον Viva Engage βρίσκοντας την αρχική έκδοση και επιλέγοντας Αποστολή νέας έκδοσης στη λίστα Ενέργειες αρχείου.

Εργασία με αρχείο από το SharePoint

Για περισσότερες επιλογές για αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο SharePoint, όπως η ανάληψη ελέγχου του αρχείου, επιλέξτε τη σύνδεση Βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint στη σελίδα της συνδεδεμένης ομάδας σας και μεταβείτε στο φάκελο Εφαρμογές.

Για πληροφορίες σχετικά με την εργασία με αρχεία από το SharePoint, ανατρέξτε στο θέμα Επεξεργασία εγγράφου σε βιβλιοθήκη εγγράφων, Ανάληψη ελέγχου, μεταβίβαση ελέγχου ή απόρριψη αλλαγών σε αρχεία μιας βιβλιοθήκης ή Επεξεργασία και διαχείριση δικαιωμάτων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint.

Συνήθεις ερωτήσεις

Ε: Πώς μπορώ να βεβαιωθώ ότι οι αλλαγές μου σε ένα αρχείο του Office Online έχουν αποθηκευτεί;

Α: Οι αλλαγές αποθηκεύονται καθώς τις πραγματοποιείτε στο Office Online. Για να ελέγξετε ότι οι αλλαγές σας βρίσκονται στο αρχείο, ανανεώστε το πρόγραμμα περιήγησης και δείτε την προεπισκόπηση του αρχείου.

Ε: Γιατί ορισμένα αρχεία Word, PowerPoint ή Excel είναι μόνο για ανάγνωση;

Α: Εάν η σύνδεση Επεξεργασία λείπει για αρχεία Word, PowerPoint ή Excel, αυτό σημαίνει ότι η εταιρεία σας έχει λάβει τα αρχεία Viva Engage που είναι αποθηκευμένα στο SharePoint. Θα πρέπει να κάνετε λήψη και εκ νέου αποστολή του εγγράφου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επεξεργασία αρχείου που έχει αποσταλεί προηγουμένως όταν η Viva Engage συνδεδεμένη ομάδα αποθηκεύει τώρα αρχεία στο SharePoint.

Ε: Όταν εργάζομαι με έναν τύπο αρχείου που είναι αποθηκευμένος σε Viva Engage τον οποίο δεν μπορώ να επεξεργαστώ στο Viva Engage, μπορώ να αντικαταστήσω την προηγούμενη έκδοση με την ενημερωμένη;

Α: Για τύπους αρχείων εκτός από Word, PowerPoint και Excel, ναι. Βρείτε την αρχική έκδοση του αρχείου στο Viva Engage και επιλέξτε Αποστολή νέας έκδοσης στη λίστα Ενέργειες αρχείου. Η αποστολή μιας νέας έκδοσης δεν είναι διαθέσιμη για έγγραφα Word, Excel ή PowerPoint: η παρακολούθηση εκδόσεων για αυτούς τους τύπους αρχείων είναι δυνατή μόνο εάν οι αλλαγές γίνονται με χρήση του Office Online.

Ε: Πώς μπορώ να βεβαιωθώ ότι δεν θα αλλάξει κανείς το αρχείο μου;

Α: Εάν το αρχείο σας είναι αποθηκευμένο στο Viva Engage, ζητήστε από ένα διαχειριστή ομάδας να κάνει κλικ στο όνομά του και, στη συνέχεια, στη λίστα Ενέργειες αρχείου στα αριστερά, επιλέξτε Σήμανση επίσημων αλλαγών και Κλείδωμα αλλαγών.

Το αρχείο εμφανίζεται με ένα κίτρινο αστέρι.
Εάν το αρχείο σας είναι αποθηκευμένο στο SharePoint, μπορείτε να αναλάβετε τον έλεγχο του αρχείου για να βεβαιωθείτε ότι κανείς άλλος δεν μπορεί να το ανοίξει ή μπορείτε να αλλάξετε τα δικαιώματα του SharePoint στο αρχείο.
1. Για να βρείτε το αρχείο στο SharePoint, κάντε κλικ στη σύνδεση Βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint στη συνδεδεμένη σελίδα της ομάδας σας και μεταβείτε στο φάκελο Εφαρμογές.
2. Ακολουθήστε τις οδηγίες του SharePoint στο θέμα Ανάληψη ελέγχου, μεταβίβαση ελέγχου ή απόρριψη αλλαγών σε αρχεία σε μια βιβλιοθήκη ή Επεξεργασία και διαχείριση δικαιωμάτων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint.

Μάθετε περισσότερα

Πού αποθηκεύονται τα αρχεία Viva Engage μου;