Správa nastavení rozvrhu vašeho týmu ve Směnách

V tomto článku

• Nastavení časového pásma

• Nastavení začátku týdne

• Kopírování směn

• Otevřené směny

• Prohození žádostí o směnu

• Nabídky žádostí o směny

• Žádosti o volno

• Přidání nebo úprava důvodů časového limitu

• Píchací hodiny

• Nastavení ovládacích prvků ochrany osobních údajů pro viditelnost směn

Nastavení časového pásma

Nastavte časové pásmo, abyste zajistili, že se směny vašeho týmu zobrazí ve správném časovém pásmu v závislosti na poloze vašeho týmu. V části Časové pásmo týmu vyberte časové pásmo umístění vašeho týmu a pak v části Nejbližší město zvolte město, které je nejblíže umístění vašeho týmu.  

Nastavení začátku týdne

V závislosti na konkrétních datech vaší organizace můžete chtít upravit začátek pracovního týdne na jiný den. V části Začátek týdne zvolte den v týdnu, ve který chcete plány začínat.

Kopírování směn

Při nastavování plánů můžete chtít kopírovat a vkládat směny (včetně otevřených směn) z jednoho dne na další.  

Zvolte, jestli se mají zahrnout aktivity při kopírování směn. Pokud je zapnuto, aktivity, které jste přidali do původních směn, se automaticky zahrnou a zkopírují do nových směn.

Otevřené směny

Zvolte, jestli chcete publikovat otevřené směny podle plánu, o který mají pracovníci požádat.

Prohození žádostí o směnu

Zvolte, jestli pracovníci můžou vytvářet žádosti o výměnu směn se spolupracovníky. 

Když je prohození směnzapnuté: 

• Všechny žádosti o odkládací směny od svého týmu můžete zobrazit a schválit nebo odmítnout. Obdržíte také oznámení, když pracovníci podají požadavky. 

• Vaši pracovníci můžou:

  • Vytvořte žádosti o výměnu směn se spolupracovníkem v týmu.

  • Umožňuje spravovat a přijímat oznámení o žádostech o odhození směn, které jim přijde od spolupracovníka.

  • Sledujte vlastní žádosti o prohození směn, včetně probíhajících a čekajících na schválení nadřízeným.

Pokud je prohození směnvypnuté:

• Můžete spravovat všechny žádosti o odkládací směnu, které byly provedeny před vypnutím tohoto nastavení.

• Vaši pracovníci nemůžou vytvářet žádosti o prohození směn. Stále můžou sledovat všechny žádosti o odkládací směny, které vytvořili, a spravovat ty, které jim přišly od jiných spolupracovníků před vypnutím tohoto nastavení.   

Nabídky žádostí o směny

Zvolte, jestli můžou pracovníci vytvářet žádosti o nabízení směn spolupracovníkům.

Když je směna nabídky zapnutá: 

• Žádosti o směnu nabídek můžete zobrazit a schválit nebo odmítnout od svého týmu. Obdržíte také oznámení, když pracovníci podají požadavky. 

• Vaši pracovníci můžou:

  • Vytvořte žádosti, abyste mohli nabídnout své směny spolupracovníkovi v týmu.

  • Umožňuje spravovat a přijímat oznámení o žádostech o směny nabídek, které k nim přicházejí od jiného spolupracovníka.

  • Sledujte vlastní žádosti o směnu nabídek, včetně probíhajících a čekajících na schválení manažerem.

Pokud je nabídka směnvypnutá:  

• Můžete spravovat všechny žádosti o směnu nabídky, které byly provedeny před vypnutím tohoto nastavení.

• Vaši pracovníci nemůžou vytvářet žádosti o nabízení směn. Stále můžou sledovat všechny žádosti o směnu nabídek, které vytvořili, a spravovat ty, které jim přišly od spolupracovníků před vypnutím tohoto nastavení.

Žádosti o volno

Zvolte, jestli pracovníci můžou vytvářet žádosti o volno.

Když jsou žádosti o volnozapnuté: 

• Máte tyto možnosti:

  • Přiřaďte a sdílejte volno všem pracovníkům ve vašem týmu.

  • Zobrazte a schvalte nebo odmítněte žádosti o volno od vašeho týmu. Můžete také dostávat oznámení, když pracovníci podají požadavky.

Vaši pracovníci můžou: 

• Umožňuje zobrazit a přijímat oznámení o přiřazených časových volnech.

• Vytvořte žádosti o volno.

• Sledujte vlastní žádosti o volno, včetně probíhajících žádostí a čekajících na schválení nadřízeným.

Pokud jsou žádosti o volnovypnuté:  

• Stále můžete přiřadit a sdílet volno libovolnému pracovníkovi ve vašem týmu a spravovat všechny žádosti o volno, které byly podány před vypnutím tohoto nastavení.

• Vaši pracovníci nemůžou vytvářet žádosti o volno. I když je jim přiřazený čas volna, budou dostávat oznámení. Můžou také sledovat všechny žádosti o volno, které provedli před vypnutím tohoto nastavení. 

Přidání nebo úprava důvodů časového limitu

Přidejte nebo změňte důvody časového volna, které se vám a vašemu týmu zobrazují ve Směnách.

Tyto možnosti použijete, když zaměstnancům ve vašem týmu přiřadíte pracovní volno a zaměstnanci si z těchto možností vyberou, když o volno požádají.  

Směny zahrnují tyto výchozí důvody volna: Dovolená, Den nemoci, Volno, Rodičovská dovolená a Neplacené. Můžete je přejmenovat, změnit jejich ikony nebo je odebrat a můžete si vytvořit vlastní důvody časového volna.

Píchací hodiny

Díky časovým hodinám může váš tým ve směnách nahrávat a mimo směny, zaznamenávat přestávky během směn a když jsou na mobilních směnách, upravovat a potvrzovat záznamy časového výkazu. Další informace najdete v tématu Hodinový přechod a odhlášení pomocí směn. 

Můžete vyexportovat a zobrazit sestavu času vašeho týmu pro libovolné období. 

Při nastavování časových hodin můžete zahrnout zjišťování polohy (volitelné) a zaznamenávat, jestli pracovní procesy nastavily a odchádly z vámi nastaveného umístění. 

Zapnutí časových hodin:

1. Vyberte Zapnout časové hodiny.  

2. Pokud chcete zahrnout zjišťování polohy, vyberte Zahrnout zjišťování polohy pro mobilní aplikaci a vyplňte souřadnice místa, odkud očekáváte, že pracovníci budou přicházet a odcházet.  

   K získání souřadnic budete potřebovat mapový systém, jako je Mapy Bing nebo Mapy Google. 

   • Přejděte na Mapy Bing a zadejte adresu, pro kterou chcete získat souřadnice. Jakmile se zobrazí výsledek, přejděte do podokna s informacemi na levé straně. V části Okolí uvidíte informace, jako je země nebo oblast adresy. Souřadnice se nacházejí přímo pod tímto umístěním. 

   • Přejděte na Mapy Google a zadejte adresu, pro kterou chcete získat souřadnice. Jakmile se zobrazí výsledek, klikněte pravým tlačítkem myši na červený špendlík na mapě a zobrazte souřadnice.

3. Po zapnutí časových hodin můžete výběrem možnosti Exportovatexportovat a zobrazit sestavu časového výkazu vašeho týmu.
   
   

Nastavení ovládacích prvků ochrany osobních údajů pro viditelnost směn

Určete, jak daleko v minulosti můžou pracovníci vidět směny ostatních a úroveň podrobností, které vidí.  

Úroveň viditelnosti můžete řídit pomocí následujících nastavení:

• Povolit zaměstnancům zobrazit všechny směny v minulosti: Zapnutím umožníte zaměstnancům zobrazit všechny směny svých spolupracovníků v minulosti. Pokud chcete omezit přehled o minulých směnách, vypněte toto nastavení a pak vyberte dobu (v měsících).

• Umožnit zaměstnancům zjistit, proč ostatní zaměstnanci požádali o volno, a všechny poznámky, které zahrnuli do žádosti o volno: Vypnutí vypněte, pokud chcete, aby pracovníci viděli pracovní volno svých spolupracovníků obecným způsobem, bez přístupu k poznámkám nebo konkrétním důvodům. 

• Povolit zaměstnancům zobrazit poznámky ke směnám, aktivity a přestávky zahrnuté ve směnách ostatních zaměstnanců: Vypnutím omezíte úroveň podrobností, které pracovníci uvidí ve směnách ostatních zaměstnanců.

Pro správce IT

Směny pro vaši organizaci v první linii