Přehled: Zásady správného řízení, oprávnění a sdílení webů pro vlastníky webu
Applies ToSharePoint Server – vydání s předplatným SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint v Microsoftu 365 SharePoint Foundation 2013 SharePoint v Microsoftu 365 Small Business SharePoint provozovaný společností 21Vianet

Tento článek slouží jako přehled nápadů a osvědčených postupů pro model zásad správného řízení vašeho webu. Pokud jste vlastníkem webu, vytvořte model zásad správného řízení, který bude řešit zásady, procesy, role a odpovědnosti webu. Takový model vám pomůže spravovat, jak uživatelé používají váš web. Můžete třeba chtít vyžadovat rezervace souborů, aby se několik lidí nepokoušelo soubor upravovat současně. 

Poznámka: Mnoho pravidel sdílení a oprávnění určuje správce SharePointu. Tento článek slouží jako základní průvodce, který vám pomůže pochopit, co můžete jako vlastník webu řídit. Ve spolupráci se správcem SharePointu můžete provádět změny ve strategii zásad správného řízení vaší organizace.

Role a odpovědnosti za podporu webu

Definováním rolí a zodpovědností při plánování a vytváření webu snížíte potřebu vyčistit nebo reorganizovat web, když se zaměstnanci obměňují nebo oddělují z týmu. Zásady správného řízení webu by měly zvážit zahrnutí plánu školení uživatelů, monitorování využití webu, auditování obsahu a informování členů týmu, kteří web spravují. 

Zvažte stanovení priorit a definování následujících možností:

  • Školení webu pro vlastníky webu: Poskytuje základní školení pro navigaci, vyhledávání a správu dokumentů pro nové vlastníky webu.

  • Podpora webu: Přiřaďte do svého týmu určeného odborníka na web, který bude řešit problémy a být kontaktním členem správce SharePointu.

  • Pokyny pro vytváření a používání webu: Organizace často nastínila firemní zásady týkající se vytváření webů. Uveďte aktuální odkaz na příslušné pokyny a uveďte kontaktní informace pro vlastníky webu a autory obsahu v případě, že potřebují pomoc. 

  • Publikování a auditování obsahu: Naplánujte auditování obsahu webu a stránky tak často, jak je potřeba, aby byl web relevantní. Vytvořte plán auditu a přiřaďte vlastníky obsahu pro velké seznamy a knihovny. 

Výchozí skupiny služby SharePoint

Titul

Výchozí úroveň oprávnění

Používá se pro

Vlastník

Úplné řízení

Lidé, kteří musí být schopni spravovat oprávnění, nastavení a vzhled webu.

Člen

Úpravy a přispívání

Lidé, kteří musí být schopni upravovat obsah webu. Úroveň oprávnění závisí na šabloně webu, která byla použita k vytvoření webu.

Návštěvník

Jen pro čtení

Lidé, kteří musí mít možnost zobrazit obsah webu, ale nesmí ho upravovat.

Moderní zásady správného řízení webů

V moderním SharePointu je zásady správného řízení webu důležitější než v předchozích verzích, protože je k dispozici větší kontrola a možnosti pro nové povolení vytváření webů. Zásady správného řízení vaší organizace budou záviset na tom, jak velkou kontrolu organizace potřebuje nad obsahem, což bude určovat podrobnosti o vytváření webů a zásadách správného řízení vlastníka webu. Správce SharePointu vám může pomoct pochopit zásady týkající se požadavků na zabezpečení, předpisů státní správy, firemního brandingu, přístupnosti a pokynů pro školení. Než vytvoříte plán zásad správného řízení webu, spolupracujte se správcem SharePointu, abyste se dozvěděli více o zásadách vytváření webů a používání webu ve vaší organizaci.

Moderní struktura navigace na sharepointovém webu

Nejúčinnější sharepointové weby pomáhají uživatelům rychle najít to, co potřebují, aby mohli informace, které najdou, použít k rozhodování, dozvědět se o tom, co se děje, získat přístup k nástrojům, které potřebují, nebo se spojit s kolegy, aby mohli problém vyřešit. Přečtěte si další informace o plánování navigace na webu v SharePointu.

Součástí vaší informační architektury může být klasifikace informací. Pokud informace, které publikujete, mají pro společnost vysokou hodnotu, vyžadují zvláštní zabezpečení nebo se na ně vztahují pravidla dodržování právních předpisů, zvažte nastavení klasifikačního schématu pro identifikaci konkrétních typů obsahu, které je potřeba pečlivě spravovat. Po uspořádání informací do konkrétních seznamů a knihoven můžete pomocí funkcí zásad správného řízení spravovat způsob zobrazení obsahu.

Moderní architektura SharePointu je navržená tak, aby byla flexibilní a přichycená k měnícím se potřebám vaší organizace. Moderní weby je možné přidružit k centrálním webům. Přidružené weby pak budou sdílet navigaci a branding s centrem, a pokud to vlastníci webu schválí, můžou také sdílet oprávnění centra.

Při určování navigační struktury webu vezměte v úvahu následující skutečnosti:

  • Jaký druh obsahu budete mít na webu? Jak se to přeloží na stránky, seznamy a knihovny?

  • Jak budou na webu prezentovány informace?

  • Jak budou uživatelé webu procházet web?

  • Jak se budou informace cílit na konkrétní cílové skupiny?

  • Jak bude vyhledávání nakonfigurováno a optimalizováno?

Správa oprávnění na moderních webech

Integrita, důvěrnost a ochrana osobních údajů důležitých informací vaší organizace závisí na tom, jak je váš web zabezpečený – konkrétně na tom, komu se rozhodnete udělit přístup k vašemu webu. Správa oprávnění na moderních webech zahrnuje uživatele i skupiny uživatelů. Oprávnění v moderních komunikačních a týmových webech pocházejí ze šablon webů, které poskytují různé možnosti. pro každý web.

Komunikační weby nejsou přidružené ke skupinámMicrosoft 365 a mají tři výchozí role – vlastníci webu, členové webu a návštěvníci webu. 

Tady je několik tipů, které byste měli mít na paměti při vývoji strategie oprávnění:

  • Dodržujte princip nejnižších oprávnění: Poskytněte uživatelům nejnižší úrovně oprávnění, které potřebují k provádění přiřazených úkolů.

  • Použijte standardní výchozí skupiny: Udělte uživatelům přístup tím, že je přidáte do standardních výchozích skupin (například Členové, Návštěvníci a Vlastníci).

  • Zvažte segmentování obsahu podle úrovně zabezpečení: Vytvořte web nebo knihovnu speciálně pro citlivé dokumenty, místo toho, aby byly rozptýlené ve větší knihovně a chráněné jedinečnými oprávněními.

Moderní oprávnění webu podle názvu

Titul

Úroveň oprávnění

Má oprávnění k:

Vlastník webu

Úplné řízení

Kromě všeho, co může člen webu dělat, můžou vlastníci také:

Změna motivu webu

Změna rozložení navigace

Změna loga webu

Přidání nebo odebrání vlastníků webu

Upravit nastavení člena webu

Přidání nebo odebrání návštěvníků webu

Upravit nastavení webu

Odstranění webu

Přidání skupiny Microsoftu 365

Přidružení webu k centru

Člen webu

Úpravy a přispívání

Přidání, úprava a odstranění seznamů

Přidání, úprava a odstranění knihoven dokumentů

Přidání nebo odebrání členů webu

Přidávání, úpravy a odebírání dokumentů

Přidání, úprava a odstranění stránky

Přidání, úprava a odstranění příspěvku

Přidání, úprava a odstranění oddílů stránky

Přidání, úprava a odstranění webových částí

Přidání, úprava a odstranění navigace na webu

Vytvoření nebo odstranění šablon stránek

Zobrazení metrik využití webu

Návštěvník webu

Jen pro čtení

Zobrazení obsahu

Další zdroje informací pro vlastníky webu:

Zásady správného řízení webu

Důležitou, ale často neviditelnou součástí jakéhokoli webu je jeho model zásad správného řízení – sada zásad, rolí, zodpovědností a procesů, které vytvoříte, abyste určili, jak lidé ve vaší skupině používají SharePoint.

Mnoho organizací používá model zásad správného řízení pro weby na úrovni Centrální správy nebo kolekce webů, které může vytvářet a udržovat it oddělení nebo tým. Jako vlastník webu musíte zjistit, jestli už pro kolekci webů nebo farmu existuje model zásad správného řízení. Pokud ano, můžete ho použít k vedení uživatelů webu nebo vytvořit další model zásad správného řízení, který bude řešit konkrétní problémy. Pokud jste například vlastníkem webu podřízeného webu v kolekci webů, například klasického týmového webu, může být vhodné vytvořit vlastní další model zásad správného řízení. pro řešení konkrétních problémů v podřízené lokalitě.

Model zásad správného řízení pro web usnadňuje uživatelům webu vědět, kdy mají vytvořit nový podřízený web, seznam nebo jiný obsah webu. Zajišťuje, aby se podřízené weby a obsah vyřadily, když jsou zastaralé, aby se ušetřilo místo v úložišti a aby výsledky hledání byly přesné. Poskytuje uživatelům přístup ke správnému obsahu. Umožňuje zachovat branding webu v celém případě stejným způsobem tím, že dává vlastníkům podřízených webů vědět, jaké šablony a motivy jsou k dispozici. Usnadňuje také změnu vlastníka webu, když lidé opustí organizaci nebo se změní role.

Dobrý model zásad správného řízení pro web by se měl zaměřit na následující části:

  • Vytváření webů

  • Správa oprávnění

  • Architektura informací

  • Životní cyklus a vyřazení webu

  • Limity úložiště

  • Klasifikace informací

  • Vlastní nastavení

  • Ochrana dat

  • Navigace

  • Hledání

  • Role a odpovědnosti za podporu webu

O některých částech předchozího seznamu už může rozhodnout model zásad správného řízení na úrovni kolekce webů nebo na úrovni organizace, například to, kolik prostoru úložiště máte pro svůj web a jaké druhy přizpůsobení můžete udělat pro vzhled a chování webu. Ostatní nemusí být relevantní v závislosti na tom, jak složitý je týmový web a kolik lidí ho používáte. Ale i když o těchto tématech nemusíte rozhodovat, je dobré vědět, jaká rozhodnutí byla učiněna, abyste mohli informovat uživatele webu a řádně vynucovat zásady.

Vytvoření podřízenho webu

Můžete chtít, aby členové vašeho týmu mohli na týmovém webu vytvářet podřízené weby pro použití na konkrétních projektech.

Schopnost spontánně vytvářet nové podřízené weby může být pro skupinu velkou výhodou, ale neomezené vytváření webů se může vymknou z rukou. Když se podřízené weby volně rozmnožují, mohou nastat problémy. Příklady:

  • Pro uživatele je obtížné najít správný podřízený web nebo si být jistí, jestli ho mají.

  • Informace je možné duplikovat v několika podřízených webech, což využívá nákladný prostor úložiště a vyžaduje duplicitní úsilí, aby se jejich údržba zachovala.

  • Zastaralé informace se můžou na podřízených webech nacházet po několik let a zobrazovat se ve výsledcích hledání. Může být obtížné zjistit, jaká verze informací je správná.

  • Správa oprávnění pro velké množství podřízených webů se může stát hlavní povinností a uživatelé můžou neúmyslně skončit s přístupem k informacím, které by ve skutečnosti neměli mít.

  • Když zaměstnanci skupinu opustí, podřízené weby, které vytvoří, můžou být opuštěné, což může vést k nejasnostem a zahlceným výsledkům hledání pro ostatní uživatele webu.

Můžete ušetřit čas a energii, pokud nastavíte některé zásady pro vytváření webů, které řeší následující oblasti:

  • Kdo smí vytvářet podřízené weby?

  • Je potřeba nové podřízené weby předem schválit? Pokud ano, jaká jsou kritéria pro schválení a kdo schválení uděluje?

  • Měly by nové podřízené weby používat zavedené šablony a motivy?

  • Kolik informací může být uloženo na webu? To znamená, kolik místa na disku serveru může zabírat?

  • Jaká jsou pravidla pro zahrnutí navigačních strategií na webu?

  • Jak dlouho by se měly informace ukládat na podřízených webech, než se odstraní nebo archivují?

Další informace najdete v tématu Vytvoření webu nebo podřízeného webu .

Správa oprávnění

Integrita, důvěrnost a ochrana osobních údajů důležitých informací vaší organizace závisí na tom, jak je váš web zabezpečený – konkrétně na tom, komu se rozhodnete udělit přístup k vašemu webu.

Udělení a omezení přístupu k webu se označuje jako správa oprávnění a je to jedna z nejdůležitějších povinností vlastníka webu.

Tady je několik tipů, které byste měli mít na paměti při vývoji strategie oprávnění.

  • Dodržujte princip nejnižších oprávnění: Poskytněte uživatelům nejnižší úroveň oprávnění, kterou potřebují k provádění přiřazených úkolů.

  • Udělte uživatelům přístup tím, že je přidáte do standardních výchozích skupin (například Členové, Návštěvníci a Vlastníci). Nastavte většinu lidí do skupin Členové nebo Návštěvníci a omezte počet osob ve skupině Vlastníci.

  • Pomocí dědičnosti oprávnění můžete vytvořit čistou a snadno vizualizovatelné hierarchii. To znamená, že se vyhněte udělování oprávnění jednotlivcům a místo toho pracujte se skupinami. Pokud je to možné, nechte podřízené weby jednoduše dědit oprávnění z týmového webu a nemít jedinečná oprávnění.

  • Uspořádejte obsah tak, aby využíval dědičnost oprávnění: Zvažte segmentování obsahu podle úrovně zabezpečení – vytvořte web nebo knihovnu speciálně pro citlivé dokumenty, místo toho, aby byly rozptýlené ve větší knihovně a chráněné jedinečnými oprávněními.

Informace o nastavení oprávnění najdete v tématech Principy úrovní oprávnění na SharePointu nebo Upravit oprávnění pro seznam, knihovnu nebo jednotlivé položky .

Architektura informací

Informační architektura webu se podobá obsahu knihy: Určuje, jak jsou informace na tomto webu – jeho webové stránky, dokumenty, seznamy a data – uspořádány a prezentovány uživatelům webu. Informační architektura se často zaznamenává jako hierarchický seznam obsahu webu, hledaných klíčových slov, datových typů a dalších konceptů.

Pokud chcete vytvořit informační architekturu, musíte analyzovat informace, které se mají na webu zobrazit. Tady jsou některé otázky, které můžete použít k vývoji informační architektury:

  • Jaký druh obsahu budete mít na webu? Jak se to přeloží na podřízené weby, seznamy, knihovny atd.?

  • Jak budou na webu prezentovány informace?

  • Jak budou uživatelé webu procházet web?

  • Jak budou informace zacíleny na konkrétní cílové skupiny?

  • Jak bude vyhledávání nakonfigurováno a optimalizováno?

Součástí vaší informační architektury může být klasifikace informací.

Pokud informace, se kterými pracujete, mají pro společnost vysokou hodnotu, vyžadují zvláštní zabezpečení nebo se na ně vztahují pravidla dodržování právních předpisů, můžete nastavit klasifikační schéma, které identifikuje konkrétní typy obsahu, které je potřeba pečlivě spravovat.

Po uspořádání informací do konkrétních seznamů a knihoven můžete pomocí funkcí zásad správného řízení spravovat způsob správy obsahu. Příklady:

Vyžadovat rezervace souborů

Pokud potřebujete soubor rezervovat, zajistíte, aby soubor mohl upravovat pouze jeden uživatel, dokud nebude vrácen se změnami. Vyžadování rezervovaných dokumentů zabrání více lidem v provádění změn současně, což může vést ke konfliktům při úpravách a vést k nejasnostem. Vyžadování rezervace může také pomoct členům týmu, aby při vracení souboru se změnami přidali komentář, abyste mohli snadněji sledovat, co se v jednotlivých verzích změnilo. Další informace najdete v článku Nastavení knihovny tak, aby byla vyžadována rezervace souborů.

Sledování verzí

Pokud potřebujete zachovat předchozí verze souborů, knihovny vám můžou pomoct soubory sledovat, ukládat a obnovovat. Můžete se rozhodnout sledovat všechny verze stejným způsobem. Nebo můžete některé verze označit jako hlavní, například přidat novou kapitolu do příručky a některé verze jako podverze, například opravit pravopisnou chybu. Pokud chcete usnadnit správu prostoru úložiště, můžete zvolit počet jednotlivých typů verzí, které chcete uložit. Další informace o správě verzí najdete v článku Jak funguje správa verzí v seznamu nebo knihovně.

Můžete určit, že se vyžaduje schválení dokumentu. Dokumenty zůstávají v čekajícím stavu, dokud je neschválili nebo neodmítli někdo, kdo k tomu má oprávnění. Můžete určit, které skupiny uživatelů můžou dokument zobrazit před jeho schválením. Tato funkce může být užitečná, pokud vaše knihovna obsahuje důležité pokyny nebo postupy, které je potřeba dokončit, než je ostatní uvidí. Další informace o schvalování dokumentů najdete v tématu Vyžadování schválení položek v seznamu nebo knihovně webu.

Knihovny podporují technologii RSS, aby členové vaší pracovní skupiny mohli automaticky přijímat a zobrazovat aktualizace nebo informační kanály zpráv a informací v konsolidovaném umístění. Technologii RSS můžete použít k upozornění na jakékoli změny v knihovně, například při změně souborů uložených v knihovně. Informační kanály RSS umožňují členům vaší pracovní skupiny zobrazit konsolidovaný seznam souborů, které se změnily. Můžete také vytvořit e-mailová upozornění, abyste byli upozorněni na změnu souborů. Další informace o informačních kanálech RSS najdete v tématu Správa informačních kanálů RSS pro web nebo kolekci webů.

Knihovna dokumentů nebo typ obsahu může používat pracovní postupy, které vaše organizace definovala pro obchodní procesy, jako je například správa schvalování nebo revize dokumentů. Vaše skupina může u svých dokumentů, označovaných jako pracovní postupy, použít obchodní procesy, které určují akce, které je třeba provést v posloupnosti, například schvalování nebo překlad dokumentů. Pracovní postup je automatizovaný způsob přesouvání dokumentů nebo položek prostřednictvím posloupnosti akcí nebo úkolů. Ve výchozím nastavení jsou pro knihovny k dispozici tři pracovní postupy: Schválení, které směruje dokument ke schválení skupině osob; Shromáždit zpětnou vazbu, která směruje dokument skupině lidí pro zpětnou vazbu a vrátí dokument osobě, která pracovní postup iniciovala, jako kompilaci. a Shromáždit podpisy, které směrují dokument skupině lidí, aby shromáždila jejich digitální podpisy. Další informace o pracovních postupech najdete v tématu Přehled pracovních postupů zahrnutých do SharePointu.

Pokud vaše skupina pracuje s několika typy souborů, jako jsou listy, prezentace a dokumenty, můžete rozšířit funkce knihovny povolením a definováním více typů obsahu. Typy obsahu přidávají flexibilitu a konzistenci napříč několika knihovnami. Každý typ obsahu může určit šablonu a dokonce i procesy pracovního postupu. Šablony slouží jako výchozí bod pro formátování a jakýkoliv často používaný text a pro vlastnosti, které se vztahují k dokumentům tohoto typu, jako je název oddělení nebo číslo smlouvy. Další informace o typech obsahu najdete v tématu Úvod k typům obsahu a publikování typů obsahu.

Pokud máte skupinu citlivých souborů a bylo by užitečné vědět, jak se dokumenty používaly, můžete definovat zásady, které vám umožní auditovat sledování událostí, jako jsou změny souborů, kopie nebo odstranění. Informace o nastavení auditování najdete v tématu Konfigurace nastavení auditu pro kolekci webů.

Životní cyklus a vyřazení webu

Weby, jako jsou pracovní weby dokumentů a diskuzní weby, mají tendenci se posouvat, když už nejsou užitečné, protože využívají cenný úložný prostor a zabírají výsledky hledání. Je vhodné nastavit plán pro kontrolu webů a jejich obsahu (alespoň jednou ročně), abyste zjistili, jestli stojí za to je udržovat.

Je také dobré mít na paměti, že větší model zásad správného řízení vaší organizace může být také na pozoru pro zastaralé weby. Správce může například automaticky odstranit weby, které byly nedotčeny po dobu 90 dnů. Jako vlastník webu byste dostali e-mail s upozorněním, že k tomu dojde. Další informace o zásadách životního cyklu a vyřazení z provozu najdete v tématu Zásady uzavření webu.

Limity úložiště

Správce možná nastavil limit velikosti diskového úložiště, které může vaše skupina používat. Musíte zjistit, jestli existuje nějaký limit, a pokud ano, rozhodnout, jak ho budete mezi své weby, stránky a knihovny rozmístit.

SharePoint Server ve výchozím nastavení omezuje velikost jednoho dokumentu, který lze nahrát do knihovny dokumentů, 50 MB. Ve výchozím nastavení také vlastníci týmových webů dostávají upozornění, když úložiště dosáhne 90 % kvóty.

Jakmile zjistíte, jaké jsou vaše limity, můžete pomocí funkcí, jako je sledování verzí nebo auditování, zajistit, že váš web zůstane v jejich mezích. 

Hledání

Obsah se zobrazuje na mnoha místech, včetně webů, seznamů, knihoven, webových částí a sloupců seznamů. Když někdo ve výchozím nastavení prohledá váš web, zobrazí se ve výsledcích hledání veškerý obsah webu a stránek.

Jako vlastník webu můžete zvolit, jestli se obsah na vašem webu zobrazí ve výsledcích hledání. Pokud zabráníte zobrazení obsahu webu ve výsledcích hledání, bude se ve výsledcích hledání blokovat také obsah všech podřízených webů pod ním.

Ve výchozím nastavení se obsah s omezenými oprávněními nezobrazuje ve výsledcích hledání uživatelům, kteří nemají oprávnění k jeho čtení. Můžete to změnit tak, aby se omezený obsah zobrazoval ve výsledcích hledání, ale uživatelé nebudou moct otevřít obsah, ke kterému nemají oprávnění.

Ochrana dat

Funkce zálohování a obnovení chrání vaše data před náhodnou ztrátou. Frekvenci zálohování a rychlost a úroveň obnovení nastavuje správce. Pokud chcete obnovit obsah na webu, přečtěte si další informace o obnovení položek v koši.

Další zdroje informací

Jak vytvořit web

Odstranění webu

Plánování komunikačního webu

Nechte se inspirovat knihou Look

Knihovna produktivity

Potřebujete další pomoc?

Chcete další možnosti?

Prozkoumejte výhody předplatného, projděte si školicí kurzy, zjistěte, jak zabezpečit své zařízení a mnohem více.

Komunity vám pomohou klást otázky a odpovídat na ně, poskytovat zpětnou vazbu a vyslechnout odborníky s bohatými znalostmi.