Nejčastější dotazy k rezervacím, vracení se změnami a verzím

Ne, rezervace souboru změní jenom podmínku souboru tak, aby ho mohli upravovat jenom vy.

Pokud soubor rezervujete a neuložíte ho zpátky, změny se neuloží. Pokud chcete zachovat změny, soubor vždy uložte.

Způsob uložení souboru závisí na editoru nebo nástroji, který používáte. Pokud upravujete textový soubor online, musíte explicitně kliknout na Uložit. Pokud ale upravujete v Microsoft 365 aplikaci, například v Word nebo Excelu, můžete dokument zavřít a automaticky se uloží.

Pokud soubor rezervujete, uložíte ho a pak rezervaci zrušíte, změny se neuloží zpět do knihovny.

Ve výchozím nastavení může soubor změnit každý, kdo má v knihovně dokumentů oprávnění k úpravám. Knihovnu ale můžete nastavit tak, aby před změnou vyžadovala, aby si soubor nejdřív někdo zkontroloval.

K tomuto nastavení musíte být vlastníkem knihovny dokumentů nebo správcem webu nebo mít srovnatelná oprávnění.

1. Otevřete knihovnu, kterou chcete rezervovat.

2. V SharePoint klikněte na Nastavení a potom klikněte na Nastavení knihovny.

   

   V SharePoint 2013 a SharePoint 2016 vyberte Stránka a pak Nastavení knihovny.

   

3. Na stránce Nastavení vyberte Nastavení správy verzí.

   

4. Na stránce Nastavení správy verzí se posuňte dolů a klikněte na Ano u možnosti Vyžadovat, aby byly dokumenty před úpravou rezervovány.

   

Knihovna dokumentů ve výchozím nastavení umožňuje členům s oprávněním k úpravám a úpravám souborů bez jejich rezervace. Pokud tomu chcete zabránit, povolte v knihovně povinné rezervace. K tomuto nastavení musíte být vlastníkem knihovny dokumentů nebo správcem webu nebo mít srovnatelná oprávnění.

1. Otevřete knihovnu, kterou chcete rezervovat.

2. V SharePoint klikněte na Nastavení a potom klikněte na Nastavení knihovny.

   

   V SharePoint 2013 a SharePoint 2016 vyberte Stránka a pak Nastavení knihovny.

   

3. Na stránce Nastavení vyberte Nastavení správy verzí.

   

4. Na stránce Nastavení správy verzí se posuňte dolů a klikněte na Ano u možnosti Vyžadovat, aby byly dokumenty před úpravou rezervovány.

   

Rychlý způsob, jak zjistit, kdo má sloupec rezervovaný, je najet myší na ikonu Rezervováno a zobrazit tip, který vám řekne, kdo má soubor rezervovaný.

Do výchozího zobrazení knihovny můžete také přidat sloupec Rezervováno podle. Všichni tak snadno uvidí, kdo má dokument rezervovaný. Informace o tom, jak přidat sloupec Rezervovaný podle v SharePoint, najdete v tématu Vytvoření sloupce v seznamu nebo knihovně.

Další informace

• Informace o SharePoint 2013 a SharePoint 2016 najdete v tématu Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.

• SharePoint najdete v tématu Vytvoření vlastního zobrazení knihovny dokumentů.

Správa verzí je způsob, jak vytvořit historii změn dokumentu, který vyžaduje řízený cyklus publikování hlavních verzí, nebo hlavní verzí a podverzí.

Zapnutí správy verzí

Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu

Přetažení myší   

Nejběžnější je nahrávání souborů přetažením z počítače nebo síťové složky do knihovny dokumentů. Nejdřív si otevřete knihovnu na webu. Potom na počítači najděte dokumenty, které chcete nahrát, vyberte je a přetáhněte do knihovny na místo s textem Sem přetáhněte soubory.

Pokud možnost přetahování souborů nevidíte, nainstalujte si nejnovější verzi softwaru prohlížeče nebo Microsoft Office. Tato funkce vyžaduje minimálně Office 2013 nebo nejnovější verzi Microsoft Edge, Internet Exploreru, Firefoxu nebo Chromu.

Použití příkazu Otevřít v Průzkumníkovi   

Tento příkaz otevře Průzkumníka Windows na vašem počítači, ale zobrazí strukturu složek na serverovém počítači, na kterém web běží. Čas od času možná budete potřebovat zkopírovat nebo přesunout velké množství dokumentů v knihovně do jiné knihovny.

Například můžete chtít přesunout všechny dokumenty vytvořené před víc než rokem v jedné knihovně do jiné knihovny pro archivaci informací. Nebo si můžete chtít zkopírovat dokumenty z knihovny, kterou vlastníte na jednom webu, do jiné knihovny v podřízeném webu, protože třeba přejdete do jiné pracovní skupiny.

Se soubory ve složce můžete taky manipulovat, například je můžete kopírovat, přejmenovávat, odstraňovat atd.

Použití příkazu pro vytvoření nového dokumentu   

V bublinovém popisku Vytvořit nový soubor klikněte na NAHRÁT EXISTUJÍCÍ SOUBOR. V dialogovém okně, které se zobrazí, klikněte na Procházet a nahrajte jednotlivé soubory.

Výhodou této možnosti je, že funguje bez ohledu na to, jaký prohlížeč nebo verzi prohlížeče zrovna máte.

Související tipy k rezervacím, vracení se změnami a verzím   

Bez ohledu na to, jak soubory na server nahrajete, byste měli vědět, že pokud jsou povolené funkce rezervace souborů, vracení souborů se změnami a správa verzí, platí u nich toto:

• Pokud soubor odesíláte do knihovny, která vyžaduje, aby byly soubory rezervované, máte soubor na začátku rezervovaný. Aby soubor mohli prohlížet a upravovat ostatní uživatelé, je i teď potřeba, abyste soubor vrátili se změnami.

• Pokud je knihovna konfigurovaná tak, aby sledovala verze souborů, obvykle budete nahrávaný soubor přidávat jako novou verzi, která pak bude uložená v historii verzí tohoto souboru.

• Pokud se v knihovně vyžaduje, abyste přidali hodnoty do některých sloupců knihovny, třeba název oddělení nebo číslo projektu, je potřeba upravit hodnoty a vrátit dokument se změnami před dokončením nahrávání.

Další informace

• Informace o SharePoint 2013 a SharePoint 2016 najdete v tématu Nahrávání souborů nebo vytváření souborů v knihovně.

• Informace o SharePoint a Microsoft 365 najdete v tématu Nahrání souborů a složek do knihovny dokumentů.

• Video: Přidávání dokumentů do knihovny

Můžete získat nový dokument, který se má přidat jako nová verze, a to tak, že si můžete rezervovat ukončující dokument a nahradit veškerý obsah novou verzí. Jakmile se rezervovaná verze upraví, vraťte ji se změnami. SharePoint vytvoří novou kopii a zachová starší verze (za předpokladu, že ji pro to máte nakonfigurovanou). Další informace o správě verzí najdete v článku Jak funguje správa verzí v seznamu nebo knihovně.

Ne, v prostředí SharePointu bohužel neexistuje způsob, jak nastavit připomenutí nebo získat datum rezervace dokumentu. Existují aplikační programovací rozhraní (API), která to umožní, ale vyžadují, aby byl napsán vlastní program. Obraťte se na správce nebo návrháře webu.

Při práci s vizuálem watch ikonu rezervovaných nebo přidejte do knihovny sloupec Rezervovaný. Informace o tom, jak přidat sloupec Rezervovaný podle v SharePoint najdete v tématu Vytvoření sloupce v seznamu nebo knihovně.

Pokud soubory nahrajete do knihovny, ve které se musí povinně soubory rezervovat, soubor se pro vás soubory na začátku rezervuje. Vy soubory uvidíte, ale ostatní ne, a to se dá snadno přehlédnout. Aby ostatní viděli a mohli upravovat soubory, nesmíte zapomenout vyplnit všechny povinné vlastnosti a pak soubory vrátit se změnami.

Další informace

• Další podrobnosti o vracení a vracení souborů se změnami v SharePoint najdete v tématu Rezervace nebo vracení souborů se změnami v knihovně dokumentů.

• Další podrobnosti o vracení a vracení souborů se změnami v SharePoint 2013 a SharePoint 2016 najdete v tématu Rezervace, vracení se změnami nebo zahození změn souborů v knihovně .

• Informace o nahrávání souborů do SharePoint 2013 a SharePoint 2016 najdete v tématu Nahrání souborů nebo vytvoření souborů v knihovně.

• Informace o nahrávání souborů do SharePoint najdete v tématu Nahrávání souborů a složek do knihovny dokumentů.

Pokud vám někdo pošle odkaz na soubor na SharePointu a vy na něj kliknete, vždycky se před tím, než soubor začnete upravovat, podívejte do záhlaví okna, jestli tam není napsané, že je soubor jen pro čtení. Pokud ano a pokud jsou v knihovně povolené rezervace souborů, budete si muset soubor rezervovat. Knihovnu jednoduše najdete tak, že se podíváte, jakou má adresu URL.

Pokud je ale soubor dokument Office, například dokument Wordu, Excelu nebo PowerPointu, je to o hodně jednodušší. Nejdřív dokument přepnete do režimu úprav, pak kliknete na kartu Soubor a najdete tlačítko Spravovat verze, které můžete použít pro zarezervování souboru.

Ale může se taky stát, že si už někdo soubor zarezervoval před vámi, takže příkaz Rezervovat by pak nebyl dostupný.

Kolikrát už jsme tuto zprávu asi viděli?

Funkce místních konceptů existuje už v několika verzích. Výběrem možnosti Použít místní složku konceptů můžete soubor převést do režimu offline a usnadnit nalezení souboru v počítači, pokud ho budete potřebovat otevřít později, když nejste připojení k síti. Ve výchozím nastavení se složka nazývá Koncepty SharePointu a nachází se ve složce Dokumenty nebo Dokumenty . Mimochodem, toto dialogové okno se nezobrazí, pokud pro rezervace vyberete dva nebo více souborů.

Ale časy se změnily. Pokud chcete pracovat se soubory offline, je teď nejlepší použít Používání OneDrivu v práci nebo ve škole – jakoukoli knihovnu dokumentů můžete velmi snadno převést do offline režimu a automaticky synchronizovat změny. Používání OneDrivu v práci nebo ve škole se dodává s Office 2013 a taky jako samostatná verze.

Další informace

• Synchronizace OneDrivu nebo jiných sharepointových knihoven s počítačem pomocí OneDrivu

• Stažení bezplatného klienta synchronizační aplikace OneDrivu

Knihovna uspořádaná do složek má často výchozí zobrazení, ve které jsou vidět všechny složky. Pokud potřebujete vrátit se změnami hodně souborů v hodně složkách, vytvořte si nové zobrazení, ve kterém uvidíte všechny soubory v knihovně v jednom zobrazení bez stromové struktury a bez složek. Uděláte to tak, že vyberete možnost Zobrazit všechny položky bez složek v části Složky na stránce Upravit zobrazení. Zároveň si můžete zvětšit limit počtu souborů v zobrazení, abyste viděli všechny soubory najednou – zvýšením hodnoty v poli Počet zobrazovaných položek v části Omezení počtu položek. Daleko jednodušeji pak budete moct vybrat najednou všechny soubory, které budete chtít vrátit se změnami.

Další informace

• Informace o SharePoint 2013 a SharePoint 2016 najdete v tématu Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.

• Informace SharePoint najdete v tématu Vytvoření vlastního zobrazení knihovny dokumentů.

Pokud jste knihovnu synchronizovali s Používání OneDrivu v práci nebo ve škole, můžete si soubory rezervovat v prohlížeči. V prohlížeči se zobrazí ikona Rezervováno , která označuje, že je soubor rezervovaný. V souboru v místní složce vašeho zařízení ale není žádná ikona Rezervováno , protože místní složka nemá žádné znalosti o stavu rezervace nebo vracení souboru se změnami na SharePointu.

V místní složce ale můžete udělat toto:

1. Klikněte pravým tlačítkem na název souboru.

2. Vyberte Zobrazit online nebo vybertePoužívání OneDrivu v práci nebo ve školea pak klikněte na Přejít do prohlížeče.

Hned uvidíte knihovnu na SharePointu a stav rezervace všech souborů v knihovně.

Nemusíte čekat, až se vrátí.

Správce webu nebo knihovny může použít oprávnění Přepsat rezervaci, díky kterým může vrátit soubor se změnami nebo zrušit rezervaci dokumentu jiného uživatele. Musíte ale vědět, jaké to bude mít důsledky. Až se váš kolega vrátí do práce, bude asi muset přidat místní kopii svých změn zpátky do dokumentu v knihovně a tyto dvě verze dokumentu se budou muset nějak sloučit do jedné – buď ručně nebo pomocí porovnávacích nástrojů, jako jsou ty ve Wordu a Excelu.

Další informace

• Principy úrovní oprávnění

• Porovnání dvou verzí sešitu pomocí funkce Porovnání tabulek

• Kombinování revizí dokumentů

Jednoduše řečeno, rezervace a vracení souborů se změnami je způsob, jak uzamknout soubor pro výhradní úpravy a pak ho zase uvolnit, aby ho mohli upravovat ostatní. Zvažte svůj styl spolupráce při vytváření knihoven, uspořádávání souborů a rozhodování, jak byste mohli co nejlíp spolupracovat. Existuje několik způsobů, jak spolupracovat s ostatními na dokumentech. Následující tabulka vám může pomoct se rozhodnout, co je pro vás nejlepší.

Typ spolupráce	Obvyklé použití	Doporučené postupy
Neformální	Každodenní používání dokumentů týmu, ne moc časté úpravy a občas konflikty při úpravách	Zakažte povinné rezervování souborů (výchozí nastavení knihovny), můžete ale si kdykoliv podle potřeby rezervovat jednotlivé soubory.
Spoluvytváření	Jednoduchá spolupráce na dokumentech v reálném čase pomocí produktů Office v klientských počítačích a pomocí Office pro web	Zakažte povinné rezervování souborů a vyhněte se rezervování souborů, protože není kompatibilní se spoluvytvářením.
Formální	Postupné komentování dokumentů jednotlivými revidujícími, revize a schválení dokumentu	Povolte povinné rezervování souborů

Tady pro vás máme pár tipů, abyste věděli, co a jak, když si v knihovně povolíte rezervování souborů:

• Snažte se nemít soubory rezervované moc dlouho. 

• Přidejte si do výchozího zobrazení knihovny sloupec Rezervoval. Ostatní tak hned uvidí, kdo má dokument rezervovaný. Pokud tento sloupec není v zobrazení, můžete stále najet myší na ikonu Rezervováno a zobrazit tip, který vám řekne, kdo má soubor rezervovaný.

• Před přepsáním rezervace někoho jiného se zeptejte.

• Vyhněte se úpravám souborů, které jsou už rezervované.

• Mějte na paměti, že změny nebudou viditelné pro ostatní uživatele, dokud nebudou vráceny se změnami.

Další informace

• Nastavení knihovny tak, aby si všichni museli před úpravami soubor vždycky nejdřív rezervovat

• Spolupráce na dokumentech a spoluvytváření

• Vytvoření sloupce v seznamu nebo knihovně SharePointu

• Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny

Pokud se vám problémy nebo neočekávané chování nepodaří nijak vyřešit, budete asi muset poslat žádost o služby na technickou podporu.

Kontaktování podpory pro firemní produkty - nápověda Správa