Решете дали да създадете настолна база данни, или уеб приложение на Access

Можете да използвате Microsoft 365 с SharePoint Online или ако използвате локален SharePoint Server 2013 или SharePoint Server 2016 с Access Services и SQL Server 2012 (или по-нова версия).

Не използвате SharePoint или ако вашият план за Microsoft 365 не включва SharePoint Online.

Искате надеждността, защитата и възможностите за управление на съхраняването на данни в SQL база данни на Microsoft Azure или в SQL Server.

Изисквате локална база данни, за да съхранявате данните, или трябва да консолидирате данни от различни локални източници на данни.

Искате най-новите функции на Access Services веднага щом станат налични.

Нямате нищо против да изчакате следващото издание на Access да използва най-новите функции.

Хора във и извън вашата организация трябва да имат достъп до данни от всяко местоположение и от много различни устройства.

Всеки може да се свърже с компютъра, на който се съхранява базата данни на Access, и най-вероятно ще използва базата данни от мрежов настолен или преносим компютър.

Всеки, който трябва да създаде или модифицира уеб приложение на Access, има Access 2016.

Вашият екип създава и променя бази данни с различни версии на Access.

Всеки, който има разрешение, може да преглежда и редактира данни дори ако няма Access.

Готови сте да се уверите, че всеки потребител на базата данни има Access или че е инсталирал Access Runtime.

Нуждите ви от отчети са прости или нямате проблем с използването на настолна база данни за свързване към данните в уеб приложението на Access за по-сложни отчети.

Искате пълен контрол върху облика и усещането на потребителския опит в базата данни.

Проблемът, който се опитвате да решите, не изисква разширени функции на базата данни.

Готови сте да разпространявате повторно клиента на базата данни всеки път, когато правите промяна в проекта.

Искате прост, интуитивен изглед и усещане за потребителския интерфейс.

Имате сложни нужди от отчети освен простите отчети с резюме, предоставени в уеб приложенията на Access (например трябва да интегрирате други бази данни в отчет или да форматирате отчета).

Искате промените в проекта да бъдат незабавно достъпни.

Имате нужда от разширени функции, като например:

• Visual Basic for Applications.

• Свързване към външни данни, а не само списъци на SharePoint само за четене.

• Използване на заявки за актуализиране или кръстосани заявки.

• Импортиране на данни от XML, услуги за данни, HTML документи или папки на Outlook.

Шаблони

Шаблоните за уеб приложения са достъпни от Office магазина и в Access.

Шаблоните за таблици са налични, докато създавате таблици.

Шаблоните за настолна база данни са налични в Office.com и в Access.

Частите на приложението, които са шаблони, съдържащи няколко обекта на базата данни, са налични в галерията с части на приложението.

Типовете данни са налични за полета.

Разрешения

Разрешенията се наследяват от сайта на SharePoint, където е създадено уеб приложението.

Задаване на разрешения за отделни лица въз основа на разрешенията за системен файл.

Шифровайте базата данни с парола.

Инструменти за въвеждане на данни, преглед на данни и модифициране на структурата на базата данни

Въвеждайте и преглеждайте данни с помощта на уеб браузър.

За създаване или промяна на уеб приложение на Access се изисква Access.

За въвеждане и преглед на данни се изисква Access или Access Runtime (налично като част от Access или за безплатно изтегляне).

За създаване или модифициране на база данни се изисква Access.

Къде се съхраняват данните

Ако използвате Microsoft 365 с SharePoint Online, данните се съхраняват в SQL базата данни на Microsoft Azure.

Ако използвате собствено локално разполагане на SharePoint Server 2013 или SharePoint 2016, данните се съхраняват локално в SQL Server.

Данните се съхраняват в локална база данни на Access.

SQL Server задължително

Ако използвате Microsoft 365 с SharePoint Online, SMicrosoft хоства базите данни вместо вас в SQL базата данни на Microsoft Azure.

Ако използвате собствено разполагане на SharePoint Server 2013 или SharePoint 2016, SQL Server е задължително.

SQL Server не е задължително.

Размер на базата данни

Ако използвате SharePoint Online, ограничението за размера на базата данни е 1 гигабайт (ГБ).

Ако използвате SharePoint Server 2013 или SharePoint 2016 и SQL Server локално, размерът на базата данни се управлява чрез SQL Server.

И в двата случая, ако планирате да архивирате данните си чрез записване на пакет приложения, компресираните данни трябва да бъдат по-малки от 100 МБ.

2 ГБ място за съхранение е налично за данни и обекти.

Копиране и поставяне от Excel, Word или други източници

Да, можете да поставяте данни в Access от други източници.

Да, можете да поставяте данни в Access от други източници.

Импортиране на данни от:

• Excel

• Достъп до ODBC бази данни, като например SQL Server

• Текстови файлове или файлове със стойности, разделени със запетаи (CSV)

• Списъци на SharePoint

• Excel

• Достъп до ODBC бази данни, като например SQL Server

• Текстови или CSV файлове

• Списъци на SharePoint

• XML

• Услуги за данни

• HTML документи

• Папки на Outlook

Добавяне на данни към таблица

Копирайте данните в нова таблица. След това копирайте и поставете данните в съществуващата таблица ръчно или с помощта на макрос с данни.

Добавяне на данни към таблица с помощта на съветника за импортиране.

Връзка към данни в:

Списъци на SharePoint (само за четене)

• Excel

• Достъп до ODBC бази данни, като например SQL Server

• Текстови или CSV файлове

• Списъци на SharePoint

• HTML документи

• Папки на Outlook

Таблици

Налични са шаблони за таблици.

Таблиците могат да бъдат скрити.

Налични са шаблони за части на приложение.

Релации на таблици

Създаването на типа данни "Справка" установява релация. За да видите информация за релация, изберете полето Справка и след това изберете Промяна на справки.

Релациите между таблиците се преглеждат в прозореца "Релации".

Заявки

Няма налични заявки за действие.

Макросите с данни се използват за извършване на актуализации, добавяния и изтривания.

Налични са заявки за действие.

Кръстосаните заявки са налични.

Формуляри и изгледи

В уеб приложенията на Access формулярите се наричат изгледи.

Наличен е интерактивен дизайнер на изгледи.

Могат да бъдат показвани миниатюри.

Типове изгледи:

• Подробни данни за списъка

• Лист с данни

• Празно (за потребителски бутонни табла изскачащи прозорци, съдържащи един запис и др.)

• Резюме (групиране въз основа на поле, изчисляване на сума, средна стойност; изскачащи прозорци са налични за детайлизиране)

Съветникът за формуляри е наличен.

Типове формуляри:

• Множество елементи

• Лист с данни

• Разделяне на формуляри

• Модални диалогови прозорци

Оформление на формуляр

• Прилепване към мрежата

• Контролите могат да се пренареждат и променят до известна степен.

• Персонализируема лента с действия

Налични са контроли пиксели по пиксел, разделени формуляри, подформуляра, контроли на раздели и модални диалогови прозорци.

Контроли за въвеждане на данни

Всички основни контроли са налични, включително:

• Каскадни контроли (само заMicrosoft 365 )

• Свързани елементи

• Автодовършване

Налични са допълнителни контроли за уеб, навигация и диаграма.

Търсене на данни

Опциите са налични в потребителския интерфейс и при използване на функции за проектиране по избор.

Отчети

Предлагат се просто резюме и изгледи за групиране.

За традиционните отчети на Access използвайте отделна настолна база данни на Access, която е свързана с SQL база данни на Microsoft Azure, където се съхраняват данните от уеб приложението на Access.

Създаване на отчети по избор.

Макроси

Използвайте предоставените макроси за автоматизиране на потребителски интерфейс и операции с данни.

Използвайте макроси или VBA за автоматизиране на операции с потребителски интерфейс и данни.

ActiveX контроли и обекти с данни

ActiveX контролите и обектите с данни не са налични.

Налични са ActiveX контроли и обекти с данни.

Имейл известия

В Microsoft 365 използвайте макроси с данни, за да изпращате имейл известия.

Използване на макроси за изпращане на имейл известия

Съветник за анализ на таблици за идентифициране на излишни данни

Съветникът за анализ на таблици не е наличен.

Идентифицирайте излишните данни със съветника за анализ на таблици.

Уплътняване и поправка

Инструментите за уплътняване и поправка не са налични.

Налични са инструменти за уплътняване и поправка.

Документация за база данни

Документацията на базата данни не е налична.

Документаторът на бази данни е наличен.

Анализатор на производителността

Анализатор на производителността не е налична.

Анализатор на производителността е наличен.

Архивиране и възстановяване на процеси за данни и структура

Въпреки че базата данни се съхранява в Microsoft Azure, се препоръчват редовни локални архивни копия.

Архивирайте, преместете или разположете уеб приложение на Access, като го запишете като пакет приложения.

Окомплектойте само структурата на уеб приложението или структурата на уеб приложението и данните.

Архивирайте данните или данните и структурата, като запишете файла на базата данни.