Запознаване с обектите от база данни

Таблици

Access организира вашата информация в таблици: списъци с редове и колони, напомнящи на счетоводна книга или електронна таблица. Всяка таблица съхранява информация за конкретна тема, така че повечето бази данни включват повече от една таблица.

Всеки ред в таблицата се нарича запис, а всяка колона се нарича поле. Записът съдържа цялата конкретна информация за даден обект, като например клиент или поръчка. Полето е отделен елемент с информация за този обект. В таблицата "Продукти" например всеки ред, или запис, ще съдържа информацията за един продукт. Всяка колона, или поле, ще съдържа някакъв вид информация за продукта, например неговото име или цена. Ако все още не сте запознати с тях, научете основите на базите данни.

Заявки

В добре проектираната база данни, данните, които искате да представите чрез формуляр или отчет, са разположени обикновено в множество таблици. Можете да използвате заявка, за да извлечете тази информация от различни таблици и да я сглобите за показване във формуляр или отчет.

Заявката може да бъде искане за резултати от данни от вашата база данни или да се използва за извършване на действие върху данните, или може да е и двете. Използвайте заявки, за да получите отговори на прости въпроси, да извършвате изчисления с помощта на данни, да комбинирате данни от различни таблици и да добавяте, променяте или изтривате данни от база данни.

Има много типове заявки, но двата основни типа са:

Формуляри

Forms са като витрините в магазините – те улесняват преглеждане или достъп до желаните елементи на базата данни. Подобно на хартиените формуляри, формулярите на Access са обекти, чрез които вие или други потребители можете да добавяте, редактирате или показвате данните, съхранени във вашата настолна база данни на Access. Важно е да проектирате своя формуляр, като имате предвид използването му. Ако например е за множество потребители, добре проектираният формуляр помага да се направи въвеждането на данни точно, бързо и ефективно.

Отчети

Отчетите предлагат начин за преглед, форматиране и обобщаване на информация от вашата база данни на Access. Например създайте прост отчет за телефонните номера за всички ваши контакти или обобщен отчет за общите продажби за различните региони и периоди от време.

Отчетите са удобни, когато искате да представите информацията във вашата база данни на:

• Показване или разпространение на резюме на данни.

• Архивиране на снимки на данните.

• Предоставяне на подробни данни за отделни записи.

• Създаване на етикети.

Макроси

Макросът е инструмент, който ви позволява да автоматизирате задачи и да добавяте функционалност към вашите формуляри, отчети и контроли. Ако например добавите команден бутон към формуляр и асоциирате събитието OnClick на бутона с макрос, то изпълнява команда при всяко щракване върху бутона.

Access предоставя среда за проектиране, която да ви помогне да създадете макроси. По същество използвате опростен език за програмиране, за да съставите списък с действия за изпълнение. Някои действия изискват допълнителна информация, като например кое поле да се покаже за попълване. Средата за проектиране улеснява създаването на макроси, когато избирате от списъци с действия и попълвате информация.

Макросите се използват за автоматизиране на последователност от действия, извършване на промени в данни в база данни и др. Чрез изгледа за проектиране макросите предоставят поднабор от командите, които са налични във Visual Basic for Applications (VBA). Повечето хора считат, че е по-лесно да създадете макрос, за да добавите функционалност към формуляри, отчети и контроли, отколкото да пишете VBA код, но винаги можете да конвертирате макросите във VBA от изгледа за проектиране.

Да предположим, че искате да отворите отчет директно от един от вашите формуляри за въвеждане на данни. Добавете бутон към вашия формуляр и след това създайте макрос, който отваря отчета. Макросът може да бъде самостоятелен макрос (отделен обект в базата данни), който след това е свързан със събитието OnClick на бутона или да бъде вграден директно в събитието OnClick на самия бутон. И в двата случая, когато щракнете върху бутона, макросът се изпълнява и отваря отчета.

Модули

Модулите са VBA код, който пишете, за да автоматизирате задачи във вашето приложение и да изпълнявате функции с по-висок край. Пишете модули на програмния език VBA. Модулът е колекция от декларации, команди и процедури, които се съхраняват заедно като едно цяло.