Общ преглед: Управление на сайта, разрешение и споделяне за собствениците на сайтове
Applies To
Издание с абонамент на SharePoint Server SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint в Microsoft 365 SharePoint Foundation 2013 SharePoint в Microsoft 365 Small Business SharePoint, управляван от 21VianetИзползвайте тази статия като общ преглед на идеите и най-добрите практики за модела на управление на вашия сайт. Ако сте собственик на сайт, създайте модел на управление, който да отговаря на правилата, процесите, ролите и отговорностите на вашия сайт. Модел като този ще ви помогне да управлявате начина, по който хората използват вашия сайт. Например може да искате да изискате извличане на файлове, така че много хора да не се опитват да редактират даден файл едновременно.
Забележка: Много правила за споделяне и разрешения се определят от администратора на SharePoint. Използвайте тази статия като основно ръководство, за да разберете какво можете да управлявате като собственик на сайт. Партнирайте си с администратора на SharePoint, за да правите промени в стратегията за управление на вашата организация.
Роли и отговорности за подпомагане на сайта
Определянето на ролите и отговорностите при планирането и изграждането на вашия сайт ще намали необходимостта от почистване или реорганизиране на сайта, когато членовете на персонала се завъртат в или излизат от екип. Управлението на сайтовете трябва да обмисли включването на план за обучение на потребителите, наблюдение на използването на сайта, проверка на съдържание и съобщаване на очакванията към членовете на екипа, които управляват сайта.
Добре е да приоритизирате и дефинирате следното:
-
Обучение за сайтове за собственици на сайтове: Предоставете основно обучение за навигация, търсене и управление на документи за нови собственици на сайтове.
-
Поддръжка на сайт: Назначаване на назначен експерт по сайта към вашия екип за отстраняване на проблеми и за връзка с администратор на SharePoint.
-
Указания за създаване и използване на сайтове: Често пъти организацията е структурила фирмените правила около създаването на сайт. Предоставете актуална връзка към съответните указания, предоставете информация за връзка за собствениците на сайта и авторите на съдържание, в случай че се нуждаят от помощ.
-
Публикуване и проверка на съдържание: Планирайте да проверявате сайта и съдържанието на страницата толкова често, колкото е необходимо, за да поддържате сайта подходящ. Установете график за проверка и задайте собственици на съдържание за големи списъци и библиотеки.
Групи на SharePoint по подразбиране
Заглавие |
Ниво на разрешение по подразбиране |
Използва се за |
Собственик |
Пълен контрол |
Хора кой трябва да може да управлява разрешенията, настройките и облика на сайта. |
Член |
Редактиране и сътрудничество |
Хора кой трябва да може да редактира съдържанието на сайта. Нивото на разрешение зависи от шаблона за сайт, използван за създаване на сайта. |
Посетител |
Само за четене |
Хора кой трябва да може да вижда съдържанието на сайта, но не и да го редактира. |
Съвременно управление на сайта
В съвременния SharePoint управлението на сайта е по-важно, отколкото в предишните версии, тъй като има повече контрол и опции за ново разрешаване на създаването на сайтове. Управлението на вашата организация ще зависи от това от колко контрол се нуждае вашата организация върху съдържанието, което ще определи подробностите за създаването на сайтове и управлението на собственика на сайта. Вашият администратор на SharePoint може да ви помогне да разберете правилата относно изискванията за защита, държавните разпоредби, фирменото брандиране, достъпността и насоките за обучение. Работете с администратора на SharePoint, за да научите повече за създаването на сайтове и правилата за използване на вашата организация, преди да създадете вашия план за управление на сайта.
Модерна навигационна структура на сайт на SharePoint
Най-ефективните сайтове на SharePoint помагат на потребителите бързо да намират това, което им трябва, за да могат да използват информацията, която намират, за да вземат решения, да научат какво се случва, да получат достъп до инструментите, от които имат нужда, или да работят с колеги, за да помогнат за разрешаването на даден проблем. Научете повече за планирането на навигацията на сайтове в SharePoint.
Част от вашата архитектура за информация може да включва класификация на информацията. Ако информацията, която публикувате, има висока стойност за фирмата, изисква специална защита или е обхваната от регулаторни правила за съответствие, помислете за създаване на схема за класификация с цел идентифициране на определени типове съдържание, които трябва да бъдат управлявани внимателно. След като сте организирали информацията в конкретни списъци и библиотеки, можете да използвате функциите за управление, за да управлявате начина, по който се разглежда съдържанието.
Модерната архитектура на SharePoint е проектирана да бъде гъвкава и адаптивна към променящите се нужди на вашата организация. Модерните сайтове могат да бъдат свързани съссайтове концентратор. След това свързаните сайтове ще споделят навигацията и брандирането с центъра и ако собствениците на сайта го одобрят, могат също да споделят разрешенията за концентратор.
Имайте предвид следното, когато определяте навигационната структура на вашия сайт:
-
Какъв вид съдържание ще имате на сайта? Как това ще се преведе на страници, списъци и библиотеки?
-
Как ще бъде представена информацията в сайта?
-
Как ще навигират потребителите на сайта през сайта?
-
Как информацията ще бъде насочена към конкретни аудитории?
-
Как ще бъде конфигурирано и оптимизирано търсенето?
Управление на разрешения в модерни сайтове
Целостта, поверителността и поверителността на особено важната информация на вашата организация се основава на това колко защитен правите своя сайт – по-конкретно на кого сте избрали да предоставите достъп до вашия сайт. Управлението на разрешения в модерни сайтове включва както потребители, така и групи потребители. Разрешенията в модерната комуникация и екипните сайтове идват от шаблоните за сайтове, които предоставят различни опции. за всеки сайт.
Сайтовете за комуникация не са свързани сMicrosoft 365 групи и имат три роли по подразбиране – собственици на сайта, членове на сайта и посетители на сайта.
Ето някои съвети, които трябва да имате предвид, когато разработвате стратегия за разрешения:
-
Спазвайте принципа на най-малкото привилегия: Дайте на хората най-ниските нива на разрешение, от които се нуждаят, за да изпълняват възложените им задачи.
-
Използване на стандартни групи по подразбиране: Дайте достъп на хората, като ги добавите към стандартни групи по подразбиране (например "Членове", "Посетители" и "Собственици").
-
Помислете за сегментиране на съдържанието по ниво на защита: Създайте сайт или библиотека специално за поверителни документи, вместо да ги разпръснете в по-голяма библиотека и да са защитени с уникални разрешения.
Модерни разрешения за сайт по заглавие
Заглавие |
Ниво на разрешение |
Има разрешение за: |
Собственик на сайта |
Пълен контрол |
В допълнение към всичко, което може да прави членът на сайта, собствениците могат също така: Промяна на темата на сайта Промяна на оформлението на навигация Промяна на емблемата на сайта Добавяне или премахване на собственици на сайтове Редактиране на настройките на член на сайт Добавяне или премахване на посетители на сайта Редактиране на настройките на сайта Изтриване на сайта Добавяне на група на Microsoft 365 Свързване на сайта с концентратор |
Член на сайта |
Редактиране и сътрудничество |
Добавяне, редактиране и изтриване на списъци Добавяне, редактиране и изтриване на библиотеки с документи Добавяне или премахване на членове на сайта Добавяне, редактиране и премахване на документи Добавяне, редактиране и изтриване на страница Добавяне, редактиране, изтриване на публикация с новини Добавяне, редактиране и изтриване на секции на страница Добавяне, редактиране и изтриване на уеб части Добавяне, редактиране и изтриване на навигация в сайт Създаване или изтриване на шаблони за страници Преглед на метриките за използване на сайта |
Посетител на сайта |
Само за четене |
Преглед на съдържание |
Още ресурси за собствениците на сайтове:
Управление на сайта
Важна, но често невидима част от всеки сайт е неговият модел на управление – наборът от правила, роли, отговорности и процеси, които установявате, за да определите как хората във вашата група използват SharePoint.
Много организации имат модел на управление за сайтове на ниво централно администриране или колекция от сайтове, който може да бъде създаден и поддържан от ИТ отдел или екип. Като собственик на сайта, трябва да разберете дали вече съществува модел на управление за колекцията от сайтове или сървърната група. Ако е така, можете да го използвате, за да напътствате потребителите на сайта си или да създадете допълнителен модел за управление, за да се справите с конкретните си проблеми. Например ако сте собственик на сайт за подсайт в колекция от сайтове, като например класически екипен сайт, може да е добра идея да създадете свой собствен допълнителен модел на управление. за решаване на конкретни проблеми в подсайт.
Моделът за управление на сайта улеснява потребителите да разберат кога трябва да създадат нов подсайт, списък или друго съдържание на сайта. Гарантира, че подсайтовете и съдържанието се оттеглят, когато са остарели, за да се пести място за съхранение и да се поддържат резултатите от търсенето точни. Дава на потребителите достъп до правилното съдържание, Поддържайте брандирането на сайта по един и същ начин, като уведомявате собствениците на подсайтове какви шаблони и теми са налични. Това също така улеснява смяната на собственика на сайта, когато хората напускат организацията или ролите се променят.
Един модел за добро управление на даден обект трябва да се съсредоточи върху следните части:
-
Създаване на сайтове
-
Управление на разрешения
-
Информационна архитектура
-
Жизнен цикъл и оттегляне на сайта
-
Ограничения за мястото за съхранение
-
Класификация на информацията
-
Персонализиране
-
Защита на данните
-
Навигация
-
Търсене
-
Роли и отговорности за подпомагане на сайта
Някои части от предишния списък може вече да са решени чрез модела за управление на колекция от сайтове или организационно ниво, като например колко място за съхранение имате за вашия сайт и какви видове персонализации можете да направите за облика и усещането на сайта. Други може да не са подходящи, в зависимост от това колко сложен е вашият екипен сайт и колко хора имате да го използват. Но дори и да не се налага да вземате решения по тези теми, е добре да знаете какви решения са взети, така че да можете да информирате потребителите на вашия сайт и да приложите правила по подходящ начин.
Създаване на подсайтове
Може да искате членовете на екипа ви да могат да създават подсайтове в екипния сайт за използване в определени проекти.
Възможността за спонтанно създаване на нови подсайтове може да бъде от голяма полза за групата, но неограниченото създаване на сайтове може да излезе от ръка. Когато подсайтовете се преживяват свободно, могат да възникнат проблеми. Например:
-
За потребителите е трудно да намерят правилния подсайт или се уверете, че имат.
-
Информацията може да бъде дублирана в няколко подсайта, като се използва скъпо място за съхранение и се изискват дублирани усилия за поддържане.
-
Остаряла информация може да се съхранява в подсайтове, потенциално в продължение на години, която се показва в резултатите от търсенето. Може да е трудно да се каже коя версия на информацията е правилна.
-
Управлението на разрешенията за множество подсайтове може да се превърне в основна задача и потребителите по невнимание може да пристъпят към достъп до информацията, която наистина не трябва да имат.
-
Докато служителите излизат от групата, създадените от тях подсайтове може да бъдат изоставени, създавайки объркване и разкаляващи резултати от търсенето за останалите потребители на сайта.
Можете да спестите време и енергия, ако зададете някои правила за създаване на сайтове, които са в следните области:
-
Кой може да създава подсайтове?
-
Трябва ли новите подсайтове да бъдат предварително одобрени? Ако е така, какви са критериите за одобрение и кой дава одобрението?
-
Трябва ли новите подсайтове да използват установени шаблони и теми?
-
Колко информация може да се съхранява в сайт? Това значи, колко място на диска може да заема?
-
Какви са правилата за включване на стратегии за навигация на сайта?
-
Колко дълго информацията трябва да се съхранява в подсайтове, преди да бъде изтрита или архивирана?
Вижте Създаване на сайт или подсайт за повече информация.
Управление на разрешения
Целостта, поверителността и поверителността на особено важната информация на вашата организация се основава на това колко защитен правите своя сайт – по-конкретно на кого сте избрали да предоставите достъп до вашия сайт.
Предоставянето и ограничаването на достъпа до вашия сайт се нарича управление на разрешения и е една от най-важните ви отговорности като собственик на сайта.
Ето някои съвети, които трябва да имате предвид, когато разработвате стратегия за разрешения.
-
Следвайте принципа на най-малката привилегия: Дайте на хората най-ниските нива на разрешение, от които се нуждаят, за да изпълняват възложените им задачи.
-
Дайте достъп на хората, като ги добавите към стандартни групи по подразбиране (например "Членове", "Посетители" и "Собственици"). Направете повечето хора членове на групите "Членове" или "Посетители" и ограничете броя на хората в групата "Собственици".
-
Използвайте наследяването на разрешения, за да създадете изчистена и лесна за визуализиране йерархия. Т.е. избягвайте да давате разрешения на отделни лица, вместо да работите с групи. Когато е възможно, подсайтовете просто наследяват разрешения от вашия екипен сайт, вместо да имат уникални разрешения.
-
Организирайте съдържанието си, за да се възползвате от наследяването на разрешения: Помислете дали да не сегментирате съдържанието си по ниво на защита – създайте сайт или библиотека специално за поверителни документи, вместо да ги разделяте в по-голяма библиотека и да сте защитени с уникални разрешения.
Вижте Запознаване с нивата на разрешение в Разрешения за SharePoint или Редактиране на списък, библиотека или отделен елемент за информация относно задаването на разрешения.
Информационна архитектура
Информационната архитектура на сайта е като съдържанието на книга: Тя определя как информацията в този сайт – нейните уеб страници, документи, списъци и данни – се организира и представя на потребителите на сайта. Архитектурата на информацията често се записва като йерархичен списък със съдържание на сайта, ключови думи за търсене, типове данни и други концепции.
За да създадете информационна архитектура, трябва да анализирате информацията, която трябва да бъде представена в сайта. Ето някои от въпросите, които можете да използвате за разработване на информационна архитектура:
-
Какъв вид съдържание ще имате на сайта? Как това ще се превърне в подсайтове, списъци, библиотеки и т.н.?
-
Как ще бъде представена информацията в сайта?
-
Как ще навигират потребителите на сайта през сайта?
-
Как информацията ще бъде насочена към конкретна аудитория?
-
Как ще бъде конфигурирано и оптимизирано търсенето?
Част от вашата архитектура за информация може да включва класификация на информацията.
Ако информацията, с която се занимавате, има висока стойност за компанията, изисква специална защита или е обхваната от регулаторни правила за съответствие, можете да настроите схема за класификация, за да идентифицирате конкретни типове съдържание, които трябва да се управляват внимателно.
След като сте организирали информацията в конкретни списъци и библиотеки, можете да използвате функциите за управление, за да управлявате начина, по който се управлява съдържанието. Например:
Изискване на извличане на файлове
Когато изисквате извличане на файл, гарантирате, че само едно лице може да редактира файла, докато не бъде вкаран обратно. Изискването на извлечени документи не позволява на няколко души да правят промени едновременно, което може да създаде конфликти при редактирането и да доведе до объркване. Изискването на извличане може също да помогне на членовете на екипа да добавят коментар, когато вкарат файл, така че да можете по-лесно да следите какво е променено във всяка версия. За повече информация вижте Настройване на библиотека за изискване на извличане на файлове.
Проследяване на версии
Ако трябва да запазите предишни версии на файловете, библиотеките могат да ви помогнат да проследявате, съхранявате и възстановявате файловете. Можете да изберете да проследявате всички версии по един и същ начин. Или можете да изберете да посочите някои версии като основни, като например добавяне на нова глава към ръководството, както и някои версии като второстепенни, като например коригиране на правописна грешка. За да помогнете за управлението на мястото за съхранение, можете да изберете броя на всеки тип версия, която искате да съхраните. За повече информация относно създаването на версии вижте Как работи създаването на версии в списък или библиотека?.
Можете да укажете, че се изисква одобрение за документ. Документите остават в чакащо състояние, докато не бъдат одобрени или отхвърлени от някого, който има разрешение за това. Можете да контролирате кои групи потребители могат да преглеждат даден документ, преди той да бъде одобрен. Тази функция може да бъде полезна, ако вашата библиотека съдържа важни указания или процедури, които трябва да бъдат окончателни, преди другите да ги видят. За повече информация относно одобрението на документ вижте Изискване на одобрение на елементи в списък на сайт или библиотека.
Библиотеките поддържат RSS технология, така че членовете на вашата работна група да могат автоматично да получават и преглеждат актуализации или информационни канали на новини и информация в консолидирано местоположение. Можете да използвате RSS технология, за да ви известява за всякакви промени в библиотека, например когато се променят файлове, съхранявани в библиотеката. RSS каналите позволяват на членовете на вашата работна група да виждат обединен списък на файловете, които са се променили. Можете също да създавате имейл известия, така че да бъдете уведомявани, когато файловете се променят. За повече информация относно RSS каналите вижте Управление на RSS канали за сайт или колекция от сайтове.
Библиотеката с документи или типът съдържание могат да използват работни потоци, които вашата организация е дефинирала за бизнес процеси, като например управление на одобрение или преглеждане на документи. Вашата група може да прилага бизнес процеси към своите документи, известни като работни потоци, които задават действия, които трябва да бъдат предприети последователно, като например одобряване или превод на документи. Работният поток е автоматизиран начин за преместване на документи или елементи чрез последователност от действия или задачи. Три работни потока са достъпни за библиотеките по подразбиране: одобрение, което маршрутизира документ към група от хора за одобрение; Събиране на обратна връзка, която насочва документ към група от хора за обратна връзка и връща документа на лицето, което е инициирало работния поток като компилация; и събиране на подписи, което насочва даден документ към група от хора, за да събере техните цифрови подписи. За повече информация за работните потоци вижте Общ преглед на работните потоци, включени в SharePoint
Ако вашата група работи с няколко типа файлове, като например работни листове, презентации и документи, можете да разширите функционалността на библиотеката си, като разрешите и дефинирате няколко типа съдържание. Типовете съдържание добавят гъвкавост и последователност в множество различни библиотеки. Всеки тип съдържание може да задава шаблон и дори процеси на работен поток. Шаблоните действат като отправна точка, форматиране и всеки често използван текст и за свойства, които важат за документите от този тип, като например име на отдел или номер на договор. За повече информация относно типовете съдържание вж. Въведение в типовете съдържание и публикуването на типове съдържание
Ако имате група конфиденциални файлове и би било полезно да знаете как се използват документите, можете да дефинирате правила, които ви позволяват да разрешите "Проверка" за проследяване на събития, като например промени на файлове, копия или изтриване. За информация относно настройването на проверка вижте Конфигуриране на настройки за проверка за колекция от сайтове
Жизнен цикъл и оттегляне на сайта
Сайтове като работните места за документи и сайтовете за обсъждания обикновено се мотаят, след като вече не са полезни, като използват ценно място за съхранение и разкаляват резултатите от търсенето. Добра идея е да зададете график за преглед на сайтовете и тяхното съдържание (най-малко веднъж годишно), за да видите дали си струва да ги запазите.
Добре е също така да имате предвид, че по-големият модел за управление на вашата организация също може да е нащрек за остарели сайтове. Например администратор може автоматично да изтрие сайтове, които са били недокоснати в продължение на 90 дни. Като собственик на сайта, ще получите имейл с предупреждение, че това ще се случи. За повече информация относно правилата за жизнения цикъл и оттеглянето вижте Правила за затваряне на сайт.
Ограничения за мястото за съхранение
Възможно е администратор да е задал ограничение за количеството дисково пространство за съхранение, което вашата група може да използва. Трябва да разберете дали има ограничение и ако е така, да решите как ще го разпределите сред вашите сайтове, страници и библиотеки.
По подразбиране SharePoint Server налага ограничение от 50 МБ върху размера на един документ, който може да бъде качен в библиотека с документи. Освен това по подразбиране собствениците на екипни сайтове получават известия, когато мястото за съхранение е 90% от квотата.
След като знаете какви са вашите ограничения, можете да използвате функции като проследяване на версии или проверки, за да сте сигурни, че сайтът ви е в тях.
Търсене
Съдържанието се показва на много места, включително сайтове, списъци, библиотеки, уеб части и колони със списъци. По подразбиране, когато някой търси във вашия сайт, цялото съдържание на сайта и страниците се показват в резултатите от търсенето.
Като собственик на сайта можете да изберете дали съдържанието на вашия сайт да се показва в резултатите от търсенето, или не. Когато забраните показването на съдържанието на сайт в резултатите от търсенето, показването на съдържанието на всички подсайтове под него също е блокирано в резултатите от търсенето.
По подразбиране съдържанието с ограничени разрешения не се показва в резултатите от търсенето за потребители, които нямат разрешения да го четат. Можете да промените това, така че ограниченото съдържание да се показва в резултатите от търсенето, но потребителите няма да могат да отварят съдържание, за което нямат разрешение.
Защита на данните
Функциите за архивиране и възстановяване защитават вашите данни от случайна загуба. Честотата на архивиране и скоростта и нивото на възстановяване са настроени от администратор. За възстановяване на съдържание във вашия сайт научете повече за възстановяването на елементи в кошчето.
Още ресурси
Планиране на вашия сайт за комуникации