與小組成員共用檔案
有時候您可能會想要與小組成員或甚至公司外部人員共用您正在處理的檔案。 OneDrive 可讓您輕鬆共用及共同作業,同時控制誰可以存取或編輯您的檔案。
我會學到什麼?
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如何使用 OneDrive 來儲存及共用檔案。
我需要什麼?
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Microsoft OneDrive
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5 分鐘
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移至 OneDrive 網站 ,並使用您的公司帳戶登入。
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挑選您要共享的檔案或資料夾
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選取頁面頂端的 [共享 ]。
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選取 [複製連結] 以複製連結並視需要共用,例如在電子郵件、檔或 Teams 訊息中。
或者,新增您要共用的物件,然後輸入訊息。 選 取 [傳送],他們就會收到一封含有檔案鏈接的電子郵件。
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若要變更連結許可權,請選取 [鏈接 設定]:
附註
如果共用選項呈現灰色,表示您的商務系統管理員可能已限制共享選項。 例如,他們可能會選擇停用 [任何人] 選項,以防止可用的連結轉寄給組織外部的其他人。
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任何人可以存取任何收到此連結的人,不論是直接從您收到鏈接,還是從其他人轉寄。 這可能包括貴組織外部的人員。
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<組織中的人員> 連結可讓貴組織中擁有檔案連結存取權的任何人,無論他們直接從您收到檔案或從其他人轉寄。
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擁有現有存取權的人員可以被已經有權存取檔或資料夾的人員使用。 它不會變更任何許可權。 如果您只想傳送連結給有權存取的人,請使用此選項。
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特定人員只會存取您指定的人員,但其他人可能已經擁有存取權。 如果人員轉寄共用邀請,則只有有權存取該專案的人員才能使用連結。
附註
若要追蹤存取權並確保安全性,您只能與組織中的人員共享或擁有Microsoft帳戶。
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在 [ 其他設定] 底下,您可以設定下列任一選項:
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允許編輯可讓人員編輯有權存取的檔案或資料夾。 如果您要共享資料夾,具有 [編輯] 權限的人員可以複製、移動、編輯、重新命名、共用及刪除他們有權存取之資料夾中的任何專案。 取消核取此方塊表示使用者無需登入即可檢視、複製或下載您的專案。 他們也可以將連結轉寄給其他人。 不過,他們無法變更您 OneDrive上的版本。
附註
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[允許編輯] 預設為開啟。
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您也可以選取共用檔案之名稱右側的鉛筆圖示,在上一個畫面上設定編輯許可權。
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封鎖下載可防止使用者下載他們有權存取的檔案或資料夾。 取消核取此方塊表示人員可以將檔案下載到他們的裝置上。
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設定到期日可讓您設定連結到期的日期。 設定日期之後,鏈接就無法再運作,您必須為需要存取您檔案或資料夾的使用者建立新的連結。
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設定密碼 可讓您設定存取檔案的密碼。 當使用者按兩下連結時,系統會提示他們輸入密碼,然後才能存取檔案。 您必須個別提供此密碼給任何要共用檔案的物件。
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以檢閱模式開啟只會限制人員在檔案上留下批注和提出建議。
附註
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只有 Word 檔/檔案具有此許可權選項。
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如果某人已經擁有文件的編輯許可權,選取 [只在檢閱模式中開啟] 並不會阻止他們進行編輯。 針對他們,檔會以編輯模式開啟。
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設定所有連結設定和許可權后,選取 [套用]。
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現在您已準備好共用檔案或複製連結。
如果您已在 Word 或 PowerPoint 等 Microsoft 365 應用程式中開啟檔案,您可以輕鬆共用,而不需要關閉檔案或離開應用程式。
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從應用程式右上角選取 [共享 ]。
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如果您想要將連結貼到電子郵件、簡訊或其他位置,請選取 [複製連結]。 否則請再次選取 [共享 ]。
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在 [ 共用 ] 對話框中,確認您希望其他人擁有的許可權、輸入對方的名稱或電子郵件位址,以及一則簡短訊息,說明檔案是什麼以及您要與他們共用檔案的原因。
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選取 [傳送]。
提示
新增一則訊息,說明檔案是什麼,以及您共用檔案的原因,可協助其他人瞭解您預期他們會對檔案執行的動作,並降低他們認為該檔案是網路釣魚或惡意代碼的可能性。