文件庫簡介

如果您只是想要建立或使用文檔庫，而需要使用方法資訊，以下是您可以執行的常見和實用工作。

• 建立、新增、檢視及重新命名文檔庫

• 影片：在 Microsoft 365 中設定檔儲存與共用

• 在 檔案總管 中開啟 SharePoint 檔案

• 在文件庫中建立資料夾

• 刪除 SharePoint 文件庫中的檔案、資料夾或連結

• 在文件庫中上傳、建立或刪除檔案

• 建立清單或文件庫中的欄

• 建立、變更或刪除清單或文件庫的檢視

• 啟用和設定清單或文件庫的版本設定

• 設定文件庫或表單庫的檔案範本

• 在 Windows 中使用 OneDrive 同步處理檔案

• 搭配文檔庫使用工作流程

• 在文檔庫上設定許可權和進階設定 瞭解 SharePoint 中的許可權等級

• 使用圖片庫中的相片

• 設定資產庫以儲存影像、音訊或視訊檔案

• 管理含大量項目的清單與文件庫

• 使用元數據管理大型文檔庫 (請參閱 受管理的元數據簡介)

Contoso 的行銷小組會建立小組網站，讓他們計劃管理項目和檔。 他們選擇網站擁有者來管理網站。 當網站擁有者新增至網站的 [擁有者] 群組時，會獲得「完全控制」許可權等級。 她共享網站，並授與所有人參與該網站的許可權。 小組決定使用 [檔] 文檔庫來管理新聞稿、預算檔案、合約、提案及其他小組檔。

網站擁有者會上傳重要檔，讓小組開始使用文檔庫做為中心位置。 接著她開啟版本設定，讓小組瞭解檔案的演進方式，並可視需要還原先前的版本。 網站擁有者也會在文檔庫中新增標準範本，用於營銷報告、銷售合約、行銷活動計劃和預算工作表。 每個範本都包含公司標誌和每個人都同意使用的格式。 成員從文檔庫建立新檔案時，可以輕鬆地選取要使用的範本。

當小組成員新增檔案並在檔上共同作業時，他們會透過新增欄和建立檢視來組織文檔庫，以協助他們快速找到檔。 例如，網站擁有者會新增「專案名稱」欄，讓成員可以根據該欄進行篩選或排序。 其他小組成員會根據會計季度新增公開檢視，並篩選六個月內到期的合約。 每個成員也會建立個人檢視，以協助他們快速找到資訊並完成工作。

在教職員會議進行許多討論之後，小組決定在文檔庫層級設定提醒，每周報告一次更新。 每個成員都可以視需要決定如何在特定檔案上設定其他警示或 RSS 摘要。

團隊也承諾在這個新的共同作業世界中，採用重要的「最佳做法」。 當成員想要共用文件時，他們會拒絕附加檔到電子郵件訊息，而改以電子郵件傳送文件連結。 透過電子郵件傳送連結很容易從文檔庫傳送，並將人員指向小組網站上的最新版本。

這個小組的重要責任是提議營銷活動以推動銷售和營收。 小組成員開發新的營銷計劃時，會共同撰寫檔並追蹤檔案的次要版本。 共同撰寫可讓多人同時編輯檔，而不必擔心能協調變更。 如果他們在檔的某個版本中出錯，他們可以還原先前的版本。 當他們完成行銷活動計劃時，可以建立主要版本，然後由其法律部門和主管傳送核准。 核准檔案後，公司中的其他員工就可以檢視檔案。

網站擁有者會研究在線文件和訓練，並瞭解如何設定工作流程、建立工作流程與文檔庫的關聯，以及自動化收集意見反應、收集簽名，以及發佈最終文件的程式。

經過三個月的使用后，檔庫和網站已成為行銷小組的關鍵，並協助改善其在整個企業中的生產力和可見度。 如果沒有 SharePoint 技術，他們就無法想像是否能夠進行工作，並且正在探索使用 SharePoint 技術進行共同作業的其他方式。

以下是使用文檔庫的一些方法，讓文檔庫更適合從基本到更進階的組織 (群組) ：

使用和建立檢視     您可以使用 檢視 來查看文件庫中對您來說最重要或最符合用途的檔案。 文檔庫的內容不會變更，但每個檢視都會組織或篩選檔案，讓檔案更容易找到並以有意義的方式流覽。 如需檢視的詳細資訊，請參閱 建立、變更或刪除清單或文檔庫的檢視。

追蹤版本     如果您需要保留舊版檔案，文件庫可協助您追蹤、儲存及還原檔案。 您可以選擇以相同方式追蹤所有版本。 或者您可以選擇將部分版本指定為主要版本 (例如在手冊中加入新章節)，以及將部分版本指定為次要版本 (例如修正拼字錯誤)。 為了協助管理儲存空間，您可以選擇是否要儲存每種版本的數目。

如需版本設定的詳細資訊，請參閱 啟用和設定清單或文檔庫的版本設定。

共同撰寫或取出檔案     當您從文檔庫編輯Microsoft Word或PowerPoint檔時，其他人可以同時編輯， (共同撰寫) 。 當您 簽出 檔案時，請確定只有一個人可以編輯檔案，直到檔案存回為止。 您可以要求在包含機密檔的文件庫中取出檔，或是當您想要仔細追蹤檔的演進時。 但請注意，需要取出會讓用戶無法共同撰寫檔。 使用取出功能時，系統會提示人員對文件中變更的內容留言，但取出作業也會讓編輯和檢閱程式變慢。 如需詳細資訊，請參閱檔共同作業 和共同撰寫 或 取出、存回或捨棄文檔庫中檔案的變更。

從桌面程序編輯檔案    當您將文件儲存在 SharePoint 網站上時，您可以直接從相容的桌面程式建立、編輯及共同撰寫檔，例如 Microsoft Word 或 PowerPoint，甚至不需要移至網站。 例如，您可以在其他人編輯PowerPoint簡報的同時編輯， (也稱為共同撰寫) 。 您也可以直接從 PowerPoint 管理簽入和結帳。 此外，您可以使用 公司用或學校用 OneDrive 或 Outlook 將文件庫內容離線、從遠端位置使用，然後在您重新上線時順暢地同步處理變更。

隨時掌握變更狀況    若要在文檔庫中的文件變更時保持更新，請設定提醒、訂閱 RSS 摘要或追蹤檔。 警示、RSS 和以下兩者的主要差異在於您收到通知的位置。 提醒和 RSS 摘要都會通知您有關更新的資訊，而且兩者都可讓您自定義收到多少資訊。 您可以設定提醒或 RSS，以了解文件庫中是否有任何變更。 如果您只在乎特定檔，請設定警示或追蹤檔。 警示可以以電子郵件或簡訊的形式送達。 RSS 通知會送達您可以在 Outlook 或其他摘要閱讀程式中閱讀的合併摘要。 如果您追蹤檔，如果您的組織使用新聞摘要) ，您會在新聞摘要 (中收到通知。 如需通知的詳細資訊，請參閱 建立提醒或訂閱 RSS 摘要。

要求核准文件     您可以要求核准檔，所有人都能看到檔。 文件在由擁有核准與拒絕權限的人員核准或拒絕之前，都會維持在擱置狀態。 您可以控制哪些群組的使用者可以在文件核准之前檢視文件。 如果您的文件庫包含需要先完成才能讓其他人查看的重要指導方針或程序，這個功能會很有用。

設定許可權    SharePoint 群組和許可權等級可協助您有效率地管理內容的存取權。 根據預設，文檔庫、文檔庫中的資料夾和文件的許可權是從網站繼承而來。 指派特定文檔庫或檔的唯一許可權可協助您保護機密內容，例如合約或預算資訊，而不限制網站其餘部分的存取權。 如需許可權的詳細資訊，請參閱 瞭解 SharePoint 中的許可權等級。

建立工作流程     文件庫或內容類型可以使用您的組織已針對商務程序定義的工作流程，例如管理文件核准或檢閱。 您的群組可以將商務程式套用至檔，稱為工作流程，指定需要依順序執行的動作，例如核准檔。 SharePoint 工作流程是一種透過一連串動作或工作來移動檔或專案的自動化方式。 預設有三個工作流程可供文件庫使用：核准 (將文件路由傳送給一群人員以供核准)；收集意見反應 (將文件路由傳送給一群人員以取得意見反應，然後將文件傳回給起始該工作流程的人員來完成工作流程)；以及收集簽章 (將文件路由傳送給一群人員來收集他們的數位簽章)。

如需工作流程的詳細資訊，請參閱 關於 SharePoint 隨附的工作流程。

定義內容類型     如果您的群組使用數種類型的檔案 (例如工作表、簡報及文件)，您可以透過啟用及定義多種內容類型來擴充文件庫的功能。 內容類型可增加跨多個文件庫的彈性與一致性。 每種內容類型都可以指定範本，甚至可以 工作流程 處理程式。 範本可做為起點，用於格式化和任何重複使用文字，以及用於套用至該類型文件的內容 (例如部門名稱或合約號碼)。

稽核追蹤    如果您有一組機密檔案，而且了解檔的使用方式會很有説明，您可以定義可讓您啟用事件稽核追蹤的原則，例如檔案變更、複本或刪除。

設定原則    原則設定可透過已到達指定年齡之檔的工作流程) ，啟用檔到期、自動刪除或定期檢閱 (。 隨著文檔庫的發展，使用這些處置設定可以節省時間和精力，不必再嘗試手動清理滿滿的硬碟空間，或避免達到配額限制。

使用文件中心網站    當您想要建立、管理及儲存大量文件時，您可以使用 [文件中心] 網站。 檔中心是設計來做為管理許多檔的集中式存放庫。 元數據和樹視圖導覽、內容類型和網頁元件等功能可協助您整理和擷取檔。 「內容監管」可以快速設定元數據導向導覽，以便在大部分文檔庫中運作良好，而不需要明確地建立索引。 或是內容監管可以建立索引，以加強在更多篩選和檢視上的效能。 您可以使用 [檔中心] 網站做為撰寫環境， (使用者存回和取出檔案，以及建立這些檔案的資料夾結構) 或內容封存 (使用者只能在其中檢視或上傳檔) 。

您在文檔庫中整理檔案的方式，取決於群組的需求，以及您想要儲存和搜尋資訊的方式。 有些規劃可協助您設定最適合群組的結構。 文檔庫有幾個功能可協助您處理一個文檔庫中的多個檔案。 不過，多個文檔庫可能更適合您的群組。

在文檔庫中整理檔案的方法有好幾種。 您可以新增欄、定義檢視，以及建立資料夾。 每個方法都有其本身的優點，而且您可以結合每個方法，以符合文檔庫和小組的獨特需求。

當您建立新網站時，會為您建立一些文檔庫，例如小組網站中的文檔庫。 您可以根據自己的用途自定義這些文件庫，也可以建立您自己的其他文檔庫。 每種類型的文檔庫都有特定的用途，有些則有不同的行為和功能集。

資產庫     若要共用及管理影像、音訊和視訊檔案等數位媒體資產，請使用資產庫。 資產庫可讓使用者更輕鬆地探索及重複使用其他人已建立的數位媒體檔案，例如標誌和公司影像。 資產庫也提供內容類型，提供用於管理和瀏覽媒體資產的內容類型和檢視，例如縮圖和元數據關鍵詞。 例如，您可能會想要管理和儲存來自應用程式的品牌影像和可重複使用的內容片段，以便在整個企業中使用並持續使用。

儀錶板庫    包含網頁元件頁面、含有狀態 清單 的網頁元件頁面，以及已部署的 PerformancePoint 儀錶板。

資料連線庫     若要簡化數據連線的維護和管理，請使用數據連線庫。 數據連線庫是儲存 Office 數據連線 (ODC) 檔案的集中位置。 這些檔案 (.odc) 包含如何尋找、登入、查詢及存取外部數據源的相關信息。 將數據連線庫中的 ODC 檔案集中，也可讓您從 SharePoint 網站共用、管理和搜尋數據連線檔案，並協助確保商務數據和報表，尤其是電子錶格，將一組一致的值和公式結果維持為「一個真實的版本」。

文件庫     對於許多文件類型，包括文件和電子錶格，請使用文檔庫。 您可以在文檔庫中儲存其他類型的檔案，但基於安全性考慮，某些文件類型會遭到封鎖。 當您使用未封鎖的程式時，您可以從文檔庫建立這些檔案。 例如，您的行銷小組可能有自己的文檔庫，用於規劃數據、新訊版本和出版物。

表單庫    如果您需要管理一組 XML 型商務表單，請使用表單庫。 例如，您的組織可能會想要使用表表表。 設定表單庫需要 XML 編輯器或 XML 表單設計程式，例如 Microsoft InfoPath。 人員填寫的表單只是一個包含數據 (的 .xml 檔案，而且只有輸入到窗體的數據) ，例如費用日期和金額。 組成費用報表的其他所有專案都由窗體範本提供。 人員填寫表單之後，您可以合併表單資料或匯出表單數據以進行分析。

圖片庫    若要共用數字圖片或圖形集合，請使用圖片庫。 雖然圖片可以儲存在其他類型的 SharePoint 文件庫中，但圖片庫有許多優點。 例如，您可以從圖片庫檢視幻燈片放映中的圖片、將圖片下載到計算機，以及使用相容的圖形程式編輯圖片，例如 Microsoft 小畫家。 如果您想要儲存小組活動或產品上市的圖片，請考慮建立圖片庫。 您也可以連結至您網站上其他位置的文件庫圖片，例如Wiki和部落格。

記錄庫     若要保留儲存及管理貴組織記錄或重要商務檔的中央存放庫，請使用記錄庫。 例如，您的組織可能需要遵守合規性法規，要求有條理的程式來管理相關文件。 記錄中心網站可以包含一些記錄庫，可用來儲存不同類型的記錄。 您可以針對每個文檔庫設定原則，決定要儲存哪些記錄、如何路由和管理檔，以及這些記錄必須保留多久。

報表庫     若要簡化建立、管理和傳遞網頁、文件和關鍵效能指標 (KPI) 指標和目標，請使用報表庫。 報表庫是您可以建立及儲存報表的中心位置，例如 Excel 活頁簿和儀錶板頁面。 當您將 Excel 活頁簿發佈至報表庫時，只要按下即可在瀏覽器檢視中開啟，這是不將活頁簿新增至網頁元件頁面的便利方式。

處理圖庫 (公製及美製)     若要儲存和共享圖表處理程序檔，例如使用 Microsoft Visio 建立的檔，請使用流程圖庫。 公制及美制單位文檔庫是根據各自的度量單位量身打造。

Wiki 頁面庫    若要建立連線Wiki頁面的集合，請使用Wiki頁面庫。 Wiki 可讓多人以容易建立及修改的格式來收集資訊。 您也可以將包含圖片、表格、超連結和內部連結的Wiki頁面新增至您的文件庫。 例如，如果您的小組為專案建立Wiki網站，該網站可以將秘訣和訣竅儲存在互相連結的一系列頁面中。