创建基本查询

试一试！

有关快速搜索和提问，请创建基本查询以查找所需数据并获取答案。

在设计视图中创建查询

与查询向导相比，使用“设计”视图可更好地控制你创建的查询。

1. 打开“查询设计”视图

   • 选择“创建”>“查询设计”以开始使用。

     

2. 添加数据源

   首先，添加包含要查看的数据的表或查询。 (是，可以从保存的查询创建新查询。 例如，假设你构建了一个查询，该查询查找供应商的所有产品，并从最高到最低销售额对其进行排序。 使用该查询作为新查询的数据源，例如，该查询查找特定区域中供应商的产品销售。)

   1. 在“显示表”对话框中，选择“两个”选项卡。

   2. 选择所需数据源，然后在每个源之后选择“添加”。

   3. 关闭对话框。

3. 添加输出字段

   输出字段即要在查询的结果集中显示或包含的数据。

   • 将所需字段从上部窗格中的数据源向下拖动到下部窗格“字段”行中的空单元格。

     

   使用表达式作为输出字段

   若要执行计算或使用函数生成查询输出，请使用表达式作为输出字段。 表达式可以使用任意查询数据源中的数据，以及 Format 或 InStr 等函数，还可包含常量和算术运算符。

   1. 在查询设计网格的空列中，选择“字段”行。

   2. 在“设计”选项卡的“查询设置”组中，选择“生成器”。

   3. 键入或粘贴表达式。 以要用于表达式输出的名称作为表达式的开头，后跟冒号。 例如，要对表达式添加“上次更新时间”标签，请以此开始表达式：上次更新时间:

      或者，使用表达式生成器生成带“表达式元素”、“表达式类别”和“表达式值”的表达式。

   注意: 表达式功能强大、用法灵活，具备多个选项。 有关详细信息，请参阅 生成表达式。

4. 指定条件（可选）

   使用条件对查询返回的记录（字段值）进行限制。 例如，你可能只希望查看单价小于 10 美元产品。

   1. 若要指定条件，请首先将包含值的字段拖动到下部窗格中。

      提示: 默认情况下，添加字段时，查询结果中将返回其数据。 如果你已添加所需字段，则无需再次添加即可向其应用条件。

   2. 如果希望在结果的字段“显示”行中显示字段内容，请清除该复选框。

   3. 在字段的“条件”行中，键入字段值必须满足的表达式（如果要将记录包含在结果中），例如 <10。 （有关更多示例，请参阅查询条件示例。 ）

   4. 在“条件”行下的“Or”行中指定任何备选条件。

   如果指定备选条件，则当字段的值满足所列任意条件时都将选中记录。 例如，如果包括“客户”表中的“状态”字段，指定 CA 作为条件，并对 ID 和 WA 使用“Or”行，则将获得处于三个分项状态之一的客户记录。

5. 汇总数据（可选）

   你可能希望汇总数据，尤其当数据为数字时。 例如，你可能希望查看平均价格或总销售额。

   1. 如有必要，可将“总计”行添加到下部窗格中的查询设计网格。 在设计视图中，在“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中，选择“总计”。

   2. 对于要在“总计”行中汇总的每个字段，选择要使用的函数。 可用的功能取决于字段的数据类型。

6. 运行或保存查询

   • 若要运行查询时，在“结果”组的“设计”选项卡上，选择“运行”。

   • 若要保存查询以供以后使用，请在“快速访问工具栏”上，选择“ 保存 ”。 为查询键入描述性名称，然后选择“确定”。

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