将外出活动添加到其他人的 Outlook 日历

步骤 1：将休假时间添加到同事的日历

当你在日历上将时间标记为“外出”时，同事在尝试安排会议时会看到它。 但是，如果你可以在离开时间之前立即提醒每个人，而不影响他们的闲/忙状态或使他们的日历混乱，那不是很好吗？ 可以通过将你的信息设置为在其日历上显示为全天事件来执行此操作，但与通常设置为“忙碌”的普通全天事件不同，此全天事件显示为空闲时间。 同事的忙/闲可用性不受影响。

1. 在“日历”的“ 开始 ”选项卡上，选择“新建会议”。

   : 还可以使用键盘快捷方式通过按 Ctrl+Shift+Q 创建新的会议请求。

2. 在“ 标题”框中键入说明，如果需要，请在“ 位置 ”框中输入位置。

3. 在 “开始时间” 和“ 结束时间 ”列表中，选择离开办公室的时间的开始和结束时间。 对于假期，这通常涉及整整几天。 如果是这种情况，请选择“全天事件检查”框。

   : 默认情况下，Outlook 使用计算机上的当前时区设置进行计划。 如果要根据不同的时区安排离开办公室的时间，请选择“时区检查”框，然后选择相应的时区。

4. 在 “与会者” 组中，对于 “响应选项”，清除下拉按钮中的“请求响应 ”。

5. 在 “选项” 组中，对于“ 显示为”，请在下拉列表中选择“免费 ”。 如果已指定这是全天事件， 则“显示为” 自动设置为 “免费”。

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   • 确保“ 显示为” 设置设置为 “免费”。 这允许会议请求收件人接受会议请求并将你的休假时间添加到他们的日历，但不会阻止任何时间在其日历上。 在休假期间，收件人的日历仍会显示免费日程安排。

   • 选择全天事件时，活动的开始时间为午夜。 若要避免同事在奇数时间收到警报，请将 “提醒” 设置设置为 “无”。

6. 键入要与收件人共享的任何信息。

7. 将目标收件人添加到 “必需”或 “可选” 行。

8. 如果要提醒人们注意你将离开办公室的一系列定期时间，请在 “选项” 组中，选择“定期”，选择定期模式，然后选择“确定”。

9. 选择“发送”。

发送此会议请求时，将“显示为”设置为“免费”时，该事件会显示在同事的 Outlook 日历中每天的顶部，这是一个视觉提醒，不会阻止任何工作时间。

步骤 2：阻止日历上的休假时间

如果按照上一部分中的步骤操作，则你发送的会议请求被标记为空闲时间，以防止在其他人的日历上阻塞时间。 但是，时间也会在你自己的日历上标记为空闲。 你现在需要为自己创建一个额外的约会，以便其他人可以看到你在指定期间没有空。

常见错误是在发送原始请求后打开日历上的会议请求项目，并将 “显示为” 设置从 “免费 ”更改为“ 外出 ”。 但是，执行此操作时，会将更新发送给你发送会议请求的每个人，将 “免费 ”更改为 “外出” ，并取消为避免这样做而采取的步骤。 必须在日历上创建重复约会，并将 “显示为 ”设置设置为 “外出”。

当用户使用 Outlook 日历安排会议和其他事件时，除非你已更改日历的权限以防止这种情况，否则他们可以看到你的可用性。 通常，约会、会议和事件将“显示为”设置为“忙碌”。 还可以创建具有“外出”设置的“显示为”的项目。 设置为 “外出”的项目 被视为与设置为 “忙碌”的项目类似， 某人不应期望你当时有空。 在视觉上，这两种类型不同 ： 设置为 “外出”的项目 以紫色显示，设置为 “忙碌 ”的项目由蓝色主题标识。 这种外观差异有助于强调你不可用的原因。 例如，你可能能够移动冲突的 “忙碌” 项目，但你可能无法或不愿意更改 外出项目， 例如假期。

1. 在 “日历”的“ 开始 ”选项卡上，选择“新建约会”。

2. 在“ 标题”框中，键入离开时间的名称。

3. 在 “开始时间” 和“ 结束时间”中，选择离开时间开始和结束的日期。

4. 选择“全天事件检查”框。

5. 将 “显示为” 设置更改为 “外出”。

6. 选择“保存并关闭”。