Gợi ý cùng dòng trong Outlook

Khi soạn email trong Outlook, bạn có thể nhận được đề xuất để lên lịch chuyển phát email. Tìm hiểu thêm về tính năng này và cách sử dụng tính năng này trong Lên lịch gửi trong Outlook.

Khi đang đọc lời mời trên lịch, bạn có thể nhận thấy đề xuất Đặt thời gian cho công việc tập trung. Bạn sẽ nhận được đề xuất này khi bạn có một cuộc họp nặng nề, do đó bạn có thêm thời gian để làm việc chuyên sâu.

Để thêm thời gian vào lịch của bạn:

1. Chọn Xem thời gian đề xuất về thông tin chuyên sâu. Một ngăn sẽ mở ra với các khoảng thời gian tập trung khả dụng mỗi ngày trong tuần tới.

2. Chọn biểu tượng lịch cho thời gian bạn muốn đặt. Để đặt tất cả thời gian được liệt kê, hãy chọn Đặt tất cả.

Tìm hiểu thêm về thời gian tập trung.

Khi soạn email hoặc lời mời trên lịch trong Outlook về thời gian sắp tới rời khỏi cơ quan, bạn có thể nhận được đề xuất để chuẩn bị cho thời gian nghỉ phép. Chọn Lập kế hoạch để mở danh sách kiểm tra Lập kế hoạch cho thời gian đi vắng của bạn. Sử dụng danh sách kiểm tra để:

• Giải quyết tất cả các cuộc họp của bạn ở một nơi bằng thông báo tùy chỉnh về thời gian đã lên lịch của bạn đã tắt.

• Soạn trả lời tự động và thông báo cho nhóm về thời gian bạn đã lên kế hoạch tắt.

• Lên lịch thời gian tập trung để hoàn thành các nhiệm vụ trước khi bạn đi và để bắt kịp công việc khi bạn quay lại.

Nếu yêu cầu họp xung đột với khối thời gian tập trung hiện có, bạn có thể nhận được đề xuất lên lịch lại thời gian tập trung hoặc đề xuất thời gian họp mới.

Để đề xuất thời gian họp mới:

1. Chọn Xem các thời gian sẵn dùng khác.

2. Chọn một khối thời gian trong tuần tới phù hợp với bạn, theo đó đề xuất thời gian mới cho người tổ chức cuộc họp.

Để di chuyển thời gian tập trung của bạn:

1. Chọn Di chuyển khối tiêu điểm của bạn.

2. Chọn khối tiêu điểm mới trong tuần tới.

Áp dụng cho: Người dùng có đăng ký Viva Insights.

Khi bạn nhận được thư mời họp, bạn có thể nhận thấy đề xuất đặt trước thời gian chuẩn bị cho cuộc họp.

1. Chọn Thời gian đặt trong đề xuất chấp nhận lời mời. 

2. Ngăn bổ trợ sẽ mở ra. Chọn tùy chọn thời gian chuẩn bị:

   1. Thời gian: Ngay trước cuộc họp, một ngày trước cuộc họp, hoặc ngày làm việc cuối cùng trong tuần trước cuộc họp.

   2. Thời lượng: 15 phút, 30 phút hoặc 1 giờ.

Dựa trên các tùy chọn bạn đã chọn, Viva Insights sẽ tìm kiếm một điểm trống trên lịch của bạn và lên lịch cuộc hẹn có tên "Thời gian chuẩn bị cho [Tên cuộc họp]"

Khi bạn nhận được đề xuất này:

Viva Insights hiển thị cho bạn đề xuất này khi đáp ứng tất cả các điều kiện sau:

• Cuộc họp:

  • Có 11 khách mời trở xuống.

  • Được lên lịch kéo dài từ 30 đến 60 phút.

  • Không lặp lại.

  • Chưa bị hủy.

  • Yêu cầu người dự phản hồi.

  • Không phải là riêng tư.

  • Không có trạng thái "Miễn phí", "Làm việc ở nơi khác" hoặc trạng thái "Đi vắng".

• Bạn:

  • Mở lời mời họp ít nhất 15 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.

  • Có ít nhất 15 phút sẵn sàng cho thời gian chuẩn bị trong giờ làm việc của bạn.

  • Không thích bất kỳ cuộc họp người dự nào chuẩn bị trong bảy ngày qua.

  • Chưa đặt trước bất kỳ thời gian chuẩn bị nào cho cuộc họp này.

  • Là người dự cuộc họp bắt buộc.

  • Không từ chối cuộc họp.

Nhích soạn thảo cuộc họp khuyến khích bạn cân nhắc cẩn thận thời gian, tần suất và danh sách mời họp cho các cuộc họp có chi phí cao. Khi tạo một cuộc họp mới trong Outlook, nó có thể kích hoạt thông báo để cho bạn biết khi nào chi phí cuộc họp (khoảng thời gian x tần suất x khách mời) đang tăng cao.  

Bạn có thể mở rộng thông báo để mở phần bổ trợ Viva Insights, cung cấp các đề xuất hữu ích. Nếu bạn quyết định giảm tần suất hoặc rút ngắn thời lượng, nó sẽ ngay lập tức cập nhật lời mời với cấu hình mới, ít tốn kém hơn.  

Bạn cũng có thể thực hiện thay đổi của riêng mình. Nếu bạn gửi thư mời này và sau đó tra cứu cùng một cuộc họp trong thẻ xem lại cuộc họp của bạn, nó sẽ được đánh dấu là đã được xem xét. 

Áp dụng cho: Thông tin chuyên sâu này hiện chỉ sẵn dùng cho những người đã đăng ký một gói dịch vụ hiện hành.

Trong khi đọc email mà bạn đã gửi, bạn có thể thấy thông tin chuyên sâu nêu bật tỷ lệ phần trăm người nhận email đã mở email.

Chọn Xem thêm thông tin chi tiết để xem số người đã mở hoặc chuyển tiếp email của bạn và thời gian trung bình họ dành để đọc email đó, cùng với thông tin tương tự cho mọi tệp đính kèm trên email đó. Thông tin này có thể giúp bạn theo dõi với người nhận nếu cần và/hoặc điều chỉnh phong cách liên lạc của bạn để hoàn thành công việc.

Áp dụng cho: Đề xuất này hiện chỉ khả dụng cho những người đã đăng ký một gói dịch vụ hiện hành .

Khi soạn email cho hơn 5 người nhận, bạn có thể nhận được đề xuất cho biết "Thông tin chi tiết có thể theo dõi email".

Chọn Theo dõi email này để xem tỷ lệ mở email và xem thêm thống kê về email này. Thông tin này sẽ khả dụng 15 phút sau khi bạn gửi email. Bạn có thể xem thông tin này bằng cách mở email đã gửi hoặc bằng cách mở phần bổ trợ Thông tin chi tiết và chọn Theo dõi tỷ lệ mở email.