Thiết lập dẫn hướng siêu dữ liệu cho danh sách hoặc thư viện

Khi dẫn hướng siêu dữ liệu được thiết lập cho một danh sách hoặc thư viện, site SharePoint sẽ hiển thị một điều khiển cây ở phía bên trái của trang. Cây hiển thị cấu trúc phân cấp các thư mục và thuật ngữ siêu dữ liệu được quản lý. Người dùng có thể chọn các mục trong cây để lọc những gì xuất hiện trên trang. Điều này cho phép người dùng tạo hiển thị nội dung động. Người dùng có thể tinh chỉnh điều này nhiều hơn bằng cách sử dụng điều khiển Bộ lọc Phím xuất hiện bên dưới cây dẫn hướng và điều này hoạt động kết hợp với cây dẫn hướng.

1. Điều khiển cây

2. Cấu trúc phân cấp thư mục cho danh sách hoặc thư viện

3. Thuật ngữ

4. Thuật ngữ con hậu duệ

5. Bộ lọc Khóa

Người dùng site có thể sử dụng cây dẫn hướng để duyệt danh sách hoặc thư viện theo thư mục hoặc theo siêu dữ liệu. Khi người dùng chọn thuật ngữ siêu dữ liệu được quản lý trong cây dẫn hướng, dạng xem chỉ hiển thị những mục được gắn thẻ với thuật ngữ đó hoặc thuật ngữ hậu duệ của thuật ngữ đó. Để chỉ lọc theo một thuật ngữ cụ thể và loại trừ thuật ngữ con hậu duệ, người dùng có thể chọn lại mục đó. Dẫn hướng siêu dữ liệu hoạt động cùng với các bộ lọc khác cho danh sách, chẳng hạn như dạng xem và bộ lọc cột.

Bạn có thể thiết lập và sử dụng dẫn hướng siêu dữ liệu cho danh sách và thư viện ngay cả khi những danh sách và thư viện này không sử dụng các cột siêu dữ liệu được quản lý. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một số kiểu cột làm trường trong cấu trúc phân cấp dẫn hướng siêu dữ liệu, chẳng hạn như Loại Nội dung và Lựa chọn giá trị đơn.

Danh sách sau đây hiển thị các kiểu cột mà điều khiển Bộ lọc Khóa có thể sử dụng làm trường:

• Siêu dữ liệu được quản lý

• Kiểu Nội dung

• Lựa chọn

• Cá nhân hoặc Nhóm

• Ngày và Giờ

• Number

Để tìm hiểu cách thiết lập cột sử dụng siêu dữ liệu được quản lý, hãy xem Tạo cột siêu dữ liệu được quản lý.

Theo mặc định, hàm SharePoint thực hiện tự động tạo chỉ mục. Khi bật tính năng tự động tạo chỉ mục, chỉ mục sẽ tự động được tạo cho các trường bạn thêm vào cây dẫn hướng và Bộ lọc Khóa. Chỉ mục cột đơn được tạo trên tất cả các trường Bộ lọc Khóa được hỗ trợ ngoại trừ trường Loại Nội dung và Lựa chọn. Chỉ mục tổ hợp được tạo trên tất cả các kết hợp được hỗ trợ của cấu trúc phân cấp dẫn hướng và Bộ lọc Chính.

Khi chỉ mục được tạo tự động, truy vấn được bật cho danh sách có nhiều mục hơn ngưỡng dạng xem danh sách. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn có thể phải tắt thiết đặt này và thiết lập chỉ mục theo cách thủ công. Ví dụ, nếu tổ hợp chỉ mục cột đơn và kết hợp vượt quá 20 (số chỉ mục tối đa trên mỗi danh sách), bạn phải tắt lập chỉ mục tự động và đặt cấu hình các chỉ mục theo cách thủ công.

Theo mặc định, dẫn hướng và lọc siêu dữ liệu được bật trên hầu hết các site được tạo SharePoint phẩm. Ngay cả khi dẫn hướng siêu dữ liệu không được thiết lập cho một danh sách hoặc thư viện cụ thể, các tính năng của nó vẫn hoạt động ngầm để cải thiện hiệu suất của các dạng xem trong danh sách và thư viện. Tính năng dẫn hướng và lọc siêu dữ liệu sẽ tự động chọn chỉ mục tốt nhất để làm việc mỗi lần tải dạng xem. Khi người dùng tải dạng xem mới, xóa bộ lọc hoặc áp dụng sắp xếp, tối ưu hóa truy vấn sẽ xác định cách tốt nhất để truy vấn cơ sở dữ liệu để tránh điều chỉnh dạng xem danh sách.

Nếu người dùng tải dạng xem vượt quá ngưỡng thì dẫn hướng và lọc siêu dữ liệu sẽ tạo phiên bản sửa đổi của truy vấn người dùng ban đầu gọi là truy vấn dự phòng. Truy vấn dự phòng chạy dựa trên một phần của danh sách thay vì danh sách đầy đủ. Kết quả là, nó sẽ hiển thị một phần tập hợp các mục được yêu cầu. Truy vấn dự phòng cung cấp kết quả hữu ích khi truy vấn gốc bị cấm do điều chỉnh danh sách lớn. Đôi khi, nếu không có mục nào trong danh sách được truy vấn quét có chứa kết quả khớp với truy vấn người dùng ban đầu, truy vấn dự phòng sẽ không trả về kết quả.

Khi một truy vấn dự phòng xảy ra, một thông báo trên màn hình cảnh báo người dùng rằng các kết quả là một phần. Thông báo này đề xuất người dùng nên áp dụng các bộ lọc bổ sung để xem toàn bộ tập hợp.

Thông báo truy vấn dự phòng cũng đóng vai trò là cảnh báo cho chủ sở hữu danh sách hoặc thư viện mà người dùng không thể truy nhập nội dung.