Sử dụng mẫu site quản lý SharePoint Project

Trước tiên, hãy làm theo hướng dẫn về cách thêm mẫu vào site mới hoặc hiện có.

Khám phá nội dung site, phần web và trang được điền sẵn và quyết định những tùy chỉnh site cần thiết để phù hợp với thương hiệu, tiếng nói và mục tiêu kinh doanh tổng thể của tổ chức bạn. 

Nội dung site, danh sách và mẫu bài đăng tin tức được điền sẵn:

• Trang chủ - Cung cấp nơi đích cho các nhóm dễ dàng chia sẻ nội dung, cộng tác và nhận cập nhật cho dự án

• Lịch - Hiển thị lịch Outlook của nhóm

• Danh sách r theo dõi dự án - Theo dõi tất cả tiến độ công việc liên quan đến dự án sắp tới. Tùy chỉnh mẫu danh sách này bằng cách chỉnh sửa trường văn bản danh sách.

• Danh sách bộ theo dõi vấn đề - Theo dõi bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra theo cách của dự án. Tùy chỉnh mẫu danh sách này bằng cách chỉnh sửa trường văn bản danh sách.

• Thư viện tài liệu - Truy nhập dễ dàng và bảo mật vào các tệp dự án

• Thùng rác - Cung cấp quyền truy nhập vào nội dung liên quan đến dự án đã loại bỏ gần đây 

• Mẫu báo cáo trạng thái - Sử dụng mẫu dựng sẵn này để dễ dàng phát hành báo cáo tình trạng dự án cho nhóm của bạn. Tùy chỉnh mẫu bài đăng tin tức này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản và Hình ảnh.

Sau khi bạn đã thêm mẫu site Quản lý dự án, đã đến lúc tùy chỉnh và biến mẫu thành của riêng bạn. 

Kiểm tra trạng thái dự án và danh sách bộ theo dõi sự cố - Sử dụng phần web Chính để duy trì cập nhật cho các thành viên nhóm về trạng thái dự án. Đếm ngược đến lần khởi chạy dự án - Sử dụng phần web bộ hẹn giờ Countdown để cho các thành viên nhóm biết còn bao nhiêu thời gian để chuẩn bị cho việc khởi chạy dự án. Tô sáng các tài nguyên thường được sử dụng - Sử dụng phần web Thư viện tài liệu để cung cấp quyền truy nhập nhanh vào các tài nguyên và tệp nhóm.  Xem lại hoạt động site nhóm gần đây - Sử dụng phần web Hoạt động site để xem nội dung được các thành viên nhóm khác xem gần đây. Hiển thị danh sách lịch biểu và thời hạn dự án - Sử dụng phần web Sự kiện để tạo danh sách hạn chót quan trọng của nhóm. Chia sẻ tin tức và thông báo nhóm - Sử dụng phần web Tin tức để xuất bản thông báo nhóm và cơ hội sự kiện. Cung cấp danh sách các công cụ thường dùng - Sử dụng phần web Liên kết nhanh để tạo sự cộng tác đơn giản bằng cách biên soạn danh sách các công cụ thường dùng cho dự án.  Cung cấp quyền truy nhập vào các liên hệ chính - Sử dụng phần web Mọi người để liệt kê các điểm liên hệ chính để quản lý dự án.

Tùy chỉnh diện mạo site, dẫnhướng site, phần web và nội dung của site để phù hợp với nhu cầu của người xem và của tổ chức bạn. Khi thực hiện tùy chỉnh, hãy đảm bảo site đang ở chế độ chỉnh sửa bằng cách chọn Chỉnh sửa ở phía trên cùng bên phải của site. Khi bạn làm việc, Lưu dưới dạng bản nháp hoặc Tái phát hành thay đổi để hiển thị các chỉnh sửa cho người xem.

1. Sử dụng phần web Chính để tô sáng trạng thái dự án

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Chính, rồi chọn Chỉnh sửa thuộc tính ().

2. Sau đó, chọn các tùy chọn Tầng và Ô phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức.

Xem các bố trí khác nhau và tìm hiểu thêm về chỉnhsửa phần web Chính.

2. Sử dụng phần web Bộ hẹn giờ Đếm ngược để cho các thành viên nhóm biết còn bao nhiêu thời gian

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Bộ hẹn giờ đếm ngược, rồi chọn Chỉnh sửa thuộc tính ().

2. Thêm Ngày vàGiờ của sự kiện. 

3. Chọn Định dạng cho hiển thị bộ hẹn giờ.

4. Thêm hành động Gọi hành động bằng cách thay đổi văn bản xếp chồng và thêm nối kết để biết thêm thông tin.

5. Tùy chỉnh hình nền phần web bằng cách chọn Thay đổi, chọn nguồn hình ảnh, rồi chọn Chèn.  

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Bộ hẹn giờ đếm ngược.

3. Sử dụng phần web Thư viện tài liệu để cung cấp truy nhập nhanh đến các tài nguyên

1. Để thay đổi dạng xem hoặc nguồn thư mục cho phần web Thư viện tài liệu, hãy chọn Chỉnh sửa thuộc tính ().

2. Để sửa thư mục thư viện tài liệu, nhãn và nội dung, dẫn hướng đến thư viện trong Nội dung site. Thực hiện các chỉnh sửa và nội dung của bạn sẽ cập nhật trong phần web.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Thư viện tài liệu.

4. Sử dụng phần web Hoạt động site để luôn cập nhật hoạt động nhóm

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Hoạt động site và chọn Chỉnh sửa thuộc tính ().

2. Nhập một số vào hộp công cụ bên dưới Hiển thị nhiều mục này cùng một lúc.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Hoạt động Site.

5. Sử dụng phần web Sự kiện để theo dõi ngày và hạn chót

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Sự kiện, rồi chọn Chỉnh sửa thuộc tính ().

2. Chọn Nguồn.

3. Sau đó, chọn phạm vi Ngày sẽ được hiển thị trên site. 

4. Tiếp theo, chọn bố trí.

5. Chọn Số lượng mục tối đa cần được liệt kê trong phần web này. 

Tìm hiểu thêm về phầnweb Sự kiện.

6. Sử dụng phần web Tin tức để nhấn mạnh các thông báo nhóm dự án và cơ hội sự kiện.

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Tin tức và chọn Chỉnh sửa thuộc tính ().

2. Sau đó, chọn Nguồn tin tức có chứa thông tin bạn muốn hiển thị.

3. Chọn các tùy chọn Bố trí, Xem và Bộ lọc hiển thị tốt nhất các thành viên trong nhóm của tổ chức.

4. Trong mục Sắp xếp, xác định thứ tự hiển thị tin tức.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Tin tức.

7. Sử dụng phần web Liên kết nhanh để biên soạn danh sách các công cụ thường xuyên sử dụng cho dự án.

1. Dẫn hướng đến phần web Liên kết Nhanh và chọn liên kết, rồi chỉnh sửa thuộc tính ().

2. Chỉnh sửa nối kết, tiêu đề, biểu tượng và mô tả nếu cần..

3. Để thêm liên kết, hãy chọn + Thêm liên kết.

Xem các loại bố trí và tùy chọn chỉnh sửa khác nhau cho phần web Nối kết Nhanh.

8. Sử dụng phần web Mọi người để liệt kê các điểm liên hệ chính cho dự án

1. Bắt đầu bằng cách xóa hình ảnh của phần web Mọi người.

2. Tìm Hộp công cụ () ở bên phải. Chọn Xem tất cả các phần web, sau đó chọn hoặc kéo và thả Mọi người từ danh sách các phần web.

3. Chọn Chỉnh sửa thuộc tính () trên phần web Mọi người.

4. Nhập tên của một người hoặc một nhóm, sau đó chọn Lưu.

Tìm hiểu thêm về phần web Mọi người.

Tùy chỉnh các trang sau trong site: 

• Danh sách r theo dõi dự án - Theo dõi tất cả tiến độ công việc liên quan đến dự án sắp tới. Tùy chỉnh mẫu danh sách này bằng cách chỉnh sửa trường văn bản danh sách.

• Danh sách bộ theo dõi vấn đề - Theo dõi bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra theo cách của dự án. Tùy chỉnh mẫu danh sách này bằng cách chỉnh sửa trường văn bản danh sách.

• Mẫu báo cáo trạng thái - Truy nhập mẫu này trong Thiết đặt , rồi đến Nội dung site. Sử dụng mẫu dựng sẵn này để dễ dàng phát hành báo cáo tình trạng dự án cho nhóm của bạn. Tùy chỉnh mẫu bài đăng tin tức này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản và Hình ảnh.

Tùy chỉnh giao diện và dẫn hướng site

Trước khi bạn chia sẻ site của mình với người khác, hãy thực hiện những thao tác hoàn thiện trên site của bạn bằng cách đảm bảo người dùng có thể tìm thấy site, dẫn hướng qua các liên kết và trang một cách dễ dàng và nhanh chóng truy nhập nội dung trên site.

• Chỉnh sửa thư viện tài liệu bằng cách cập nhật tên thư mục và tải lên tài nguyên.

• Sửa và tùy chỉnh dẫn hướng site.

• Thay đổi diện mạo site của bạn bằng cách tùy chỉnh chủ đề, logo, bố trí đầu trang và diện mạo site của bạn.

• Thêm hoặc loại bỏ trang vào site này hoặc dẫn hướng site để phù hợp với nội dung hiện có.

• Chọn liên kết site này với site hub trong tổ chức của bạn hoặc thêm site này vào dẫn hướng site hub hiện có nếu cần.

Chia sẻ site của bạn với người khác sau khi bạn đã tùy chỉnh site của mình, xem lại site và phát hành bản nháp cuối cùng. 

1. Chọn Cài đặt, rồichọn Quyền đối với Site.

2. Sau đó chọn Mời mọi người, rồi chọn Thêm thành viên vào nhóm rồi Thêm để cấp quyền truy nhập đầy đủ vào nội dung site nhóm, các tài nguyên chia sẻ như lịch Outlook của nhóm và quyền chỉnh sửa đối với site.

3. Sau đó chọn Mời mọi người , rồi chỉ Chia sẻ site, rồi Lưu để chia sẻ site nhưng không chọn tài nguyên được chia sẻ hoặc quyền chỉnh sửa site.

Tìm hiểu thêm về quản lý thiết đặt site nhóm, thông tin site và quyền.

Sau khi bạn tạo và cho chạy site của mình, giai đoạn quan trọng tiếp theo là duy trì nội dung site. Đảm bảo bạn có kế hoạch duy trì cập nhật nội dung và phần web. 

Các biện pháp tốt nhất cho việc bảo trì site:

• Kế hoạch bảo trì trang web - Thiết lập lịch trình để xem lại nội dung trang web thường xuyên khi cần thiết để đảm bảo nội dung vẫn chính xác và có liên quan.

• Thường xuyên đăng tin tức - Phân phối các thông báo, thông tin và trạng thái mới nhất trong toàn tổ chức.  Tìm hiểu cách thêm bài đăng Tin tức trên site nhóm hoặc site liên lạc và cho người khác thấy những người sẽ đăng thông báo cách họ có thể sử dụng tin tức SharePoint.

• Kiểm tra các liên kết và phần web - Duy trì cập nhật liên kết và phần web để đảm bảo bạn đang tận dụng toàn bộ giá trị của trang web của mình.

• Sử dụng phân tích để cải thiện mức độ tương tác - Xem mức sử dụng trang web bằng cách sử dụng báo cáo dữ liệu sử dụng tích hợp sẵn để nhận thông tin về nội dung phổ biến, lượt truy cập trang web và hơn thế nữa.

• Xem lại định kỳ thiết đặt site của bạn - Sau khi đã tạo site trong SharePoint, bạn có thể thực hiện thay đổi đối với thiết đặt, thông tin site và quyền cho site.