Cộng tác trên tài liệu doanh nghiệp

Khi bạn bắt đầu một tài liệu mới, tốt nhất là bạn nên lưu tài liệu đó vào OneDrive. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể truy nhập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào và cho phép bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác thay vì gửi các bản sao khác nhau của cùng một tệp qua email.

Để lưu tệp vào OneDrive:

1. Trong Word, chọn Tệp > Lưu Như.

2. Chọn OneDrive, rồi chọn thư mục bạn muốn lưu.

3. Nhập tên tệp, rồi chọn Lưu.

Giờ đây, với tệp của bạn trong OneDrive, tính năng này sẽ tự động lưu. Không còn mất tiến độ của bạn vì bạn quên lưu. Khi bạn đã sẵn sàng mời người khác làm việc trên tệp cùng với bạn hoặc nhận phản hồi:

1. Chọn Chia sẻ. 
   
   

2. Thêm tên hoặc địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ cùng. Nếu bạn đang chia sẻ với người khác bên ngoài doanh nghiệp của mình, hãy đảm bảo thay đổi quyền cho Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa.

   Xem chia sẻ tệp và thư mục OneDrive để tìm hiểu thêm về quyền chia sẻ.

3. Thêm thư nếu bạn muốn, rồi chọn Gửi.

Người nhận sẽ nhận được email kèm theo liên kết đến tài liệu.

Hoặc chọn Sao chép liên kết , rồi bạn có thể chia sẻ liên kết đến tài liệu theo ý muốn, chẳng hạn như trong email, tin nhắn trò chuyện hoặc trong tài liệu khác.

Sau khi chia sẻ tệp, bạn có thể cộng tác với người khác và làm việc cùng lúc.

• Xem những người khác trong tài liệu và vị trí họ đang làm việc.

• Chỉ báo hiện diện cho biết nơi người nào đó đang thực hiện thay đổi. Xem mọi thay đổi ngay khi chúng được thực hiện.

• Thêm chú thích và @mention người khác để nhập ngay tại nơi bạn muốn.

Khi bạn chú thích trong tệp và sử dụng ký hiệu @cùng với tên của người khác, họ sẽ nhận được email kèm theo liên kết đến nhận xét của bạn. Việc bấm vào nối kết sẽ đưa họ vào tài liệu và cuộc hội thoại.

1. Thêm chú thích.

2. Nhập chú thích của bạn. Sử dụng một @mention để đặt tên cho những người cụ thể trong chú thích của bạn.

3. Chọn Đăng nhận xét.

4. Người nhận sẽ nhận được thông báo qua email. Họ có thể trả lời chú thích ngay từ email hoặc chọn liên kết để đi thẳng đến chú thích.

Với tệp được lưu vào OneDrive hoặc SharePoint, hãy sử dụng Lịch sử Phiên bản để quay lại phiên bản trước của tệp nếu ai đó thực hiện thay đổi mà bạn không muốn.

1. Chọn tên tệp.

2. Chọn Lịch sử Phiên bản.

3. Chọn một trong các phiên bản.

4. Bấm qua các Thay đổi hoặc cuộn qua tệp để so sánh các thay đổi.

5. Chọn Khôi phục để thay thế tệp của bạn bằng phiên bản cũ hơn.