Переміщення даних з Excel до Access

Крок 1. Імпорт даних з Excel до Access

Імпорт даних – це операція, яка може пройти набагато плавніше, якщо знадобиться певний час, щоб підготувати та очистити дані. Імпортування даних – це ніби перехід на новий дім. Якщо ви прибираєте і організовуєте свої володіння, перш ніж переїхати, оселитися в новому будинку набагато простіше.

Очищення даних перед імпортом

Перш ніж імпортувати дані в Access, у програмі Excel радимо:

• Перетворіть клітинки, які містять неатомні дані (тобто кілька значень в одній клітинці) на кілька стовпців. Наприклад, клітинку в стовпці "Навички", що містить кілька значень навичок, як-от "Програмування C#", "Програмування VBA" і "Веб-дизайн", слід розділити на окремі стовпці, кожен із яких містить лише одне значення навички.

• Скористайтеся командою TRIM, щоб видалити початковий, кінцевий і кілька вбудованих пробілів.

• Видалення недрукних символів.

• Пошук і виправлення орфографічних і розділових помилок.

• Видалення повторюваних рядків або повторюваних полів.

• Переконайтеся, що стовпці даних не містять змішаних форматів, особливо чисел, відформатованих як текст або дати, відформатовані як числа.

Докладні відомості див. в таких розділах довідки Excel:

• Десять найкращих способів очищення даних

• Фільтрування за унікальними значеннями або вилучення повторюваних значень

• Перетворення чисел із текстового формату на числовий

• Перетворення дат, збережених у текстовому форматі, на формат дати

Виберіть найкращий тип даних під час імпорту

Під час імпорту в Access ви хочете зробити правильний вибір, щоб ви отримали кілька (якщо є) помилок перетворення, які потребуватимуть ручного втручання. У таблиці нижче підсумовано перетворення числових форматів Excel і типів даних Access під час імпорту даних із програми Excel до Access, а також наведено кілька порад щодо найкращих типів даних, які можна вибрати в майстрі імпорту електронних таблиць.

Щойно дані буде збережено в Access, ви можете видалити дані Excel. Не забудьте спочатку створити резервну копію вихідної книги Excel, перш ніж видаляти її.

Докладні відомості див. в розділі довідки Access Імпорт даних у книзі Excel або посилання на них.

Автоматичне додавання даних у зручний спосіб

Зазвичай користувачі Excel додаються до одного великого аркуша з однаковими стовпцями. Наприклад, у вас може бути рішення для відстеження ресурсів, яке розпочалося в програмі Excel, але тепер виросло, щоб включити файли з багатьох робочих груп і відділів. Ці дані можуть бути на різних аркушах і книгах або в текстових файлах, які є інформаційними каналами даних з інших систем. У програмі Excel немає команди інтерфейсу користувача або простого способу додавання подібних даних.

Найкраще рішення – скористатися програмою Access, де можна легко імпортувати та додавати дані до однієї таблиці за допомогою майстра імпорту електронних таблиць. Крім того, до однієї таблиці можна додати багато даних. Ви можете зберегти операції імпорту, додати їх як заплановані завдання Microsoft Outlook і навіть використати макроси для автоматизації процесу.

Крок 2. Нормалізація даних за допомогою майстра аналізу таблиць

На перший погляд, процес нормалізації даних може здатися складним завданням. На щастя, нормалізація таблиць в Access – це процес, який значно простіший завдяки майстру аналізатора таблиць.

1. Перетягніть вибрані стовпці до нової таблиці та автоматично створіть зв'язки

2. Використовуйте команди кнопок, щоб перейменувати таблицю, додати первинний ключ, зробити наявний стовпець первинним ключем і скасувати останню дію

За допомогою цього майстра можна виконати такі дії:

• Перетворіть таблицю на набір менших таблиць і автоматично створіть зв'язок первинного та зовнішнього ключа між таблицями.

• Додайте первинний ключ до наявного поля, яке містить унікальні значення, або створіть нове поле ідентифікатора, у якому використовується тип даних "Лічильник".

• Автоматично створюйте зв'язки для забезпечення цілісності даних із каскадними оновленнями. Каскадні видалення не додаються автоматично, щоб запобігти випадковому видаленню даних, але ви можете легко додати каскадні видалення пізніше.

• Знайдіть у нових таблицях зайві або повторювані дані (наприклад, один клієнт із двома різними номерами телефонів) і оновіть їх за бажанням.

• Сновіть резервну копію вихідної таблиці та перейменуйте її, додаючи "_OLD" до її імені. Потім потрібно створити запит, який реконструює вихідну таблицю з іменем вихідної таблиці, щоб усі наявні форми або звіти на основі вихідної таблиці працювали з новою структурою таблиці.

Докладні відомості див. в статті Нормалізація даних за допомогою аналізатора таблиць.

Крок 3. Підключення до даних Access із програми Excel

Після нормалізації даних у програмі Access і створення запиту або таблиці, які реконструюють вихідні дані, потрібно підключитися до даних Access із програми Excel. Ваші дані тепер знаходяться в Access як зовнішнє джерело даних, тому їх можна підключити до книги через зв'язок із даними – контейнер даних, який використовується для пошуку, входу в зовнішнє джерело даних і доступу до нього. Відомості про підключення зберігаються в книзі та також можуть зберігатися у файлі зв'язку, наприклад у файлі зв'язку з даними Office (ODC) (розширення імені файлу ODC) або у файлі імені джерела даних (розширення DSN). Після підключення до зовнішніх даних ви також можете автоматично оновлювати (або оновлювати) книгу Excel з Access щоразу, коли дані оновлюються в Access.

Докладні відомості див. в статті Імпорт даних із зовнішніх джерел даних (Power Query).

Отримання даних в Access

У цьому розділі описано етапи нормалізації даних: розрив значень у стовпцях "Продавець" і "Адреса" на найбільш атомні частини, розділення пов'язаних тем на власні таблиці, копіювання та вставлення цих таблиць з Excel до Access, створення ключових зв'язків між новоствореними таблицями Access, створення та виконання простого запиту в Access для повернення відомостей.

Приклад даних у не нормалізованій формі

Наведений нижче аркуш містить неатомні значення в стовпцях "Продавець" і "Адреса". Обидва стовпці слід розділити на два або кілька окремих стовпців. Цей аркуш також містить відомості про продавців, продукти, клієнтів і замовлення. Ці відомості також слід розділяти за темою на окремі таблиці.

Потрібна додаткова довідка?

Ви завжди можете поставити запитання експерту в спільноті Tech у розділі Excel чи отримати підтримку в спільнотах.