Примітка.: Програма Microsoft Access не підтримує імпорт даних Excel із застосованим підписом конфіденційності. Щоб вирішити цю проблему, можна видалити підпис перед імпортом, а потім повторно застосувати підпис після імпорту. Докладні відомості див. в статті Застосування міток конфіденційності до файлів і електронної пошти в Office.
Access і Microsoft Excel мають багато подібностей, що може ускладнити вибір програми. Наприклад, обидві програми можуть зберігати великі обсяги даних, запускати потужні запити та засоби аналізу, щоб розділяти дані та кістки, а також виконувати складні обчислення, які повертають потрібні дані.
Однак кожна програма має чіткі переваги, залежно від типу даних, якими ви керуєте, і того, що ви хочете зробити з цими даними. Наприклад, якщо потрібно зберегти цілісність даних у форматі, до якого можуть отримувати доступ кілька користувачів, найкращий вибір – програма Access, тоді як excel краще підходить для складних числових даних, які потрібно проаналізувати в глибині.
У багатьох випадках можна використовувати обидві програми, використовуючи кожну з цілей, до яких вона найкраще підходить. Загалом у програмі Access краще керувати даними: допомагати вам упорядкувати їх, легко шукати та використовувати для кількох одночасних користувачів. Зазвичай excel краще аналізувати дані: виконувати складні обчислення, вивчати можливі результати та виготовляти високоякісні діаграми. Якщо ви використовуєте Access для зберігання даних і Excel для їх аналізу, ви можете отримати переваги обох програм.
Перш ніж вирішити, яку програму використовувати, ви можете порівняти переваги кожної програми, дізнатися, коли краще використовувати одну або іншу програму, і дізнатися, як працювати з обома програмами, щоб досягти потрібних результатів.
Примітка.: Усі комплекти Microsoft Office включають Excel, але не всі комплекти включають Access.
Порівняння переваг кожної програми
Вибір потрібної програми дуже важливий, якщо потрібно отримати доступ до інформації та оновити її з максимальною продуктивністю та точністю. Щоб дізнатися, яка програма найкраще підходить для завдань, які потрібно виконати, вона може допомогти порівняти переваги, які кожна програма може запропонувати щодо зберігання даних, аналізу даних, багатокористувацької співпраці та безпеки.
Плоскі та реляційні дані Щоб вирішити, яка програма найкраще використовувати для зберігання даних, поставте собі таке запитання: реляційні дані чи ні? Дані, які можна ефективно містити в одній таблиці або аркуші, називаються плоскими або незв'язальними даними. Наприклад, якщо потрібно створити простий список клієнтів із однією адресою та контактною особою для кожного клієнта, краще вибрати програму Excel. Однак, якщо потрібно зберегти складніший список клієнтів, який містить адреси для виставлення рахунків і доставки для кожного клієнта або кількох контактних осіб для кожного клієнта, краще рішення access.
У реляційна база даних ви впорядкуєте інформацію в кілька таблиць. У добре спроектованій реляційній базі даних кожна таблиця плоска та містить відомості лише про один тип даних. Наприклад, якщо ви створюєте базу даних клієнтів, імена клієнтів мають зберігатися в одній таблиці, тоді як адреси виставлення рахунків і доставки цих клієнтів мають зберігатися в окремій таблиці. Зберігати адреси окремо від імен варто, оскільки кожен клієнт може мати кілька адрес, і ви хочете мати можливість вводити кілька адрес для кожного клієнта, не вводячи ім'я клієнта повторно для кожної адреси.
Локальні та зовнішні дані Access дає змогу підключатися до даних із різних зовнішніх джерел даних, щоб переглядати, запитувати та редагувати ці дані, не імпортувавши їх. Наприклад, Access надає команди для підключення до наявних даних у базі даних Microsoft SQL Server, файлі dBASE або папці Outlook разом з багатьма іншими джерелами даних. Програма Excel дає змогу підключатися до різноманітних джерел даних, зокрема баз даних Access, SQL Server та Analysis Services, текстових і XML-файлів, а також джерел даних ODBC і OLE DB. Однак змінити вихідні дані в інтерфейсі користувача Excel не можна.
Access і Excel надають команди для підключення до даних у списках Windows SharePoint Services. Проте програма Excel забезпечує лише підключення лише для читання до списків SharePoint; у той час як Access дає змогу читати та записувати дані до списків SharePoint.
Цілісність даних і гнучкість Унікальні ідентифікатори допомагають зберегти цілісність даних і гарантують, що жоден із двох рядків (або записів) не містить однакові дані. Унікальні ідентифікатори також забезпечують найшвидший спосіб отримання даних під час пошуку або сортування даних. У програмі Access тип даних "Лічильник" дає змогу автоматично створювати унікальний ідентифікатор для кожного запису. Потім ці ідентифікатори можна використовувати для зв'язування записів в одній таблиці з одним або кількома записами в іншій таблиці.
Структура, яка застосовується до ваших даних, допомагає забезпечити цілісність даних. Access може вимагати, щоб нові записи в одній таблиці мали відповідне значення в іншій таблиці, щоб не можна було створювати "відірвані" записи. Наприклад, не потрібно мати замовлення, яке не містить відомості про клієнтів. Access може вимагати, щоб кожен новий запис у таблиці "Замовлення" має відповідне значення клієнта в таблиці "Клієнти". Ця обов'язкова відповідність значень називається цілісність зв’язків.
Ви також можете накласти власні обмеження та правила, щоб забезпечити правильне введення даних. Програма Excel дає змогу вводити дані довільніше, але оскільки програма Excel не підтримує реляційні дані, вона не підтримує цілісність даних. Однак керувати введенням даних у програмі Excel можна за допомогою команди Перевірка даних .
Створення запитів Якщо вам часто доводиться переглядати дані різними способами залежно від змін умов або подій, програма Access може стати кращим вибором для зберігання даних і роботи з ними. Access дає змогу використовувати запити мови структурованих запитів (SQL), щоб швидко отримувати лише потрібні рядки та стовпці даних незалежно від того, чи містяться дані в одній таблиці або в багатьох таблицях. Для створення обчислюваних полів також можна використовувати вирази в запитах. Використання виразу в Access схоже на процес обчислення значень за допомогою формул у програмі Excel. Крім того, за допомогою запитів Access можна підсумовувати дані та представляти агрегатні значення, наприклад суми, середні значення та кількість.
Моделювання У програмі Excel можна використовувати засоби аналіз "what-if" для прогнозування результатів моделі аркуша. Аналіз "what-if" дає змогу запускати різні сценарії на основі даних, наприклад сценарії найкращого регістру та найгірших сценаріїв, а також порівнювати отримані дані кількох сценаріїв у зведеному звіті. Схожа функція недоступна в Access.
Зведення та діаграми В обох програмах можна створювати звіти зведених таблиць і діаграми зведених таблиць. Проте програма Excel надає розширені функції звітування та діаграм у зведених таблицях, ніж у програмі Access. Якщо ви плануєте створювати великі звіти зведених таблиць або регулярно надавати професійно оформлені діаграми, замість тих самих функцій у програмі Access слід використовувати звітування зведених таблиць або діаграми зведених таблиць у програмі Excel.
Access і Excel можуть використовуватися в середовищах співпраці, таких як служби Windows SharePoint Services і мережеві файли, але існують відмінності в тому, як до даних можуть отримати доступ кілька користувачів.
Доступ кількох користувачів до даних Під час звичайної роботи Access дає змогу кільком користувачам одночасно відкривати одну базу даних; це працює належним чином, оскільки Access блокує лише ті дані, які редагуються; Тому інші користувачі можуть редагувати різні записи без конфліктів. У програмі Excel можна надавати спільний доступ до книги іншим користувачам, але багатокористувацькі функції співпраці найкраще підходять, коли користувачі працюють над даними в цій книзі в різний час, а не одночасно. По суті, користувачі бази даних Access співпрацюють над набором даних, а користувачі книги Excel співпрацюють над документом.
Використання служб Windows SharePoint Services для співпраці Обидві програми інтегруються з технологіями служб Microsoft Windows SharePoint Services, наприклад списками SharePoint і бібліотеками документів.
Access пропонує різноманітні способи співпраці з кількома користувачами на сайті SharePoint. Наприклад, можна передати повну базу даних до бібліотеки документів служб Windows SharePoint Services, зробити форми та звіти доступними як подання служб Windows SharePoint Services, а також зв'язати базу даних із даними, які зберігаються у списках SharePoint.
Програма Excel надає лише один спосіб співпраці з кількома користувачами на сайті служб SharePoint Services. Ви можете передати книгу до бібліотек документів служб Windows SharePoint Services, де окремі користувачі можуть взяти книгу на редагування, щоб внести зміни, запобігаючи одночасному зміненню книги іншими користувачами. Користувачі можуть редагувати книгу, не витягаючи її з бібліотеки документів, у такому разі вони повинні координувати свої дії з іншими користувачами, щоб уникнути конфліктів даних.
Використання мережевих папок для співпраці Якщо база даних Access зберігається в спільній мережевій папці, кілька користувачів можуть відкрити її та одночасно працювати з її даними. Окремі записи блокуються, коли користувач редагує їх. Якщо книгу Excel зберігається в спільній мережевій папці, лише один користувач може одночасно редагувати книгу. З метою перегляду кілька користувачів можуть відкривати книгу, коли інший користувач редагує її, але ці користувачі не можуть вносити зміни до даних, доки користувач, який редагує книгу, не закриє її.
Обидві програми надають аналогічні функції ( паролі та шифрування), які можуть допомогти запобігти втраті даних і захистити дані від несанкціонованого доступу. Проте в Access і Excel існують певні відмінності в тому, як працює захист даних на рівні користувача.
Захист від втрати даних У програмі Access робота зберігається постійно, тому в разі неочікуваної помилки навряд чи ви втратите багато роботи (якщо такі є). Однак, оскільки програма Access зберігає вашу роботу безперервно, ви також можете вносити зміни, які згодом ви вирішите не робити. Щоб забезпечити можливість відновлення бази даних у потрібний спосіб, слід створити резервну копію файлу бази даних за розкладом, який відповідає вашим потребам. Ви можете відновити з резервної копії всю базу даних або лише таблицю чи інший потрібний об'єкт бази даних. Якщо використовується утиліта резервного копіювання файлової системи, ви також можете відновити дані за допомогою копії бази даних із резервної копії файлової системи. В Excel можна зберігати відомості про автозбереження через певні проміжки часу під час оновлення даних.
Захист даних на рівні користувача У програмі Excel можна видалити критичні або приватні дані з подання, приховавши стовпці та рядки даних, а потім захистити весь аркуш, щоб контролювати доступ користувачів до прихованих даних. Крім захисту аркуша та його елементів, ви також можете заблокувати та розблокувати клітинки на аркуші, щоб інші користувачі не могли ненавмисно змінювати важливі дані.
Безпека на рівні файлу На рівні файлу можна використовувати шифрування в обох програмах, щоб заборонити неавторизованим користувачам переглядати дані. Щоб відкрити файл або книгу бази даних, можна також вимагати введення пароль. Крім того, можна захистити файл або книгу бази даних, використовуючи цифровий підпис.
Обмежений доступ до даних У програмі Excel можна вказати дозволи на основі користувачів для доступу до даних або встановити права лише для читання, які не дають іншим користувачам вносити зміни до даних, до яких вони мають доступ. Програма Access не надає функції безпеки на рівні користувача, але Access підтримує модель безпеки користувача будь-якого сервера бази даних, до якого він підключається. Наприклад, якщо створити посилання на список SharePoint, Access прислухається до дозволів користувача для списку SharePoint. Щоб неавторизовані користувачі не були в даних Access, можна зашифрувати базу даних, установивши пароль. Користувачі повинні ввести пароль, щоб читати дані з бази даних, навіть якщо вони отримують до них доступ за допомогою іншої програми, наприклад Excel.
Докладні відомості про те, як захистити дані, див. в статті Установлення або змінення безпеки на рівні користувача Access 2003 в Access 2007 або новішої версії та Захист і безпека в Excel.
Використання Access
У загальних умовах програма Access – це найкращий вибір, коли потрібно регулярно відстежувати й записувати дані, а потім відображати, експортувати або друкувати підмножині цих даних. Форми Access надають зручніший інтерфейс, ніж аркуш Excel для роботи з даними. Програма Access дає змогу автоматизувати дії, які виконуються часто, а звіти Access дають змогу підсумовувати дані в друкованій або електронній формі. Access забезпечує більшу структуру ваших даних; Наприклад, можна вказати, які типи даних можна вводити, які значення можна вводити, а також вказати, як дані в одній таблиці пов'язані з даними в інших таблицях. Ця структура дає змогу переконатися, що вводяться лише правильні типи даних.
У програмі Access дані зберігаються в таблицях, які виглядають так само, як на аркушах, але таблиці Access призначені для складних запитів відносно даних, які зберігаються в інших таблицях.
Використовуйте Access у наведених нижче випадках.
-
Передбачайте, що в базі даних працюють багато користувачів, і вам потрібні надійні параметри, які безпечно обробляють оновлення даних, наприклад блокування записів і вирішення конфліктів.
-
Передбачайте необхідність додавання таблиць до набору даних, створеного як плоска або нереліційна таблиця.
-
Потрібно виконувати складні запити.
-
Потрібно створювати різноманітні звіти або поштові етикетки.
-
Керування контактами. Ви можете керувати контактами та поштовими адресами, а потім створювати звіти в Access або об'єднувати дані з Microsoft Office Word, щоб друкувати листи, конверти або поштові етикетки.
-
Інвентаризація та відстеження активів Дає можливість створити інвентарний список для будинку або офісу, а також зберегти фотографії або інші пов’язані документи разом із даними.
-
Відстеження замовлень. Дає змогу вводити інформацію про продукти, клієнтів і замовлення, а потім створювати звіти, які демонструють обсяг збуту для окремого працівника, регіону, періоду часу або іншого значення.
-
Відстеження завдань Ви можете відстежувати завдання для групи користувачів і вводити нові завдання одночасно, коли інші користувачі оновлюють свої наявні завдання в тій самій базі даних.
-
Упорядкування бібліотек кредитування Програма Access дає змогу зберігати дані про книги та компакт-диски та відстежувати, кому ви їх позичили.
-
Планування подій Дає можливість вводити інформацію про дати подій, розташування та учасників, а потім друкувати графіки та зведення даних про події.
-
Відстеження харчування Відстежуйте рецепти та записуйте дієту та вправи.
Використання Excel
Як програма для роботи з електронними таблицями Програма Excel може зберігати великі обсяги даних у книгах, які містять один або кілька аркушів. Однак excel оптимізується для аналізу даних і обчислення, а не як система керування базами даних, наприклад Access. За допомогою цієї гнучкої програми можна створювати моделі для аналізу даних, створювати прості та складні формули, щоб виконувати обчислення за цими даними, зведення даних у будь-який спосіб і представлення даних у різноманітних професійно оформлених діаграмах. Microsoft Create має кілька шаблонів макета Excel на вибір
Використовуйте Excel, якщо:
-
Обов'язкове плоске або нереліційне подання даних замість реляційна база даних, у якому використовується кілька таблиць, а також коли дані в основному числові.
-
Часто виконуються обчислення та статистичні порівняння даних.
-
Щоб переглядати ієрархічні дані в компактному та гнучкому макеті, потрібно використовувати звіти зведених таблиць.
-
Плануйте регулярне створення діаграм і використовуйте нові формати діаграм, доступні в Excel.
-
Потрібно виділити дані, використовуючи піктограми умовного форматування, гістограми та шкали кольорів.
-
Потрібно виконувати складні операції аналізу "what-if" з даними, наприклад статистичний, інженерний і регресивний аналіз.
-
Потрібно відстежувати елементи в простому списку для особистого використання або для обмеженої співпраці.
-
Фінансовий Потужні функції обчислення excel можна використовувати в багатьох фінансових бухгалтерських звітах, наприклад у звіті про рух грошових коштів, звіті про доходи або звіті про прибутки та збитки.
-
Бюджет. Незалежно від того, чи є ваші потреби особистими або бізнес-пов'язаними, у програмі Excel можна створити будь-який тип бюджету, наприклад маркетинговий бюджетний план, бюджет події або пенсійний бюджет.
-
Виставлення рахунків і збут Програма Excel також корисна для керування даними про виставлення рахунків і збуту, а також дає змогу легко створювати потрібні форми, наприклад рахунки-фактури, пакувальні квитанції або замовлення на придбання.
-
Створення звітів У програмі Excel можна створювати звіти різних типів, які відображають аналіз даних або підсумовують дані, наприклад звіти, які вимірюють продуктивність проекту, прогнозують дані, підсумовують дані або представляють дані відхилення.
-
Планування. Excel – це чудовий засіб для створення професійних планів або корисних планувальників, наприклад щотижневого плану класу, плану маркетингових досліджень, податкового плану на кінець року або планувальників, які дають змогу планувати щотижневе харчування, вечірки або відпустки.
-
Відстеження Програма Excel дає змогу відстежувати дані на аркуші часу або у списку, наприклад на табелі для відстеження роботи або списку запасів, який відстежує обладнання.
-
Використання календарів Завдяки своїй сітці Excel добре надає можливість створити календар будь-якого типу, наприклад академічний календар, щоб відстежувати діяльність протягом навчального року, або календар фінансового року для відстеження бізнес-подій і проміжних етапів.
Корисні шаблони Excel у будь-якій із цих категорій див. в статті Шаблони для Excel на сайті Microsoft Office Online.
Спільне використання Access і Excel
Іноді ви хотіли б скористатися перевагами, які можуть запропонувати обидві програми. Наприклад, у програмі Excel створено аркуш, на якому можна обчислити й проаналізувати дані, але він став завеликим і складним, а багатьом іншим користувачам потрібен доступ до даних. На цьому етапі можна імпортувати або зв'язати аркуш з Access і використовувати його як базу даних, а не працювати з ним у програмі Excel. Або, можливо, у вас є дані в базі даних Access, для яких потрібно створити докладні звіти зведених таблиць Excel і професійно оформлені діаграми Excel.
Незалежно від того, яка програма використовується в першу чергу, ви завжди можете перенести дані з однієї програми до іншої, де можна продовжити роботу з нею. За допомогою зв'язку з даними або без нього можна імпортувати дані в Access із програми Excel (і навпаки), скопіювавши, імпортувавши або експортувавши їх.
Докладні відомості про обмін даними між обома програмами див. в статті Переміщення даних із програми Excel до Access.
