Нормалізація даних за допомогою аналізу таблиць

Під час імпорту даних до Access іноді вихідні дані неправильно розділено на пов'язані таблиці. Щоб отримати найбільшу користь від Access, дані потрібно нормалізувати – розділені на різні таблиці, кожен з яких пов'язаний з ключовими частинами інформації. Аналіз таблиць може допомогти вам у цьому критичному завданні: на стрічці клацніть Знаряддя бази даних, а потім у групі Аналіз натисніть кнопку Аналізувати таблицю. Запуститься майстер, який допоможе вам виконати цю процедуру.

1. Вихідна таблиця

2. Таблиці, створені аналізатором таблиць

3. Запит, створений аналізатором таблиць

4. Список підстановки

Якщо база даних Microsoft Access містить таблицю, яка містить повторювані відомості в одному або кількох полях, скористайтеся аналізатором таблиць, щоб розділити дані на пов'язані таблиці, щоб безпечно й ефективно зберігати дані. Ця процедура називається нормалізацією.

Аналіз таблиці ділить одну таблицю, яка містить повторювані відомості, на окремі таблиці, у яких кожен тип даних зберігається лише один раз. Це робить базу даних ефективнішою та зручнішою для оновлення та зменшує її розмір. Коли майстер розділить дані, ви все одно зможете переглядати дані та працювати з ними в одному розташуванні, створивши запит майстром.

Запит можна використовувати для одночасного оновлення даних із кількох таблиць. У запиті також передбачено інші функції, які дають змогу підвищити точність даних.

• Якщо змінити поле, яке повторюється в запиті, усі записи з цим значенням оновлюються автоматично, оскільки ви фактично оновлюєте лише одне поле в базовій таблиці запиту.

• З нових таблиць запит успадковує поля підстановки, які дають змогу змінювати значення полів, вибираючи значення зі списку, а не правильно вводячи значення. Список підстановки шукає значення з базової таблиці. Якщо те саме значення застосовується до кількох записів, ви можете забезпечити точність і узгодженість, вибираючи це значення зі списку щоразу.

• Форми та звіти, раніше створені на основі вихідної таблиці, автоматично базуватимуться на запиті зараз, оскільки майстер призначає запиту ім'я вихідної таблиці та перейменовує таблицю.

• Наявні форми та звіти на основі запиту успадковуватимуть автоматичні оновлення полів. Нові форми та звіти також успадковуватимуть списки підстановки.