คู่มือความเป็นส่วนตัวสําหรับข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคล

หลักการที่สําคัญ 

• ในฐานะผู้ใช้ Viva Insights มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถดูข้อมูลของคุณเอง

• ข้อมูลของคุณจะถูกจัดเก็บและคํานวณในกล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ

• คุณสามารถเลือกเข้าร่วมและ ปฏิเสธเข้าร่วม ได้ทุกเมื่อ

• ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights จะแสดงให้คุณไม่แสดงข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ของเพื่อนร่วมงานนอกเหนือจากสิ่งที่คุณเห็นแล้วใน Outlook และ Teams

ประเด็นสําคัญเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูล 

• ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อเปิดใช้งานการประเมิน การติดตาม การตัดสินใจอัตโนมัติ การสร้างโพรไฟล์ หรือการตรวจสอบ Viva Insights มอบข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลผ่านทางแอป Viva Insights ใน Microsoft Teams และบนเว็บ Add-in ของ Insights Outlook Viva ย่อยอีเมล สรุปข้อมูล และคําแนะนําแบบอินไลน์ใน Outlook ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights ไม่มีกลไกหรือตัวเลือกที่อนุญาตให้ทุกคนแต่คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ปรับให้เป็นแบบส่วนตัวซึ่งแสดงผ่านพื้นผิวเหล่านี้เว้นแต่คุณจะแชร์อย่างมีวัตถุประสงค์และเป็นอิสระ ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลที่ได้รับจาก Viva Insights ไม่สามารถใช้ในการตัดสินใจหรือสร้างโพรไฟล์โดยอัตโนมัติได้

• ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights ไม่ได้ให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลใหม่ที่สามารถระบุตัวบุคคลได้เกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ Viva Insights แปลงข้อมูลเป็นข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลโดยการคํานวณข้อมูลที่คุณสร้างเพียงแค่ไปที่วันทํางานของคุณ ข้อมูลส่วนใหญ่ที่คุณเห็นในข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลจาก Viva Insights เป็นเพียงการรวบรวมข้อมูลที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้ว แต่คุณจะไม่สามารถคํานวณได้อย่างรวดเร็วหากไม่มีการสนับสนุนบางอย่าง

• ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลในข้อมูล Viva Insights จะถูกประมวลผลและเก็บไว้ในกล่องจดหมาย Exchange Online ของพนักงาน Viva Insights ประมวลผลข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเหล่านี้สําหรับข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคล: Exchange Online ข้อมูลอีเมลและปฏิทิน การแชทและสัญญาณการโทรจาก Skype for Business และจาก Teams Viva Insights จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลนี้ภายในกล่องจดหมาย Exchange Online ของพนักงานแต่ละคน

• ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights สนับสนุนการปฏิบัติตามข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) Microsoft ได้ออกแบบข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights เพื่อสนับสนุนความต้องการขององค์กรของคุณให้เป็นไปตามข้อกําหนด GDPR

จะดูข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลได้ที่ไหน 

ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลใน Viva Insights: 

• Viva Insights ใน Teams และบนเว็บ 

• Viva Insights ใน Outlook 

• อีเมลสรุปใน Outlook

• แยกย่อยอีเมลใน Outlook

• คําแนะนําแบบอินไลน์ใน Outlook 

ความเป็นส่วนตัวในแอป Viva Insights ใน Teams และบนเว็บ

เมื่อมีการประมวลผลข้อมูลในแอป Microsoft Viva Insights Microsoft จะปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงานและปฏิบัติตามข้อบังคับท้องถิ่นอย่างครบถ้วน เช่น ข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) Viva Insights ปกป้องความเป็นส่วนตัวด้วยวิธีต่อไปนี้

• ส่วนบุคคลและส่วนตัว – เนื้อหาในข้อมูลเชิงลึกของคุณเป็นแบบส่วนตัว เป็นส่วนตัว พร้อมใช้งานสําหรับคุณเท่านั้น ไม่มีใครในองค์กรของคุณสามารถเข้าถึงได้

• ข้อมูลของทุกคนจะถูกเก็บไว้เป็นส่วนตัว Viva Insights จะไม่รวมข้อมูลที่ระบุตัวบุคคลใหม่เกี่ยวกับบุคคลอื่นในองค์กรของคุณ ข้อมูลเชิงลึกและการดําเนินการจะอิงตามข้อมูลที่คุณและองค์กรของคุณสร้างขึ้นโดยเพียงแค่ไปที่วันทํางานปกติของคุณ ข้อมูลเชิงลึกของคุณจะอิงตามข้อมูลที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้ว แต่ไม่สามารถรวมได้อย่างรวดเร็วหากไม่มีความช่วยเหลือ

• ความปลอดภัยของกล่องจดหมาย – Viva Insights ใช้ข้อมูลและกระบวนการอีเมลและปฏิทิน Exchange Online และจัดเก็บข้อมูลเชิงลึกหรือการดําเนินการใดๆ ภายในกล่องจดหมาย Exchange Online ของคุณ ดังนั้น ความปลอดภัยของข้อมูลจึงถูกสร้างและบังคับใช้โดย Exchange

• สอดคล้องกับ GDPR – Microsoft ปฏิบัติตาม GDPR เมื่อให้ข้อมูลเชิงลึกและการดําเนินการในแอป

ชนิดข้อมูล 

Viva Insights ให้ข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลกับข้อมูลประเภทต่อไปนี้ 

• ข้อมูลกล่องจดหมาย - อีเมล ปฏิทิน การแชท และกิจกรรมการโทรที่คุณสร้างขึ้นโดยใช้ Microsoft 365 เช่น เวลาที่คุณใช้ในการประชุมหรืออีเมลที่คุณส่งไปยังบุคคลหรือกลุ่มที่ระบุ

• ข้อมูลที่เพิ่มขึ้น - ข้อมูลที่อาจไม่พร้อมใช้งานสําหรับคุณ แต่จะแสดงในรูปแบบรวมที่ออกแบบมาเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของแต่ละบุคคล

อัตราการอ่านอีเมล 

Viva Insights จะติดตามเปอร์เซ็นต์ของผู้รับที่เปิดข้อความอีเมล (ใน Add-in ของ Outlook) สําหรับอีเมลที่คุณได้ส่งไปยังบุคคลอย่างน้อยห้าคน 

เมื่อต้องการรักษาความเป็นส่วนตัว Viva Insights ไม่ติดตามอัตราการอ่านสําหรับข้อความที่ส่งไปยังบุคคลน้อยกว่าห้าคน Viva Insights จะไม่แสดงอัตราการอ่าน "0 เปอร์เซ็นต์" หรือ "100 เปอร์เซ็นต์" เนื่องจากจะทําให้ผู้ใช้สามารถสรุปได้อย่างชัดเจนเกี่ยวกับการดําเนินการของเพื่อนร่วมงานแต่ละคน แต่อัตราการอ่านในกรณีเหล่านี้จะแสดงเป็นช่วงที่ครอบคลุมค่าเกณฑ์ที่ขึ้นอยู่กับจํานวนผู้รับอีเมล 

เมตริกนี้คํานวณจากค่าสถานะ "อ่าน" ใน Exchange Online สําหรับบางคน ข้อความจะถูกตั้งค่าสถานะเป็น "อ่านแล้ว" เมื่อคุณเปิดข้อความในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง Outlook สําหรับผู้อื่น คุณอาจต้องดับเบิลคลิกเพื่อเปิดข้อความเพื่อทําเครื่องหมายว่า "อ่านแล้ว" 

คุณสามารถควบคุมการตั้งค่านี้ได้ในการตั้งค่า Outlook ของคุณ เมื่อต้องการแสดงสัญญาณเหล่านี้ในกล่องจดหมายของผู้ส่ง ค่าสถานะ "อ่าน" จะถูกคัดลอกภายในสภาพแวดล้อม Microsoft 365 แล้วส่งไปยังกล่องจดหมายของผู้ส่ง 

การปฏิบัติตาม GDPR 

ในกรณีของชุดโปรแกรม Microsoft 365 เต็มรูปแบบ Viva Insights จะช่วยสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกําหนด GDPR ตัวอย่างเช่น Viva Insights สนับสนุนสิ่งต่อไปนี้: 

• รักษาความปลอดภัยและปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ – ข้อมูลเชิงลึกจําเป็นต้องมีสิทธิ์การใช้งาน Exchange Online และข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในกล่องจดหมาย Exchange Online ของพนักงาน เมตริกจากการคํานวณ เช่น งาน จะถูกผนวกเข้ากับกล่องจดหมาย ดังนั้นแอพ Viva Insights ปฏิบัติตามภาระผูกพันนี้โดยอาศัย Exchange Online ปฏิบัติตามภาระผูกพัน:

  • Microsoft จะไม่เหมืองข้อมูลลูกค้าใน Exchange Online สําหรับการโฆษณา

  • Microsoft จะไม่เปิดเผยข้อมูลลูกค้า Exchange Online ให้กับหน่วยงานที่บังคับใช้กฎหมายโดยสมัครใจ

  • Microsoft จะปฏิบัติตามข้อกําหนดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเข้ารหัสลับข้อมูล Exchange Online และใช้การควบคุมเพื่อลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย และช่วยรับรองความต่อเนื่องทางธุรกิจ ตามที่อธิบายไว้ใน ISO 27001 และ 27018

• แจ้งให้ผู้ใช้ทราบในกรณีที่ตรวจพบการละเมิด – Microsoft จะแจ้งให้ผู้ติดต่อด้านความเป็นส่วนตัวของลูกค้าทราบภายใน 72 ชั่วโมงของ Microsoft ที่ Microsoft ตรวจพบการละเมิดกระบวนการปฏิบัติมาตรฐานการตอบสนองเหตุการณ์ของ Microsoft 365

• ดําเนินการตามคําขอของผู้ใช้ (DSR) เพื่อส่งออก ลบ หรือจํากัดการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล – Microsoft สนับสนุนคําขอของผู้ใช้ เช่น คําขอเพื่อส่งออกหรือลบข้อมูล

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูการปฏิบัติตามข้อบังคับ GDPR