ย้ายข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access

ขั้นตอนที่ 1: นําเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access

การนําเข้าข้อมูลเป็นการดําเนินการที่สามารถดําเนินการได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้นหากคุณใช้เวลาเตรียมและล้างข้อมูลของคุณ การนําเข้าข้อมูลเหมือนกับการย้ายไปยังบ้านใหม่ หากคุณทําความสะอาดและจัดระเบียบทรัพย์สินของคุณก่อนที่คุณจะย้ายการตั้งถิ่นฐานในบ้านใหม่ของคุณนั้นง่ายกว่ามาก

ล้างข้อมูลของคุณก่อนที่จะนําเข้า

ก่อนที่คุณจะนําเข้าข้อมูลลงใน Access คุณควรทําดังต่อไปนี้ใน Excel

• แปลงเซลล์ที่มีข้อมูลที่ไม่ใช่อะตอม (ซึ่งก็คือหลายค่าในเซลล์เดียว) เป็นหลายคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น เซลล์ในคอลัมน์ "ทักษะ" ที่มีค่าทักษะหลายค่า เช่น "การเขียนโปรแกรม C#" "การเขียนโปรแกรม VBA" และ "การออกแบบเว็บ" ควรแยกคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ที่มีค่าทักษะเพียงค่าเดียวเท่านั้น

• ใช้คําสั่ง TRIM เพื่อนําช่องว่างนําหน้า ต่อท้าย และช่องว่างฝังตัวหลายช่องออก

• เอาอักขระที่ไม่สามารถพิมพ์ออกได้

• ค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน

• เอาแถวที่ซ้ํากันหรือเขตข้อมูลที่ซ้ํากันออก

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ของข้อมูลไม่มีรูปแบบผสม โดยเฉพาะตัวเลขที่จัดรูปแบบเป็นข้อความหรือวันที่ที่จัดรูปแบบเป็นตัวเลข

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูหัวข้อวิธีใช้ Excel ต่อไปนี้:

• สิบวิธีแรกในการล้างข้อมูลของคุณ

• กรองค่าที่ไม่ซ้ำกันหรือเอาค่าที่ซ้ำกันออก

• แปลงตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความให้เป็นตัวเลข

• การแปลงวันที่ซึ่งเก็บเป็นข้อความให้เป็นวันที่

เลือกชนิดข้อมูลที่ดีที่สุดเมื่อคุณนําเข้า

ระหว่างการดําเนินการนําเข้าใน Access คุณต้องการเลือกตัวเลือกที่ดีเพื่อให้คุณได้รับข้อผิดพลาดในการแปลงไม่กี่ (ถ้ามี) ที่จะต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง ตารางต่อไปนี้สรุปวิธีการแปลงรูปแบบตัวเลข Excel และชนิดข้อมูล Access เมื่อคุณนําเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access และมีเคล็ดลับเกี่ยวกับชนิดข้อมูลที่ดีที่สุดในการเลือกในตัวช่วยสร้างการนําเข้าสเปรดชีต

เมื่อข้อมูลอยู่ใน Access คุณสามารถลบข้อมูล Excel ได้ อย่าลืมสํารองข้อมูลเวิร์กบุ๊ก Excel ต้นฉบับก่อนการลบ

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูหัวข้อวิธีใช้ Access ที่ชื่อว่า นําเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel

ผนวกข้อมูลโดยอัตโนมัติด้วยวิธีง่ายๆ

ปัญหาทั่วไปที่ผู้ใช้ Excel มีคือการผนวกข้อมูลที่มีคอลัมน์เดียวกันลงในเวิร์กชีตขนาดใหญ่แผ่นเดียว ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีโซลูชันการติดตามสินทรัพย์ที่เริ่มต้นใน Excel แต่ตอนนี้ได้เพิ่มขนาดขึ้นเพื่อรวมไฟล์จากเวิร์กกรุ๊ปและแผนกจํานวนมาก ข้อมูลนี้อาจอยู่ในเวิร์กชีตและเวิร์กบุ๊กที่แตกต่างกัน หรืออยู่ในไฟล์ข้อความที่เป็นตัวดึงข้อมูลจากระบบอื่น ไม่มีคําสั่งส่วนติดต่อผู้ใช้หรือวิธีง่ายๆ ในการผนวกข้อมูลที่คล้ายคลึงกันใน Excel

วิธีแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุดคือการใช้ Access ซึ่งคุณสามารถนําเข้าและผนวกข้อมูลลงในตารางเดียวได้อย่างง่ายดายโดยใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าสเปรดชีต นอกจากนี้ คุณสามารถผนวกข้อมูลจํานวนมากลงในตารางเดียวได้ คุณสามารถบันทึกการดําเนินการนําเข้า เพิ่มการดําเนินการเป็นงาน Microsoft Outlook ตามกําหนดการ และแม้กระทั่งใช้แมโครเพื่อทําให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 2: ปรับข้อมูลให้ปกติโดยใช้ตัวช่วยสร้างตัววิเคราะห์ตาราง

ในตอนแรกการทําตามขั้นตอนในการทําให้ข้อมูลของคุณปกติอาจดูเป็นเรื่องที่น่ากังวล โชคดีที่การนอร์มัลไลซ์ตารางใน Access เป็นกระบวนการที่ง่ายกว่ามาก ด้วยตัวช่วยสร้างตัววิเคราะห์ตาราง

1. ลากคอลัมน์ที่เลือกไปยังตารางใหม่และสร้างความสัมพันธ์โดยอัตโนมัติ

2. ใช้คําสั่งปุ่มเพื่อเปลี่ยนชื่อตาราง เพิ่มคีย์หลัก ทําให้คอลัมน์ที่มีอยู่เป็นคีย์หลัก และเลิกทําการกระทําล่าสุด

คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างนี้เพื่อทําสิ่งต่อไปนี้

• แปลงตารางเป็นชุดของตารางที่มีขนาดเล็กลง และสร้างความสัมพันธ์ของคีย์หลักและ Foreign Key ระหว่างตารางโดยอัตโนมัติ

• เพิ่มคีย์หลักลงในเขตข้อมูลที่มีอยู่ที่มีค่าที่ไม่ซ้ํากัน หรือสร้างเขตข้อมูล ID ใหม่ที่ใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber

• สร้างความสัมพันธ์เพื่อบังคับให้มี Referential Integrity โดยอัตโนมัติด้วยการอัปเดตที่เกี่ยวข้อง การลบที่เกี่ยวข้องจะไม่ถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันการลบข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ แต่คุณสามารถเพิ่มการลบที่เกี่ยวข้องในภายหลังได้อย่างง่ายดาย

• ค้นหาข้อมูลซ้ําหรือซ้ําในตารางใหม่ (เช่น ลูกค้ารายเดียวกันที่มีหมายเลขโทรศัพท์สองหมายเลขที่แตกต่างกัน) และอัปเดตข้อมูลนี้ตามต้องการ

• สํารองตารางต้นฉบับและเปลี่ยนชื่อโดยการผนวก "_OLD" เป็นชื่อ จากนั้น คุณจะสร้างคิวรีที่สร้างตารางเดิมขึ้นใหม่ ด้วยชื่อตารางเดิม เพื่อให้ฟอร์มหรือรายงานที่มีอยู่ใดๆ ที่ยึดตามตารางต้นฉบับสามารถทํางานกับโครงสร้างตารางใหม่ได้

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ปรับข้อมูลของคุณให้ปกติโดยใช้ตัววิเคราะห์ตาราง

ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมต่อกับข้อมูล Access จาก Excel

หลังจากข้อมูลถูกทําให้เป็นปกติใน Access และคิวรีหรือตารางได้ถูกสร้างขึ้นใหม่เพื่อสร้างข้อมูลต้นฉบับใหม่ ก็เป็นเรื่องง่ายๆ ในการเชื่อมต่อกับข้อมูล Access จาก Excel ขณะนี้ข้อมูลของคุณอยู่ใน Access เป็นแหล่งข้อมูลภายนอก ดังนั้นจึงสามารถเชื่อมต่อกับเวิร์กบุ๊กผ่านการเชื่อมต่อข้อมูล ซึ่งเป็นคอนเทนเนอร์ของข้อมูลที่ใช้ในการค้นหา เข้าสู่ระบบ และเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก ข้อมูลการเชื่อมต่อจะถูกเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊กและยังสามารถเก็บไว้ในไฟล์การเชื่อมต่อ เช่น ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (ODC) (นามสกุลไฟล์ .odc) หรือไฟล์ชื่อแหล่งข้อมูล (นามสกุล.dsn) หลังจากที่คุณเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก คุณยังสามารถรีเฟรช (หรืออัปเดต) เวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณจาก Access โดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่ข้อมูลได้รับการอัปเดตใน Access

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ นําเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก (Power Query)

รับข้อมูลของคุณลงใน Access

ส่วนนี้จะแนะนําคุณเกี่ยวกับขั้นตอนในการนอร์มัลไลซ์ข้อมูลของคุณ: การแบ่งค่าในคอลัมน์พนักงานขายและที่อยู่เป็นชิ้นส่วนอะตอมที่สุด แยกหัวข้อที่เกี่ยวข้องลงในตารางของตนเอง คัดลอกและวางตารางเหล่านั้นจาก Excel ลงใน Access สร้างความสัมพันธ์ที่สําคัญระหว่างตาราง Access ที่สร้างขึ้นใหม่ และการสร้างและเรียกใช้คิวรีอย่างง่ายใน Access เพื่อส่งกลับข้อมูล

ข้อมูลตัวอย่างในฟอร์มที่ไม่ได้นอร์มัลไลซ์

เวิร์กชีตต่อไปนี้มีค่าที่ไม่ใช่อะตอมในคอลัมน์ พนักงานขาย และคอลัมน์ ที่อยู่ คอลัมน์ทั้งสองควรถูกแยกออกเป็นคอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ แผ่นงานนี้ยังมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขาย ผลิตภัณฑ์ ลูกค้า และใบสั่งด้วย ข้อมูลนี้ควรแยกเพิ่มเติมตามเรื่องเป็นตารางที่แยกจากกัน

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมไหม

คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน Excel Tech Community หรือรับการสนับสนุนใน ชุมชน