ใช้ Access หรือ Excel เพื่อจัดการข้อมูลของคุณ

ข้อมูลแบบแฟลตกับข้อมูลที่สัมพันธ์กัน    เพื่อช่วยตัดสินใจว่าโปรแกรมใดดีที่สุดสําหรับการจัดเก็บข้อมูลของคุณ ให้ถามตัวคุณเองด้วยคําถามต่อไปนี้: ข้อมูลนั้นสัมพันธ์กันหรือไม่ ข้อมูลที่สามารถมีอยู่ในตารางหรือเวิร์กชีตเดียวได้อย่างมีประสิทธิภาพเรียกว่าข้อมูลแบบแฟลตหรือไม่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการสร้างรายการแบบง่ายของลูกค้า โดยมีเพียงหนึ่งที่อยู่และผู้ติดต่อสําหรับลูกค้าแต่ละราย Excel อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการเก็บรายชื่อลูกค้าที่ซับซ้อนกว่าซึ่งมีที่อยู่สําหรับการเรียกเก็บเงินและการจัดส่งสําหรับลูกค้าแต่ละราย หรือมีผู้ติดต่อหลายคนสําหรับลูกค้าแต่ละราย Access คือโซลูชันที่ดีกว่า

ใน ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คุณจัดระเบียบข้อมูลของคุณลงในหลายตาราง ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ออกแบบมาอย่างดี แต่ละตารางจะแบนและมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลเพียงชนิดเดียวเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลลูกค้า ชื่อของลูกค้าควรถูกเก็บไว้ในตารางเดียว ในขณะที่ที่อยู่สําหรับการเรียกเก็บเงินและการจัดส่งของลูกค้าเหล่านั้นควรถูกเก็บไว้ในตารางที่แยกต่างหาก การจัดเก็บที่อยู่แยกจากชื่อเป็นความคิดที่ดี เนื่องจากลูกค้าแต่ละรายสามารถมีที่อยู่ได้มากกว่าหนึ่งที่อยู่ และคุณต้องการให้สามารถป้อนที่อยู่หลายที่อยู่สําหรับลูกค้าแต่ละรายได้โดยไม่ต้องป้อนชื่อลูกค้าสําหรับแต่ละที่อยู่อีกครั้ง

ข้อมูลภายในเครื่องกับข้อมูลภายนอก    คุณสามารถใช้ Access เพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกต่างๆ เพื่อให้คุณสามารถดู คิวรี และแก้ไขข้อมูลนั้นได้โดยไม่ต้องนําเข้าข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น Access มีคําสั่งเพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล Microsoft SQL Server, ไฟล์ dBASE หรือโฟลเดอร์ Outlook พร้อมกับแหล่งข้อมูลอื่นๆ อีกมากมาย คุณสามารถใช้ Excel เพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลที่หลากหลาย รวมถึงฐานข้อมูล Access, SQL Server และ Analysis Services, ไฟล์ข้อความและ XML และแหล่งข้อมูล ODBC และ OLE DB อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลเพื่อเปลี่ยนข้อมูลต้นฉบับผ่านทางส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Excel ได้

ทั้ง Access และ Excel มีคําสั่งเพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลในรายการ Windows SharePoint Services อย่างไรก็ตาม Excel มีการเชื่อมต่อแบบอ่านอย่างเดียวไปยังรายการ SharePoint เท่านั้น ในขณะที่ Access ให้คุณอ่านและเขียนข้อมูลลงในรายการ SharePoint ได้

ความสมบูรณ์ของข้อมูลกับความยืดหยุ่น    ตัวระบุที่ไม่ซ้ําช่วยรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลของคุณ และช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีสองแถว (หรือระเบียน) ที่มีข้อมูลเดียวกัน ตัวระบุเฉพาะยังเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการดึงข้อมูลเมื่อคุณค้นหาหรือเรียงลําดับข้อมูลของคุณ ใน Access คุณสามารถใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber เพื่อสร้างตัวระบุที่ไม่ซ้ํากันสําหรับแต่ละระเบียนโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้ตัวระบุเหล่านี้เพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนในตารางหนึ่งกับระเบียนอย่างน้อยหนึ่งระเบียนในตารางอื่นได้

โครงสร้างที่ Access นําไปใช้กับข้อมูลของคุณจะช่วยรับรองความสมบูรณ์ของข้อมูล Access อาจกําหนดให้ระเบียนใหม่ในตารางหนึ่งมีค่าที่สอดคล้องกันอยู่แล้วในตารางอื่น เพื่อที่คุณจะไม่สามารถสร้างระเบียน "ไม่มีการเชื่อมโยง" ได้ ตัวอย่างเช่น คุณไม่ต้องการให้มีใบสั่งที่ไม่ได้รวมข้อมูลลูกค้า Access อาจกําหนดให้ระเบียนใหม่ทุกระเบียนในตารางใบสั่งซื้อของคุณมีค่าลูกค้าที่สอดคล้องกันในตารางลูกค้าของคุณ ความสอดคล้องกันที่จําเป็นของค่านี้เรียกว่า Referential Integrity

นอกจากนี้ คุณยังสามารถกําหนดข้อจํากัดและกฎของคุณเองเพื่อให้แน่ใจว่ามีการใส่ข้อมูลอย่างถูกต้อง Excel ช่วยให้คุณใส่ข้อมูลในรูปแบบอิสระได้มากขึ้น แต่เนื่องจาก Excel ไม่สนับสนุนข้อมูลที่สัมพันธ์กัน จึงไม่สามารถสนับสนุน Referential Integrity ได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้คําสั่ง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เพื่อควบคุมการป้อนข้อมูลใน Excel ได้

สอบ ถาม    ถ้าคุณมักจะต้องดูข้อมูลของคุณในหลายวิธี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขหรือเหตุการณ์ที่เปลี่ยนแปลง Access อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสําหรับการจัดเก็บและการทํางานกับข้อมูลของคุณ Access ช่วยให้คุณใช้คิวรีภาษาคิวรีที่มีโครงสร้าง (SQL) เพื่อเรียกใช้เฉพาะแถวและคอลัมน์ของข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าข้อมูลจะอยู่ในตารางเดียวหรือหลายตาราง คุณยังสามารถใช้นิพจน์ในคิวรีเพื่อสร้างเขตข้อมูลจากการคํานวณได้ การใช้นิพจน์ใน Access จะคล้ายกับกระบวนการของการใช้สูตรใน Excel เพื่อคํานวณค่าต่างๆ คุณยังสามารถใช้คิวรี Access เพื่อสรุปข้อมูลและแสดงค่ารวม เช่น ผลรวม ค่าเฉลี่ย และจํานวนนับ

แบบ จำลอง    ใน Excel คุณสามารถใช้เครื่องมือ การวิเคราะห์แบบ What-If เพื่อคาดการณ์ผลลัพธ์ของตัวแบบเวิร์กชีตได้ การวิเคราะห์แบบ What-If ช่วยให้คุณสามารถเรียกใช้สถานการณ์สมมติต่างๆ กับข้อมูลของคุณ เช่น กรณีที่ดีที่สุดและสถานการณ์สมมติที่เลวร้ายที่สุด และเปรียบเทียบข้อมูลผลลัพธ์ของสถานการณ์สมมติต่างๆ ในรายงานสรุป ไม่มีฟีเจอร์ที่คล้ายกันใน Access

การ Pivot และการสร้างแผนภูมิ    ในทั้งสองโปรแกรม คุณสามารถสร้างรายงาน PivotTable และแผนภูมิ PivotTable ได้ อย่างไรก็ตาม Excel มีฟีเจอร์การรายงานและการสร้างแผนภูมิ PivotTable ขั้นสูงกว่า Access ถ้าคุณวางแผนที่จะสร้างรายงาน PivotTable ที่ครอบคลุมหรือสร้างแผนภูมิที่ดูเป็นมืออาชีพเป็นประจํา คุณควรใช้การรายงาน PivotTable หรือการสร้างแผนภูมิ PivotTable ใน Excel แทนฟีเจอร์เดียวกันใน Access

ทั้ง Access และ Excel สามารถใช้ในสภาพแวดล้อมการทํางานร่วมกัน เช่น Windows SharePoint Services และการแชร์ไฟล์บนเครือข่าย แต่มีความแตกต่างในการเข้าถึงข้อมูลโดยผู้ใช้หลายคน

การเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้หลายคน    ภายใต้การดําเนินการปกติ Access อนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนเปิดฐานข้อมูลเดียวในเวลาเดียวกัน ซึ่งทํางานได้ดีเนื่องจาก Access จะล็อกเฉพาะข้อมูลที่กําลังถูกแก้ไขเท่านั้น ด้วยเหตุนี้ ผู้ใช้รายอื่นจึงสามารถแก้ไขระเบียนที่ต่างกันได้โดยไม่มีข้อขัดแย้ง ใน Excel คุณสามารถแชร์เวิร์กบุ๊กกับผู้ใช้คนอื่นๆ ได้ แต่ฟังก์ชันการทํางานร่วมกันแบบผู้ใช้หลายคนจะดีที่สุดเมื่อผู้ใช้ทํางานกับข้อมูลในเวิร์กบุ๊กนั้นในเวลาที่ต่างกันแทนที่จะทํางานพร้อมกัน ผลคือ ผู้ใช้ฐานข้อมูล Access จะทํางานร่วมกันบนชุดข้อมูล และผู้ใช้เวิร์กบุ๊ก Excel จะทํางานร่วมกันบนเอกสาร

การใช้ Windows SharePoint Services สําหรับการทํางานร่วมกัน    ทั้งสองโปรแกรมรวมเข้ากับเทคโนโลยี Microsoft Windows SharePoint Services เช่น รายการ SharePoint และไลบรารีเอกสาร

Access มีหลายวิธีในการทํางานร่วมกันกับผู้ใช้หลายคนบนไซต์ SharePoint ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอัปโหลดฐานข้อมูลแบบเต็มไปยังไลบรารีเอกสาร Windows SharePoint Services ทําให้ฟอร์มและรายงานพร้อมใช้งานในมุมมอง Windows SharePoint Services และลิงก์ฐานข้อมูลไปยังข้อมูลที่เก็บอยู่ในรายการ SharePoint

Excel มีวิธีเดียวในการทํางานร่วมกับผู้ใช้หลายคนบนไซต์ SharePoint Services คุณสามารถอัปโหลดเวิร์กบุ๊กไปยังไลบรารีเอกสาร Windows SharePoint Services ที่ผู้ใช้แต่ละคนสามารถเช็คเอาท์เวิร์กบุ๊กเพื่อทําการเปลี่ยนแปลง ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นปรับเปลี่ยนเวิร์กบุ๊กในเวลาเดียวกัน ผู้ใช้สามารถแก้ไขเวิร์กบุ๊กได้โดยไม่ต้องเช็คเอาท์ออกจากไลบรารีเอกสาร ซึ่งในกรณีนี้ผู้ใช้ต้องประสานงานกับผู้ใช้รายอื่นเพื่อหลีกเลี่ยงข้อขัดแย้งของข้อมูล

การใช้โฟลเดอร์เครือข่ายสําหรับการทํางานร่วมกัน    ถ้าคุณเก็บฐานข้อมูล Access ไว้ในโฟลเดอร์เครือข่ายที่แชร์ ผู้ใช้หลายคนจะสามารถเปิดฐานข้อมูลและทํางานกับข้อมูลของฐานข้อมูลนั้นพร้อมกันได้ เรกคอร์ดแต่ละเรกคอร์ดจะถูกล็อกเมื่อผู้ใช้แก้ไขเรกคอร์ด ถ้าคุณเก็บเวิร์กบุ๊ก Excel ไว้ในโฟลเดอร์เครือข่ายที่แชร์ ผู้ใช้เพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขเวิร์กบุ๊กได้ในแต่ละครั้ง สําหรับการดูวัตถุประสงค์ผู้ใช้หลายคนสามารถเปิดเวิร์กบุ๊กในขณะที่ผู้ใช้อื่นกําลังแก้ไขเวิร์กบุ๊กแต่ผู้ใช้เหล่านั้นไม่สามารถทําการเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้จนกว่าผู้ใช้ที่กําลังแก้ไขเวิร์กบุ๊กจะปิดเวิร์กบุ๊กนั้น

ทั้งสองโปรแกรมจะมีฟีเจอร์ที่คล้ายกัน คือ รหัสผ่านและการเข้ารหัสลับ ซึ่งสามารถช่วยคุณป้องกันการสูญหายของข้อมูลและปกป้องข้อมูลของคุณจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างบางอย่างระหว่าง Access และ Excel เกี่ยวกับวิธีการทํางานของการป้องกันข้อมูลระดับผู้ใช้

การป้องกันการสูญหายของข้อมูล    ใน Access งานของคุณจะถูกบันทึกอย่างต่อเนื่องเพื่อที่ในกรณีที่เกิดความล้มเหลวที่ไม่คาดคิด คุณจะไม่สูญเสียงานมาก (ถ้ามี) อย่างไรก็ตาม เนื่องจาก Access จะบันทึกงานของคุณอย่างต่อเนื่อง คุณจึงสามารถทําการเปลี่ยนแปลงที่คุณตัดสินใจในภายหลังว่าคุณไม่ต้องการยอมรับได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถคืนค่าฐานข้อมูลของคุณในแบบที่คุณต้องการได้ คุณควรสร้างสําเนาสํารองของไฟล์ฐานข้อมูลตามกําหนดการที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ คุณสามารถกู้คืนฐานข้อมูลทั้งหมดจากข้อมูลสํารอง หรือคืนค่าเฉพาะตารางหรือวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการก็ได้ ถ้าคุณใช้โปรแกรมอรรถประโยชน์การสํารองข้อมูลระบบไฟล์ คุณยังสามารถใช้สําเนาของฐานข้อมูลจากการสํารองข้อมูลระบบไฟล์เพื่อคืนค่าข้อมูลของคุณ ใน Excel คุณสามารถบันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติในช่วงเวลาที่กําหนดขณะที่คุณอัปเดตข้อมูลของคุณ

การป้องกันข้อมูลระดับผู้ใช้    ใน Excel คุณสามารถเอาข้อมูลที่สําคัญหรือข้อมูลส่วนตัวออกจากมุมมองได้โดยการซ่อนคอลัมน์และแถวของข้อมูล แล้วป้องกันทั้งเวิร์กชีตเพื่อควบคุมการเข้าถึงข้อมูลที่ซ่อนอยู่ของผู้ใช้ นอกจากการป้องกันเวิร์กชีตและองค์ประกอบของเวิร์กชีตแล้ว คุณยังสามารถล็อกและปลดล็อกเซลล์ในเวิร์กชีตเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นปรับเปลี่ยนข้อมูลสําคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ

ความปลอดภัยระดับไฟล์    ที่ระดับไฟล์ คุณสามารถใช้ การเข้ารหัสลับ ในทั้งสองโปรแกรมเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตเห็นข้อมูล นอกจากนี้ คุณยังสามารถกําหนดให้ใส่ รหัสผ่าน เพื่อเปิดไฟล์ฐานข้อมูลหรือเวิร์กบุ๊กได้ด้วย นอกจากนี้ คุณยังสามารถรักษาความปลอดภัยให้กับแฟ้มฐานข้อมูลหรือสมุดงานได้โดยใช้ ลายเซ็นดิจิทัล

การเข้าถึงข้อมูลที่ถูกจํากัด    ใน Excel คุณสามารถระบุสิทธิ์ที่ยึดตามผู้ใช้เพื่อเข้าถึงข้อมูลหรือตั้งค่าสิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียวที่ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นทําการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่พวกเขามีสิทธิ์เข้าถึงได้ Access ไม่มีฟีเจอร์ความปลอดภัยระดับผู้ใช้ แต่ Access จะสนับสนุนรูปแบบความปลอดภัยของผู้ใช้ของเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลใดๆ ที่ Access เชื่อมต่ออยู่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณลิงก์ไปยังรายการ SharePoint Access จะรักษาสิทธิ์ของผู้ใช้สําหรับรายการ SharePoint ถ้าคุณต้องการเก็บผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตออกจากข้อมูล Access ของคุณ คุณสามารถเข้ารหัสลับฐานข้อมูลของคุณโดยการตั้งค่ารหัสผ่าน ผู้ใช้ต้องใส่รหัสผ่านเพื่ออ่านข้อมูลจากฐานข้อมูล แม้ว่าพวกเขาจะเข้าถึงข้อมูลนั้นโดยใช้โปรแกรมอื่น เช่น Excel

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการช่วยปกป้องข้อมูลของคุณ ให้ดูที่ ตั้งค่าหรือเปลี่ยนแปลงความปลอดภัยระดับผู้ใช้ของ Access 2003 ใน Access 2007 หรือสูงกว่าและ การป้องกันและความปลอดภัยใน Excel

• การจัดการที่ติดต่อ    คุณสามารถจัดการที่ติดต่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์ของคุณ แล้วสร้างรายงานใน Access หรือผสานข้อมูลกับ Microsoft Office Word เพื่อพิมพ์ฟอร์มจดหมาย ซองจดหมาย หรือป้ายจ่าหน้าจดหมาย

• การติดตามสินค้าคงคลังและสินทรัพย์    คุณสามารถสร้างสินค้าคงคลังของรายการในบ้านหรือธุรกิจของคุณ และเก็บรูปถ่ายหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ไว้คู่กับข้อมูล

• การติดตามใบสั่งซื้อ    คุณสามารถใส่ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ลูกค้า และใบสั่งซื้อ แล้วสร้างรายงานที่แสดงยอดขายตามพนักงาน ภูมิภาค ช่วงเวลา หรือค่าอื่นๆ บางค่า

• การติดตามงาน    คุณสามารถติดตามงานสําหรับกลุ่มบุคคล และใส่งานใหม่ในเวลาเดียวกันกับที่ผู้อื่นกําลังอัปเดตงานที่มีอยู่ในฐานข้อมูลเดียวกันได้

• การจัดระเบียบไลบรารีการให้ยืม    คุณสามารถใช้ Access เพื่อจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับหนังสือและซีดีของคุณ และติดตามบุคคลที่คุณให้ยืม

• การวางแผนเหตุการณ์    คุณสามารถใส่ข้อมูลเกี่ยวกับวันที่ของเหตุการณ์ สถานที่ และผู้เข้าร่วม แล้วพิมพ์กําหนดการหรือสรุปเกี่ยวกับเหตุการณ์

• การติดตามโภชนาการ    ติดตามสูตรอาหาร และบันทึกกิจกรรมการรับประทานอาหารและการออกกําลังกาย

• บัญชี    คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การคํานวณที่มีประสิทธิภาพของ Excel ในงบการเงินต่างๆ เช่น งบกระแสเงินสด งบรายได้ หรืองบกําไรขาดทุน

• การจัดงบประมาณ    ไม่ว่าความต้องการของคุณจะเกี่ยวข้องกับเรื่องส่วนตัวหรือทางธุรกิจ คุณสามารถสร้างงบประมาณได้ทุกชนิดใน Excel เช่น แผนงบประมาณการตลาด งบประมาณกิจกรรม หรืองบประมาณการเกษียณ

• การเรียกเก็บเงินและการขาย    Excel ยังมีประโยชน์สําหรับการจัดการข้อมูลการเรียกเก็บเงินและการขาย และคุณสามารถสร้างฟอร์มที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย เช่น ใบแจ้งหนี้การขาย บันทึกการจัดส่ง หรือใบสั่งซื้อ

• การรายงาน    คุณสามารถสร้างรายงานชนิดต่างๆ ใน Excel ที่แสดงถึงการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณหรือสรุปข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น รายงานที่วัดประสิทธิภาพโครงการ คาดการณ์ข้อมูล สรุปข้อมูล หรือนําเสนอข้อมูลผลต่าง

• การวางแผน    Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสําหรับการสร้างแผนแบบมืออาชีพหรือตัววางแผนที่มีประโยชน์ ตัวอย่างเช่น แผนชั้นเรียนรายสัปดาห์ แผนการวิจัยการตลาด แผนภาษีสิ้นปี หรือตัววางแผนที่ช่วยคุณวางแผนมื้ออาหารรายสัปดาห์ งานเลี้ยง หรือวันหยุดพักผ่อน

• ติดตาม    คุณสามารถใช้ Excel เพื่อติดตามข้อมูลในแผ่นงานเวลาหรือรายการ ตัวอย่างเช่น แผ่นงานเวลาสําหรับการติดตามงาน หรือรายการสินค้าคงคลังที่คอยติดตามอุปกรณ์

• การใช้ปฏิทิน    เนื่องจากลักษณะคล้ายเส้นตาราง Excel จึงให้ความสําคัญกับการสร้างปฏิทินชนิดใดก็ได้ ตัวอย่างเช่น ปฏิทินการศึกษาเพื่อติดตามกิจกรรมในระหว่างปีการศึกษา หรือปฏิทินปีงบประมาณเพื่อติดตามเหตุการณ์ทางธุรกิจและหลักเป้าหมาย

สําหรับเทมเพลต Excel ที่มีประโยชน์ในประเภทเหล่านี้ ให้ดูที่ เทมเพลตสําหรับ Excel บน Microsoft Office Online