ภาพรวม: การควบคุมไซต์ สิทธิ์ และการแชร์สําหรับเจ้าของไซต์
Applies ToSharePoint Server เวอร์ชันการสมัครใช้งาน SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint ใน Microsoft 365 SharePoint Foundation 2013 SharePoint ใน Microsoft 365 Small Business SharePoint ดำเนินการโดย 21Vianet

ใช้บทความนี้เป็นภาพรวมของแนวคิดและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับรูปแบบการควบคุมของไซต์ของคุณ ถ้าคุณเป็นเจ้าของไซต์ ให้สร้างรูปแบบการควบคุมเพื่อจัดการนโยบาย กระบวนการ บทบาท และความรับผิดชอบของไซต์ของคุณ โมเดลเช่นนี้จะช่วยให้คุณจัดการวิธีที่ผู้คนใช้ไซต์ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเช็คเอาท์ไฟล์เพื่อให้ผู้ใช้หลายคนไม่พยายามแก้ไขไฟล์ในเวลาเดียวกัน 

หมายเหตุ: กฎการแชร์และสิทธิ์จํานวนมากจะถูกกําหนดโดยผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ ใช้บทความนี้เป็นคู่มือพื้นฐานเพื่อทําความเข้าใจว่าคุณสามารถควบคุมอะไรในฐานะเจ้าของไซต์ได้บ้าง ร่วมมือกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อทําการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์การควบคุมขององค์กรของคุณ

บทบาทและความรับผิดชอบในการสนับสนุนไซต์

การกําหนดบทบาทและความรับผิดชอบในขณะที่ วางแผน และ สร้าง ไซต์ของคุณจะช่วยลดความจําเป็นในการล้างหรือจัดระเบียบไซต์เมื่อสมาชิกเจ้าหน้าที่หมุนเข้าหรือออกจากทีม การควบคุมไซต์ควรพิจารณารวมถึงแผนสําหรับการฝึกอบรมผู้ใช้ การตรวจสอบการใช้งานไซต์ การตรวจสอบเนื้อหา และการสื่อสารความคาดหวังให้สมาชิกทีมที่จัดการไซต์ 

พิจารณาจัดลําดับความสําคัญและกําหนดสิ่งต่อไปนี้:

  • การฝึกอบรมไซต์สําหรับเจ้าของไซต์: ให้การนําทาง พื้นฐาน การค้นหา และการฝึกอบรมการจัดการเอกสารสําหรับเจ้าของไซต์ใหม่

  • การสนับสนุนไซต์: มอบหมายผู้เชี่ยวชาญไซต์ที่ได้รับมอบหมายในทีมของคุณเพื่อแก้ไขปัญหาและเป็นผู้ประสานงานกับผู้ดูแลระบบ SharePoint

  • แนวทางการสร้างไซต์และการใช้งาน: บ่อยครั้งที่องค์กรได้กําหนดนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการสร้างไซต์ ระบุลิงก์ล่าสุดไปยังแนวทางที่เหมาะสม ให้ข้อมูลที่ติดต่อสําหรับเจ้าของไซต์และผู้เขียนเนื้อหาในกรณีที่พวกเขาต้องการความช่วยเหลือ 

  • การเผยแพร่และการตรวจสอบเนื้อหา: วางแผนในการตรวจสอบไซต์และเนื้อหาของหน้าได้บ่อยเท่าที่จําเป็นเพื่อทําให้ไซต์มีความเกี่ยวข้อง สร้างกําหนดการการตรวจสอบและกําหนดเจ้าของเนื้อหาสําหรับรายการและไลบรารีขนาดใหญ่ 

กลุ่ม SharePoint เริ่มต้น

ชื่อเรื่อง

ระดับสิทธิ์เริ่มต้น

ใช้สําหรับ

เจ้าของ

ควบคุมทั้งหมด

People ผู้ที่ต้องสามารถจัดการสิทธิ์ การตั้งค่า และลักษณะที่ปรากฏของไซต์ได้

สมาชิก

แก้ไขและสนับสนุน

People ผู้ที่ต้องสามารถแก้ไขเนื้อหาของไซต์ได้ ระดับสิทธิ์จะขึ้นอยู่กับเทมเพลตไซต์ที่ใช้สร้างไซต์

แขก

อ่านอย่างเดียว

People บุคคลที่ต้องสามารถดูเนื้อหาของไซต์ได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้

การควบคุมไซต์สมัยใหม่

ใน SharePoint สมัยใหม่ การกํากับดูแลไซต์มีความสําคัญมากกว่าในเวอร์ชันก่อนหน้า เนื่องจากมีการควบคุมและตัวเลือกเพิ่มเติมสําหรับการเปิดใช้งานการสร้างไซต์ใหม่ การกํากับดูแลขององค์กรของคุณจะขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณต้องการการควบคุมเนื้อหามากเพียงใด ซึ่งจะกําหนดรายละเอียดสําหรับการสร้างไซต์และการกํากับดูแลเจ้าของไซต์ ผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณสามารถช่วยให้คุณเข้าใจนโยบายเกี่ยวกับข้อกําหนดด้านความปลอดภัย ข้อบังคับของภาครัฐ การกําหนดตราสินค้าขององค์กร การช่วยสําหรับการเข้าถึง และแนวทางการฝึกอบรม ทํางานร่วมกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างไซต์และนโยบายการใช้งานขององค์กรของคุณก่อนที่จะสร้างแผนการควบคุมไซต์ของคุณ

โครงสร้างการนําทางของไซต์ SharePoint สมัยใหม่

ไซต์ SharePoint ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้พวกเขาสามารถใช้ข้อมูลที่พวกเขาพบเพื่อทําการตัดสินใจ เรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น เข้าถึงเครื่องมือที่พวกเขาต้องการ หรือมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานเพื่อช่วยแก้ไขปัญหา เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การวางแผนการนําทางไซต์ ใน SharePoint

สถาปัตยกรรมข้อมูลของคุณบางส่วนอาจมีการจําแนกประเภทของข้อมูล ถ้าข้อมูลที่คุณกําลังเผยแพร่มีค่าสูงต่อบริษัท จําเป็นต้องมีความปลอดภัยพิเศษ หรืออยู่ภายใต้กฎการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับ ให้พิจารณาการตั้งค่าแบบแผนการจัดประเภทเพื่อระบุชนิดเนื้อหาเฉพาะที่จําเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างรอบคอบ หลังจากที่คุณได้จัดระเบียบข้อมูลลงในรายการและไลบรารีที่ระบุแล้ว คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การควบคุมเพื่อ จัดการวิธีการดูเนื้อหาได้

สถาปัตยกรรม SharePoint สมัยใหม่ถูกออกแบบมาให้ยืดหยุ่นและปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงขององค์กรของคุณ ไซต์สมัยใหม่สามารถเชื่อมโยงกับไซต์ฮับได้ จากนั้นไซต์ที่เกี่ยวข้องจะแชร์การนําทางและการกําหนดตราสินค้ากับฮับ และถ้าเจ้าของไซต์อนุมัติสามารถแชร์สิทธิ์ฮับได้เช่นกัน

พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อกําหนดโครงสร้างการนําทางของไซต์ของคุณ

  • คุณจะมีเนื้อหาชนิดใดบนไซต์ ซึ่งจะแปลเป็นหน้า รายการ และไลบรารีอย่างไร

  • ข้อมูลจะถูกนําเสนอในไซต์อย่างไร

  • ผู้ใช้ไซต์จะนําทางผ่านไซต์ได้อย่างไร

  • ข้อมูลจะถูกกําหนดเป้าหมายไปยังผู้ชมที่เฉพาะเจาะจงอย่างไร

  • การค้นหาจะถูกกําหนดค่าและปรับให้เหมาะสมอย่างไร

การจัดการสิทธิ์ในไซต์สมัยใหม่

ความสมบูรณ์ การรักษาความลับ และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่สําคัญต่อพันธกิจขององค์กรของคุณจะยังอยู่บนวิธีรักษาความปลอดภัยให้กับไซต์ของคุณ โดยเฉพาะกับผู้ที่คุณเลือกที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึงไซต์ของคุณ การจัดการสิทธิ์ในไซต์สมัยใหม่จะเกี่ยวข้องกับทั้งผู้ใช้และกลุ่มของผู้ใช้ สิทธิ์ในการติดต่อสื่อสารที่ทันสมัยและไซต์ทีมมาจากเทมเพลตไซต์ที่มีตัวเลือกต่างๆ สําหรับแต่ละไซต์

ไซต์การติดต่อสื่อสาร จะไม่เชื่อมโยงกับกลุ่มMicrosoft 365 และมีบทบาทเริ่มต้นสามบทบาท ได้แก่ เจ้าของไซต์ สมาชิกไซต์ และผู้เยี่ยมชมไซต์ 

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางอย่างที่ควรทราบเมื่อคุณกําลังพัฒนากลยุทธ์สําหรับสิทธิ์

  • ทําตามหลักการให้สิทธิพิเศษน้อยที่สุด: ให้สิทธิ์แก่บุคคลในระดับสิทธิ์ที่ต่ําที่สุดที่พวกเขาจําเป็นต้องใช้เพื่อทํางานที่ได้รับมอบหมาย

  • ใช้กลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน: ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้โดยการเพิ่มพวกเขาลงในกลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน (เช่น สมาชิก ผู้เยี่ยมชม และเจ้าของ)

  • พิจารณาการแบ่งส่วนเนื้อหาของคุณตามระดับความปลอดภัย: สร้างไซต์หรือไลบรารีสําหรับเอกสารที่สําคัญโดยเฉพาะ แทนที่จะกระจายอยู่ในไลบรารีขนาดใหญ่และได้รับการป้องกันโดยสิทธิ์เฉพาะ

สิทธิ์ของไซต์สมัยใหม่ตามชื่อเรื่อง

ชื่อเรื่อง

ระดับสิทธิ์

มีสิทธิ์ในการ:

เจ้าของไซต์

ควบคุมทั้งหมด

นอกเหนือจากทุกสิ่งที่สมาชิกไซต์สามารถทําได้แล้ว เจ้าของยังสามารถ:

เปลี่ยนธีมของไซต์

เปลี่ยนเค้าโครงการนําทาง

เปลี่ยนโลโก้ของไซต์

เพิ่มหรือเอาเจ้าของไซต์ออก

แก้ไขการตั้งค่าสมาชิกของไซต์

เพิ่มหรือเอาผู้เยี่ยมชมไซต์ออก

แก้ไขการตั้งค่าไซต์

ลบไซต์

เพิ่มกลุ่ม Microsoft 365

เชื่อมโยงไซต์กับฮับ

สมาชิกไซต์

แก้ไขและสนับสนุน

เพิ่ม แก้ไข และลบรายการ

เพิ่ม แก้ไข และลบไลบรารีเอกสาร

เพิ่มหรือเอาสมาชิกไซต์ออก

เพิ่ม แก้ไข และนําเอกสารออก

เพิ่ม แก้ไข และลบหน้า

เพิ่ม แก้ไข ลบโพสต์ข่าวสาร

เพิ่ม แก้ไข และลบส่วนต่างๆ ของหน้า

เพิ่ม แก้ไข และลบ Web Part

เพิ่ม แก้ไข และลบการนําทางของไซต์

สร้างหรือลบเทมเพลตหน้า

ดูเมตริกการใช้งานไซต์

ผู้เยี่ยมชมไซต์

อ่านอย่างเดียว

ดูเนื้อหา

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมสําหรับเจ้าของไซต์:

การควบคุมไซต์

ส่วนที่สําคัญแต่มักจะมองไม่เห็นของไซต์ใดๆ คือ รูปแบบการกํากับดูแล เช่น ชุดของนโยบาย บทบาท ความรับผิดชอบ และกระบวนการที่คุณสร้างเพื่อกําหนดวิธีที่บุคคลในกลุ่มของคุณใช้ SharePoint

หลายองค์กรมีรูปแบบการควบคุมสําหรับไซต์ทั้งที่ระดับการดูแลจากศูนย์กลางหรือไซต์คอลเลกชัน ซึ่งอาจสร้างและดูแลรักษาโดยแผนก IT หรือทีม ในฐานะเจ้าของไซต์ คุณจําเป็นต้องค้นหาว่ามีรูปแบบการควบคุมอยู่แล้วสําหรับไซต์คอลเลกชันหรือฟาร์ม ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณสามารถใช้เพื่อแนะนําผู้ใช้ไซต์ของคุณหรือสร้างรูปแบบการควบคุมเพิ่มเติมเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเป็นเจ้าของไซต์สําหรับไซต์ย่อยในไซต์คอลเลกชัน เช่น ไซต์ทีมแบบคลาสสิก การสร้างรูปแบบการควบคุมเพิ่มเติมของคุณเองอาจเป็นความคิดที่ดี เพื่อแก้ไขปัญหาที่เฉพาะเจาะจงในไซต์ย่อย

รูปแบบการควบคุมสําหรับไซต์ ทําให้ผู้ใช้ไซต์ทราบได้ง่ายขึ้นว่าเมื่อใดควรสร้างไซต์ย่อย รายการ หรือเนื้อหาของไซต์อื่นๆ ใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์ย่อยและเนื้อหาถูกปลดออกเมื่อล้าสมัยเพื่อประหยัดพื้นที่จัดเก็บและทําให้ผลลัพธ์การค้นหาถูกต้อง ให้ผู้ใช้เข้าถึงเนื้อหาที่ถูกต้อง ทําให้การกําหนดตราสินค้าของไซต์เหมือนเดิมโดยให้เจ้าของไซต์ย่อยทราบว่ามีเทมเพลตและธีมใดบ้างที่พร้อมใช้งาน นอกจากนี้ยังทําให้การเปลี่ยนเจ้าของไซต์ง่ายขึ้นเมื่อผู้ใช้ออกจากองค์กรหรือบทบาทที่เปลี่ยนแปลง

รูปแบบการกํากับดูแลที่ดีสําหรับไซต์ควรมุ่งเน้นไปที่ส่วนต่อไปนี้:

  • การสร้างไซต์

  • การจัดการสิทธิ์

  • สถาปัตยกรรมข้อมูล

  • วงจรการใช้งานและการสิ้นสุดการใช้งานไซต์

  • ขีดจํากัดของที่เก็บข้อมูล

  • การจําแนกประเภทของข้อมูล

  • การกำหนดเอง

  • การป้องกันข้อมูล

  • การนำทาง

  • การค้นหา

  • บทบาทและความรับผิดชอบในการสนับสนุนไซต์

บางส่วนในรายการก่อนหน้าอาจถูกตัดสินใจให้คุณแล้วโดยโมเดลการควบคุมระดับไซต์หรือระดับองค์กร เช่น พื้นที่เก็บข้อมูลที่คุณมีสําหรับไซต์ของคุณ และการกําหนดเองแบบใดที่คุณสามารถทําได้กับลักษณะที่แสดงของไซต์ ผู้อื่นอาจไม่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของทีมไซต์ของคุณ และจํานวนบุคคลที่คุณใช้งานไซต์นั้น แต่แม้ว่าคุณจะไม่ต้องตัดสินใจเกี่ยวกับหัวข้อเหล่านี้ ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะรู้ว่ามีการตัดสินใจอะไรบ้าง เพื่อให้คุณสามารถแจ้งให้ผู้ใช้ไซต์ของคุณและบังคับใช้นโยบายได้อย่างเหมาะสม

การสร้างไซต์ย่อย

คุณอาจต้องการให้สมาชิกทีมของคุณสามารถสร้างไซต์ย่อยภายใต้ไซต์ทีมสําหรับใช้กับโครงการที่ระบุได้

ความสามารถในการสร้างไซต์ย่อยใหม่โดยธรรมชาติจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อกลุ่ม แต่การสร้างไซต์ที่ไม่มีการจํากัดอาจหมดไปได้ เมื่อไซต์ย่อยแพร่กระจายได้อย่างอิสระปัญหาอาจเกิดขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น

  • ผู้ใช้สามารถค้นหาไซต์ย่อยที่เหมาะสมได้ยาก หรือตรวจสอบว่าไซต์เหล่านั้นมีหรือไม่

  • ข้อมูลสามารถซ้ํากันได้ในไซต์ย่อยหลายไซต์ โดยใช้พื้นที่เก็บข้อมูลราคาแพง และต้องใช้ความพยายามซ้ําๆ เพื่อรักษา

  • ข้อมูลล้าสมัยอาจอยู่ในไซต์ย่อย ซึ่งอาจเป็นเวลาหลายปี ซึ่งแสดงขึ้นในผลลัพธ์การค้นหา อาจเป็นเรื่องยากที่จะบอกว่าข้อมูลเวอร์ชันใดถูกต้อง

  • การจัดการสิทธิ์สําหรับไซต์ย่อยจํานวนมากอาจกลายเป็นงานหลักและผู้ใช้อาจเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาไม่ควรมีโดยไม่ได้ตั้งใจ

  • เมื่อพนักงานออกจากกลุ่ม ไซต์ย่อยที่พวกเขาสร้างอาจถูกละทิ้ง สร้างความสับสนและปิดบังผลลัพธ์การค้นหาสําหรับผู้ใช้ไซต์ที่เหลือ

คุณสามารถประหยัดเวลาและพลังงานได้ถ้าคุณตั้งค่านโยบายบางอย่างสําหรับการสร้างไซต์ที่จัดการพื้นที่ต่อไปนี้:

  • ใครได้รับอนุญาตให้สร้างไซต์ย่อยได้บ้าง

  • ไซต์ย่อยใหม่จําเป็นต้องได้รับการอนุมัติล่วงหน้าหรือไม่? ถ้าใช่ เกณฑ์การอนุมัติคืออะไร และใครเป็นผู้อนุมัติ

  • ไซต์ย่อยใหม่ควรใช้เทมเพลตและธีมที่สร้างขึ้นแล้วหรือไม่

  • ข้อมูลจํานวนเท่าใดที่อาจถูกจัดเก็บไว้บนไซต์หนึ่งๆ นั่นคือเนื้อที่ดิสก์เซิร์ฟเวอร์สามารถกินได้เท่าใด

  • กฎสําหรับการรวมกลยุทธ์การนําทางบนไซต์มีอะไรบ้าง

  • ข้อมูลควรถูกจัดเก็บบนไซต์ย่อยนานเท่าใดก่อนที่จะถูกลบหรือเก็บถาวร

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างไซต์หรือไซต์ย่อย

การจัดการสิทธิ์

ความสมบูรณ์ การรักษาความลับ และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่สําคัญต่อพันธกิจขององค์กรของคุณจะยังอยู่บนวิธีรักษาความปลอดภัยให้กับไซต์ของคุณ โดยเฉพาะกับผู้ที่คุณเลือกที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึงไซต์ของคุณ

การให้สิทธิ์และการจํากัดการเข้าถึงไซต์ของคุณเรียกว่า การจัดการสิทธิ์ และเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สําคัญที่สุดของคุณในฐานะเจ้าของไซต์

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางอย่างที่ควรทราบเมื่อคุณกําลังพัฒนากลยุทธ์สําหรับสิทธิ์

  • ทําตาม หลักการสิทธิ์การใช้งานน้อยที่สุด: ให้สิทธิ์แก่บุคคลในระดับสิทธิ์ที่ต่ําที่สุดที่พวกเขาจําเป็นต้องใช้เพื่อดําเนินงานที่ได้รับมอบหมาย

  • ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้โดยการเพิ่มพวกเขาลงในกลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน (เช่น สมาชิก ผู้เยี่ยมชม และเจ้าของ) ทําให้สมาชิกส่วนใหญ่ของกลุ่ม สมาชิก หรือ ผู้เยี่ยมชม และจํากัดจํานวนบุคคลในกลุ่ม เจ้าของ

  • ใช้การสืบทอดสิทธิ์เพื่อสร้างลําดับชั้นที่ดูง่ายและสะอาดตา นั่นคือ หลีกเลี่ยงการมอบสิทธิ์ให้กับบุคคลแต่สามารถทํางานกับกลุ่มแทนได้ ถ้าเป็นไปได้ ไซต์ย่อยจะสืบทอดสิทธิ์จากไซต์ทีมของคุณแทนที่จะมีสิทธิ์เฉพาะ

  • จัดระเบียบเนื้อหาของคุณเพื่อใช้ประโยชน์จากการสืบทอดสิทธิ์: พิจารณาการแบ่งส่วนเนื้อหาของคุณตามระดับความปลอดภัย สร้างไซต์หรือไลบรารีสําหรับเอกสารที่ละเอียดอ่อนโดยเฉพาะ แทนที่จะกระจายเนื้อหาเหล่านั้นในไลบรารีขนาดใหญ่และได้รับการป้องกันโดยสิทธิ์เฉพาะ

ดู ทําความเข้าใจเกี่ยวกับระดับสิทธิ์ใน SharePoint หรือ แก้ไขสิทธิ์สําหรับรายการ ไลบรารี หรือข้อมูลแต่ละรายการ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าสิทธิ์

สถาปัตยกรรมข้อมูล

สถาปัตยกรรมข้อมูลของไซต์จะเหมือนกับสารบัญของหนังสือ ซึ่งจะเป็นตัวกําหนดว่าข้อมูลในไซต์นั้น เช่น เว็บเพจ เอกสาร รายการ และข้อมูลถูกจัดระเบียบและนําเสนอต่อผู้ใช้ของไซต์อย่างไร สถาปัตยกรรมข้อมูลมักจะถูกบันทึกเป็นรายการแบบลําดับชั้นของเนื้อหาของไซต์ คําสําคัญในการค้นหา ชนิดข้อมูล และแนวคิดอื่นๆ

เมื่อต้องการสร้างสถาปัตยกรรมข้อมูล คุณต้องวิเคราะห์ข้อมูลที่จะนําเสนอในไซต์ ต่อไปนี้เป็นคําถามบางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อพัฒนาสถาปัตยกรรมข้อมูล:

  • คุณจะมีเนื้อหาชนิดใดบนไซต์ ซึ่งจะแปลเป็นไซต์ย่อย รายการ ไลบรารี และอื่นๆ อย่างไร

  • ข้อมูลจะถูกนําเสนอในไซต์อย่างไร

  • ผู้ใช้ไซต์จะนําทางผ่านไซต์ได้อย่างไร

  • ข้อมูลจะถูกกําหนดเป้าหมายที่ผู้ชมที่ระบุอย่างไร

  • การค้นหาจะถูกกําหนดค่าและปรับให้เหมาะสมอย่างไร

สถาปัตยกรรมข้อมูลของคุณบางส่วนอาจมีการจําแนกประเภทของข้อมูล

ถ้าข้อมูลที่คุณกําลังติดต่อด้วยมีค่าสูงต่อบริษัท จําเป็นต้องมีการรักษาความปลอดภัยพิเศษ หรืออยู่ภายใต้กฎการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับ คุณอาจต้องการตั้งค่าแบบแผนการจัดประเภทเพื่อระบุชนิดเนื้อหาเฉพาะที่จําเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างรอบคอบ

หลังจากที่คุณได้จัดระเบียบข้อมูลลงในรายการและไลบรารีที่ระบุแล้ว คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การควบคุมเพื่อจัดการวิธีจัดการเนื้อหาได้ ตัวอย่างเช่น

จําเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์

เมื่อคุณจําเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขไฟล์ได้จนกว่าจะเช็คอินไฟล์ การกําหนดให้ต้องเช็คเอาท์เอกสารจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้หลายคนทําการเปลี่ยนแปลงในเวลาเดียวกัน ซึ่งอาจทําให้เกิดข้อขัดแย้งในการแก้ไขและทําให้เกิดความสับสนได้ การกําหนดให้เช็คเอาท์ยังสามารถช่วยเตือนให้สมาชิกของทีมเพิ่มข้อคิดเห็นเมื่อพวกเขาเช็คอินไฟล์ เพื่อให้คุณสามารถติดตามสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในแต่ละเวอร์ชันได้ง่ายขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ตั้งค่าไลบรารีให้จำเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์

ติดตามเวอร์ชัน

ถ้าคุณต้องการเก็บไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้า ไลบรารีสามารถช่วยคุณติดตาม จัดเก็บ และคืนค่าไฟล์ได้ คุณสามารถเลือกที่จะติดตามทุกเวอร์ชันด้วยวิธีเดียวกัน หรือคุณสามารถเลือกที่จะกําหนดบางเวอร์ชันเป็นเวอร์ชันหลัก เช่น การเพิ่มบทใหม่ลงในคู่มือ และบางเวอร์ชันเป็นเวอร์ชันรอง เช่น การแก้ไขข้อผิดพลาดการสะกดคํา เพื่อช่วยจัดการพื้นที่จัดเก็บ คุณสามารถเลือกจํานวนเวอร์ชันแต่ละชนิดที่คุณต้องการจัดเก็บได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดเวอร์ชัน ให้ดู การกําหนดเวอร์ชันทํางานอย่างไรในรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถระบุให้จําเป็นต้องมีการอนุมัติเอกสารได้ เอกสารจะยังคงอยู่ในสถานะรอดําเนินการจนกว่าจะได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธโดยผู้ที่มีสิทธิ์ในการดําเนินการดังกล่าว คุณสามารถควบคุมว่ากลุ่มใดที่ผู้ใช้สามารถดูเอกสารได้ก่อนที่จะได้รับการอนุมัติ ฟีเจอร์นี้อาจเป็นประโยชน์ถ้าไลบรารีของคุณมีแนวทางหรือกระบวนการที่สําคัญซึ่งต้องดําเนินการขั้นสุดท้ายก่อนที่ผู้อื่นจะเห็นคําแนะนําเหล่านั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอนุมัติเอกสาร ให้ดูที่ จําเป็นต้องมีการอนุมัติข้อมูลในรายการหรือไลบรารีของไซต์

ไลบรารีสนับสนุนเทคโนโลยี RSS เพื่อให้สมาชิกในเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถรับและดูการอัปเดต หรือตัวดึงข้อมูล ข่าวสารและข้อมูลในตําแหน่งที่ตั้งที่รวมได้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้เทคโนโลยี RSS เพื่อแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในไลบรารี เช่น เมื่อไฟล์ที่เก็บอยู่ในไลบรารีเปลี่ยนแปลง ตัวดึงข้อมูล RSS ช่วยให้สมาชิกในเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถดูรายการรวมของไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลง คุณยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อให้คุณได้รับการแจ้งเตือนเมื่อไฟล์เปลี่ยนแปลง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวดึงข้อมูล RSS ให้ดูที่ จัดการตัวดึงข้อมูล RSS สําหรับไซต์หรือไซต์คอลเลกชัน

ไลบรารีเอกสารหรือชนิดเนื้อหาสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ที่องค์กรของคุณได้กําหนดไว้สําหรับกระบวนการทางธุรกิจ เช่น การจัดการการอนุมัติเอกสารหรือการรีวิว กลุ่มของคุณสามารถใช้กระบวนการทางธุรกิจกับเอกสารที่เรียกว่า เวิร์กโฟลว์ ซึ่งระบุการดําเนินการที่จําเป็นต้องดําเนินการตามลําดับ เช่น การอนุมัติหรือการแปลเอกสาร เวิร์กโฟลว์เป็นวิธีอัตโนมัติในการย้ายเอกสารหรือรายการผ่านลําดับของการกระทําหรืองาน ตามค่าเริ่มต้น แล้ว เวิร์กโฟลว์สามเวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานสําหรับไลบรารี ได้แก่ การอนุมัติ ซึ่งจะกําหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อขออนุมัติ รวบรวมคําติชม ซึ่งจะกําหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลสําหรับคําติชมและส่งกลับเอกสารไปยังบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์เป็นการคอมไพล์ และ รวบรวมลายเซ็น ซึ่งจะกําหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อรวบรวมลายเซ็นดิจิทัลของพวกเขา สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ ให้ดูที่ ภาพรวมของเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ใน SharePoint

ถ้ากลุ่มของคุณทํางานกับไฟล์หลายชนิด เช่น เวิร์กชีต งานนําเสนอ และเอกสาร คุณสามารถขยายฟังก์ชันการทํางานของไลบรารีของคุณได้ด้วยการเปิดใช้งานและกําหนดชนิดเนื้อหาหลายชนิด ชนิดเนื้อหาเพิ่มความยืดหยุ่นและความสอดคล้องกันในหลายไลบรารี ชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดสามารถระบุเทมเพลตและกระบวนการเวิร์กโฟลว์ได้ เทมเพลตทําหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นสําหรับการจัดรูปแบบและข้อความต้นแบบและคุณสมบัติที่นําไปใช้กับเอกสารชนิดนั้น เช่น ชื่อแผนกหรือหมายเลขสัญญา สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดเนื้อหา ให้ดูที่ บทนําสู่ชนิดเนื้อหาและการประกาศชนิดเนื้อหา

ถ้าคุณมีกลุ่มของไฟล์ที่ละเอียดอ่อน และจะเป็นประโยชน์เมื่อทราบว่ามีการใช้เอกสารอย่างไร คุณสามารถกําหนดนโยบายที่อนุญาตให้คุณเปิดใช้งานการติดตามเหตุการณ์ 'ตรวจสอบ' เช่น การเปลี่ยนแปลงไฟล์ สําเนา หรือการลบได้ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าการตรวจสอบ ให้ดู กําหนดการตั้งค่าการตรวจสอบสําหรับไซต์คอลเลกชัน

วงจรการใช้งานและการสิ้นสุดการใช้งานไซต์

ไซต์ต่างๆ เช่น ไซต์งานของเอกสารและไซต์การอภิปรายมักจะหยุดการตอบสนองหลังจากที่ไซต์เหล่านั้นไม่มีประโยชน์อีกต่อไป การใช้พื้นที่จัดเก็บที่มีค่าและปิดเสียงผลลัพธ์การค้นหา เป็นความคิดที่ดีที่จะตั้งค่ากําหนดการสําหรับการตรวจสอบไซต์และเนื้อหา (อย่างน้อยปีละครั้ง) เพื่อดูว่าควรเก็บรักษาไว้หรือไม่

คุณควรระลึกไว้เช่นกันว่ารูปแบบการควบคุมขนาดใหญ่ขององค์กรของคุณอาจอยู่ในการมองหาไซต์เก่าๆ ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบอาจลบไซต์ที่ไม่ได้เปลี่ยนแปลงเป็นเวลา 90 วันโดยอัตโนมัติ ในฐานะเจ้าของไซต์คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลคุณว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับนโยบายวงจรการใช้งานและการเกษียณ ดูที่ นโยบายการปิดไซต์

ขีดจํากัดของที่เก็บข้อมูล

ผู้ดูแลระบบอาจตั้งค่าขีดจํากัดจํานวนที่เก็บดิสก์ที่กลุ่มของคุณสามารถใช้ได้ คุณต้องตรวจสอบว่ามีขีดจํากัดหรือไม่ และถ้าใช่ ให้ตัดสินใจว่าคุณจะแบ่งแอประหว่างไซต์ หน้า และไลบรารีของคุณอย่างไร

ตามค่าเริ่มต้น SharePoint Server จะกําหนดขีดจํากัดขนาดเอกสารเดี่ยว 50 MB ที่สามารถอัปโหลดลงในไลบรารีเอกสารได้ นอกจากนี้ ตามค่าเริ่มต้น เจ้าของไซต์ทีมจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อที่เก็บข้อมูลอยู่ที่ 90% ของโควตา

หลังจากที่คุณทราบแล้วว่าขีดจํากัดของคุณคืออะไร คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การติดตามเวอร์ชันหรือการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไซต์ของคุณยังคงอยู่ภายในไซต์ 

การค้นหา

เนื้อหาจะปรากฏในหลายที่ รวมถึงไซต์ รายการ ไลบรารี Web Part และคอลัมน์รายการ ตามค่าเริ่มต้น เมื่อมีคนค้นหาไซต์ของคุณ เนื้อหาทั้งหมดบนไซต์และหน้าจะปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา

ในฐานะเจ้าของไซต์ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้เนื้อหาบนไซต์ของคุณปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาหรือไม่ เมื่อคุณป้องกันไม่ให้เนื้อหาของไซต์ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา เนื้อหาของไซต์ย่อยทั้งหมดที่อยู่ด้านล่างไซต์ย่อยนั้นจะถูกบล็อกไม่ให้ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาด้วย

ตามค่าเริ่มต้น เนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบจํากัดจะไม่ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาสําหรับผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์ในการอ่าน คุณสามารถเปลี่ยนเพื่อให้เนื้อหาที่ถูกจํากัดแสดงในผลลัพธ์การค้นหา ได้ แต่ผู้ใช้จะไม่สามารถเปิดเนื้อหาที่พวกเขาไม่มีสิทธิ์ได้

การป้องกันข้อมูล

ฟีเจอร์การสํารองข้อมูลและการกู้คืนช่วยปกป้องข้อมูลของคุณจากการสูญหายโดยไม่ได้ตั้งใจ ความถี่ในการสํารองข้อมูลและความเร็วและระดับการกู้คืนจะถูกตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบ สําหรับการกู้คืนเนื้อหาในไซต์ของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกู้คืนรายการในถังรีไซเคิล

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

วิธีสร้างไซต์

วิธีการลบไซต์

วางแผนไซต์การติดต่อสื่อสารของคุณ

รับแรงบันดาลใจจากหนังสือค้นหา

ไลบรารีประสิทธิภาพการทํางาน

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ

ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย