Designöverväganden för uppdatering av data

I den här artikeln

• Hur databasdesign påverkar datainmatning

• Ange ett standardvärde för ett fält eller en kontroll

• Använda verifieringsuttryck för att begränsa data

• Arbeta med värdelistor och uppslagsfält

• Ta bort data från en lista eller uppslagsfält

• Hur datatyper påverkar hur du anger data

• Hur tabellfältsegenskaper påverkar hur du anger data

• Använda sammanhängande uppdateringar för att ändra primär- och sekundärnyckelvärden

• Varför ID-nummer ibland verkar hoppa över ett tal

• Massuppdatering av data med hjälp av frågor

Hur databasdesign påverkar datainmatning

Informationen som du behåller i en databas lagras i tabeller, som innehåller data om ett visst ämne, till exempel tillgångar eller kontakter. Varje post i en tabell innehåller information om ett objekt, till exempel en viss kontakt. En post består av fält, till exempel namn, adress och telefonnummer. En post kallas ofta för en rad och ett fält kallas ofta för en kolumn. Dessa objekt måste följa en uppsättning designprinciper, annars fungerar databasen antingen dåligt eller misslyckas helt och hållet. Dessa designprinciper påverkar i sin tur hur du anger data. Tänk på följande:

• Tabeller    Access lagrar alla data i en eller flera tabeller. Hur många tabeller du använder beror på databasens design och komplexitet. Även om du kan visa data i ett formulär, en rapport eller i resultaten som returneras av en fråga, lagrar Access endast data i tabeller och de andra objekten i databasen bygger på de tabellerna. Varje tabell ska baseras på ett ämne. En tabell med affärskontaktinformation ska till exempel inte innehålla försäljningsinformation. Om så är fallet kan det bli svårt, om inte omöjligt, att hitta och redigera rätt information.

• Datatyper    Vanligtvis accepterar vart och ett av fälten i en tabell bara en typ av data. Du kan till exempel inte lagra anteckningar i ett fält som är inställt på att acceptera tal. Om du försöker skriva text i ett sådant fält visas ett felmeddelande i Access. Det är dock inte en hård och snabb regel. Du kan till exempel lagra tal (till exempel postnummer) i ett fält med datatypen Kort text, men du kan inte utföra beräkningar på dessa data eftersom Access betraktar dem som en textbit.

  Med vissa undantag bör fälten i en post bara acceptera ett värde. Du kan till exempel inte ange fler än en adress i ett adressfält. Detta står i kontrast till Microsoft Excel, som gör att du kan ange valfritt antal namn eller adresser eller bilder i en enda cell om du inte anger att cellen ska acceptera begränsade datatyper. 

• Flervärdesfält    Access tillhandahåller en funktion som kallas flervärdesfältet för att koppla flera data till en enskild post och för att skapa listor som accepterar flera värden. Du kan alltid identifiera en flervärdeslista eftersom Access visar en kryssruta bredvid varje listobjekt. Du kan till exempel bifoga ett Microsoft PowerPoint-bildspel och valfritt antal bilder till en post i databasen. Du kan också skapa en lista med namn och välja så många namn som behövs. Användningen av flervärdesfält kan verka bryta mot reglerna för databasdesign eftersom du kan lagra mer än en post per tabellfält. Men Access tillämpar reglerna "bakom kulisserna" genom att lagra data i särskilda, dolda tabeller.

• Använda formulär    Du skapar vanligtvis formulär när du vill göra en databas enklare att använda och för att säkerställa att användarna anger data korrekt. Hur du använder ett formulär för att redigera data beror på formulärets design. Formulär kan innehålla valfritt antal kontroller, till exempel listor, textrutor, knappar och till och med datablad. De olika kontrollerna antingen läser data från eller skriver data till ett underliggande fält i tur och ordning.

Mer information finns i Grundläggande om databasdesign och Skapa en tabell och lägga till fält.

Överst på sidan

Ange ett standardvärde för ett fält eller en kontroll

Om ett stort antal poster har samma värde för ett visst fält, till exempel en ort eller ett land/region, kan du spara tid genom att ange ett standardvärde för kontrollen som är bunden till det fältet eller själva fältet. När du öppnar formuläret eller tabellen för att skapa en ny post visas standardvärdet i kontrollen eller fältet.

I en tabell

1. Öppna tabellen i designvyn.

2. Markera fältet högst upp i vyn.

3. Välj fliken Allmänt längst ned i vyn.

4. Ange egenskapen Standardvärde till önskat värde.

I ett formulär

1. Öppna formuläret i layout- eller designvyn.

2. Högerklicka på kontrollen som du vill arbeta med och klicka sedan på Egenskaper.

3. På fliken Data anger du egenskapen Standardvärde till det värde du vill ha.

Överst på sidan

Använda verifieringsuttryck för att begränsa data

Du kan verifiera data i Access-skrivbordsdatabaser när du anger dem med hjälp av verifieringsuttryck. Verifieringsuttryck kan anges i vyerna tabelldesign eller tabelldatablad. Det finns tre typer av verifieringsuttryck i Access:

• Fältverifieringsuttryck    Du kan använda ett fältverifieringsuttryck för att ange ett villkor som alla giltiga fältvärden måste uppfylla. Du behöver bara ange det aktuella fältet som en del av uttrycket om du använder fältet i en funktion. Begränsningar för vilka typer av tecken som får anges i ett fält kan vara enklare att göra med en Indatamask. Till exempel kan ett datafält ha ett verifieringsuttryck som inte tillåter värden i förfluten tid.

• Postverifieringsuttryck     Du kan använda ett postverifieringsuttryck för att ange ett villkor som alla giltiga poster måste uppfylla. Du kan jämföra värden mellan olika fält med postverifieringsuttrycket. En post med två datumfält kan till exempel kräva att värden för ett fält alltid föregår värden i det andra fältet (startdatum är till exempel före Slutdatum).

• Verifiering i ett formulär    Du kan använda egenskapen Verifieringsuttryck för en kontroll i ett formulär för att ange ett villkor som alla värden som matas in i kontrollen måste uppfylla. Egenskapen Verifieringsuttryck för kontroller fungerar som ett fältverifieringsuttryck. Vanligtvis använder du ett verifieringsuttryck för formulär i stället för ett fältverifieringsuttryck om uttrycket bara ska gälla specifikt för formuläret och inte för tabellen, oavsett var den används.

Mer information finns i Begränsa indata med verifieringsuttryck.

Överst på sidan

Arbeta med värdelistor och uppslagsfält

Det finns två typer av listdata i Access:

• Värdelistor    Dessa innehåller en hårdkodad uppsättning värden som du anger manuellt. Värdena finns i egenskapen Radkälla för fältet.

• Uppslagsfält    Dessa använder en fråga för att hämta värden från en annan tabell. Egenskapen Radkälla för fältet innehåller en fråga i stället för en hårdkodad lista med värden. Frågan hämtar värden från en eller flera tabeller i en databas. Som standard visas dessa värden i uppslagsfältet i form av en lista. Beroende på hur du anger uppslagsfältet kan du välja ett eller flera objekt i listan.

  Obs    Uppslagsfält kan förvirra nya Access-användare eftersom en lista med objekt visas på en plats (den lista som Access skapar från data i uppslagsfältet), men data kan finnas på en annan plats (tabellen som innehåller data).

Som standard visar Access listdata i en kombinationsrutekontroll, även om du kan ange en listrutekontroll. En kombinationsruta öppnas för att visa listan och stängs när du har gjort ett val. En listruta är däremot alltid öppen.

Om du vill redigera listor kan du även köra kommandot Redigera listobjekt eller redigera data direkt i egenskapen Radkälla för källtabellen. När du uppdaterar data i ett uppslagsfält uppdaterar du källtabellen.

Om egenskapen Typ av radkälla i din listruta eller kombinationsruta är inställd på Värdelista kan du redigera listan med värden medan formuläret är öppet i formulärvyn. På så sätt slipper du växla till designvyn eller layoutvyn, öppna egenskapslistan och redigera egenskapen Radkälla för kontrollen varje gång du behöver göra någon ändring i listan. Om du ska redigera värdelistan måste egenskapen Tillåt redigering av värdelistor för listrutan eller kombinationsrutan vara inställd på Ja.

Mer information finns i Skapa en lista med alternativ med hjälp av en listruta eller kombinationsruta.

Ta bort data från en värdelista eller ett uppslagsfält

Objekten i en värdelista finns i samma tabell som de övriga värdena i en post. Data i ett uppslagsfält finns däremot i en eller flera andra tabeller. Om du vill ta bort data från en värdelista öppnar du tabellen och redigerar objekten.

För att ta bort data från en uppslagslista krävs fler steg, och de stegen varierar beroende på om frågan för uppslagslistorna hämtar data från en tabell eller en annan fråga. Om frågan för uppslagslistan är baserad på en tabell kan du identifiera den tabellen och fältet som innehåller de data som visas i listan. Då kan du öppna källtabellen och redigera informationen i fältet. Om frågan för uppslagslistan baseras på en annan fråga måste du öppna den andra frågan, hitta källtabellen och fältet som den andra frågan hämtar data från, och ändra värdena i den tabellen.

Hur datatyper påverkar hur du anger data

När du utformar en databastabell väljer du en datatyp för varje fält i tabellen, en process som säkerställer en mer exakt datainmatning.

Hur tabellfältsegenskaper påverkar hur du anger data

Förutom designprinciperna som styr strukturen i en databas och de datatyper som styr vad du kan ange i ett visst fält, kan flera fältegenskaper också påverka hur du anger data i en Access-databas.

Använda sammanhängande uppdateringar för att ändra primär- och sekundärnyckelvärden

Ibland kan du behöva uppdatera ett primärnyckelvärde. Om du använder den primärnyckeln som sekundärnyckel kan du automatiskt uppdatera ändringarna via alla underordnade instanser av sekundärnyckeln.

Som en påminnelse är en primärnyckel ett värde som unikt identifierar varje rad (post) i en databastabell. En sekundärnyckel är en kolumn som matchar primärnyckeln. Sekundärnycklar finns vanligtvis i andra tabeller, och de gör att du kan skapa en relation (en länk) mellan data i tabellerna.

Anta till exempel att du använder ett produkt-ID som primärnyckel. Ett ID-nummer identifierar en produkt unikt. Du använder också det ID-numret som en sekundärnyckel i en tabell med orderdata. På så sätt kan du hitta alla order som involverar varje produkt, eftersom när någon gör en beställning för den produkten blir ID:t en del av beställningen.

Ibland kan dessa ID-nummer (eller andra typer av primärnycklar) ändras. När de gör det kan du ändra primärnyckelvärdet och låta ändringen automatiskt överlappa alla relaterade underordnade poster. Du aktiverar det här beteendet genom att aktivera referensintegritet och sammanhängande uppdateringar mellan de två tabellerna.

Kom ihåg följande viktiga regler:

• Du kan endast aktivera sammanhängande uppdateringar för primärnyckelfält som är inställda på datatyperna Text eller Tal. Du kan inte använda sammanhängande uppdateringar för fält som har datatypen Räknare.

• Du kan bara aktivera sammanhängande uppdateringar mellan tabeller med en 1:N-relation.

Mer information om hur du skapar relationer. se Guide till tabellrelationer och Skapa, redigera eller ta bort en relation.

Följande procedurer går hand i hand och förklarar hur du först skapar en relation och sedan aktiverar sammanhängande uppdateringar för relationen.

Varför ID-nummer ibland verkar hoppa över ett tal

När du skapar ett fält som är inställt på datatypen Räknare genereras automatiskt ett värde för det fältet i varje ny post. Värdet ökas som standard så att varje ny post får nästa tillgängliga sekventiella nummer. Syftet med datatypen Räknare är att ange ett värde som är lämpligt för användning som primärnyckel. Mer information finns i Lägga till, ange, ändra eller ta bort primärnyckeln.

När du tar bort en rad från en tabell som innehåller ett fält som är inställt på datatypen Räknare återanvänds inte alltid värdet i Räknare-fältet för den raden automatiskt. Därför kanske det tal som Access genererar inte är det tal som du förväntar dig att se, och luckor kan visas i sekvensen av ID-nummer – det här är avsiktligt. Du bör bara förlita dig på att värdena är unika i ett Räknare-fält och inte på deras sekvens.

Överst på sidan

Massuppdatering av data med hjälp av frågor

Tilläggsfrågor, uppdaterings- och borttagningsfrågor är kraftfulla sätt att lägga till, ändra eller ta bort poster i grupp. Dessutom är massuppdateringar enklare och effektivare att utföra när du använder goda principer för databasdesign. Att använda en tilläggs-, uppdaterings- eller borttagningsfråga kan vara en tidssparfunktion eftersom du också kan återanvända frågan.

Viktigt    Säkerhetskopiera dina data innan du använder dessa frågor. Om du har en säkerhetskopia till hands kan du snabbt åtgärda eventuella misstag som du råkar göra.

Lägga till frågor    Används för att lägga till många poster i en eller flera tabeller. En av de vanligaste användningarna av en tilläggsfråga är att lägga till en grupp poster från en eller flera tabeller i en källdatabas i en eller flera tabeller i en måldatabas. Anta till exempel att du förvärvar några nya kunder och en databas som innehåller en tabell med information om dessa kunder. Om du vill undvika att ange nya data manuellt kan du lägga till dem i rätt tabell eller tabeller i databasen. Mer information finns i Lägga till poster i en tabell med hjälp av en tilläggsfråga.

Uppdateringsfrågor    Kan användas för att lägga till, ändra eller ta bort en del (men inte alla) av många befintliga poster. Betrakta en uppdateringsfråga som en kraftfull version av dialogrutan Sök och ersätt. Du anger ett urvalsvillkor (den grova motsvarigheten till en söksträng) och ett uppdateringsvillkor (den grova motsvarigheten till en ersättningssträng). Till skillnad från dialogrutan kan uppdateringsfrågor acceptera flera villkor, så att du kan uppdatera ett stort antal poster i ett enda pass och göra det möjligt att ändra poster i fler än en tabell. Mer information finns i Skapa och köra en uppdateringsfråga.

Ta bort frågor    När du antingen snabbt vill ta bort en mängd data eller ta bort en uppsättning data regelbundet är en borttagning användbar eftersom frågorna gör det möjligt att ange villkor för att snabbt hitta och ta bort data. Mer information finns i Olika sätt att lägga till, redigera och ta bort poster.

Överst på sidan