I den här artikeln förklarar vi hur du skapar och kör en tilläggsfråga. Du kan använda en tilläggsfråga när du behöver lägga till nya poster i en befintlig tabell med hjälp av data från andra källor.
Om du behöver ändra data i en befintlig uppsättning poster, till exempel för att uppdatera värdet i ett fält, kan du använda en uppdateringsfråga. Om du behöver skapa en ny tabell från ett urval av data eller sammanfoga två tabeller till en ny tabell kan du använda en tabellfråga. Om du vill ha mer information om uppdateringsfrågor eller tabellfrågor eller allmän information om andra sätt att lägga till poster i en databas eller ändra befintliga data kan du gå till avsnittet Se även.
Artikelinnehåll
Översikt
En tilläggsfråga väljer poster från en eller flera datakällor och kopierar de markerade posterna till en befintlig tabell.
Anta t.ex. att du har skaffat en databas som innehåller en tabell med potentiella kunder och att du redan har en tabell i en befintlig databas som lagrar den typen av data. Du vill lagra alla data på ett och samma ställe och bestämmer dig därför för att kopiera från den nya databasen till en befintlig tabell. Om du vill undvika att ange nya data manuellt kan du använda en tilläggsfråga.
Fördelar med tilläggsfrågor
Om du använder en fråga för att kopiera data kan du göra följande:
-
Lägga till flera poster samtidigt Om du kopierar data manuellt måste du i regel kopiera och klistra in flera gånger. Om du använder en fråga kan du markera alla data samtidigt och sedan kopiera dem.
-
Granska de data som valts innan du kopierar Du kan visa de data som valts i databladsvyn och anpassa ditt val efter behov innan du kopierar data. Det kan vara särskilt praktiskt om din sökning inkluderar kriterier eller uttryck och du kan behöva flera försök innan det fungerar korrekt. Du kan inte ångra en tilläggsfråga. Om du gör ett misstag måste du återställa databasen från en säkerhetskopia eller korrigera felet, antingen manuellt eller med hjälp av en borttagningsfråga.
-
Använda villkor för att begränsa urvalet Du vill t.ex. kanske bara vill lägga till poster med kunder som finns på din ort.
-
Lägga till poster när några av fälten i datakällan inte finns i måltabellen Anta till exempel att din befintliga kundtabell har elva fält och den nya tabellen som du vill kopiera från endast har nio av dessa elva fält. Du kan använda en tilläggsfråga för att kopiera data från de nio fält som överensstämmer och lämna de andra två fälten tomma.
Grundläggande steg för en tilläggsfråga
Processen att skapa en tilläggsfråga följer de här grundläggande stegen:
-
Skapa en urvalsfråga Du börjar med att markera de data som du vill kopiera. Du kan justera urvalsfrågan efter behov och köra den så många gånger du vill för att se till att du väljer de data du vill kopiera.
-
Omvandla urvalsfrågan till en tilläggsfråga När du är klar med urvalet kan du ändra frågetyp till Tilläggsfråga.
-
Välj målfälten för varje kolumn i tilläggsfrågan I vissa fall väljer Access automatiskt målfälten åt dig. Du kan justera målfälten eller välja dem, om det inte gjordes automatiskt i Access.
-
Förhandsgranska och kör frågan för att lägga till posterna Innan du lägger till posterna kan du växla till databladsvyn för en förhandsgranskning av de nya posterna.
Viktigt!: Det går inte att ångra tilläggsfrågor. Det kan därför vara klokt att skapa en säkerhetskopia av databasen eller måltabellen.
Skapa och köra en tilläggsfråga
I det här avsnittet
Steg 1: Skapa en fråga för att markera posterna du vill kopiera
-
Öppna den databas som innehåller de poster som du vill kopiera.
-
Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.
-
Dubbelklicka på de tabeller eller frågor som innehåller de poster som du vill kopiera och klicka sedan på Stäng.
Tabellerna eller frågorna visas som ett eller flera fönster i frågedesignern. Varje fönster visar fälten i en tabell eller fråga. Denna bild visar en typisk tabell i frågedesignern.
1. Tabellen Tillgångar visas i frågedesignern
2. Frågerutnät
-
Dubbelklicka på alla fält som du vill lägga till. De valda fälten visas i raden Fält i frågerutnätet.
Datatyperna för fälten i källtabellen måste vara kompatibla med datatyperna för fälten i måltabellen. Textfält är kompatibla med de flesta andra typer av fält. Nummerfält är endast kompatibla med andra nummerfält. Du kan till exempel lägga till nummer i ett textfält, men du kan inte lägga till text i ett nummerfält.
Du kan också använda ett uttryck som ett fält , till exempel =Datum() för att automatiskt returnera dagens datum, och du kan använda uttryck med tabell- eller frågefält i designrutnätet för att anpassa de data du väljer. Om måltabellen till exempel har ett fält som lagrar ett fyrsiffrigt årtal och källtabellen har ett vanligt datum-/tidsfält, kan du använda funktionen DatumDel med källfältet för att välja endast året.
Om du snabbt vill lägga till alla fält i en tabell dubbelklickar du på asterisken (*) högst upp i listan med tabellfält. I den här bilden visas frågerutnätet med alla fält tillagda.
-
Som alternativ kan du även ange ett eller flera villkor i raden Villkor i designrutnätet. I tabellen nedan visas några exempel på villkor och hur de påverkar en fråga.
Villkor
Effekt
> 234
Returnerar alla tal som är större än 234. Om du vill hitta alla tal som är mindre än 234 använder du < 234.
>= "Karlsson"
Returnerar alla poster från Casparsson t.o.m. slutet på alfabetet
Mellan #2017-02-02# Och #2017-12-01#
Returnerar datum från 2-februari-17 till 1-dec-17 (ANSI-89). Om databasen använder jokertecknen ANSI-92 ska du använda enkla citattecken (') i stället för nummertecken. Exempel: Mellan 2017-02-02 och 2017-12-01.
Not "Tyskland"
Hittar alla poster där det exakta innehållet i fältet inte är exakt detsamma som "Tyskland". Villkoret returnerar poster som innehåller tecken förutom "Tyskland", till exempel "Tyskland (euro)" eller "Europa (Tyskland)".
Not "T*"
Hittar alla poster som inte börjar med bokstaven T. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk (*).
Not "*t"
Hittar alla poster som inte slutar med bokstaven t. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken i stället för asterisk.
In(Kanada,Storbritannien)
Hittar alla poster i en lista som innehåller Kanada eller Storbritannien.
Som "[A-D]*"
Hittar alla poster i ett textfält som börjar med bokstäverna A till och med D. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken i stället för asterisk.
Som "*ar*"
Hittar alla poster som innehåller teckensekvensen "ar". Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken i stället för asterisk.
Som "Hotel Star???"
Hittar alla poster som börjar med "Hotel" och som också innehåller en andra sträng på fem bokstäver där de första fyra bokstäverna är "Star" och den sista bokstaven är okänd (anges med frågetecken). Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda understreck (_) i stället för frågetecken.
#2017-02-02#
Hittar alla poster för den 2 februari 2017. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken ska du omsluta datumet med enkla citattecken i stället för nummertecken (#). Exempel: ('2017-02-02').
< Datum( ) - 30
Returnerar alla datum som är äldre än 30 dagar.
Datum()
Returnerar alla poster som innehåller dagens datum.
Mellan Datum( ) Och DatumLäggTill("M", 3, Datum( ))
Returnerar alla poster mellan dagens datum och tre månader från dagens datum.
Är Null
Returnerar alla poster som innehåller ett null-värde (tomma eller odefinierade).
Är Icke Null
Returnerar alla poster som innehåller ett värde.
""
Returnerar alla poster som innehåller en sträng med nollängd. Du använder strängar med nollängd när du behöver lägga till ett värde i ett obligatoriskt fält, men inte vet vilket värdet är. Ett fält kanske ska innehålla ett faxnummer, men vissa av kunderna kanske inte har faxar. I så fall anger du ett par med dubbla citattecken utan blanksteg mellan ("") i stället för ett tal.
-
Klicka på Kör
-
Kontrollera att frågan returnerade de poster som du vill kopiera. Om du behöver lägga till eller ta bort fält från frågan växlar du tillbaka till designvyn och lägger till fälten på det sätt som beskrivs ovan, eller markerar fälten som du inte vill ha och trycker på Delete så att de tas bort från frågan.
Steg 2: Omvandla urvalsfrågan till en tilläggsfråga
-
Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Start och sedan på Designvy.
-
Klicka på Lägg till i gruppen Frågetyp på fliken Frågedesign.
Dialogrutan Tilläggsfråga visas.
-
Ange sedan om du vill lägga till poster i en tabell i den aktuella databasen eller till en tabell i någon annan databas.
Gör något av följande:
-
Klicka på Aktuell databas i dialogrutan Tilläggsfråga och välj sedan måltabellen i kombinationsrutan Tabellnamn och klicka sedan på OK.
-eller-
-
Klicka på Annan databas i dialogrutan Tilläggsfråga.
-
Ange plats och namn för måldatabasen i rutan Filnamn.
-
I kombinationsrutan Tabellnamn anger du namnet på måltabellen och klickar sedan på OK.
-
Steg 3: Välj målfält
På vilket sätt du väljer målfält beror på hur du skapade din urvalsfråga i steg 1.
|
Om du ... |
Access... |
|---|---|
|
Lade till alla fält från din källtabell eller fråga |
Lägger till fälten i måltabellen på raden Tillägg till i rutnätet |
|
Lade till enskilda fält i frågan eller de uttryck som används, samt fältnamnen i käll- och måltabellerna matchar |
Lägger automatiskt till matchande målfält på raden Tillägg till i frågan |
|
Lade till enskilda fält i frågan eller de uttryck som används, samt något av fältnamnen i käll- och måltabellerna matchar inte |
Lägger till de matchande fälten och lämnar de omatchade fälten tomma |
Om Access lämnar fält tomma kan du klicka på en cell i raden Tillägg till och välja ett målfält.
I den här bilden visas hur du klickar i en cell i raden Tillägg till och väljer ett målfält.
Obs!: Om du låter målfältet vara tomt, lägger frågan inte till data i det fältet.
Steg 4: Förhandsgranska och kör tilläggsfrågan
-
Om du vill förhandsgranska ändringarna växlar du till databladsvyn.
Tips: Du kan snabbt växla vyer genom att högerklicka på fliken högst upp i frågan och sedan klicka på önskad vy.
-
Gå tillbaka till designvyn och klicka sedan på Kör
Obs!: När du kör en fråga som returnerar en stor mängd data kan ett felmeddelande visas som anger att du inte kan ångra frågan. Prova att öka gränsen för minnessegmentet till 3 MB så att frågan kan köras.
Ange att en fråga inte ska spärras i inaktivt läge
Om du försöker att köra en tilläggsfråga men inget verka hända, kontrollerar du om följande meddelande visas i statusfältet:
Den här åtgärden eller händelsen spärras i inaktivt läge.
Lös problemet och aktivera frågan genom att klicka på Aktivera innehåll i meddelandefältet.
Obs!: När du aktiverar tilläggsfrågan aktiverar du också allt annat databasinnehåll.
Om du inte ser meddelandefältet kan vara det dolt. Du kan visa det, såvida det inte också har inaktiverats. Om meddelandefältet har inaktiverats kan du aktivera det.
Se även
Skapa och köra en uppdateringsfråga
