Skapa en tabell och lägga till fält

Skapa en tabell

En enkel databas, till exempel en kontaktlista, kan använda endast en tabell. Många databaser använder flera tabeller. När du skapar en ny databas skapar du en ny fil på datorn som fungerar som en behållare för alla objekt i databasen, inklusive dina tabeller.

Du kan skapa en tabell genom att skapa en ny databas, infoga en tabell i en befintlig databas eller genom att importera eller länka till en tabell från en annan datakälla – t.ex. en Microsoft Excel-arbetsbok, ett Microsoft Word-dokument, en textfil eller en annan databas. När du skapar en ny tom databas infogas en ny tom tabell automatiskt. Du kan sedan börja definiera fälten genom att mata in data i tabellen.

Överst på sidan

Skapa en ny tabell i en ny databas

1. Klicka på Arkiv > Nytt och välj sedan Tom skrivbordsdatabas.

2. Skriv ett namn på den nya databasen i rutan Filnamn.

3. Om du vill bläddra till en annan plats och spara databasen klickar du på mappikonen.

4. Klicka på Skapa.

   Den nya databasen öppnas. En ny tabell som heter Tabell1 skapas och öppnas i databladsvyn.

Överst på sidan

Skapa en ny tabell i en befintlig databas

1. Klicka på Arkiv > Öppna och klicka på databasen om den finns i listan under Senaste. Om databasen inte finns med i listan kan du välja något av bläddringsalternativen och leta reda på den.

2. I dialogrutan Öppna väljer du den databas du vill öppna. Klicka sedan på Öppna.

3. Gå till fliken Skapa i gruppen Tabeller och klicka på Tabell.

   En ny tabell infogas i databasen och tabellen öppnas i databladsvyn.

Överst på sidan

Importera eller länka för att skapa en tabell

Du kan skapa en tabell genom att importera data eller länka till data som lagras på någon annan plats. Du kan bland annat importera eller länka till data i Excel-kalkylblad, SharePoint-listor, XML-filer, andra Access-databaser och Microsoft Outlook-mappar.

När du importerar data skapar du en kopia av dessa data i en ny tabell i den aktuella databasen. Senare ändringar av källdata kommer inte att ha någon effekt på importerade data och ändringar av importerade data påverkar inte källdata. När du har anslutit till en datakälla och importerat data därifrån kan du sedan använda dessa importerade data utan att ansluta till källan. Du kan ändra designen för en importerad tabell.

När du länkar till data skapar du en länkad tabell i den aktuella databasen som utgör en aktiv länk till den befintliga information som är lagrad någon annanstans. När du ändrar data i en länkade tabellen ändrar du samma data i källan. När data ändras i källan kommer den förändringar att visas i den länkade tabellen. Du måste kunna ansluta till datakällan när du använder en länkad tabell. Du kan inte ändra designen för en länkad tabell.

Överst på sidan

Ange egenskaper för en tabell

Förutom att ange egenskaper för fält kan du också ange egenskaper som gäller för en hel tabell eller för hela poster.

1. Välj den tabell vars egenskaper du vill ange.

2. Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Start och klicka sedan på Designvy.

3. Klicka på Egenskapssida i gruppen Visa/dölj på fliken Tabelldesign.

   

   Egenskapssidan för tabellen visas.

4. På egenskapssidan klickar du på fliken Allmänt.

5. Klicka i rutan till vänster om den egenskap du vill ange, och ange sedan en inställning för egenskapen.

   Glöm inte att trycka på CTRL+S när du vill spara ändringarna.

   Använd denna tabellegenskap	Om du vill
   Visa vyer på SharePoint-webbplatser	Ange om vyer som baseras på tabellen kan visas på en SharePoint-webbplats. Obs!: Effekterna av denna inställning beror på inställningen för databasegenskapen Visa alla vyer på SharePoint-webbplatsen.
   Utökat underdatablad	Visa alla underdatablad när du öppnar tabellen.
   Underdatabladshöjd	Gör något av följande: Om du vill att underdatabladsfönstret ska expanderas så att det visar alla rader lämnar du denna egenskap inställd på 0 ". Om du vill ange en bestämd höjd på underdatabladet anger du önskad höjd i tum.
   Orientering	Ange vyns orientering, utifrån om språket skrivs från vänster till höger eller från höger till vänster.
   Beskrivning	Ange en beskrivning för tabellen. Denna text kommer att visas i tabellens knappbeskrivning.
   Verifieringsuttryck	Skriv in ett uttryck som måste vara sant för att du ska kunna lägga till eller ändra en post.
   Verifieringstext	Skriv ett meddelande som visas när en post bryter mot uttrycket i Verifieringsuttrycket.
   Filter	Definiera villkor som visar enbart matchande rader i databladsvyn.
   Ordna efter	Välja ett eller flera fält om du vill ange standardsorteringsordning för rader i databladsvyn.
   Underdatabladsnamn	Ange om ett underdatablad ska visas i databladsvyn och, om så är fallet, vilken tabell eller fråga som ska tillhandahålla raderna i underdatabladet.
   Länka underordnade fält	Visa en lista över de fält i tabellen eller frågan som används för underdatabladet och som matchar egenskapen Länka huvudfält som har angivits för tabellen.
   Länka huvudfält	Visa en lista över de fält i tabellen som matchar egenskapen Länka underordnade fält som har angivits för tabellen.
   Filtrera vid inläsning	Automatiskt använda filterkriterierna i egenskapen Filter (genom att ange denna till Ja) när tabellen öppnas i databladsvyn.
   Ordna vid inläsning	Automatiskt använda filterkriterierna i egenskapen Ordna vid (genom att ange denna till Ja) när tabellen öppnas i databladsvyn.

   Tips    Om du vill ha mer utrymme för att skriva eller redigera en inställning i egenskapsrutan kan du öppna rutan Zooma genom att trycka på Skift+F2. Om du anger egenskapen Verifieringsuttryck till ett uttryck och vill ha hjälp med att skapa det, klickar du på bredvid egenskapsrutan Verifieringsuttryck så att Uttrycksverktyget visas.

Överst på sidan

Spara en tabell

När du skapat eller ändrat en tabell bör du spara dess design. När du sparar en tabell för första gången bör du ge den ett namn som beskriver de data som den innehåller. Du kan använda upp till 64 alfanumeriska tecken, inklusive blanksteg. Du kan till exempel ge en tabell namnet Kunder, Reservdelslager eller Produkter.

I Access har du stor flexibilitet när det gäller att namnge tabeller, men det finns vissa begränsningar som du behöver känna till: Namnet på en tabell kan bestå av upp till 64 tecken. Det kan innehålla valfri kombination av bokstäver, siffror, blanksteg och specialtecken, men inte punkt (.), utropstecken (!), hakparenteser ([]), inledande blanksteg, inledande likhetstecken (=) eller icke utskrivbara tecken, till exempel vagnretur. Namnet får inte heller innehålla något av följande tecken:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TABB> { } % ~ &.

1. Välj Arkiv > Spara eller tryck på CTRL+S.

2. Om du sparar tabellen för första gången skriver du ett namn för tabellen och klickar sedan på OK.

Överst på sidan

Ange en primärnyckel

Om du inte har ett specifikt skäl för att inte göra det, ska du ange en primärnyckel för varje tabell. Ett index för primärnyckeln, som kan förbättra databasens prestanda, skapas automatiskt i Access. Access gör också så att varje post har ett värde i primärnyckelfältet, och att värdet alltid är unikt. Unika värden är avgörande, eftersom det annars inte finns något sätt att säkert skilja en viss rad från andra rader.

När du skapar en ny tabell i databladsvyn, skapas en primärnyckel automatiskt. Den får fältnamnet ID och tilldelas datatypen Räknare.

I designvyn kan du ändra eller ta bort primärnyckeln, och ange primärnyckeln för en tabell som inte redan har en.

Överst på sidan

Avgöra vilka fält som ska användas som en primärnyckel

Ibland kanske du redan har data som du vill använda som primärnyckel. Du kan till exempel ha befintliga anställningsnummer för dina anställda. Om du skapar en tabell för att spåra personalinformation kanske du bestämmer dig att använda befintliga anställningsnummer som primärnyckel för tabellen. Eller kanske anställningsnummer endast är unika i kombination med avdelnings-ID, vilket kräver att du använder båda fälten tillsammans som primärnyckel. En bra kandidat för primärnyckel har följande egenskaper:

• Varje post har ett unikt värde för fältet eller för en kombination av fält.

• Fältet eller kombinationen av fält är aldrig tomt eller null – det har alltid ett värde.

• Värdena ändras inte.

Om det inte finns några lämpliga data om du vill använda som primärnyckel, kan du skapa ett nytt fält som primärnyckel. När du skapar ett nytt fält för att använda det som primärnyckel anger du värdet på fältets datatyp till Räknare för att kontrollera att den uppfyller de tre egenskaperna i ovanstående lista.

Överst på sidan

Ange och ändra primärnyckeln

1. Markera den tabell vars primärnyckel du vill ange eller ändra.

2. Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Start och klicka sedan på Designvy.

3. Markera det eller de fält som du vill använda som primärnyckel i designrutnätet.

   När du vill markera ett fält klickar du på radväljaren för önskat fält.

   Om du vill välja fler än ett fält håller du ned CTRL och klickar sedan på radväljaren för varje fält.

4. Klicka på Primärnyckel i gruppen Verktyg på fliken Tabelldesign.

   En nyckelindikator visas till vänster om det eller de fält som du anger som primärnyckel.

Överst på sidan

Ta bort primärnyckeln

1. Markera den tabell vars primärnyckel du vill ta bort.

2. Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Start och klicka sedan på Designvy.

3. Klicka på radväljaren för aktuell primärnyckel. Om primärnyckeln består av flera fält, håller du ned CTRL och klickar på radväljaren för varje fält.

4. Klicka på Primärnyckel i gruppen Verktyg på fliken Tabelldesign.

   Nyckelindikatorn tas bort från fältet eller fälten som tidigare användes som primärnyckel.

När du sparar en ny tabell utan att ange en primärnyckel, uppmanas du att skapa ett nytt fält för primärnyckeln. Om du klickar på Ja, skapas ett ID-fält som använder datatypen Räknare för att ange ett unikt värde för varje post. Om tabellen innehåller redan ett Räknare-fält, används det som primärnyckel. Om du klickar på Nej läggs inget fält till och ingen primärnyckel anges.

Överst på sidan

Lägga till fält

När du vill spara nya data om ett ämne som det redan finns en Access-tabell för kan du lägga till ett fält i tabellen. Anta till exempel att du har en tabell med fält för efternamn, förnamn, e-postadress, telefonnummer och postadress för var och en av dina kunder. Om du vill lägga till en uppgift om hur varje kund föredrar att bli kontaktad kan du lägga till ett fält där den uppgiften sparas.

Du sparar varje bit av data som du vill kunna spåra i ett fält. I en tabell över kontakter kan du till exempel skapa fält för Efternamn, Förnamn, Telefonnummer och Adress. I en tabell över produkter du fälten Produktnamn, Artikelnummer och Pris.

Varje fält har vissa grundläggande egenskaper, till exempel ett namn som är unikt i tabellen, en datatyp som anger vilken typ av information det är frågan om, vilka åtgärder som kan utföras med informationen i fältet och hur mycket lagringsutrymme som har tilldelats varje värde.

Innan du väljer fält ska du försöka dela upp informationen i så små delar som möjligt. Det är mycket enklare att kombinera data senare än det är att dela upp dem ytterligare. I stället för ett enda fält för Namn bör du till exempel skapa separata fält för Efternamn och Förnamn. Sedan kan du enkelt söka eller sortera efter förnamn, efternamn eller båda. Om du planerar att rapportera, sortera, söka efter eller beräkna någon viss information ska du placera denna information i ett fält för sig.

När du har skapat ett fält kan du även ange fältegenskaper för att kontrollera dess utseende och beteende. Egenskapen Format anger till exempel hur informationen visas i ett datablad eller formulär som innehåller fältet.

Överst på sidan

Lägga till ett fält genom att ange data

När du skapar en ny tabell eller öppnar en befintlig tabell i databladsvyn kan du lägga till ett fält i tabellen genom att ange data i kolumnen Lägg till nytt fält i databladet (1). En datatyp för fältet tilldelas automatiskt i Access baserat på det värde du anger. Om det du skriver inte kan tolkas som någon annan datatyp anges datatypen till text i Access, men du kan ändra datatypen.

Så här anger du data i kolumnen Lägg till nytt fält:

1. Skapa eller öppna en tabell i databladsvyn genom att högerklicka på den tabell som du vill använda i navigeringsfönstret och sedan klicka på Databladsvy på snabbmenyn.

2. I kolumnen Lägg till nytt fält anger du namnet på det fält som du vill skapa.

   Använd ett beskrivande namn så att fältet blir enklare att identifiera.

3. Skriv in data i det nya fältet.

Överst på sidan

Lägga till ett fält med hjälp av en fältmall

Ibland är det enklare att välja de fält som passar dina behov från en fördefinierad lista med än att skapa ett fält manuellt. Du kan använda listan Fler fält och välja från en lista över fältmallar. En fältmall är en fördefinierad uppsättning egenskaper som beskriver ett fält. Fältmallsdefinitionen innehåller ett fältnamn, en datatyp, en inställning för fältegenskapen Format och andra fältegenskaper.

1. Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Start och klicka sedan på Databladsvy.

2. Klicka på Fler fält i gruppen Lägg till & Ta bort på fliken Tabellfält.

   

3. Välj ett fält i listan Fler fält om du vill infoga den nya kolumnen. Fältet placeras till höger om den kolumn där markören finns. Om du väljer ett av fältalternativen under rubriken Snabbstart, till exempel Adress, skapas flera fält i tabellen som ska innehålla de olika delarna i en adress.

Överst på sidan

Ange fältegenskaper

När du har skapat ett fält kan du även ange fältegenskaper för att kontrollera dess utseende och beteende.

Genom att ange fältegenskaper kan du till exempel:

• Bestämma hur informationen ska visas i ett fält

• Förhindra felaktig inskrivning i ett fält

• Ange standardvärden för ett fält

• Göra så att sökning och sortering går snabbare för ett fält

Du kan ange några av de tillgängliga fältegenskaperna i databladsvyn. Men om du vill få tillgång till och använda hela listan med fältegenskaper måste du däremot använda designvyn.

Fältets datatyp avgör vilka egenskaper du kan ange.

Överst på sidan

Ange fältegenskaper i databladsvyn

Du kan byta namn på ett fält och ändra dess datatyp och Format, samt ändra vissa av de tillgängliga fältegenskaperna i databladsvyn.

1. I navigeringsfältet högerklickar du på den tabell du vill öppna.

2. Klicka på Databladsvy på snabbmenyn.

Överst på sidan

Ange fältegenskaper i designvyn

Du kan ange alla fältegenskaper när du arbetar med en tabell i designvyn. I designvyn anger du datatypen för ett fält i designrutnätet för tabellen, och du anger andra egenskaper i fönstret Fältegenskaper.

1. I navigeringsfältet högerklickar du på tabellen.

2. Klicka på Designvy på snabbmenyn.

Överst på sidan

Flytta ett fält

Om du vill flytta ett fält drar du det till den nya platsen. Markera flera fält i rad genom att först klicka på det första fältet, sedan hålla ned SKIFT och därefter klicka på det sista fältet. Dra slutligen hela fältgruppen till den nya platsen.

Om du drar ett fält ändras dess placering i databladet, men ordningen för fälten i tabelldesignen ändras inte. Om du använder fälten programmässigt används den ursprungliga ordningen. Om du till exempel drar ett fält till en ny plats i databladet och därefter skapar ett formulär från tabellen med hjälp av knappen Formulär visas fältet på den ursprungliga platsen.

Överst på sidan

Se även

Lägga till ett beräknat fält i en tabell

Lägga till ett fält i ett formulär eller en rapport