Olika sätt att lägga till, redigera och ta bort poster

Innehåll

• Uppdatera data med hjälp av ett formulär eller ett datablad

• Förstå inmatningssymboler

• Lägga till en post i en tabell eller i ett formulär

• Söka efter en post

• Ta bort en post

• Redigera data i en textruta eller ett fält

• Lägga till ett datum med hjälp av datumväljaren

• Använda RTF-formatering för data i fältet Lång text

• Ange text i en kontroll med indatamasker

• Ange data med hjälp av en lista

• Ange nollängdssträngar

• Ångra ändringar

Uppdatera data med hjälp av ett formulär eller ett datablad

Du använder ett formulär om du vill uppdatera data manuellt. Formulär för inmatning av data kan vara ett enklare, snabbare och mer exakt sätt att ange data. Formulär kan innehålla valfritt antal kontroller, till exempel listor, textrutor och knappar. De olika kontrollerna antingen läser data från eller skriver data till ett underliggande fält i tur och ordning.

Datablad är rutnät med data som liknar Excel-kalkylblad. Du kan ändra data genom att arbeta direkt i databladsvyn. Om du är bekant med Excel borde datablad vara relativt enkla att förstå. Du kan ändra data i tabeller, uppsättningar med frågeresultat och formulär som visar datablad. Vanligtvis använder du datablad när du vill visa många poster samtidigt.

Överst på sidan

Förstå inmatningssymboler

I följande tabell visas och förklaras några av de symboler för postväljaren som visas när du uppdaterar data.

Överst på sidan

Lägga till en post i en tabell eller i ett formulär

1. Öppna tabellen i databladsvyn eller formuläret i formulärvyn.

2. Gå till fliken Start och gruppen Poster. Klicka antingen på Nytt eller Ny (tom) post, eller tryck på Ctrl + plustecken (+).

3. Leta upp posten med en asterisk i postväljaren och ange den nya informationen.

4. Klicka på eller placera fokus på det första fältet som du vill använda. Ange sedan dina data.

5. Flytta till nästa fält på samma rad genom att trycka på TABB, använda höger eller vänster piltangent eller klicka på cellen i nästa fält.

   Flytta till nästa cell i en kolumn i en tabell genom att använda uppåt- eller nedåtpilen. Du kan också klicka på den cell du vill flytta till.

6. När du visar en annan post eller stänger tabellen eller formuläret sparas den nya posten du lade till i Access. Om du själv vill spara ändringar för den aktuella posten trycker du på Skift+Retur.

Överst på sidan

Söka efter en post

Du måste först hitta en post innan du kan redigera eller ta bort den. I ett formulär eller datablad som innehåller endast ett litet antal poster kan du använda postbläddringspilarna och gå igenom posterna tills du hittar den du söker efter. När det finns många poster kan du använda dialogrutan Sök och ersätt och filtrera efter posten.

Använda postbläddringspilar

Du kan navigera mellan poster genom att använda postbläddringspilarna.

Pilknappar    Klicka för att enkelt navigera till den första, föregående, nästa eller sista posten.

Ny (tom) post     Klicka om du vill lägga till en post.

Aktuell post    Skriv ett postnummer och tryck sedan på RETUR om du vill navigera till posten. Postnumret räknas i sekvens från början av formuläret eller databladet. Det motsvarar inte ett fältvärde.

Filter     Filterindikatorknappen visar om ett filter har tillämpats. Klicka om du vill ta bort eller tillämpa filtret igen.

Sök     Ange text i rutan Sök. Det första matchande värdet markeras i realtid när du anger tecknen.

Ta bort en post

Borttagningsprocessen är ganska enkel, utom när posten är relaterad till andra data och finns på ”ett”-sidan i en ett-till-många-relation. För att upprätthålla dataintegriteten kan du som standard inte ta bort relaterade data i Access. Mer information finns i Guide till tabellrelationer.

1. Öppna tabellen i databladsvyn eller formuläret i formulärvyn.

2. Markera den post eller de poster du vill ta bort.

   Markera en post genom att klicka på postväljaren bredvid posten, om postväljaren är tillgänglig.

   Utöka eller minska markeringen genom att dra med postväljaren (om den är tillgänglig) eller genom att trycka på SKIFT+NEDÅTPIL eller SKIFT+UPPÅTPIL.

3. Tryck på DELETE, välj Start > Poster > Ta bort eller tryck på Ctrl+minustecken (-).

Tips    Om du bara behöver ta bort viss information och inte hela posten markerar du endast de data i varje fält som du vill ta bort och trycker sedan på DELETE.

Överst på sidan

Redigera data i en textruta eller ett fält

I Access finns en textkontroll som används med fälten Kort text och Lång text (kallas även PM). Vanligtvis kan du se om det underliggande fältet är kort eller lång text baserat på kontrollens storlek, vilket vanligtvis återspeglar storleken som behövs för det underliggande tabellfältet. Fältet Kort text kan lagra upp till 255 tecken och fältet Lång text kan lagra 64 000 tecken.

Som standard kan du inte redigera data från vissa typer av frågor.  Du kan till exempel inte redigera data som returneras av en korsfråga och du kan inte redigera eller ta bort beräknade fält, dvs. värden som en formel beräknar när du använder databasen, men som inte finns i en tabell.

1. Öppna tabellen eller frågan i databladsvyn eller formuläret i formulärvyn.

2. Klicka på fältet eller navigera till fältet med hjälp av tabb- eller piltangenterna. Tryck sedan på F2.

   I formulärvyn kan du markera fältet genom att klicka på fältetiketten. I databladsvyn kan du markera ett fält genom att klicka nära fältets vänstra kantlinje när muspekaren blir ett plustecken (+).

3. Placera markören där du vill ange information.

4. Ange eller uppdatera texten som du vill infoga. Tryck på BACKSTEG om du i misstag skriver in något fel.

5.  Om ett fält har en indatamask anger du data enligt formatet.

6. Bli mer produktiv genom att lära dig följande kortkommandon:

   • Infoga en ny rad i ett textfält genom att trycka på Ctrl+Retur.

   • Infoga standardvärdet för ett fält genom att trycka på Ctrl+ Alt+Blanksteg.

   • Infoga dagens datum i ett fält genom att trycka på CTRL+SEMIKOLON.

   • Infoga aktuell tid genom att trycka på CTRL+SKIFT+KOLON ().

   • Kontrollera stavningen genom att trycka på F7.

   • Gå till motsvarande fält i föregående post om du vill återanvända liknande värdena som i den föregående posten. Tryck sedan på CTRL+' (apostrof).

   • Spara ändringarna manuellt genom att trycka på Skift+Retur.

   Mer information finns i Tangentbordsgenvägar i Access.

7.  Spara data genom att klicka på Spara i gruppen Poster på fliken Start eller trycka på Skift+Retur.

   Du behöver inte spara ändringarna själv. Access sparar dem i tabellen när du flyttar markören till ett nytt fält på samma rad, när du flyttar pekaren till en annan rad eller när du stänger formuläret eller databladet.

Överst på sidan

Lägga till ett datum med hjälp av datumväljaren

Det finns flera sätt att lägga till ett datum i tabellen. Ett snabbt alternativ är att använda kontrollen för datumväljaren.

1. Klicka på det fält du vill lägga till ett datum till. En kalenderikon visas.
   
   Obs! Kontrollen Datumväljare är inte tillgänglig om en indatamask används i fältet Datum/tid.

2. Klicka på kalenderikonen. En kalenderkontroll visas.

   

3. Gör något av följande:

   • Ange dagens datum genom att klicka på I dag.

   • Välj en dag i den aktuella månaden genom att klicka på datumet.

   • Välj en annan månad eller dag med hjälp av framåt- och bakåtknapparna.

Överst på sidan

Ange text i en kontroll med indatamasker

En indatamask kan användas på ett fält. En indatamask är en uppsättning faktiska tecken och platshållartecken som tvingar dig att ange data i ett specifikt format. Mer information om indatamasker finns Kontrollera datainmatningsformat med indatamasker.

• Ange data genom att följa indatamasken:

  

  Standarddefinitionen för indatamasken för telefonnummer och det resulterande formatet

Överst på sidan

Använda RTF-formatering för data i fältet Lång text

Om fältet Lång text (kallas också för PM-fält) har stöd för RTF formatering kan du använda olika teckensnitt, storlekar, format och färger i texten.

1. Öppna formuläret i formulärvyn eller tabellen i databladsvyn.

2. Markera fältet Lång text. Vanligtvis kan du leta efter ett fält med namnet ”Kommentarer”, ”Anteckningar” eller ”Beskrivning”.

3. Om du vill formatera texten använder du knapparna och menyerna på fliken Start under gruppen Textformatering.
   
   
   
   Du kan använda olika teckensnitt och storlekar, göra texten fet eller kursiv, ändra färger och så vidare.
   
   Om du vill ha mer utrymme att redigera öppnar du zoomrutan.

Överst på sidan

Ange data med hjälp av en lista

Listor är enkla att använda och hjälper dig att upprätthålla dataintegriteten. Du kan använda listor i formulär och i tabeller och frågor. Access har tre typer av listor – värdelistor, uppslagsfält och flervärdeslistor. Värdelistor visar en uppsättning objekt som du anger manuellt. I uppslagslistor används en fråga för att hämta data från en eller flera tabellresultatuppsättningar som är öppna i databladsvyn. Flervärdeslistor löser vanliga affärskrav, en många-till-många-relation. Du kanske till exempel vill spåra kundsupportproblem och tilldela flera personer samma problem i ett fält.

Det finns tre typer av listkontroller:

Kombinationsruta

Listruta

Flervalskombinationsruta

Ange nollängdssträngar

I Access kan du skilja mellan två typer av tomma värden: Null-värden och nollängdssträngar. Null-värden anger ett okänt värde. Nollängdssträngar anger fält som innehåller ett blanksteg. Anta till exempel att du har en tabell med kunddata och att tabellen innehåller ett fält för faxnummer. Du kan lämna fältet tomt om du är osäker på en kunds faxnummer. Om fältet i så fall lämnas tomt anges ett null-värde, vilket innebär att du inte vet vad värdet är. Om du senare får reda på att kunden inte har en fax kan du ange en nollängdssträng i fältet för att visa att du vet att det inte finns något värde.

1. Öppna en tabell eller fråga i databladsvyn eller ett formulär i formulärvyn.

2. Markera fältet du vill använda och skriv sedan två dubbla citattecken utan ett blanksteg mellan dem. (””).

3. Spara dina ändringar i databasen genom att flytta markören till en annan post eller trycka på Skift+Retur. Citattecknen försvinner som standard.

Överst på sidan

Ångra ändringar

Om du skriver in data felaktigt kan du ofta ångra ändringarna. Utför en eller flera av följande åtgärder:

• Ångra dina senaste ändringar genom att välja Ångra på verktygsfältet Snabbåtkomst eller trycka på ESC.

• Ångra alla ändringar för posten genom att trycka på ESC igen.

• Om du vill ångra ändringarna efter att du har sparat ändringar eller flyttat till en annan post väljer du Ångra på verktygsfältet Snabbåtkomst.

  Viktigt    Ändringarna blir permanenta genast när du börjar redigera en annan post, använder eller tar bort ett filter eller växlar till ett annat fönster eller en annan dokumentflik.

Överst på sidan