Filtrering Àr ett anvÀndbart sÀtt att bara visa de data som du vill visa i Access-databaser. Du kan anvÀnda filter för att visa specifika poster i ett formulÀr, en rapport, en frÄga eller ett datablad, eller för att skriva ut endast vissa poster frÄn en rapport, en tabell eller en frÄga. Genom att anvÀnda ett filter kan du begrÀnsa data i en vy utan att Àndra designen för det underliggande objektet.
I den hÀr artikeln
Hur filter Àr anvÀndbara
Eftersom vyn du fÄr nÀr du har anvÀnt ett filter bara innehÄller poster med de vÀrden som du har valt förblir resten av informationen dold tills du rensar filtret.
Obs!: Kolumner i datablad och kontroller i formulÀr och rapporter som Àr bundna till uttryck stöder inte filtrering.
Det finns flera typer av filter och vissa av dem Àr lÀtta att anvÀnda och ta bort. Access innehÄller nÄgra vanliga filter som Àr inbyggda i varje vy. TillgÀngligheten för filterkommandon beror pÄ fÀltets typ och vÀrden.
Om du till exempel vill visa poster för personer vars födelsedagar infaller under en viss mÄnad klickar du pÄ kolumnen Födelsedatum . GÄ till fliken Start i gruppen Sortera & Filter , klicka pÄ Filter och sedan pÄ Datumfilter i dialogrutan och vÀlj sedan den datumperiod som krÀvs.
1. Vilka filter som Àr tillgÀngliga beror pÄ datatypen i den markerade kolumnen.
2. Alla datum i periodfiltret ignorerar dag- och Ärsdelen av datumvÀrdena.
I den hÀr filtrerade vyn ser du bara de poster dÀr mÄnadsdelen av fÀltet Födelsedatum Àr instÀlld pÄ april.
1. Filterikonen i kolumnrubriken och postnavigatorfÀltet anger att den aktuella vyn filtreras i kolumnen Födelsedatum.
2. NÀr du hÄller muspekaren över kolumnrubriken i databladsvyn visas det aktuella filtervillkoret.
Obs!: NĂ€r du anvĂ€nder ett filter pĂ„ en kolumn som redan har filtrerats tas det föregĂ„ende filtret bort automatiskt. Ăven om endast ett enda filter kan anvĂ€ndas för ett fĂ€lt i taget kan du ange olika filter för varje fĂ€lt i vyn.
Om du till exempel vill se namnen pÄ kontakter i Storbritannien vars födelsedagar infaller i april kan du filtrera tabellen Kontakter i fÀltet Land/Region och Àven pÄ fÀltet Födelsedatum. NÀr du filtrerar flera fÀlt i en enda vy kombineras filtren med operatorn OCH, sÄ hÀr:
CountryRegion = UK AND month of BirthDate = April
SÄ hÀr ÄtergÄr du till ofiltrerad vy: Ta bort filtren. Om du tar bort ett filter tillfÀlligt tas det bort frÄn vyn, sÄ att du kan vÀxla tillbaka till den ursprungliga ofiltrerade vyn.
Om du vill vÀxla mellan de filtrerade och ofiltrerade vyerna: klicka pÄ VÀxlingsfilter i gruppen Sortera & filter pÄ fliken Start.
SÄ hÀr tar du bort ett filter permanent frÄn en vy: Rensa filtret. Mer information om hur du rensar filter finns i avsnittet Rensa ett filter.
FilterinstÀllningarna fortsÀtter att gÀlla tills du stÀnger objektet, Àven om du vÀxlar till en annan vy av objektet. Med andra ord, om du filtrerar ett formulÀr i databladsvyn gÀller filterinstÀllningarna fortfarande Àven om du vÀxlar till formulÀrvyn eller layoutvyn och fortsÀtter att gÀlla tills du stÀnger formulÀret. Om du sparar objektet medan filtret anvÀnds blir det tillgÀngligt nÀsta gÄng du öppnar objektet. Mer information om hur du sparar ett filter finns i avsnittet Spara ett filter i den hÀr artikeln.
VÀlja och anvÀnda en filtertyp
Du kan vÀlja mellan flera fÀrdiga filter för en datatyp. Dessa filter Àr tillgÀngliga som menykommandon i följande vyer: Datablad, FormulÀr, Rapport och Layout. Utöver dessa filter kan du ocksÄ filtrera ett formulÀr eller datablad genom att fylla i ett formulÀr (kallas Filtrera efter formulÀr).
Om du vill ha mer flexibilitet och kÀnner dig bekvÀm med att skriva uttryck kan du skapa egna filter med hjÀlp av alternativen pÄ fliken Filtrera dokument.
VÀlj bland följande typer av filter:
Vanliga filter: SÄ hÀr filtrerar du efter specifika vÀrden eller ett intervall med vÀrden.
Filtrera efter markering: Filtrera alla rader i en tabell som innehÄller ett vÀrde som matchar ett markerat vÀrde pÄ en rad genom att filtrera databladsvyn.
Filtrera efter formulÀr: Om du vill filtrera pÄ flera fÀlt i ett formulÀr eller datablad, eller om du försöker hitta en viss post.
Avancerat filter: SÄ hÀr filtrerar du en typ dÀr du definierar egna filtervillkor.
Obs!: Om du inte ser filterkommandona i nÄgon av vyerna kan formulÀrets eller databasens designer ha inaktiverat filtreringen. Kontakta designern om du behöver mer hjÀlp.
Vanliga filter
Förutom OLE-objektfÀlt och -fÀlt som visar berÀknade vÀrden erbjuder alla fÀlttyper vanliga filter. Listan över tillgÀngliga filter beror pÄ det valda fÀltets datatyp och vÀrden.
Högerklicka pÄ det fÀlt som du vill filtrera. Om du vill filtrera pÄ flera kolumner eller kontroller mÄste du antingen markera och filtrera varje kolumn eller kontroll separat eller anvÀnda ett avancerat filteralternativ. Mer information finns i avsnitten Filtrera efter formulÀr och Avancerade filter i den hÀr artikeln.
Om du till exempel vill se de filter som Àr tillgÀngliga för fÀltet Födelsedatum klickar du pÄ Filter i gruppen Sortera & Filter pÄ fliken Start.
1. Om du vill filtrera efter specifika vÀrden anvÀnder du listan med kryssrutor. I listan visas alla vÀrden som visas i fÀltet.
2. Om du vill filtrera efter ett intervall med vÀrden klickar du pÄ nÄgot av dessa filter och anger de vÀrden som krÀvs. Om du till exempel vill visa födelsedagar mellan dagens datum och slutet av Äret klickar du pÄ Mellan och anger sedan lÀmpliga start- och slutdatum i dialogrutan Mellan . Om du vill se alla födelsedagar som infaller pÄ ett visst datum klickar du pÄ datumet sÄ visas alla födelsedagar som infaller pÄ det specifika datumet.
Det Àr viktigt att observera att vÀrdena i ett datumfÀlt pÄverkar listan med typspecifika filter. Om det senaste datumvÀrdet i ett datumfÀlt infaller under de senaste tvÄ Ären visas en lÀngre, mer detaljerad filterlista. Om inget av datumen i ett fÀlt Àr mindre Àn tvÄ Är gammal visas den kortare filterlistan.
Obs!: Typspecifika filter Àr inte tillgÀngliga för fÀlten Ja/Nej, OLE-objekt och bifogade filer. VÀrdelistan Àr inte tillgÀnglig för long text-fÀlt eller för fÀlt som innehÄller RTF.
AnvÀnda ett vanligt filter
-
Ăppna en tabell, en frĂ„ga, ett formulĂ€r eller en rapport i nĂ„gon av följande vyer: Datablad, FormulĂ€r, Rapport eller Layout.
-
Kontrollera att vyn inte redan Àr filtrerad. Kontrollera att ikonen Ofiltrerad eller nedtonadInget filter finns i postvÀljarens fÀlt.
Tips: Om du vill ta bort alla filter för ett visst objekt klickar du pÄ Avancerat i gruppen Sortera & filter pÄ fliken Start och klickar sedan pÄ Radera alla filter.
-
Klicka nÄgonstans i kolumnen eller kontrollen som motsvarar det första fÀltet som du vill filtrera och klicka pÄ Filter i gruppen Sortera & filter pÄ fliken Start.
SÄ hÀr anvÀnder du ett vanligt filter: Peka pÄ Textfilter (eller Tal eller Datum) och klicka sedan pÄ det filter du vill anvÀnda. Filter som Lika med och Mellan uppmanar dig att ange nödvÀndiga vÀrden.
Tips: Vissa tecken, till exempel *, %, och ?, har en sÀrskild betydelse nÀr de anges i en filtertextruta. * representerar till exempel en teckenstrÀng, sÄ strÀngen a* matchar alla strÀngar som börjar med en, och inte bara den bokstavliga strÀngen a*. Om du vill bortse frÄn den speciella innebörden av ett tecken omger du det med hakparenteser [], sÄ hÀr: a[*]. Databaser som anvÀnder ansi-89-standardbehandlingen *, ?, [, ], , -, och # som specialtecken. Databaser som anvÀnder standardbehandlingsfilen ANSI-92 %, _, [, ], ^och - som specialtecken. Du kan anvÀnda bÄda standarderna med Access, men du kan inte blanda de tvÄ standarderna (t.ex . ?a*) i ett visst uttryck..
SÄ hÀr anvÀnder du ett filter baserat pÄ fÀltvÀrden: Avmarkera kryssrutorna bredvid de vÀrden som du inte vill filtrera pÄ och klicka sedan pÄ OK.
Om du vill filtrera efter ett eller bara ett fÄtal vÀrden i en lÄng lista avmarkerar du först kryssrutan (Markera alla) och vÀljer sedan de vÀrden du vill anvÀnda.
Filtrera efter nullvÀrden (ett null-vÀrde anger att det inte finns nÄgra data) i text-, tal- och datumfÀlt: Avmarkera kryssrutan (Markera alla) i listan med kryssrutor och markera sedan kryssrutan bredvid (Tomma celler).
Filtrera efter markering
Om du vill visa alla rader i en tabell som innehÄller ett vÀrde som matchar vÀrdet i en rad kan du snabbt filtrera databladsvyn genom att vÀlja ett specifikt vÀrde och sedan klicka pÄ kommandot Markering . Listrutan visar tillgÀngliga filtreringsalternativ. De hÀr alternativen varierar beroende pÄ datatypen för det valda vÀrdet. Ett annat sÀtt att komma Ät markeringsfilteralternativen Àr att högerklicka pÄ den specifika cellen.
Om till exempel vÀrdet 1967-02-21 Àr markerat i fÀltet Födelsedatum gÄr du till fliken Start , gruppen Sortera & filter och klickar pÄ Markering för att visa filtret efter markeringskommandon och vÀljer sedan filtreringsalternativet.
Listan med kommandon beror ocksÄ pÄ hur mycket av vÀrdet som Àr markerat. Om du till exempel bara markerar nÄgra av tecknen i vÀrdet visas en annan lista med kommandon, beroende pÄ vilken del av fÀltet du valde.
1. Filtrera med hjÀlp av början av ett fÀltvÀrde...
2. ... mitten av ett fÀltvÀrde...
3. ... eller slutet av ett fÀltvÀrde.
Obs!: Filtrering av en del av en markering Àr inte tillgÀngligt för flervÀrdesfÀlt. Kommandot Markering Àr inte tillgÀngligt för bifogade filer.
Om du vill ta bort ett filter gÄr du till fliken Start , gruppen Sortera & filter , klickar pÄ VÀxlingsfilter eller pÄ Avancerat och klickar pÄ Radera alla filter.
AnvÀnda ett filter baserat pÄ en markering
-
Ăppna en tabell, en frĂ„ga, ett formulĂ€r eller en rapport i nĂ„gon av följande vyer: Datablad, FormulĂ€r, Rapport eller Layout.
-
Kontrollera att vyn inte redan Àr filtrerad. Kontrollera att ikonen Ofiltrerad eller nedtonadInget filter finns i postvÀljarens fÀlt.
-
Flytta till posten som innehÄller det vÀrde som du vill anvÀnda som en del av filtret och klicka sedan i kolumnen (i databladsvyn) eller kontrollen (i vyn FormulÀr, Rapport eller Layout).
SÄ hÀr filtrerar du baserat pÄ en del av markeringen. markera de tecken du vill anvÀnda, gÄ till fliken Start , gruppen Sortera & filter , klicka pÄ Markering och klicka sedan pÄ det filter du vill anvÀnda.
Filtrera efter formulÀr
Det hÀr filtret Àr anvÀndbart nÀr du vill filtrera pÄ flera fÀlt i ett formulÀr eller datablad, eller om du försöker hitta en viss post. Access skapar ett tomt formulÀr eller datablad som liknar det ursprungliga formulÀret eller det ursprungliga databladet och sedan kan du fylla i sÄ mÄnga fÀlt som du vill. NÀr du Àr klar hittar Access de poster som innehÄller de angivna vÀrdena.
Obs!: Du kan inte ange fÀltvÀrden för flervÀrdesfÀlt med hjÀlp av filter efter formulÀr eller för fÀlt med datatypen LÄng text, HyperlÀnk, Ja/Nej eller OLE-objekt, Àven om du kan ange vÀrden för andra fÀlt i postuppsÀttningen.
Om du till exempel vill hitta alla kundposter dĂ€r kontaktpersonens rubrik Ă€r Ăgare och den personen finns antingen i Portland eller Eugene öppnar du databladet eller formulĂ€ret Kunder och klickar pĂ„ Avancerat i gruppen Sortera & Filter pĂ„ fliken Start och sedan pĂ„ Filtrera efter formulĂ€r.
Ange den första uppsÀttningen vÀrden och klicka sedan pÄ fliken Eller lÀngst ned i databladet eller formulÀret och ange sedan nÀsta uppsÀttning vÀrden. Observera att om du vill att ett fÀltvÀrde ska fungera som ett filter oberoende av andra fÀltvÀrden mÄste du ange det vÀrdet pÄ fliken Leta efter och varje Eller-flik . Varje Eller-flik representerar en alternativ uppsÀttning filtervÀrden.
SÄ hÀr visar du bara de poster som matchar indata:    Klicka pÄ VÀxla filter i gruppen Sortera & filter pÄ fliken Start.
AnvÀnda ett filter genom att fylla i ett formulÀr
-
Ăppna en tabell eller frĂ„ga i databladsvyn eller ett formulĂ€r i formulĂ€rvyn.
-
Kontrollera att vyn inte redan Àr filtrerad. Kontrollera att ikonen Ofiltrerad eller nedtonadInget filter finns i postvÀljarens fÀlt.
-
Klicka pÄ Avancerat i gruppen Sortera & filter pÄ fliken Start och klicka sedan pÄ Filtrera efter formulÀr pÄ snabbmenyn.
-
Beroende pÄ om du arbetar i databladsvyn eller i formulÀrvyn gör du nÄgot av följande:
Databladsvy: Klicka pÄ den första raden i kolumnen som du vill filtrera pÄ, klicka pÄ pilen som visas och vÀlj sedan ett vÀrde. Om du vill lÀgga till ytterligare vÀrden klickar du pÄ fliken Eller lÀngst ned i databladet och vÀljer ett annat vÀrde.
FormulÀrvy: Klicka pÄ pilen som visas i kontrollen och vÀlj ett vÀrde som du vill filtrera efter. Om du vill lÀgga till ytterligare vÀrden klickar du pÄ fliken Eller lÀngst ned i formulÀret och vÀljer ett annat vÀrde.
Tips: Du kan inte ange fÀltvÀrden för flervÀrdesfÀlt med hjÀlp av filtret efter formulÀr, men du kan ange vÀrden för ett fÀlt som inte Àr flervÀrdesfÀlt i postuppsÀttningen.
-
Om du vill ange en lista med möjliga vÀrden för ett fÀlt anvÀnder du operatorn eller . Ange till exempel "Portland" eller "Oregon" i fÀltet Ort för att filtrera efter poster som innehÄller nÄgot av vÀrdena.
-
Om du vill filtrera baserat pÄ status för en kontroll, till exempel en kryssruta eller knapp, klickar du pÄ kontrollen sÄ att den Àr i det tillstÄnd du vill ha. Om du vill ÄterstÀlla kontrollen till en neutral position, sÄ att den inte anvÀnds som ett villkor för filtrering av poster, kontrollerar du att den inte Àr tillgÀnglig (visas nedtonad).
-
Om du vill filtrera efter poster som har null (saknas), icke-null, tomma (tomma eller "") eller ifyllda vĂ€rden skriver du Ăr Null, Ăr Inte Null, "" eller Inte "" i fĂ€ltet.
-
-
Om du till exempel vill ange tvÄ alternativa uppsÀttningar villkor för att bara visa namnen pÄ kontakter vars LandRegion-vÀrde Àr USA och vars födelsedagar infaller i april, kan du göra nÄgot av följande:
-
Om du vill hÀmta alla poster som uppfyller nÄgon av flera uppsÀttningar villkor anger du villkoret genom att ange den första uppsÀttningen villkor, klicka pÄ fliken Eller och sedan ange nÀsta uppsÀttning villkor. Observera att om du vill att ett fÀltvÀrde ska fungera som ett filter oberoende av andra fÀltvÀrden mÄste du ange det vÀrdet pÄ fliken Leta efter och varje Eller-flik . Med andra ord representerar fliken Leta efter och varje Eller-flik en alternativ uppsÀttning filtervÀrden.
-
Observera ocksÄ att varje gÄng du lÀgger till ett fÀltvillkor pÄ fliken Eller skapas en annan Eller-flik i Access. PÄ sÄ sÀtt kan du ange flera "eller"-villkor. Filtret returnerar alla poster som innehÄller alla vÀrden som anges pÄ fliken Leta efter , eller alla vÀrden som anges pÄ den första fliken Eller , eller alla vÀrden som anges pÄ den andra fliken Eller och sÄ vidare.
-
Om du vill ta bort ett filter och visa alla poster klickar du pÄ VÀxla filter igen.
Om du vill Àndra ett filter efter formulÀr klickar du pÄ Avancerat och sedan pÄ Filtrera efter formulÀr igen. Den aktuella filtervillkorsuppsÀttningen visas.
Avancerat filter
Ibland kanske du vill anvÀnda ett filter som Àr en avancerad filtertyp och du kan behöva skriva filtervillkoret sjÀlv. Till exempel för att hitta poster som innehÄller datum som intrÀffar under de senaste sju dagarna eller de senaste sex mÄnaderna.
För att anvÀnda de avancerade filtren krÀvs skrivuttryck. Uttryck liknar formler i Excel och de villkor som du anger nÀr du utformar en frÄga.
Ett exempel pÄ var du kan anvÀnda ett avancerat filter Àr att hitta namnen pÄ de kontakter vars födelsedagar intrÀffat under de senaste sju dagarna. NÀr du har anvÀnt ett avancerat filter kan du ytterligare begrÀnsa resultatet till dem vars land/region Àr USA.
AnvÀnda ett avancerat filter
-
Ăppna en tabell, en frĂ„ga, ett formulĂ€r eller en rapport i nĂ„gon av följande vyer: Datablad, FormulĂ€r, Rapport eller Layout.
-
Kontrollera att vyn inte redan Àr filtrerad. Kontrollera att Inget filter Àr nedtonat i fÀltet för postnavigatorn (Àr inte tillgÀngligt). Om postnavigatorfÀltet inte visas klickar du pÄ Avancerat i gruppen Sortera & filter pÄ fliken Start och klickar sedan pÄ Radera alla filter (om Rensa alla filter Àr nedtonat finns det inga filter som gÀller).
-
Klicka pÄ Avancerat i gruppen Sortera & filter pÄ fliken Start och klicka sedan pÄ Avancerat filter/sortering pÄ snabbmenyn.
-
LÀgg till fÀlten som du vill filtrera efter i rutnÀtet.
-
Ange ett villkor pÄ raden Villkor för varje fÀlt. Villkoren anvÀnds som en uppsÀttning och endast poster som matchar alla villkor pÄ raden Villkor visas. Om du vill ange alternativa villkor för ett enskilt fÀlt skriver du det första villkoret pÄ raden Villkor och det andra villkoret pÄ raden Eller och sÄ vidare.
Tips:Â
-
Hela uppsÀttningen villkor pÄ raden Eller anvÀnds som ett alternativ till villkorsuppsÀttningen pÄ raden Villkor . Alla villkor som du vill ska tillÀmpas för bÄda villkorsuppsÀttningarna mÄste skrivas pÄ bÄde raden Villkor och raden Eller . Klicka pÄ VÀxla filter för att visa de filtrerade raderna.
-
Ett bra sÀtt att lÀra sig att skriva villkor Àr att anvÀnda ett vanligt filter eller ett filter baserat pÄ val som ger ett resultat som ligger nÀra det du letar efter. NÀr filtret anvÀnds för vyn visar du sedan fliken Filtrera objekt
-
Specialkommandon pÄ fliken Filtrera dokument
Du kan anvÀnda tvÄ specialkommandon pÄ fliken Filtrera dokument. NÀr du högerklickar nÄgonstans ovanför designrutnÀtet pÄ fliken Àr kommandona LÀs in frÄn frÄga och Spara som frÄga tillgÀngliga pÄ snabbmenyn.
Kommandot LÀs in frÄn frÄga lÀser in utformningen av en markerad frÄga i rutnÀtet. PÄ sÄ sÀtt kan du anvÀnda frÄgevillkoren som filtervillkor.
Med kommandot Spara som frÄga kan du spara filterinstÀllningarna som en ny frÄga.
Ta bort eller anvÀnda ett filter igen
Om du vill vÀxla till den ofiltrerade vyn med data tar du bort filtren genom att klicka pÄ Filtrerat i postnavigatorns fÀlt för att ÄtergÄ till den fullstÀndiga vyn.
NÀr du tar bort de aktuella filtren tas filtren bort tillfÀlligt frÄn alla fÀlt i vyn. Om du till exempel först anvÀnder filter i fÀlten Land/Region och Födelsedatum och sedan tar bort filtren visas alla poster igen.
Om du vill ÄteranvÀnda de senaste filtren klickar du pÄ Ofiltrerad i postblÀddringsfÀltet .
Radera ett filter
Rensa ett filter nÀr du inte lÀngre behöver det. Om du tar bort ett filter tas det bort frÄn vyn och du kan inte lÀngre ÄteranvÀnda det genom att klicka pÄ Ofiltrerad i statusfÀltet. Du kan ta bort ett enda filter frÄn ett enda fÀlt eller ta bort alla filter frÄn alla fÀlt i vyn.
-
SÄ hÀr tar du bort ett enda filter frÄn ett enda fÀlt: Högerklicka pÄ den filtrerade kolumnen eller kontrollen och klicka sedan pÄ Rensa filter frÄn fÀltnamn.
-
SÄ hÀr tar du bort alla filter frÄn alla fÀlt: Klicka pÄ Avancerat i gruppen Sortera & filter pÄ fliken Start och klicka sedan pÄ Radera alla filter pÄ snabbmenyn.
Spara ett filter
Det kan vara bra att spara ett filter om du kommer att anvÀnda det igen. FilterinstÀllningarna som gÀller vid den tidpunkt dÄ du stÀnger en tabell, frÄga, formulÀr eller rapport sparas automatiskt tillsammans med objektet och de Àr tillgÀngliga för ÄteranvÀndning. Men som standard tillÀmpas inte filterinstÀllningarna automatiskt nÀr du öppnar objektet nÀsta gÄng.
För att sÀkerstÀlla att de aktuella filtren tillÀmpas automatiskt nÀr du nÀsta gÄng öppnar en tabell, frÄga, formulÀr eller rapport, frÄn objektets egenskapssida, anger du objektets FilterOnLoad-egenskap till Ja. Egenskapen FilterOnLoad anvÀnds nÀsta gÄng du öppnar objektet. NÀr du Àndrar den hÀr instÀllningen mÄste du stÀnga objektet och öppna det igen för att kunna anvÀnda den nya instÀllningen.
Obs!: EgenskapsinstÀllningen FilterOnLoad anvÀnds bara nÀr objektet lÀses in. Om du anger den hÀr egenskapen för ett objekt i designvyn och sedan vÀxlar till en annan vy tillÀmpas inte instÀllningen. Du mÄste stÀnga och öppna objektet igen för att Àndringarna i egenskapsinstÀllningen FilterOnLoad ska börja gÀlla..