Redigera dokument från Viva Engage

Du och andra medlemmar i din Viva Engage community kan redigera filer som publicerats i communityn. En versionshistorik sparas för varje fil.

Meddelanden:

Viva Engage lanserar ändringar av fillagring för Viva Engage filer i Microsoft 365-anslutna communities. Tidigare lagrades alla Viva Engage filer i Viva Engage molnlagring. När ändringarna har gjorts i organisationen lagras alla Viva Engage filer för anslutna communities i SharePoint och nås inifrån Viva Engage. När Viva Engage är Microsoft 365-ansluten stöds varje community av en grupp i Microsoft 365.
Information om huruvida du har den här nya funktionen och vilka ändringar du kan förvänta dig finns i Var lagras mina Viva Engage filer?
Som en del av den här ändringen skrivskyddas alla befintliga filer som lagras i Viva Engage för anslutna communities. Det innebär att du i stället för att redigera en fil måste ladda ned och ladda upp filen på nytt och redigera den nyligen uppladdade versionen. Mer information finns i Redigera en tidigare uppladdad fil när din Viva Engage anslutna grupp nu lagrar filer i SharePoint.

Hur du redigerar filer, visar versionshistoriken och öppnar tidigare revisioner beror på var filen lagras och vilken typ av fil:

För Word-, PowerPoint- eller Excel-filer som lagras i Viva Engage öppnar du filen i Office Online på sidan Viva Engage för filen.

Att arbeta i Microsoft 365 för webben är ungefär som Microsoft 365 på skrivbordet. Tips och hjälp med att arbeta i Microsoft 365 för webben appar finns i:

Grundläggande uppgifter i Word för webben | Grundläggande uppgifter i Excel Online | Grundläggande uppgifter i PowerPoint för webben. Versionshistoriken visas från sidan Viva Engage för filen.
För Word-, PowerPoint- eller Excel-filer som lagras i SharePoint kan du, om du vill spåra revisioner, göra ändringar antingen med Microsoft 365 för webben eller genom att använda Word, PowerPoint eller Excel. Versionshistoriken visas i SharePoint Online-dokumentbiblioteket för gruppen.
För andra typer av filer kan du ladda ned filen, göra ändringar och sedan ladda upp en ny version av den ändrade filen. Revisioner spåras i Viva Engage för filer som lagras i Viva Engage molnlagring och i SharePoint för filer som lagras i SharePoint.

Förhandsgranska eller redigera en fil från en konversation

Klicka på filen. Sidan Viva Engage för filen öppnas. Om en förhandsgranskning är tillgänglig visas den.

Tips: Om du vill ha fler filalternativ klickar du på ikonen Mer i rutan för bifogade filer i konversationen.
Välj Redigera fil i listan Filåtgärder. En ny flik öppnas för filen.
- Gör önskade ändringar med Hjälp av Office Online. Om du vill sluta redigera i en Office Online stänger du fliken i webbläsaren. Ändringarna sparas automatiskt i den bifogade filen.
- Om filen lagras i SharePoint finns det ett alternativ för att redigera filen i Word, Excel eller PowerPoint högst upp.
Om det inte finns någon förhandsgranskningslänk eller ingen redigeringsfil :
1. Välj Klicka för att ladda ned eller Ladda ned och spara filen på datorn.
2. Redigera filen.
3. Ladda upp den till Viva Engage genom att hitta den ursprungliga versionen och välja Ladda upp en ny version i listan Filåtgärder.

Förhandsgranska eller redigera en fil från en grupp

Klicka på Filer i en grupp och klicka sedan på filnamnet. Då visas filen i samband med konversationen den publicerades i.
Om du vill förhandsgranska filen väljer du Klicka här för att visa dokumentet. Om filen kan förhandsgranskas visas förhandsgranskningen.
Om du vill redigera filen klickar du på Redigera fil i listan Filåtgärder till höger.
- Gör önskade ändringar med Hjälp av Office Online. Om du vill sluta redigera i en Office Online stänger du fliken i webbläsaren. Ändringarna sparas automatiskt i den bifogade filen.
- Om filen lagras i SharePoint finns det ett alternativ för att redigera filen i Word, Excel eller PowerPoint högst upp.
Om Redigera fil inte är tillgängligt i listan Filåtgärder :
1. Klicka på Ladda ned i listan Filåtgärder och spara filen på datorn.
2. Redigera filen.
3. Ladda upp den till Viva Engage genom att hitta den ursprungliga versionen och välja Ladda upp en ny version i listan Filåtgärder.

Förhandsgranska eller redigera en fil från listan Viva Engage filer

Om du vill söka efter en fil när du är osäker på vilken community den finns i väljer du inställningsikonen , väljer Filer och utforskar sedan den mest troliga platsen för filen.

I den här vyn är filåtgärderna tillgängliga i den nedrullningsbara menyn i kolumnen Senast uppdaterad .
Om du vill förhandsgranska en fil väljer du Förhandsgranska i den nedrullningsbara menyn.

Om Förhandsgranska inte finns med i listan är den inte tillgänglig för den här typen av fil.
Om du vill redigera en fil väljer du Redigera i den nedrullningsbara menyn.
- Gör önskade ändringar med Hjälp av Office Online. Om du vill sluta redigera i en Office Online stänger du fliken i webbläsaren. Ändringarna sparas automatiskt i den bifogade filen.
- Om filen lagras i SharePoint finns det ett alternativ för att redigera filen i Word, Excel eller PowerPoint högst upp.
Om Redigera inte är tillgängligt i listan:
1. Välj Ladda ned och spara filen på datorn.
2. Redigera filen.
3. Ladda upp den till Viva Engage genom att hitta den ursprungliga versionen och välja Ladda upp en ny version i listan Filåtgärder.

Arbeta med en fil från SharePoint

Om du vill ha fler alternativ för filer som lagras i SharePoint, till exempel checka ut filen, väljer du länken SharePoint-dokumentbibliotek på den anslutna gruppsidan och bläddrar till mappen Program.

Mer information om hur du arbetar med filer från SharePoint finns i Redigera ett dokument i ett dokumentbibliotek, Checka ut, checka in eller ignorera ändringar i filer i ett bibliotek eller Redigera och hantera behörigheter för en Lista eller ett bibliotek i SharePoint.

Vanliga frågor och svar

F: Hur kan jag vara säker på att mina ändringar i en Office Online-fil sparas?

S: Ändringar sparas när du gör dem i Office Online. Om du vill kontrollera att ändringarna finns i filen uppdaterar du webbläsaren och tittar i förhandsgranskningen av filen.

F: Varför är vissa Word-, PowerPoint- eller Excel-filer skrivskyddade?

S: Om länken Redigera saknas för Word-, PowerPoint- eller Excel-filer betyder det att organisationen har tagit emot Viva Engage filer som lagras i SharePoint-funktionen. Du måste ladda ned och ladda upp dokumentet igen. Mer information finns i Redigera en tidigare uppladdad fil när din Viva Engage anslutna grupp nu lagrar filer i SharePoint.

F: Kan jag ersätta den tidigare versionen med min uppdaterade filtyp när jag arbetar med en filtyp som lagras i Viva Engage som jag inte kan redigera i Viva Engage?

S: Ja för andra filtyper än Word, PowerPoint och Excel. Leta reda på den ursprungliga versionen av filen i Viva Engage och välj Ladda upp en ny version i listan Filåtgärder. Ladda upp en ny version är inte tillgänglig för Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument: versionsspårning för dessa typer av filer är bara möjlig om ändringarna görs med hjälp av Office Online.

F: Hur kan jag se till att ingen ändrar min fil?

S: Om filen är lagrad i Viva Engage ber du en gruppadministratör att klicka på dess namn och väljer sedan Markera officiella ändringar och lås ändringar i listan Filåtgärder till vänster.

Filen visas med en gul star.
Om filen lagras i SharePoint kan du checka ut filen och se till att ingen annan kan öppna den, eller så kan du ändra SharePoint-behörigheterna för filen.
1. Om du vill söka efter filen i SharePoint klickar du på länken SharePoint-dokumentbibliotek på den anslutna gruppsidan och bläddrar till mappen Program.
2. Följ instruktionerna i SharePoint i Checka ut, checka in eller ignorera ändringar av filer i ett bibliotek eller Redigera och hantera behörigheter för en Lista eller ett bibliotek i SharePoint.

Läs mer

Var lagras mina Viva Engage filer?