Var lagras mina Viva Engage-filer?

Filer som lagras i Viva Engages molnlagring

Filer som lagras i gruppens SharePoint-dokumentbibliotek

Var nya filer lagras

Nya filer lagras i Viva Engage-molnlagringen i den grupp där filen bifogas eller laddas upp. De visas från gruppens fillista .

Nya filer för Microsoft 365 anslutna grupper lagras i SharePoint-dokumentbiblioteket för communityn. De visas i viva Engage-gruppens fillista eller från mappen Appar/Viva Engage i communityns SharePoint-dokumentbibliotek.

Filer som sparats i Viva Engage innan din organisation får den nya funktionen finns kvar i Viva Engages molnlagring.

Skapa en ny Office-fil

Klicka på Nytt i en gruppfillista i Viva Engage och välj Word-dokument, PowerPoint-presentation eller Excel-arbetsbok.

Du kan inte skapa nya filer från sidan Filer . Filer måste skapas på en annan plats och sedan laddas upp till Viva Engage.

Organisera filer

Filer för varje grupp lagras i en lista. Du kan visa alla dokument, bilder eller videoklipp, men det finns inga andra sätt att sortera eller ändra ordning på listan.

I det högra navigeringsfönstret klickar du på sharepoint-dokumentbibliotekslänken för gruppen, väljer mappen Appar/Viva Engage och kan sortera och filtrera fillistan.

Filer kan ordnas om i undermappar eller flyttas, och länkar från Viva Engage fungerar fortfarande. Den här omorganisationen visas bara genom att gå till SharePoint-dokumentbiblioteket.

Observera att när du visar listan med filer från Viva Engage anger listan bara att filen lagras i SharePoint och inte anger mappnamnet.

Förhandsgranska en fil

Klicka på filen och klicka sedan på Klicka här för att visa den här filen.

Klicka på filen.

Redigera en fil från Viva Engage

För Word-, Excel- och PowerPoint-dokument måste ändringar göras i Office Online. Du kan inte använda Word-, Excel- eller PowerPoint-apparna för att redigera filen och ladda upp en ny version.

Redigera fil och andra åtgärder finns under förhandsgranskningen.

Om Redigera fil inte visas betyder det att dokumentet har skrivskyddats eftersom nya dokument sparas i SharePoint. För att kunna redigera den måste du ladda ned den och ladda upp den igen. Mer information finns i Redigera en tidigare uppdaterad fil när din Viva Engage-anslutna grupp lagrar filer i SharePoint

För Word-, Excel- och PowerPoint-dokument kan ändringar göras i Office Online eller i programmet. Revisioner spåras i SharePoint-dokumentbiblioteket.

Redigera dokument och andra åtgärder finns ovanför förhandsgranskningen.

Vem kan komma åt filer

Åtkomsträttigheter bestäms av den community filen finns i. Alla kan visa och redigera filer i offentliga communities. Endast medlemmar kan visa och redigera filer i privata communities. Mottagare av privata meddelanden med bifogade filer kan visa dessa filer.

De första behörigheterna bestäms av vilken community filen sparas i, men SharePoint-administratörer kan ändra åtkomstbehörigheter för enskilda filer.

Så här kommer gäster åt filer

Alla användare eller gäster i eller utanför organisationen kan bifoga en fil i en community där de är medlemmar och läsa och ändra filer i communityn.

Gäståtkomst till filer beror på vilken typ av gäst:

Gäster på nätverksnivå har inte standardåtkomst för att visa Viva Engage-filer som sparats i SharePoint.

• Om du vill att de ska kunna begära åtkomst för att visa specifika filer måste de läggas till som Azure B2B-gäst i Microsoft 365 klientorganisation. Mer information finns i B2B-dokumentation för Azure Active Directory.

• Gäster på nätverksnivå som är Azure B2B-gäster och medlemmar i communityn kan visa, ladda upp, redigera från SPO-dokumentbiblioteket. De kommer inte att kunna göra det från Viva Engage.

• Om du vill att de ska kunna ladda upp filer till en viss community från SharePoint eller ha standardåtkomst till filer som laddats upp till SharePoint lägger du till dem som community-medlem i SharePoint.

• Gäster på konversationsnivå har inte standardåtkomst till filer som sparats i SharePoint. Om du vill att de ska kunna begära åtkomst till specifika filer i konversationen lägger du till dem som Azure B2B-gäst i Microsoft 365 klientorganisation. De kan inte ladda upp filer.

• Externa gäster kan bara vara medlemmar i externa grupper. Externa grupper lagrar endast filer i Viva Engage.

Hindra andra från att göra ändringar

Community-administratörer eller filägare kan markera en version av en fil som den officiella versionen. Det hindrar andra från att redigera den.

I SharePoint kan alla community-medlemmar checka ut filen, vilket hindrar andra från att redigera den. SharePoint-administratörer kan också ändra behörigheter för en enskild fil.

Spåra revisioner

Spåra och visa revisioner på filsidan i Viva Engage.

Det går inte att ta bort gamla versioner.

Visa revisionshistorik och tidigare versioner från SharePoint-dokumentbiblioteket.

Mer information om ändringar ingår i ändringshistoriken och äldre versioner kan tas bort.

Markera som officiell

Community-administratörer eller filägare kan markera en version av en fil som den officiella versionen. Det förhindrar att andra redigerar den och filen visas med en gul stjärna i fillistan.

Det finns inget sätt att markera en viss version av en fil som officiell.

Söka

Viva Engage-sökningen innehåller de första 5 000 tecknen i den senaste versionen av .docx, .pptx och .pdf formatera filer samt metadata som titel och författare.

Viva Engage-sökning söker bara efter titeln och författaren. Om du behöver göra en innehållssökning av Viva Engage-filer i SharePoint måste du göra sökningen från SharePoint-dokumentbiblioteket.