Du har hört talas om Microsoft 365 Grupper och hur du kan använda dem i Outlook, men du kanske inte vet hur du ska komma igång. I den här artikeln går vi igenom några grundläggande steg för hur du och din grupp kan komma igång med Microsoft 365 Grupper i Outlook. Vi ger dig också några länkar till mer djupgående innehåll när du är redo att göra mer.
Om du är osäker på vilka grupper som finns kanske du först vill gå till Lär dig mer om Microsoft 365-grupper .
För att få ut mesta möjliga av Microsoft 365 Grupper i Outlook måste du ha ett Microsoft 365-abonnemang som stöder Exchange online och SharePoint online, till exempel Business Premium, E3 eller E5.
Obs!: För att kunna använda Microsoft 365 Grupper i Outlook på Windows måste du använda Outlook i cachelagrat Exchange-läge. Mer information om detta finns i Aktivera cachelagrat Exchange-läge.
Välj en flik nedan för att få mer information om att komma igång med den funktionen.
Det första du behöver göra är att skapa din grupp. Att skapa en grupp i Outlook är en mycket enkel process. Den korta versionen är så här:
-
Klicka på Ny grupp från gruppavsnittet i menyfliksområdet. Om du använder Outlook på webben i stället för skrivbordsversionen kan du starta processen genom att klicka på pilen vid listrutan Nytt och välja Grupp. Du kan också gå till navigeringsfältet i den vänstra marginalen och välja ikonen Grupper som finns under ikonen Personer. Välj sedan Ny grupp i det övre vänstra hörnet.
-
Ange ett namn för gruppen.
-
Ange sekretessinställningar. Grupper är privata som standard. Det innebär att de bara kan visas av medlemmar i gruppen och kräver en gruppägares behörighet att ansluta. Offentliga grupper kan visas och anslutas till av alla i din organisation. Inget av alternativen gör grupperna tillgängliga för personer utanför organisationen såvida du inte specifikt bjuder in dem som gäster.
Tips: Grupper är privata som standard när de skapar med Outlook på webben. Under de kommande månaderna kommer de att vara privata som standard när de skapas med någon av de Outlook apparna.
-
Bestäm om du vill att nya medlemmar ska följa gruppen (Avancerade alternativ). Medlemmar som följer gruppen får kopior av varje gruppmeddelande i sin personliga inkorg. Medlemmar som inte är prenumeranter måste gå till gruppens delade inkorg för att delta i gruppkonversationer.
Gör mer:
-
Mer information om hur du skapar en grupp finns i Skapa en grupp i Outlook.
-
Mer information om hur du ansluter till en grupp som någon annan har skapat finns i Ansluta, lämna eller följa Grupper i Outlook.
-
Mer information om hur du slutar ta emot gruppmeddelanden i Inkorgen eller om du vill avsluta en grupp helt och hållet finns i Ansluta, lämna eller följa Grupper i Outlook.
När gruppen har skapats kan du lägga till medlemmar i gruppen. Så här lägger du till nya medlemmar:
-
Gå till gruppen i Outlook genom att leta reda på den i navigeringsfönstret till vänster. Den bör finnas under din brevlåda i avsnittet Grupper. Om du använderOutlook på webben,
-
När du är i gruppen klickar du på Lägg till medlemmar i menyfliksområdet. Om du använder Outlook på webben klickar du där det står hur många medlemmar din grupp har, längst upp till höger i fönstret och klickar sedan på Lägg till medlemmar. Du kan också gå till navigeringsfältet i den vänstra marginalen och välja ikonen Grupper som finns under ikonen Personer. I den vänstra rutan, under Grupper, väljer du den grupp du vill bjuda in personer att gå med i. Välj ikonen Lägg till medlemmar bredvid knappen Skicka e-post och inställningsikonen.
-
Skriv namn eller e-postadressen för varje person som du vill lägga till i fältet. När du är klar klickar du på OK, och medlemmarna läggs till. Alla medlemmar får ett e-postmeddelande som välkomnar dem till gruppen och som innehåller praktiska länkar till gruppinnehåll.
Tips: Om du vill lägga till alla medlemmar i en befintlig distributionslista skriver du bara namnet på distributionslistan så läggs de alla till i ett steg.
Gör mer:
-
Mer information om hur du bjuder in gäster utanför företaget till din grupp finns i Gäståtkomst i Microsoft 365-grupper.
-
Mer information om hur du lägger till eller tar bort medlemmar från gruppen finns i Lägga till, redigera och ta bort medlemmar i Grupper i Outlook
Konversationer i Microsoft 365 Grupper i Outlook ske i gruppens delade inkorg. Användare kan läsa och svara på meddelanden, och medlemmarna kan enkelt söka eller rulla tillbaka i meddelandehistoriken för att hålla sig uppdaterade om vad som diskuterats tidigare. Den delade inkorgen liknar den personliga inkorgen som Outlook användarna är bekanta med. Varje konversation visas separat i meddelandelistan till vänster och om du klickar på en konversation öppnas den i läsfönstret. Om en användare markerar ett meddelande eller en konversation som läst påverkar det inte hur meddelandena visas för andra medlemmar i gruppen, så du behöver inte oroa dig för att andra medlemmar kan missa ett viktigt meddelande.
Tips: En ändring av hur meddelanden visas och räknas iOutlook kan ha återställt det nummer som visas bredvid gruppnamnet i navigeringsfönstret Outlook. Om du vill återställa talet till noll kan du högerklicka på gruppen och välja Markera alla som lästa.
Nu när du har skapat gruppen kan vi starta en ny konversation. Du kan publicera ett nytt meddelande genom att öppna den delade inkorgen för gruppen och klicka på Ny konversation i menyfliksområdet. Eller du kan helt enkelt skicka ett e-postmeddelande till gruppens alias. Alla medlemmar i gruppen kommer att kunna läsa det nya meddelandet som du har publicerat och alla medlemmar som följer gruppen får en kopia av meddelandet i sin personliga inkorg.
Gör mer:
-
Om du vill använda Outlook på webben se Skicka ett e-postmeddelande till en grupp i Outlook
Varje Microsoft 365-grupp får ett bibliotek med delade filer där du kan lagra, dela och samarbeta i dokument, arbetsböcker, presentationer eller i stort sätt vilken fil som helst.
Öppna filbiblioteket genom att gå till gruppen i Outlook (i det vänstra navigeringsfönstret) och klicka på Filer i menyfliksområdet. Filbiblioteket öppnas i en webbläsare och därifrån kan du skapa nya filer, ladda upp filer från datorn och göra nästan allt annat som du kan göra i ett SharePoint-dokumentbibliotek. Fundera på vilka typer av filer som kan vara bra att dela med din grupp, och begränsa dig inte till Microsoft Office-filer. Du kan även dela PDF-filer, foton eller praktiskt taget alla typer av filer som gruppen kan ha användning av.
Om du vill ladda ned eller ta bort en fil markerar du den bara så visas dessa alternativ i verktygsfältet högst upp.
Gör mer:
-
Mer information om hur du arbetar med filer i gruppen finns i Dela filer med en grupp i Outlook.
Varje Microsoft 365-grupp får en egen delad OneNote anteckningsbok där de kan samla idéer, samarbeta och lagra forskning.
Gå till gruppen i Outlook genom att leta reda på den i det vänstra navigeringsfönstret eller iOutlook på webben genom att gå till panelen Personer. När du är där klickar du på Anteckningsbok i menyfliksområdet för att öppna gruppens delade anteckningsbok.
Första gången du öppnar gruppens delade anteckningsbok öppnas den i webbläsaren i OneNote för webben. Du kan göra ändringar där, eller om du har OneNote 2016 och du föredrar att använda den kan du klicka på Redigera i OneNote i menyfliksområdet. När du har öppnat den i OneNote synkroniseras anteckningsboken med din lista över öppna anteckningsböcker och du kan komma åt den direkt från OneNote utan att först behöva gå till gruppen.
Gå till gruppens OneNote-anteckningsbok och fundera på vad som kan vara användbart för gruppen för att samla idéer och samarbeta. Du kan till exempel ha ett avsnitt som du använder för att samla in och kommentera webbinnehåll som är relevant för din grupp.
Obs!: Gruppanteckningsboken är också tillgänglig för dig på en smartphone eller surfplatta med OneNote för iOS eller Android.
Gör mer:
-
Information om hur du kommer igång med OneNote finns i Grundläggande uppgifter i OneNote i Windows.
Det är ganska troligt att din grupp har evenemang, möten, milstolpar och andra poster som skulle vara bra att ha i en delad kalender. Varje Microsoft 365-grupp har en delad kalender som alla medlemmar kan se och bidra till.
Att arbeta med gruppens kalender är inte annorlunda än att arbeta med din personliga kalender. Om du väljer kalenderknappen i navigeringsfönstret visas din personliga kalender, plus delade kalendrar i grupper där du är medlem. Du kan markera kryssrutorna bredvid varje kalender som du vill se och visa dem sida vid sida eller överlappande.
Att lägga till ett objekt i den delade kalendern fungerar precis som det gör i din personliga kalender. Alla möten som du lägger till i den delade kalendern bjuder också in de andra medlemmarna i gruppen till händelsen, så att de kan ha det i sina egna kalendrar. Avtalade tider som läggs till i den delade gruppkalendern visas inte i andra medlemmars personliga kalendrar.
Nu när du har din delade kalender kan du försöka lägga till alla kommande möten eller händelser som din grupp kan delta i.
Gör mer:
-
Mer information om hur du använder gruppens delade kalender finns i Använda en gruppkalender i Outlook för att schemalägga och redigera händelser.
Så nu när du har gruppen igång, vad blir det härnäst?
-
Med Microsoft Planner kan du tilldela och hantera uppgifter för medlemmarna i din grupp. Mer information finns i Planner hjälp.
-
Du kan bjuda in gäster utanför organisationen för att ansluta till och samarbeta i gruppen. Se Gäståtkomst i Microsoft 365-grupper.
-
Migrera befintliga distributionslistor till Microsoft 365-grupper. Läs mer i Varför du bör uppgradera dina distributionslistor till grupper i Outlook.
-
Lägga till ett Microsoft-team i din grupp för fortlöpande chatt. Läs mer i Snabbstartsguide för Microsoft Teams.
Se även
Är det något du undrar över?
Gå till Microsoft Tech Community och ställ frågor och delta i konversationer om Microsoft 365-grupper.
Vi lyssnar
Ben uppdaterade senast den här artikeln den 25 juni 2021 som ett resultat av din feedback. Om du tycker att du fick hjälp, och särskilt om du inte tycker att du fick det, får du gärna klicka på feedbackkontrollerna nedan och lämna konstruktiva kommentarer så att vi kan förbättra den. Tack!
