Najpogostejša vprašanja o rezervacijah, sprostitvah in shranjevanju različic

Ne, če rezervirate datoteko, spremenite le pogoj datoteke, da omogočite urejanje datoteke le vam.

Če datoteko rezervirate in je ne shranite nazaj, spremembe ne bodo shranjene. Če želite ohraniti spremembe, vedno shranite datoteko.

Način shranjevanja datoteke je odvisen od urejevalnika ali orodja, ki ga uporabljate. Če urejate besedilno datoteko v spletu, morate izrecno klikniti Shrani. Če pa urejate v Microsoft 365, na primer v aplikaciji Word ali Excel, lahko zaprete dokument in dokument se bo samodejno shranil.

Če rezervirate datoteko, jo shranite in nato zavržete rezervacijo, spremembe ne bodo shranjene nazaj v knjižnico.

Datoteke lahko privzeto spremenijo vsi, ki imajo dovoljenje za urejanje v knjižnici dokumentov. Knjižnico pa lahko nastavite tako, da od nekoga zahteva, da najprej rezervirate datoteko, preden jo spremenite.

Biti morate lastnik knjižnice dokumentov ali skrbnik mesta ali imeti primerljiva dovoljenja za to nastavitev.

1. Odprite knjižnico, ki jo želite rezervirati.

2. V SharePoint kliknite Nastavitve in nastavitve knjižnice.

   

   VSharePoint 2016 izberite Stran in nato Nastavitve knjižnice.

   

3. Na strani Nastavitve izberite Nastavitve shranjevanja različic.

   

4. Na strani Nastavitve shranjevanja različic se pomaknite navzdol in izberite Da za možnost Zahtevaj rezervacijo dokumentov, preden jih je mogoče urejati.

   

Knjižnica dokumentov privzeto omogoča članom z dovoljenjem za urejanje spreminjanje in urejanje datotek, ne da bi jih sprostili. Če želite to preprečiti, v knjižnici omogočite rezervacijo, ki je zahtevana. Biti morate lastnik knjižnice dokumentov ali skrbnik mesta ali imeti primerljiva dovoljenja za to nastavitev.

1. Odprite knjižnico, ki jo želite rezervirati.

2. V SharePoint kliknite Nastavitve in nastavitve knjižnice.

   

   VSharePoint 2016 izberite Stran in nato Nastavitve knjižnice.

   

3. Na strani Nastavitve izberite Nastavitve shranjevanja različic.

   

4. Na strani Nastavitve shranjevanja različic se pomaknite navzdol in izberite Da za možnost Zahtevaj rezervacijo dokumentov, preden jih je mogoče urejati.

   

Če si želite ogledati, kdo je rezerviral stolpec, lahko hitro premaknete kazalec miške nad ikono Rezerviral da si ogledate namig, ki vam pove, kdo je rezerviral datoteko.

Stolpec Rezerviral lahko dodate tudi v privzeti pogled knjižnice. Tako si lahko vsi preprosto ogledajo, kdo je rezerviral dokument. Če želite izvedeti, kako dodate stolpec Rezerviral v SharePoint, glejte Ustvarjanje stolpca na seznamu ali v knjižnici.

Več informacij

• ČeSharePoint 2016, glejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.

• Če SharePoint, glejte Ustvarjanje pogleda po meri knjižnice dokumentov.

Shranjevanje različic je način, kako ustvarite zgodovino sprememb dokumenta, za katerega potrebujete nadzorovan cikel objavljanja glavnih različic ali glavnih različic in podrazličic.

Vklop shranjevanja različic

Če želite izvedeti, kako vklopite shranjevanje različic, glejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Uporaba funkcije »Povleci in spusti«   

Datoteke najpogosteje prenesete tako, da jih iz računalnika ali omrežne mape povlečete v knjižnico dokumentov. Najprej odprite knjižnico na spletnem mestu. Nato v računalniku poiščite dokumente, ki jih želite prenesti, jih izberite in povlecite na mesto v knjižnici, kjer piše povlecite datoteke sem.

Če možnost vlečenja in spuščanja datotek ni prikazana, namestite najnovejšo različico programske opreme brskalnika ali Microsoft 365. Ta funkcija zahteva najmanj Office 2016 ali najnovejšo različico brskalnika Microsoft Edge, Firefox ali Chrome.

Uporaba ukaza »Odpri v Raziskovalcu« v programu SharePoint 2016   

Ta ukaz odpre Raziskovalec računalniku, vendar prikaže strukturo map v računalniku s strežnikom, na katerem je mesto. Občasno boste morali morda več dokumentov v knjižnici kopirati ali premakniti v drugo knjižnico.

Morda boste želeli na primer vse dokumente v eni knjižnici, ki ste jih ustvarili pred več kot letom dni, premakniti v drugo knjižnico in jih arhivirati. Ali pa boste pri menjavi delovnih skupin morda želeli svoje dokumente iz knjižnice na enem mestu kopirati v drugo knjižnico, ki je na podmestu.

Datoteke v mapi lahko tudi spreminjate, kar pomeni, da jih lahko, na primer, kopirate, preimenujete, brišete in tako dalje.

Uporaba ukaza »Naloži« v programu SharePoint 2016   

V knjižnici dokumentov izberite Prenos, nato izberite Izberite datoteke in prebrskajte do prenosa posameznih datotek.

Prednost takšnega pristopa je v tem, da deluje v vsakem brskalniku in v vsaki različici brskalnika.

Sorodni nasveti o rezervacijah, sprostitvah in različicah   

Ne glede na to, kako datoteke prenašate, če imate omogočeno možnost rezervacij, sproščanja in shranjevanja različic, imejte v mislih to:

• Če želite prenesti datoteko v knjižnico, ki zahteva rezervacijo datotek, je datoteka najprej rezervirana za vas. Če želite, da si bodo tudi drugi uporabniki datoteko lahko ogledali in jo urejali, jo morate najprej sprostiti.

• Če je knjižnica nastavljena za sledenje različicam datotek, navadno dodate preneseno datoteko kot novo različico, ki nato postane del zgodovine različic datoteke.

• Če knjižnica zahteva, da v enega ali več stolpcev knjižnice vnesete vrednosti, na primer, ime oddelka ali številko projekta, morate najprej urediti vrednosti in sprostiti dokument, šele nato lahko zaključite postopek prenašanja dokumenta.

Več informacij

• ČeSharePoint 2016, glejte Nalaganje datotek in map v knjižnico.

• Če SharePoint in Microsoft 365, glejte Prenos, ogled in odstranjevanje projektnih datotek ali dokumentov.

• Če želite več informacij o dokumentih, glejte Videoposnetek: Dodajanje dokumentov v knjižnico.

Nov dokument lahko dodate kot novo različico tako, da rezervirate izhodno različico in zamenjate vso vsebino z novo različico. Ko je rezervirana različica spremenjena, jo znova rezervirajte. SharePoint boste ustvarili novo kopijo, pri tem pa boste obdržali starejše različice (če ste jo konfigurirali za to). Če želite več informacij o shranjevanju različic, glejte Kako deluje shranjevanje različic na seznamih in v knjižnicah.

Ne, žal v SharePoint ni mogoče nastaviti opomnika ali pridobiti datuma, ko je bil dokument rezerviran. Na voljo so API-ji (Application Programming Interfaces), ki to omogočajo, vendar zahtevajo, da je zapisano program po meri. Obrnite se na skrbnika ali načrtovalca mesta.

Kot vizualno delo bodite pozorni na ikono Rezerviral ali dodajte stolpec Rezerviral v knjižnico. Če želite izvedeti, kako dodate stolpec Rezerviral v SharePoint, glejte Ustvarjanje stolpca na seznamu ali v knjižnici.

Če želite prenesti datoteko v knjižnico, ki zahteva rezervacijo datotek, je datoteka najprej rezervirana za vas. Datoteke si lahko ogledate, druge pa ne, kar zlahka spregledajo. Preden si lahko druge osebe ogledajo datoteke ali jih urejajo, se prepričajte, da ste izpolnili vse zahtevane lastnosti, in nato sprostite datoteke.

Več informacij

• Če želite več podrobnosti o sprostitev in rezervacija datotek v SharePoint, glejte Rezervacija ali sprostitev datotek v knjižnici dokumentov.

• Če želite več podrobnosti o sprostitev in rezervacijo datotek vSharePoint 2016, glejte Rezervacija, sprostitev ali zavračanje sprememb datotek v SharePointovi knjižnici.

• Če želite prenesti datoteke vSharePoint 2016, glejte Nalaganje datotek in map v knjižnico.

• Če želite prenesti datoteke v SharePoint, glejte Nalaganje, ogled in odstranjevanje projektnih datotek ali dokumentov.

Če vam nekdo pošlje povezavo do datoteke SharePoint jo izberete, pred urejanjem vedno preberite naslovno vrstico in preverite, ali je v njej navedeno samo za branje. Če piše, v knjižnici pa je omogočena rezervacija datotek, morate datotek rezervirati. Knjižnico lahko vedno poiščete tako, da si ogledate spletni naslov.

Če pa je datoteka Office dokument, na primer Word, Excel ali PowerPoint, je to precej preprostejše. Najprej dajte dokument v način za urejanje, izberite zavihek Datoteka in poiščite gumb Upravljanje različic, s katerim lahko rezervirate datoteko.

Možno pa je tudi, da je nekdo že rezerviral datoteko, zato v tem primeru ukaz Rezerviraj ne bo na voljo.

Kako pogosto ste to že videli?

Funkcija za lokalno shranjevanje osnutkov je na voljo že v več različicah. Če izberete možnost Uporabi mojo lokalno mapo za osnutke, lahko datoteko uporabljate brez povezave in jo laže najdete v računalniku, če jo morate pozneje odpreti, ko nimate vzpostavljene povezave z omrežjem. Mapa se privzeto imenuje SharePointovi osnutki in je shranjena v mapi Dokumentiali Moji dokumenti. Če za rezervacijo izberete dve datoteki ali več, tega pogovornega okna ne vidite.

Toda časi se spreminjajo. Če želite delati z datotekami brez povezave, je najbolje, da uporabite OneDrive za službo ali šolo kar vam omogoča, da poljubno knjižnico dokumentov uporabljate brez povezave in samodejno sinhronizirate spremembe.

Več informacij

• Sinhronizirajte knjižnice storitve OneDrive ali druge SharePointove knjižnice z računalnikom s storitvijo OneDrive.

• Prenesite brezplačen sinhronizacija s storitvijo OneDrive odjemalca.

Knjižnica, organizirana v mape, ima pogosto privzet pogled, ki prikazuje vse mape. Če želite rezervirati veliko datotek v veliko mapah, ustvarite nov pogled, ki »sploči« knjižnico, tako da si lahko vse datoteke ogledate v enem pogledu brez map. Če želite to narediti, izberite Prikaži vse elemente brez map v razdelku Mape na strani »Urejanje pogleda«. Ko ste na tem, lahko povečate omejitev datoteke, tako da si lahko ogledate vse datoteke hkrati, tako da povečate tudi število elementov, ki jih želite prikazati v razdelku Omejitev elementov. To omogoča veliko preprostejšo izbiro vseh datotek za rezervacijo z eno operacijo.

Več informacij

• ČeSharePoint 2016, glejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.

• Če SharePoint, glejte Ustvarjanje pogleda po meri knjižnice dokumentov.

Če ste knjižnico sinhronizirali s sistemom OneDrive za službo ali šolo, lahko še vedno rezervirate datoteke v brskalniku. V brskalniku je prikazana ikona Rezervirana , ki označuje, da je datoteka rezervirana. Vendar pa v datoteki v lokalni mapi naprave ni ikone rezervirana, ker lokalna mapa ne pozna stanja za rezervacijo/sprostitev datoteke v SharePoint.

V lokalni mapi pa lahko naredite to:

1. Kliknite ime datoteke z desno tipko miške.

2. Izberite Prikaži v spletu aliOneDrive za službo ali šolo, nato pa izberite Pojdi v brskalnik.

Zdaj si lahko hitro ogledate SharePoint in stanje rezerviranja/sprostitev katere koli datoteke v knjižnici.

Ni vam treba čakati, da se vrnemo.

Skrbnik mesta ali knjižnice lahko uporabi dovoljenje Preglasi rezervacijo, ki omogoči sprostitev dokumenta ali zavrže rezervacijo dokumenta drugega uporabnika. Vendar bodite pozorni na posledice, če to naredite. Vaš sodelavec na dopustu bo morda hotel dodati lokalno kopijo s spremembami dokumenta v knjižnici in dve različici je treba uskladiti ročno ali z orodji za primerjavo, kot so orodja za primerjavo, ki jih ponujata Word inExcel.

Več informacij

• Razumevanje ravni dovoljenj v SharePointu.

• Primerjajte dve različici delovnega zvezka s primerjavo preglednic.

• Združevanje revizij dokumentov.

Povedano preprosto, z rezervacijo in sproščanjem datotek lahko datoteko zaklenete in onemogočite prekomerno urejanje, nato pa jo sprostite za druge. Pri ustvarjanju knjižnic, organizaciji datotek in izbiranju najboljšega načina sodelovanja imejte v mislih želeni način sodelovanja. Pri delu z dokumenti lahko z drugimi sodelujete na različne načine. V spodnji tabeli si lahko pomagate pri odločanju, kaj je najboljše za vas.

Način sodelovanja	Najpogostejša uporaba	Najboljša praksa
Neuradno	Vsakodnevni dokumenti skupine, poenostavljeno ali občasno urejanje in občasni spori pri urejanju.	Onemogočite zahtevo za rezervacijo (to je privzeta nastavitev knjižnice), vendar lahko po potrebi še vedno rezervirate posamezne datoteke.
Soavtorstvo	Preprosto sprotno sodelovanje pri dokumentu z Office v odjemalskih računalnikih in z uporabo Office za splet	Onemogočite zahtevo za rezervacijo in se izognite rezervacijam datoteke, ker ni združljiva s soavtorstvom.
Uradno	Zaporedna pripomba in pregled ter odobritev dokumenta.	Omogoči zahtevano rezervacijo.

Nekaj dodatnih namigov in nasvetov, če v knjižnici omogočite rezervacijo:

• Datotek ne imejte rezerviranih predolgo.

• V privzeti pogled knjižnice dodajte stolpec Rezerviral. Tako lahko drugi preprosto vidijo, kdo je rezerviral dokument. Če tega stolpca ni v pogledu, lahko še vedno premaknete kazalec miške nad ikono Rezerviral si ogledate namig, ki vam pove, kdo je rezerviral datoteko.

• Vprašaj, preden prepišete rezervacijo druge osebe.

• Izogibajte se urejanju datotek, ki so že rezervirane.

• Ne pozabite, da spremembe niso vidne drugim, dokler niso sproščene.

Več informacij

• Nastavite knjižnico tako, da bo zahtevana rezervacija datotek.

• Sodelovanje v dokumentu in soavtorstvo.

• Ustvarite stolpec na seznamu ali v knjižnici.

• Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.

Če imate še vedno težave ali pa naletite na nepričakovano delovanje, bi bilo morda smiselno poslati naročilo storitve.

Stik s podporo za poslovne izdelke - Skrbnik pomoč