Najčastejšie otázky o vzatí z projektu, vrátení do projektu a verziách

Nie, pri vzaní súboru z projektu sa zmení iba podmienka súboru, aby ste mohli súbor upravovať iba vy.

Ak súbor vziať z projektu a neuložíte ho späť, zmeny sa neuložia. Ak chcete zachovať zmeny, súbor vždy uložte.

Spôsob uloženia súboru závisí od editora alebo nástroja, ktorý používate. Ak upravujete textový súbor online, musíte explicitne kliknúť na tlačidlo Uložiť. Ak však upravujete v aplikácii Microsoft 365, napríklad v Word alebo Excel, môžete dokument zavrieť a automaticky sa uloží.

Ak súbor vzaté z projektu, uložíte ho a potom zahodíte vzatie z projektu, zmeny sa neuložia späť do knižnice.

Predvolene môže súbor zmeniť každý s povolením na úpravy v knižnici dokumentov. Knižnicu však môžete nastaviť tak, aby sa pred zmenou súboru vyžadovalo, aby súbor najskôr vzal z projektu.

Na vykonanie tohto nastavenia musíte byť vlastníkom knižnice dokumentov alebo správcom lokality alebo mať porovnateľné povolenia.

1. Otvorte knižnicu, ktorú chcete vziať z projektu.

2. V SharePoint kliknite na položku Nastavenie a potom kliknite na položku Nastavenie knižnice.

   

   VSharePoint 2016 vyberte položky Stránka a Potom Nastavenie knižnice.

   

3. Na stránke Nastavenia vyberte položku Nastavenia riadenia verzií.

   

4. Na stránke Nastavenia vytvárania verzií sa posuňte nadol a vyberte možnosť Áno , ak chcete pred úpravou dokumentov vyžadovať vzatie dokumentov z projektu.

   

Knižnica dokumentov predvolene umožňuje členom s povolením na úpravy upravovať a upravovať súbory bez toho, aby ich museli vziať z projektu. Ak tomu chcete zabrániť, v knižnici povoľte vzatie z projektu. Na vykonanie tohto nastavenia musíte byť vlastníkom knižnice dokumentov alebo správcom lokality alebo mať porovnateľné povolenia.

1. Otvorte knižnicu, ktorú chcete vziať z projektu.

2. V SharePoint kliknite na položku Nastavenie a potom kliknite na položku Nastavenie knižnice.

   

   VSharePoint 2016 vyberte položky Stránka a Potom Nastavenie knižnice.

   

3. Na stránke Nastavenia vyberte položku Nastavenia riadenia verzií.

   

4. Na stránke Nastavenia vytvárania verzií sa posuňte nadol a vyberte možnosť Áno , ak chcete pred úpravou dokumentov vyžadovať vzatie dokumentov z projektu.

   

Rýchly spôsob, ako zistiť, kto má stĺpec vzatý z projektu, je ukázať kurzorom na ikonu Vzaté z projektu zobraziť tip s informáciou o tom, kto vzal súbor z projektu.

Do predvoleného zobrazenia knižnice môžete tiež pridať stĺpec Vzal z projektu. Týmto spôsobom môže každý jednoducho zistiť, kto vzal dokument z projektu. Informácie o pridaní stĺpca Vzaté z projektu podľa v SharePoint nájdete v téme Vytvorenie stĺpca v zozname alebo knižnici.

Ďalšie informácie

• Informácie oSharePoint 2016 nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.

• Informácie o SharePoint nájdete v téme Vytvorenie vlastného zobrazenia knižnice dokumentov.

Tvorba verzií je spôsob na vytvorenie histórie zmien dokumentu, ktorý vyžaduje riadený cyklus publikovania hlavných verzií alebo hlavné a vedľajšie verzie.

Zapnutie vytvárania verzií

Informácie o zapnutí riadenia verzií nájdete v téme Zapnutie a konfigurácia riadenia verzií pre zoznam alebo knižnicu.

Presunutím myšou   

Najbežnejší spôsob na nahratie súborov je presunúť ich myšou z počítača alebo sieťového priečinka do knižnice dokumentov. Najskôr otvorte knižnicu na lokalite. Potom vyhľadajte v počítači dokumenty, ktoré chcete nahrať, vyberte ich a presuňte myšou do priestoru v knižnici s popisom sem presunúť súbory.

Ak sa nezobrazuje možnosť presúvania súborov myšou, nainštalujte si najnovšiu verziu softvéru prehliadača alebo Microsoft 365. Táto funkcia vyžaduje minimálne Office 2016 alebo najnovšiu verziu Microsoft Edge, Firefoxu alebo Chromu.

Použitie príkazu Otvoriť v programe Prieskumník v SharePointe 2016   

Tento príkaz otvorí Prieskumník v počítači, ale zobrazí štruktúru priečinkov v serverovom počítači, ktorý je základom lokality. Občas sa môže stať, že budete potrebovať skopírovať alebo premiestniť veľa dokumentov v knižnici do inej knižnice.

Môže byť napríklad potrebné premiestniť všetky dokumenty vytvorené pred viac ako rokom z jednej knižnice do inej a archivovať tak dané informácie. Inokedy zasa môžete potrebovať skopírovať dokumenty v knižnici, ktorej ste vlastníkom, z jednej lokality do inej knižnice na podlokalite, keď sa stanete členom inej pracovnej skupiny.

So súbormi v priečinku môžete pracovať rôznymi spôsobmi, ako je napríklad kopírovanie, premenovanie, odstránenie a podobne.

Použitie príkazu Nahrať v SharePointe 2016   

V knižnici dokumentov vyberte položku Nahrať, potom vyberte položku Vybrať súbory a vyhľadajte a nahrajte jednotlivé súbory.

Výhodou tohto prístupu je, že funguje bez ohľadu na to, ktorý prehliadač alebo verziu prehliadača momentálne používate.

Súvisiace tipy o vzatí z projektu, vrátení do projektu a verziách   

Bez ohľadu na zvolený spôsob nahratia je pri zapnutých funkciách vzatia z projektu, vrátenia do projektu a tvorby verzií potrebné dbať na tieto skutočnosti:

• Ak nahrávate súbor do knižnice, ktorá vyžaduje vzatie súborov z projektu, súbor ste pôvodne vzali z projektu. Ostatní používatelia budú môcť súbor zobraziť a upravovať až potom, ako ho vrátite do projektu.

• Ak je knižnica nakonfigurovaná na sledovanie verzií súborov, nahratý súbor zvyčajne pridáte ako novú verziu, ktorá sa stane súčasťou histórie verzií súboru.

• Ak knižnica vyžaduje pridanie hodnôt do jedného alebo viacerých stĺpcov knižnice, ako je napríklad názov oddelenia alebo číslo projektu, operácia nahratia sa dokončí až potom, ako upravíte tieto hodnoty a vrátite dokument do projektu.

Ďalšie informácie

• Informácie oSharePoint 2016 nájdete v téme Nahratie súborov a priečinkov do knižnice.

• Informácie o SharePoint a Microsoft 365 nájdete v téme Nahratie, zobrazenie a odstránenie projektových súborov alebo dokumentov.

• Ďalšie informácie o dokumentoch nájdete vo videu: Pridávanie dokumentov do knižnice.

Nový dokument, ktorý sa má pridať ako nová verzia, môžete získať tak, že vzadíte z projektu ukončenie a nahradíte všetok obsah novou verziou. Po úprave verzie vzatej z projektu ju vráťte do projektu. SharePoint vytvorí novú kópiu a ponechá staršie verzie (za predpokladu, že ste ju nakonfigurovali). Ďalšie informácie o tvorbe verzií nájdete v téme Fungovanie vytvárania verzií v zoznamoch a knižniciach.

Nie, v prostredí SharePoint žiaľ neexistuje spôsob, ako nastaviť pripomenutie alebo získať dátum vzatia dokumentu z projektu. K dispozícii sú aplikačné programové rozhrania (API), ktoré to umožnia, ale vyžadujú zápis vlastného programu. Obráťte sa na správcu alebo návrhára lokality.

Ako vizuál obídete, pozrite si ikonu vzaté z projektu alebo pridajte do knižnice stĺpec Vzaté z projektu. Informácie o pridaní stĺpca Vzaté z projektu podľa v SharePoint nájdete v téme Vytvorenie stĺpca v zozname alebo knižnici.

Ak nahráte súbory do knižnice, ktorá vyžaduje vzatie súboru z projektu, súbor máte najprv vzatý z projektu. Súbory sa zobrazujú, ale iné nie, a to sa dá ľahko prehliadnuť. Ostatní používatelia budú môcť súbory zobraziť a upravovať až potom, ako vyplníte všetky požadované vlastnosti a vrátite súbory do projektu.

Ďalšie informácie

• Ďalšie podrobnosti o vzatí súborov do projektu a ich vzatí z projektu v SharePoint nájdete v téme Vzatie súborov z projektu alebo zatvorenie súborov do projektu v knižnici dokumentov.

• Ďalšie podrobnosti o vzatí súborov do projektu a ich vzatí z projektu vSharePoint 2016 nájdete v téme Vzatie z projektu, zatvorenie do projektu alebo zahodenie zmien v súboroch v knižnici SharePointu.

• Informácie o nahrávaní súborov doSharePoint 2016 nájdete v téme Nahratie súborov a priečinkov do knižnice.

• Informácie o nahrávaní súborov do SharePoint nájdete v téme Nahratie, zobrazenie a odstránenie projektových súborov alebo dokumentov.

Ak vám niekto odošle prepojenie na súbor SharePoint a vy ho vyberiete, pred začatím úprav si vždy prečítajte záhlavie okna a skontrolujte, či je v ňom napísané iba na čítanie . Ak v ňom tento údaj je a knižnica má zapnutú funkciu vzatia z projektu, daný súbor je potrebné vziať z projektu. Ku knižnici sa môžete dostať tak, že skontrolujete URL na vyhľadanie knižnice.

Ak však ide o Office dokument, napríklad Word, Excel alebo PowerPoint, je to oveľa jednoduchšie. Najprv vložte dokument do režimu úprav, vyberte kartu Súbor a potom vyhľadajte tlačidlo Spravovať verzie , ktoré môžete použiť na vzatie súboru z projektu.

Všimnite si však, že je tiež možné, že niekto už súbor vzal z projektu, takže v tomto prípade príkaz Vziať z projektu nebude k dispozícii.

Ako často ste videli toto?

Funkcia lokálnych konceptov sa používa už niekoľko verzií. Výber možnosti Použiť môj lokálny priečinok konceptov umožňuje vziať súbor offline a zjednodušuje vyhľadávanie súboru v počítači, ak ho potrebujete otvoriť neskôr, keď nie ste pripojení k sieti. Priečinok sa predvolene nazýva Koncepty SharePointu a nachádza sa v priečinku Dokumenty alebo Moje dokumenty . Mimochodom, toto dialógové okno sa nezobrazuje, ak vyberiete dva alebo viac súborov na vzatie z projektu.

Časy sa však menia. Ak chcete pracovať so súbormi offline, najlepším riešením je použiť OneDrive pre prácu alebo školu vďaka čomu bude ľubovoľná knižnica dokumentov offline a automaticky synchronizovať zmeny.

Ďalšie informácie

• Synchronizujte knižnice OneDrivu alebo iných sharepointových knižníc s počítačom s OneDrivom.

• Stiahnite si bezplatného klienta synchronizačná aplikácia OneDrivu.

Knižnica usporiadaná do priečinkov má často predvolené zobrazenie, ktoré zobrazuje všetky priečinky. Ak chcete vrátiť do projektu veľa súborov v mnohých priečinkoch, vytvorte nové zobrazenie, ktoré "zlúči" knižnicu, aby ste mohli zobraziť všetky súbory v jednom zobrazení bez priečinkov. Na stránke Úpravy zobrazenia vyberte v časti Priečinky položku Zobraziť všetky položky bez priečinkov. Kým sa nachádzate, môžete zvýšiť limit súborov, aby ste mohli vidieť všetky súbory naraz, a to zvýšením počtu položiek, ktoré sa majú zobraziť v časti Obmedzenie počtu položiek. Potom bude omnoho jednoduchšie vybrať jednou operáciou všetky súbory, ktoré potrebujete vrátiť do projektu.

Ďalšie informácie

• Informácie oSharePoint 2016 nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.

• Informácie o SharePoint nájdete v téme Vytvorenie vlastného zobrazenia knižnice dokumentov.

Ak ste synchronizovali knižnicu s OneDrive pre prácu alebo školu, súbory môžete aj naďalej vziať z projektu v prehliadači. Ikona Vzaté z projektu v prehliadači označuje, že súbor je vzatý z projektu. V súbore v lokálnom priečinku zariadenia sa však nenachádza ikona vzatia z projektu, pretože lokálny priečinok nemá žiadne vedomosti o stave vzatia súboru z projektu alebo jeho vzatia z projektu v SharePoint.

V lokálnom priečinku však môžete vykonať toto:

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na názov súboru.

2. Vyberte položku Zobraziť online alebo vyberte položkuOneDrive pre prácu alebo školua potom vyberte položku Prejsť do prehliadača.

Teraz môžete rýchlo zobraziť knižnicu SharePoint a stav vzatia z projektu alebo vrátenia do projektu ľubovoľného súboru v knižnici.

Nemusíte čakať, kým sa vrátia.

Správca lokality alebo knižnice môže použiť povolenie Prepísať vzatie z projektu, ktoré umožňuje vrátiť dokument do projektu alebo zahodiť vzatie dokumentu z projektu iným používateľom. Treba si však uvedomovať následky tohto kroku. Kolega na dovolenke môže chcieť pridať lokálnu kópiu so zmenami späť do dokumentu v knižnici a tieto dve verzie je potrebné zosúladiť manuálne alebo pomocou nástrojov na porovnávanie, ako sú napríklad nástroje poskytované Word aExcel.

Ďalšie informácie

• Úrovne povolení v SharePointe.

• Porovnanie dvoch verzií zošita pomocou nástroja Porovnanie tabuliek.

• Kombinovanie revízií dokumentu.

Jednoducho povedané, vzatie súborov z projektu a ich vrátenie do projektu je spôsob, ako uzamknúť súbor a vyhradiť ho na úpravy a potom toto uzamknutie uvoľniť pre ostatných. Pri vytváraní knižníc, usporadúvaní súborov a výbere najlepšieho spôsobu spolupráce zvážte svoj štýl spolupráce. Existuje viacero spôsobov, ako spolupracovať na dokumentoch s ostatnými. Nasledujúca tabuľka vám pomôže rozhodnúť sa, čo je pre vás najlepšie.

Štýl spolupráce	Typickí používatelia	Najvhodnejší postup
Neformálny	Každodenné tímové dokumenty, ľahké alebo občasné úpravy a občasné konflikty úprav.	Zakázať požiadavku na vzatie z projektu (toto je predvolené nastavenie knižnice), ale stále môžete vziať z projektu jednotlivé súbory podľa potreby.
Spolutvorba	Jednoduchá spolupráca na dokumentoch v reálnom čase s produktmi Office v klientskych počítačoch a pomocou Office pre web	Vypnite požiadavku na vzatie z projektu a vyhnite sa vzatiu súboru z projektu, pretože je nekompatibilný so spolutvorbou.
Formálny	Sekvenčný komentár, revízia a schválenie dokumentu.	Povoľte požadované vzatie z projektu.

Tu je niekoľko ďalších tipov a trikov pre prípad, že zapnete vzatie z projektu v knižnici:

• Nenechávajte súbory vzaté z projektu príliš dlho.

• Do predvoleného zobrazenia knižnice pridajte stĺpec Vzal z projektu. Takto budú môcť ostatní ľahko vidieť, kto má daný dokument vzatý z projektu. Ak tento stĺpec nie je v zobrazení, stále môžete ukázať myšou na ikonu Vzaté z projektu zobraziť tip s informáciou o tom, kto vzal súbor z projektu.

• Opýtajte sa pred prepísaním niekoho iného pokladne.

• Nepoužívajte súbory, ktoré už máte vzaté z projektu.

• Pamätajte, že zmeny sa ostatným používateľom nezobrazujú, kým ich nevrátite do projektu.

Ďalšie informácie

• Nastavte knižnicu tak, aby vyžadovala vzatie súborov z projektu.

• Spolupráca na dokumentoch a spolutvorba.

• Vytvorte stĺpec v zozname alebo knižnici.

• Vytvorte, zmeňte alebo odstráňte zobrazenie zoznamu alebo knižnice.

Ak sa stále vyskytujú problémy alebo neočakávané správanie, pravdepodobne nastal čas na zadanie žiadosti o servis.

Kontaktovanie podpory pre podnikové produkty – Spravovanie Pomocník