Unde sunt stocate fișierele mele Viva Engage?

Fișiere stocate în stocarea în cloud Viva Engage

Fișiere stocate în biblioteca de documente SharePoint a grupului

Unde sunt stocate fișierele noi

Fișierele noi sunt stocate în stocarea în cloud Viva Engage, în grupul în care fișierul este atașat sau încărcat. Acestea sunt vizibile din lista Fișiere a grupului.

Fișierele noi pentru grupurile Microsoft 365 conectate sunt stocate în biblioteca de documente SharePoint pentru comunitate. Acestea sunt vizibile în lista Fișiere a grupului Viva Engage sau din folderul Apps/Viva Engage din biblioteca de documente SharePoint a comunității.

Fișierele salvate în Viva Engage înainte ca organizația dvs. să beneficieze de noua caracteristică rămân în spațiul de stocare viva Engage în cloud.

Crearea unui fișier Office nou

Într-o listă fișiere de grup din Viva Engage, faceți clic pe Nou și selectați Document Word, Prezentare PowerPoint sau Registru de lucru Excel.

Nu puteți crea fișiere noi din pagina Fișiere . Fișierele trebuie să fie create în altă locație, și apoi încărcat la Viva Engage.

Organizarea fișierelor

Fișierele pentru fiecare grup sunt stocate într-o listă. Puteți vizualiza toate documentele, imaginile sau videoclipurile, dar nu există alte modalități de a sorta sau a reordona lista.

În panoul de navigare din dreapta, faceți clic pe linkul bibliotecii de documente SharePoint pentru grup, selectați folderul Aplicații/Viva Engage și puteți sorta și filtra lista de fișiere.

Fișierele pot fi reorganizate în subfoldere sau mutate, iar linkurile de la Viva Engage vor funcționa în continuare. Această reorganizare este vizibilă doar accesând biblioteca de documente SharePoint.

Rețineți că, atunci când vizualizați lista de fișiere de la Viva Engage, lista indică doar faptul că fișierul este stocat în SharePoint și nu specifică numele folderului.

Examinarea unui fișier

Faceți clic pe fișier, apoi faceți clic pe Faceți clic aici pentru a vizualiza acest fișier.

Faceți clic pe fișier.

Editați un fișier de la Viva Engage

Pentru documentele Word, Excel și PowerPoint, trebuie efectuate modificări în Office Online. Nu puteți utiliza aplicațiile Word, Excel sau PowerPoint pentru a edita fișierul și a încărca o versiune nouă.

Editare fișier și alte acțiuni se află sub previzualizare.

Dacă nu se afișează Editare fișier , înseamnă că documentul a fost creat doar în citire, deoarece documentele noi sunt salvate în SharePoint. Pentru a o edita, va trebui să o descărcați și să o încărcați din nou. Pentru mai multe informații, consultați Editarea unui fișier actualizat anterior atunci când grupul conectat Viva Engage stochează fișiere în SharePoint

Pentru documentele Word, Excel și PowerPoint, pot fi efectuate modificări în Office Online sau în aplicație. Revizuirile sunt urmărite în biblioteca de documente SharePoint.

Editare document și alte acțiuni se află deasupra examinării.

Cine poate accesa fișierele

Drepturile de acces sunt determinate de comunitatea în care se află fișierul. Oricine poate vizualiza și edita fișiere în comunitățile publice. Doar membrii pot vizualiza și edita fișiere în comunități private. Destinatarii mesajelor private cu fișiere atașate pot vizualiza acele fișiere.

Drepturile de acces inițial sunt determinate de comunitatea în care este salvat fișierul, dar administratorii SharePoint pot modifica drepturile de acces pentru fișiere individuale.

Cum accesează invitații fișierele

Orice utilizator sau orice invitat din interiorul sau din afara organizației poate atașa un fișier într-o comunitate din care face parte și poate citi și modifica fișierele din comunitate.

Accesul invitaților la fișiere depinde de tipul de invitat:

Invitații la nivel de rețea nu au acces implicit pentru a vizualiza fișierele Viva Engage salvate în SharePoint.

• Dacă doriți ca aceștia să poată solicita acces pentru a vizualiza anumite fișiere, acestea trebuie adăugate ca invitat Azure B2B în entitatea găzduită Microsoft 365. Pentru mai multe informații, consultați Documentația Azure Active Directory B2B.

• Invitații la nivel de rețea care sunt invitați Azure B2B și membri ai comunității pot să vizualizeze, să încarce, să editeze din biblioteca de documente SPO. Aceștia nu vor putea face acest lucru de la Viva Engage.

• Dacă doriți ca acestea să poată încărca fișiere într-o anumită comunitate din SharePoint sau să aibă acces implicit la fișiere încărcate în SharePoint, adăugați-le ca membru al comunității în SharePoint.

• Invitații la nivel de conversație nu au acces implicit la niciun fișier salvat în SharePoint. Dacă doriți ca aceștia să poată solicita acces la anumite fișiere din conversație, adăugați-le ca invitat Azure B2B în entitatea găzduită Microsoft 365. Aceștia nu pot încărca fișiere.

• Invitații externi pot fi doar membri ai grupurilor externe. Grupurile externe stochează fișiere doar în Viva Engage.

Împiedicați alte persoane să efectueze modificări

Administratorii de comunitate sau proprietarii de fișiere pot marca o versiune a unui fișier ca versiune oficială. Acest lucru împiedică alte persoane să-l editeze.

În SharePoint, orice membru al comunității poate extrage fișierul, ceea ce împiedică alte persoane să-l editeze. Administratorii SharePoint pot modifica, de asemenea, permisiunile pentru un fișier individual.

Urmăriți reviziile

Urmăriți și vizualizați reviziile pe pagina de fișiere din Viva Engage.

Versiunile vechi nu pot fi șterse.

Vizualizați istoricul de revizuire și versiunile anterioare din biblioteca de documente SharePoint.

Mai multe detalii despre modificări sunt incluse în istoricul modificărilor și versiunile mai vechi pot fi șterse.

Marcați ca oficial

Administratorii de comunitate sau proprietarii de fișiere pot marca o versiune a unui fișier ca versiune oficială. Acest lucru împiedică alte persoane să-l editeze, iar fișierul se afișează cu o stea galbenă în lista Fișier.

Nu există nicio modalitate de a marca o anumită versiune a unui fișier ca oficială.

Căutare

Căutarea Viva Engage include primele 5000 de caractere din cea mai recentă versiune de .docx, .pptx și .pdf fișiere în format, precum și metadate, cum ar fi titlul și autorul.

Căutarea Viva Engage caută doar titlul și autorul. Dacă trebuie să efectuați o căutare de conținut a fișierelor Viva Engage în SharePoint, va trebui să efectuați căutarea din biblioteca de documente SharePoint.