Objetivo de gestão de projetos: adicionar pessoas e atribui-las a tarefas

Sugestões de gestão de projetos antes de começar . . .

Se não estiver familiarizado com a gestão de projetos Se não estiver familiarizado com a gestão de projetos, há mais preocupações a ter do que apenas adicionar tarefas, tal como quantas pessoas deve atribuir a uma tarefa, como ter em conta as férias e dias livres dos trabalhadores e como e onde incluir informações pessoais como números de telefone, endereços de e-mail e informações relacionadas com o salário.

Eis algumas dicas para o ajudar a começar.

• Saiba que tipos de recursos pode atribuir a tarefas    Após recolher as informações de que precisa acerca das tarefas do projeto, identifique os tipos de recursos de que irá precisar.

  • Recursos humanos    São os recursos que trabalham em tarefas. Os gestores de projetos geralmente denominam-nos recursos de trabalho, ao contrário de materiais e equipamento.

  • Recursos empresariais    São recursos de trabalho geridos e partilhados numa organização. Os recursos empresariais são utilizados com o Project Professional.

  • Recursos materiais    Estes recursos incluem computadores ou máquinas utilizados para concluir trabalho em tarefas.

  • Recursos genéricos    Estes recursos especificam requisitos de pessoal para tarefas em vez de indivíduos específicos, como carpinteiros ou construtores.

• Considere como o número de recursos altera as durações Quando coloca vários recursos numa tarefa, espera-se que a duração de uma tarefa seja reduzida. No entanto, em muitos casos, adicionar pessoas a uma tarefa pode ter o efeito oposto. Pode adicionar custos adicionais, comunicação adicional e outras ineficiências. Por exemplo, o design de uma nova ponte de portagem provavelmente não vai ser mais rápido se duplicar o número de arquitetos no projeto. O Project permite-lhe controlar o que acontece às durações das tarefas depois de adicionar às tarefas.

• Considerar como as capacidades de uma pessoa afetam a duração das tarefas A experiência de uma pessoa pode afetar diretamente a duração da tarefa. Pode esperar que uma pessoa com cinco anos de experiência conclua uma tarefa em menos tempo que uma pessoa com dois.

Se for um gestor de projetos experiente À medida que os projetos aumentam, há mais coisas em que pensar. Agora, preocupa-se em utilizar recursos noutros departamentos, contratar fornecedores, controlar o trabalho de uma centena de pessoas, gerar relatórios para executivos e inúmeras outras complexidades em que ainda nem pensou. Felizmente, o Microsoft Project tem as ferramentas especializadas de que precisa.

Eis algumas dicas para aumentar as suas capacidades.

• Rever e refinar a estimativa de duração    Utilize as informações que obteve sobre o projeto atual e projetos semelhantes para refinar a estimativa de duração. A precisão das estimativas dos requisitos de recurso (e por fim, dos custos do projeto) dependem em grande parte da precisão das suas estimativas de duração das tarefas.

• Controle o progresso dos recursos    Certifique-se de que as pessoas no seu projeto enviam atualizações sobre o estado de tarefas regularmente. As vistas e relatórios na ajuda do Microsoft Project ajudam-no a controlar as tarefas de todos.

• Identificar problemas de sobreatribuição de recursos    O Project pode ajudá-lo a identificar quando as pessoas estão a trabalhar em demasiadas tarefas ao mesmo tempo.

• Esteja atento às suas linhas de base    As linhas de base fornecem-lhe um instantâneo do seu projeto para que possa comparar o progresso atual com o que tinha planeado no início.

• Distribua trabalho com a redistribuição    Quando as pessoas estiverem a trabalhar em demasiadas tarefas ao mesmo tempo, o Project poderá ajustar atribuições para uma carga de trabalho mais realista. A redistribuição das atribuições de recursos é uma forma de equilibrar a carga.

• Exportar dados de projeto para o Excel para uma análise mais aprofundada O Excel pode ser útil quando precisa de uma análise aprofundada das informações do Project. Por exemplo, pode exportar informações de tarefas e de recursos para o Excel para obter relatórios de valor ganho avançados e apresentar as informações em gráficos sparkline para ver como os custos estão a ser gastos em comparação com a quantidade de trabalho concluída.
  
  
  
  Dê formação de novas competências a funcionários    As grandes organizações investem tempo e dinheiro na formação dos seus funcionários para que adquiram novas competências e funções em ambientes diversos. Dar formação aos funcionários atuais pode ser uma forma económica de melhorar o desempenho, ao invés de contratar mais pessoas.