Video: Gegevens kopiëren uit Excel

Probeer het zelf

Benut de gestroomlijnde bewerkingsmogelijkheden, de krachtige query's en handige rapportagemogelijkheden in Access door gegevens vanuit een Excel-spreadsheet te kopiëren. Zet uw gegevens in een bestaande tabel of in een nieuwe, lege tabel.

Voordat u gegevens kopieert, moet u ervoor zorgen dat deze consistent en gestructureerd zijn, zodat ze op de juiste wijze worden gekopieerd.

Uw gegevens opschonen

• Alle gegevens in een kolom moeten van hetzelfde type zijn en een vergelijkbare opmaak hebben. Zorg er bijvoorbeeld voor dat alle telefoonnummers een netnummer bevatten, maar geen landcode, dat alle adressen plaats en provincie bevatten, maar geen land en dat alle prijzen centen bevatten, zelfs als u ,00 vermeldt.

• Verwijder eventuele subkoppen, samenvattings- of opmerkingsrijen en lege rijen.

  Opmerking: Zet deze waar nodig later terug met behulp van groepering en totaalberekening van query's en rapporten in Access.

  Als u de gegevens in een bestaande Access-tabel plakt, moet u ervoor zorgen dat uw spreadsheet hetzelfde aantal kolommen, in dezelfde volgorde, heeft als de Access-tabel. (Als u echter van plan bent om een nieuwe Access-tabel te maken met deze gegevens, kunt u de kolommen zo noemen en sorteren als u wilt.)

  Tip: Het is een goede gewoonte bij het werken met databases om elk afzonderlijk stukje informatie in een eigen kolom weer te geven. Bijvoorbeeld: zet voornaam en achternaam in verschillende kolommen en zet ook straat, plaats, provincie en postcode in verschillende kolommen.

Excel-gegevens aan een nieuwe tabel toevoegen

1. Selecteer en kopieer de gegevens in Excel die u aan de tabel wilt toevoegen.

2. In Access selecteert u Start > Plakken.

3. Als u wilt aangeven of de eerste rij van uw gegevens kolomkoppen bevat, selecteert u Ja of Nee.

4. Wijzig desgewenst de naam van de tabel en de velden.

Excel-gegevens aan een bestaande tabel toevoegen

1. Selecteer en kopieer de gegevens in Excel die u aan de tabel wilt toevoegen.

2. In Access opent u de tabel waarin u de gegevens wilt plakken.

3. Selecteer een lege rij aan het einde van de tabel.

4. Selecteer Start > Plakken > Toevoegen via plakken.

Wanneer u Excel-gegevens in een Access-database kopieert, worden uw oorspronkelijke gegevens in Excel niet gewijzigd.

Wilt u meer zien?

Gegevens verplaatsen van Excel naar Access

Training voor Excel

Training voor Outlook