Je afwezigheidsgebeurtenis toevoegen aan de Outlook-agenda van anderen

Stap 1: Uw vakantie aan de agenda van collega's toevoegen

Wanneer je tijdblokken in je agenda als 'niet aanwezig' markeert, kunnen je collega's deze blokken zien wanneer zij een afspraak voor een vergadering met je willen maken. Maar zou het niet handig zijn als u iedereen tegelijk en van tevoren op de hoogte kon brengen van uw afwezigheid, zonder dat dit effect heeft op de beschikbaarheid van uw collega's en zonder dat u hun agenda nodeloos opvult? U kunt dit doen door uw informatie in hun agenda weer te geven als een gebeurtenis die de hele dag duurt. In tegenstelling echter tot een normale gebeurtenis die de hele dag duurt, die meestal is ingesteld op 'bezet', wordt deze gebeurtenis als beschikbare tijd weergegeven. De beschikbaarheid van je collega's wordt hierdoor niet gewijzigd.

1. Ga in Agenda naar het tabblad Start en klik op Nieuwe vergadering.

   : Je kunt ook de sneltoets Ctrl+Shift+Q gebruiken om een nieuw vergaderverzoek te maken.

2. Typ een beschrijving in het vak Titel en geef desgewenst een locatie op in het vak Locatie.

3. In de lijsten Begintijd en Eindtijd selecteert u de begin- en eindtijd voor uw afwezigheid. Voor vakanties zijn dit vaak hele dagen. Schakel daarom het selectievakje Duurt hele dag in.

   : In Outlook wordt bij het plannen standaard de huidige instelling voor tijdzone op uw computer gebruikt. Als je je afwezigheid op kantoor wilt plannen op basis van een andere tijdzone, schakel je het selectievakje Tijdzones in en selecteer je de juiste tijdzone.

4. Wis in de groep Genodigden voor Antwoordopties, wissen Antwoordverzoeken in de vervolgkeuzelijst.

5. Klik in de groep Optie bij Weergeven als op Beschikbaar in de vervolgkeuzelijst. Als u al hebt opgegeven dat deze gebeurtenis de hele dag duurt, wordt bij Weergeven als automatisch Beschikbaar weergegeven.

   : 

   • Controleer of Weergeven als is ingesteld op Beschikbaar. Hierdoor kunnen de ontvangers van het vergaderverzoek het verzoek accepteren en uw vakantie toevoegen aan hun agenda, zonder tijd in hun agenda te blokkeren. De agenda van de ontvanger geeft nog steeds beschikbare tijd aan tijdens uw vakantie.

   • Als u een gebeurtenis kiest die de hele dag duurt, is de begintijd van de gebeurtenis middernacht. Om te voorkomen dat uw collega’s op vervelende momenten waarschuwingen ontvangen, zet u de instelling Herinnering op Geen.

6. Typ de informatie die u met de ontvangers wilt delen.

7. Voeg de beoogde geadresseerden toe aan de regel Vereist of Optioneel.

8. Als u personen waarschuwt voor een reeks terugkerende tijden dat u afwezig bent, selecteer je in de groep OptiesTerugkeerpatroon, selecteer je het terugkeerpatroon en selecteer je vervolgens OK.

9. Selecteer Verzenden.

Wanneer u dit vergaderverzoek verstuurt met de optie Weergeven als ingesteld op Beschikbaar, wordt de gebeurtenis boven aan elke dag in de Outlook-agenda van uw collega's weergegeven, in de vorm van een visuele markering die geen werktijd in beslag neemt.

Stap 2: Vakantie in uw agenda markeren

Als u de stappen in het vorige gedeelte hebt uitgevoerd, wordt uw vergaderverzoek gemarkeerd als beschikbare tijd om te voorkomen dat er tijd in de agenda's van anderen wordt geblokkeerd. De tijd wordt echter ook gemarkeerd als beschikbaar in uw eigen agenda. U moet nu een extra afspraak voor uzelf maken, zodat anderen kunnen zien dat u niet beschikbaar bent zijn tijdens de periode die u opgeeft.

Een veel gemaakte fout is dat het item met het vergaderverzoek in een agenda wordt geopend en Weergeven als wordt gewijzigd van Beschikbaar in Niet aanwezig nadat het oorspronkelijke verzoek is verzonden. Wanneer je dit zou doen, wordt een update gestuurd naar iedereen aan wie je het vergaderverzoek hebt gestuurd, waardoor Beschikbaar wordt gewijzigd in Niet aanwezig. Hiermee zou je de stappen tenietdoen die je hebt genomen om dit te voorkomen. U moet een dubbele afspraak maken in uw agenda waarvoor Weergeven als is ingesteld op Niet aanwezig.

Wanneer anderen de Outlook-agenda gebruiken om vergaderingen en andere gebeurtenissen te plannen, kunnen ze uw beschikbaarheid zien, tenzij u de machtigingen voor uw agenda hebt gewijzigd om dit te voorkomen. Normaal gesproken staat Weergeven als voor afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen op Bezet. U kunt ook items maken waarvoor de instelling Weergeven als op Niet aanwezig staat. Items die zijn ingesteld op Niet aanwezig worden gezien als vergelijkbaar met items die zijn ingesteld op Bezet, en anderen zullen niet verwachten dat u op die tijdstippen beschikbaar bent. Visueel gezien verschillen de twee typen: items die zijn ingesteld op Niet afwezig zijn paars en items die zijn ingesteld op Bezet worden aangeduid met de kleur blauw. Dit visuele verschil laat duidelijk zien waarom u niet beschikbaar bent. Je zou bijvoorbeeld wel een Bezet item kunnen verzetten, maar je zult waarschijnlijk niet een item aangeduid als Niet aanwezig, zoals je vakantie, kunnen of willen wijzigen.

1. Selecteer in Agendaop het tabblad StartNieuwe afspraak.

2. Typ in het vak Titel een naam voor de periode waarin je weg bent.

3. Selecteer in begintijd en eindtijdde datums waarop je afwezige tijd begint en eindigt.

4. Schakel het selectievakje Duurt hele dag in.

5. Wijzig de instelling van Weergeven als in Niet aanwezig.

6. Selecteer Opslaan en sluiten.