EenMicrosoft 365-groep maakt het delen van bestanden eenvoudig door een speciale bibliotheek op te slaan, die de primaire plaats is voor het opslaan van al uw groepsbestanden.
Wanneer u een bestand of map maakt in de bibliotheek van de groep, hebben alle leden van de groep toegang tot het bestand of de map. Wanneer u nieuwe leden toevoegt aan de groep, inclusief gasten (externe gebruikers), hebben ook zij toegang tot de bestanden. Standaard hebben leden van de groep toegang om de bestanden weer te geven en te bewerken, terwijl alle overige personen in de organisatie alleen weergavetoegang hebben.
Met groepen in Outlook kunt u eenvoudig samenwerken aan documenten en andere bestanden met de groepsleden.
-
Recente weergave toont al uw groepsdocumenten : de weergave Recente bestanden geeft u toegang tot alle bestanden die met de groep worden gedeeld, inclusief bestanden die worden gedeeld als e-mailbijlagen, bestanden die zijn opgeslagen in de SharePoint-documentbibliotheek van de groep en bestanden die worden gedeeld vanuit OneDrive of andere SharePoint-documentbibliotheken.
-
Werk snel samen en communiceer updates : bewerk een document en beantwoord via e-mail naast elkaar in Outlook. U hoeft niet van context te veranderen om een document bij te werken en te communiceren over de wijzigingen met uw collega's.
-
Snel toegang krijgen tot de e-mail met betrekking tot een bestand : open een bestand dat met u is gedeeld via e-mail in plaats van door het Postvak IN van de groep te schuiven.
Opmerking: Deze functies zijn alleen beschikbaar voor personen die een werk- of schoolaccount gebruiken met een in aanmerking komend Microsoft 365 abonnement.
Bestanden delen in een groep innieuwe Outlook
-
Open nieuwe Outlook.
-
Er zijn twee manieren om uw groepen te vinden:
-
Selecteer Groepen in de App-balk links in het venster.
-
Selecteer Ga naar Groepen
-
-
Selecteer in het linkerdeelvenster onder Groepen de groep waarin u bestanden wilt delen.
Een gedeeld bestand toevoegen aan een e-mailbericht
-
Open klassieke Outlook. Er zijn twee manieren om uw groep te vinden.
-
Selecteer in de navigatiebalk Meer apps > Groepen. (Als u wilt vastmaken, klikt u met de rechtermuisknop op Groepen en selecteert u Vastmaken.)
Vanuit Groepen Home ziet u al uw groepen tegelijk.
-
Selecteer uw groep in de lijst met postvakmappen onder Groepen.
-
-
Begin een gesprek vanuit uw groep.
-
Selecteer Bestand bijvoegen.
-
Selecteer de bron van het bestand. Opties zijn onder andere Recente bestanden, Weblocaties en Deze pc. Weblocaties zijn onder andere One Drive, SharePoint-sites, groepsbestanden en andere bronnen.
-
Als u kiest voor een weblocatie, selecteert u Bijvoegen als kopie of Delen als een OneDrive-koppeling. Met Bijvoegen als een kopie beschikt elke geadresseerde over een eigen kopie van het bestand voor revisie. Als u een OneDrive-koppeling deelt, kunnen groepsleden de meest recente wijzigingen zien en in realtime samenwerken
-
Als u een bestand op uw pc selecteert, wordt dit als een kopie bijgevoegd.
-
Uw bestanden openen
Als u uw bestanden wilt openen in de webversie van Outlook, klikt u op Bestanden in de groepskoptekst.
In deze weergave ziet u twee secties: Recent en Documenten. In de sectie Recent ziet u de vijf meest recente bestanden die in de groep zijn gedeeld. Deze bestanden bevatten bestanden die zijn gedeeld als bijlagen in berichten die zijn gepost in het gedeelde Postvak IN en bestanden die vanuit OneDrive of SharePoint met de groep zijn gedeeld. Bestanden worden gesorteerd in chronologische volgorde op basis van wanneer deze het laatst zijn gedeeld via e-mail of het laatst zijn gewijzigd of geüpload naar de bibliotheek. In de sectie Documenten worden alle bestanden en mappen weergegeven die aanwezig zijn in de sharepoint-groepssite in de vergelijkbare mapbestandsstructuur.
Bestanden uploaden of maken
Als u een nieuw bestand wilt uploaden naar de bibliotheek, klikt u op de knop Uploaden in de werkbalk boven de groepskoptekst. Als u een nieuw bestand of nieuwe map wilt maken, gebruikt u de knop Nieuw in de groepskoptekst en kiest u in de vervolgkeuzelijst.
Uw bestanden verwijderen of de naam ervan wijzigen
U kunt een bestand eenvoudig verwijderen of de naam ervan wijzigen in de weergave Documenten. Selecteer het bestand dat u wilt verwijderen of wijzigen in de lijst Documenten en kies Verwijderen of Naam wijzigen in de werkbalk boven de groepskoptekst. Als het bestand zich in de weergave Recente bestanden bevond voordat het werd verwijderd, worden de recente bestanden na verwijdering bijgewerkt om de wijziging weer te geven.
Uw bestanden delen
Het is eenvoudig om bestanden te delen vanuit de bestandsweergave in webversie van Outlook. Als u een van de bestanden uit de Recente bestanden als een e-mailbijlage wilt verzenden, klikt u gewoon om het bestand te openen en kunt u op het lint kiezen om per e-mail te delen.
Als u een van de bestanden uit de sectie Documenten wilt delen, selecteert u het bestand en klikt u op De werkbalk delen boven de groepskoptekst die u wilt delen. Het dialoogvenster Vertrouwde delen wordt weergegeven en u kunt de personen kiezen waarmee u het wilt delen.
Werken met e-mailbijlagen
De nieuwe Bestanden-ervaring bevat een krachtige manier om te werken met bestanden die zijn gekoppeld aan een e-mailbericht. Wanneer een e-mailbericht wordt verzonden naar het gedeelde Postvak IN van de groep met een Word- of Excel- of PowerPoint-bijlage die u wilt bewerken en terugsturen naar de oorspronkelijke auteur:
-
Ga naar Bestanden, open het bestand en selecteer Bewerken en beantwoorden op het lint.
Het bestand wordt opgeslagen in de SharePoint-documentbibliotheek van de groep en geopend in de onlineversie van de relevante Office-toepassing. -
Een antwoordmail kan worden verzonden naar de oorspronkelijke afzender, met een koppeling naar de opgeslagen kopie van het bestand.
-
Wanneer u klaar bent met bewerken, voegt u uw opmerkingen toe aan het e-mailbericht en klikt u op Verzenden.
Naar uw SharePoint-documentbibliotheek navigeren
In de weergave Bestanden kunt u alle bestanden zien die aanwezig zijn op de Sharepoint-site, maar als u naar de Sharepoint-site wilt gaan, kunt u naartoe navigeren met behulp van de groepskaart of vanuit de groepskoptekst. Kies ... in de Groepen koptekst en selecteer Site. Selecteer documenten op de site om naar de documentbibliotheek te gaan.
Zie ook
Een gedeeld bestand toevoegen aan een e-mailbericht
-
Begin een gesprek vanuit uw groep.
-
Selecteer onder in het gespreksvenster.
-
Selecteer de bron van het bestand. Opties zijn onder andere OneDrive, groepsbestanden, computer en andere bronnen.
-
Als u OneDrive selecteert, selecteert u Bijvoegen als een kopie of Delen als een OneDrive-koppeling. Met Bijvoegen als een kopie beschikt elke geadresseerde over een eigen kopie van het bestand voor revisie. Als u een OneDrive-koppeling deelt, kunnen groepsleden de meest recente wijzigingen zien en in realtime samenwerken
-
Als u een groep selecteert als bron, selecteert u het bestand dat u wilt toevoegen.
-
Als u Computer als bron selecteert, selecteert u Bijvoegen als kopie of Uploaden naar groepsbestanden. Als u uploadt naar groepsbestanden, kunnen groepsleden de meest recente wijzigingen zien en in realtime samenwerken aan de bestanden. Met Bijvoegen als een kopie beschikt elke geadresseerde over een eigen kopie van het bestand voor revisie.
-
Als u een andere bron kiest, meldt u zich aan bij die bron en volgt u de aanwijzingen.
-
Uw bestanden openen
Als u toegang wilt tot uw bestanden in de webversie van Outlook-client, klikt u op Bestanden in de groepskoptekst.
In deze weergave ziet u bestanden die zijn geüpload naar de documentbibliotheek van de groep, bestanden die zijn gedeeld als bijlagen in berichten die zijn gepost naar het gedeelde Postvak IN en bestanden die worden gedeeld met de groep vanuit OneDrive of SharePoint. Bestanden worden gesorteerd in chronologische volgorde op basis van wanneer deze het laatst zijn gedeeld via e-mail of het laatst zijn gewijzigd of geüpload naar de bibliotheek. U kunt deze sorteervolgorde niet wijzigen, maar als u de bestanden in een andere chronologische volgorde wilt bekijken, gaat u naar de SharePoint-documentbibliotheek door rechtsboven op Door bibliotheek bladeren te klikken.
Opmerking: . URL, . MSG en . ASPX-bestanden worden niet weergegeven in de documentbibliotheekweergave van de groep. Als u deze bestanden wilt zien, gaat u naar de sharePoint-documentbibliotheekweergave door in de rechterbovenhoek op Bibliotheek bladeren te klikken.
Als u een nieuw bestand wilt uploaden naar de bibliotheek, klikt u op de koppeling Uploaden op de werkbalk boven de lijst met bestanden. Als u wilt zoeken in de bestandsbibliotheek, typt u uw zoekwoorden in het zoekvak linksboven in het venster en drukt u op Enter.
Uw bestanden verwijderen of de naam ervan wijzigen
Als u een bestand wilt verwijderen of de naam ervan wilt wijzigen, gaat u eerst naar de SharePoint-documentbibliotheek door in de rechterbovenhoek op Bibliotheek bladeren te klikken. Klik met de rechtermuisknop op het bestand dat u wilt verwijderen of de naam ervan wilt wijzigen en kies Verwijderen of Naam wijzigen .
Werken met e-mailbijlagen
De nieuwe bestandservaring bevat een krachtige nieuwe manier om te werken met bestanden die zijn bijgevoegd bij e-mail. Wanneer een e-mailbericht wordt verzonden naar het gedeelde Postvak IN van de groep met een Word-, Excel- of PowerPoint-bijlage die u wilt bewerken en terugsturen naar de oorspronkelijke auteur, gaat u naar de sectie Bestanden, dubbelklikt u om het bestand te openen en selecteert u Bewerken en beantwoorden op het lint. Het bestand wordt opgeslagen in de SharePoint-documentbibliotheek van de groep en wordt geopend in de onlineversie van de desbetreffende Office-app. Daarnaast wordt er via e-mail een antwoord gestuurd naar de oorspronkelijke afzender, met een koppeling naar de opgeslagen kopie van het bestand. Wanneer u klaar bent met bewerken, voegt u uw opmerkingen toe aan het e-mailbericht en klikt u op Verzenden.
Naar uw SharePoint-bibliotheek navigeren
Naast de verbeteringen die we hierboven hebben beschreven, kunt u nu ook eenvoudiger rechtstreeks naar uw SharePoint-documentbibliotheek gaan. Wanneer u zich in de sectie Bestanden van uw groep bevindt, ziet u In bibliotheek bladeren in de rechterbovenhoek. Klik hierop om uw SharePoint-documentbibliotheek voor deze groep te openen in de browser.
Bestanden naar de groepsbibliotheek posten
Telkens wanneer u een bestand in de groepsdocumentbibliotheek plaatst, is het toegankelijk voor alle groepsleden. Sleep de app van uw computer naar de bibliotheek van de groep. Zie Bestanden uploaden naar een bibliotheek voor meer informatie.
Als het bestand dat u wilt delen, zich al in de documentbibliotheek bevindt, kunt u dit hier laten staan en de groep hiervoor uitnodigen.
Zie ook
Meer informatie over Microsoft 365-groepen
Deelnemen aan, verlaten of Groepen volgen in Outlook
Leden van Groepen toevoegen, bewerken en verwijderen in Outlook