Een bibliotheek configureren om het uitchecken van bestanden te vereisen

Een bestand maken of toevoegen aan een bibliotheek

Het bestand wordt in eerste instantie uitgecheckt. U moet het in de bibliotheek inchecken voordat anderen het kunnen zien en ermee kunnen werken.

Een bestand openen om te bewerken

Het bestand wordt automatisch uitgecheckt wanneer u Bewerken selecteert. Een berichtdialoogvenster waarschuwt u dat u het bestand gaat uitchecken en biedt u de mogelijkheid om het te bewerken in uw lokale conceptmap.

Na het uitchecken wordt het bestandspictogram bedekt met een groene pijl die omlaag wijst, waarmee wordt aangegeven dat het bestand nu is uitgecheckt. Niemand anders kan het bestand wijzigen en niemand anders kan uw wijzigingen zien terwijl u het hebt uitgecheckt.

Wijzigingen aanbrengen in de informatie over het bestand (eigenschappen)

Als het bestand nog niet is uitgecheckt, moet u het uitchecken voordat u wijzigingen kunt aanbrengen in de eigenschappen, zoals de titel, de naam van de auteur, de einddatum, het aantal woorden, enzovoort. Uw wijzigingen worden pas van kracht nadat u het bestand weer hebt ingecheckt.

Probeer een bestand te openen dat is uitgecheckt naar iemand anders

De opties Uitchecken en Check In zijn niet beschikbaar. U kunt een bestand dat iemand anders heeft uitgecheckt niet uitchecken. Als u dit probeert te doen, wordt er een berichtvenster weergegeven waarin wordt aangegeven dat het bestand door iemand anders is uitgecheckt.

Als u wilt zien wie het bestand heeft uitgecheckt, beweegt u de muisaanwijzer over het bestandspictogram. De naam van de persoon die het heeft uitgecheckt, wordt weergegeven in knopinfo. U kunt contact opnemen met die persoon om het bestand in te checken als u het snel nodig hebt.

Het bestand inchecken

U wordt gevraagd een opmerking in te voeren over de wijzigingen die u hebt aangebracht. Als uw bibliotheek versies bijhoudt, wordt uw opmerking onderdeel van de versiegeschiedenis. Als zowel primaire als secundaire versies worden bijgehouden, wordt u gevraagd om te kiezen welk type versie u wilt inchecken. Zie Ook voor meer informatie over versiebeheer.

Het bestand lang uitgecheckt houden

Niemand anders kan uw wijzigingen zien of het bestand bewerken terwijl u het hebt uitgecheckt. Hoewel dit handig is tijdens het aanbrengen van wijzigingen, kan het ook voorkomen dat anderen hun toegewezen taken kunnen uitvoeren. Het is zowel een goede zakelijke praktijk als een gebruikelijke beleefdheid om het bestand zo snel mogelijk weer in te checken nadat u het hebt uitgecheckt. In sommige gevallen moet een beheerder het inchecken van het bestand afdwingen.