Een aangepaste sjabloon voor een SharePoint-bibliotheek instellen

De standaardbestandssjabloon bewerken

1. Navigeer naar de site waar uw bibliotheek zich bevindt.

2. Selecteer in SharePoint Server op het lint het tabblad Bibliotheek en selecteer vervolgens Bibliotheekinstellingen.

   Voor SharePoint in Microsoft 365 selecteert u Instellingen en selecteert u vervolgens Bibliotheekinstellingen.

3. Selecteer onder Algemene instellingende optie Geavanceerde instellingen.

   

4. Selecteer in de sectie Documentsjabloon onder het veld Sjabloon-URL de optie Sjabloon bewerken. Het volgende gebeurt:

   Als uw site deel uitmaakt van een Microsoft 365-abonnement, wordt u op dit moment mogelijk gevraagd om de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw Microsoft 365 abonnement in te voeren.

   • Documentbibliotheek    De sjabloon wordt geopend in een app die compatibel is met SharePoint en die is gekoppeld aan het bestandstype van de huidige sjabloon. Als de standaardsjabloon bijvoorbeeld een Word-sjabloon is, wordt Word geopend en als de standaardsjabloon een Excel-werkblad is, wordt Excel geopend.

   • Formulierbibliotheek    De sjabloon wordt geopend in een programma dat compatibel is met SharePoint, een op XML gebaseerd formulierontwerpprogramma, zoals InfoPath, of een XML-editor.

     

   Opmerking: Als personen op uw site al formulieren hebben ingevuld die zijn gebaseerd op de oorspronkelijke sjabloon, kunt u overwegen hoe wijzigingen in de sjabloon van invloed kunnen zijn op die formulieren. Als u bijvoorbeeld een veld toevoegt dat verplicht moet worden ingevuld, kan dit fouten veroorzaken in de oorspronkelijke formulieren die al zijn ingevuld voordat dit veld werd toegevoegd.

5. Maak de gewenste wijzigingen en sla de sjabloon op. Sla voor SharePoint in Microsoft 365 de sjabloon op met een nieuwe bestandsnaam. Sluit het programma als u het niet meer nodig hebt of ga naar de site.

   Opmerking: Voor SharePoint in Microsoft 365 moet de aangepaste sjabloon een andere bestandsnaam hebben dan de standaardnaam. Gebruik de functie Opslaan als van de client om het bestand op te slaan in de map Forms met een nieuwe bestandsnaam. Gebruik voor Word bijvoorbeeld niet de standaard bestandsnaam template.dotx.

6. Soms moet u de sjabloon vanuit het ontwerpprogramma opnieuw publiceren naar de bibliotheek op de site. Dit is afhankelijk van het formulierontwerpprogramma dat u gebruikt.

7. Klik op uw site onder aan de pagina Geavanceerde instellingen voor document- of formulierbibliotheek en selecteer OK.

Een aangepaste bestandssjabloon opgeven

1. Maak en sla uw aangepaste sjabloon op in een programma dat compatibel is met SharePoint. Noteer de locatie en schakel over naar SharePoint.

   Opmerking: Als de standaarddocumentsjabloon een andere naam heeft dan template.dotx, worden er geen standaardsjablonen weergegeven in de lijst of bibliotheek.

2. Ga naar de site die de bibliotheek bevat waarvoor u een aangepaste sjabloon wilt opgeven.
   
   Optie 1: (van moderne UX van de bibliotheek)
   Nieuwe > Sjabloon
   
   toevoegen
   
   optie 2:

3. Voor deze stap moet u Internet Explorer gebruiken. Selecteer in SharePoint in Microsoft 365 rechtsboven de optie Alle documenten en selecteer vervolgens Weergeven in Bestandenverkenner.

   Voor SharePoint Server selecteert u het tabblad Bibliotheek op het lint en selecteert u in de groep Verbinding maken & exporterende optie Openen met Explorer.

   Belangrijk: Als Bestandenverkenner niet wordt geopend of als u een foutbericht ziet, moet u mogelijk uw site als vertrouwde site toevoegen in uw browserinstellingen. Zie Openen in Verkenner of Weergeven met Bestandenverkenner in SharePoint voor meer informatie.

4. Blader in Bestandenverkenner naar de aangepaste sjabloon die u hebt gemaakt.

5. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en selecteer Kopiëren in het snelmenu.

6. Selecteer de knop Vorige totdat u terugkeert naar de bibliotheek en selecteer vervolgens de map Forms om deze te openen.

7. Klik met de rechtermuisknop in een leeg gebied in het mapvenster en selecteer plakken in het snelmenu.

8. Sluit Bestandenverkenner en ga terug naar de site.

9. Selecteer aan de linkerkant Site-inhoud.

10. Zoek uw documentbibliotheek onder Inhoud, beweeg de muisaanwijzer over de naam, selecteer het beletselteken (...) en selecteer vervolgens Instellingen.

    Als u deze opdrachten niet ziet, gebruikt u mogelijk de klassieke SharePoint. In dat geval gaat u naar uw documentbibliotheek, selecteert u op het lint het tabblad Bibliotheek en selecteert u vervolgens Bibliotheekinstellingen.

11. Selecteer onder Algemene instellingende optie Geavanceerde instellingen.

12. Voer in de sectie Documentsjabloon een van de volgende acties uit:

    Documentbibliotheek    Voer het adres van de aangepaste sjabloon in het veld Sjabloon-URL in. De locatie is het webadres van de sjabloon op de site, relatief ten opzichte van de naam van de site. Als uw sjabloon bijvoorbeeld Watermark.dotx heet en u deze toevoegt aan de map Forms van de documentbibliotheek Gedeelde documenten, voert u het volgende in:

    Gedeelde documenten/Formulieren/Watermerk.dotx

    Documentbibliotheek    Voer het adres in van de aangepaste sjabloon die u wilt gebruiken in het veld Sjabloon-URL. De locatie is het webadres van de sjabloon op de site, relatief ten opzichte van de naam van de site. Als uw sjabloon bijvoorbeeld Orders.xml heet en u deze toevoegt aan de map Forms van de formulierbibliotheek Aankopen, voert u het volgende in:

    Aankopen/Formulieren/Orders.xsn

    Opmerking: Als de instellingen in het vak Documentsjabloon niet beschikbaar zijn, heeft een beheerder mogelijk meerdere inhoudstypen ingesteld. Als u wilt zien of meerdere inhoudstypen zijn ingeschakeld, controleert u of Ja is geselecteerd onder Beheer van inhoudstypen toestaan? in de sectie Inhoudstypen direct boven de sectie Documentsjablonen . Als dat zo is, moet u de sjabloon voor het inhoudstype bewerken.

De soorten bestanden die u wel en niet kunt opslaan in een SharePoint-bibliotheek

Naar gelang het bestand dat zich in een bibliotheek bevindt, kunnen de volgende situaties voorkomen:

Bestanden die compatibel zijn met SharePoint-technologieën    Een gebruiker kan alleen een bestand maken met behulp van de opdracht Nieuw in een documentbibliotheek als de bestandssjabloon is gemaakt op basis van een programma dat compatibel is met SharePoint, zoals Microsoft Office Word. Wanneer u een nieuw bestand maakt in een formulierbibliotheek, kan het standaardprogramma een op XML gebaseerd formulierontwerpprogramma zijn dat compatibel is met SharePoint, zoals Microsoft InfoPath.

Andere programmabestanden    Voor de meeste andere programma's kunt u toch het bestand in de bibliotheek opslaan en beheren. U maakt het bestand echter niet vanuit de documentbibliotheek, maar in het programma, waarna u het later kunt uploaden naar de bibliotheek.

Geblokkeerde programmabestanden    Om veiligheidsredenen worden sommige programmabestandstypen, zoals .EXE, geblokkeerd en kunnen deze niet in een bibliotheek worden opgeslagen Zie typen bestanden die niet kunnen worden toegevoegd aan een lijst of bibliotheekvoor meer informatie.

De twee soorten bibliotheken die gebruikmaken van bestandssjablonen

De twee soorten bibliotheken die gebruikmaken van sjablonen, zijn document- en formulierbibliotheken.

Documentbibliotheken    U gebruikt een documentbibliotheek om veel verschillende bestandstypen op te slaan en te beheren, waaronder documenten, spreadsheets, presentaties, tekstbestanden en andere typen bestanden. Een documentbibliotheek is vaak de meest voorkomende locatie op een site waar u bestanden kunt maken, verzamelen, bijwerken en beheren met teamleden en delen met andere collega's in uw bedrijf of onderneming. U kunt een documentbibliotheek gebruiken als een opslagplaats voor algemene bestanden of u kunt deze voor een specifiek doel gebruiken. Een marketingteam kan bijvoorbeeld een eigen documentbibliotheek hebben voor het plannen van materialen, nieuwsberichten en publicaties.

Formulierbibliotheken    Met een formulierbibliotheek kunt u gemakkelijk op XML gebaseerde formulieren delen en bijhouden voor het verzamelen van informatie. Zo kunt u bijvoorbeeld een formulierbibliotheek maken voor de formulieren met onkostendeclaraties van uw afdeling. De formuliersjabloon van de onkostendeclaratie wordt opgeslagen als de standaardbestandssjabloon in de formulierbibliotheek. Telkens wanneer iemand een onkostendeclaratie maakt, opent hij of zij de sjabloon als een leeg formulier, dat de indeling, de velden en de berekeningen van de onkostendeclaratie bevat. Wanneer iemand het formulier invult, worden de gegevens van de onkostendeclaratie (en alleen de gegevens) opgeslagen als een XML-bestand in de formulierbibliotheek. Door de gegevens van het formulier te scheiden, is het veel gemakkelijk om elke onkostendeclaratie apart door andere systemen te laten verwerken, de gegevens samen te voegen of te exporteren voor nadere verwerking en analyse.

Waar de bestandssjablonen in de bibliotheek worden opgeslagen

Wanneer een document- of formulierbibliotheek een standaardbestandssjabloon heeft, wordt deze opgeslagen in de map Formulieren van de bibliotheek.

Open de bibliotheek in Bestandenverkenner om de map Formulieren te zien die de bestandssjabloon voor de bibliotheek bevat.

Standaard heeft een documentbibliotheek een bestandssjabloon genaamd template.dotx, maar indien nodig kunt u dit bestand wijzigen. Als u een andere sjabloon wilt opgeven, moet u deze eerst maken in een programma dat compatibel is met SharePoint, zoals Word, en deze vervolgens opslaan in de Forms map van een bibliotheek. Vervolgens geeft u in de bibliotheek het adres van de aangepaste sjabloon op.

Standaard is in een formulierbibliotheek een tijdelijk bestand aanwezig genaamd template.xml, dat u moet vervangen door een formuliersjabloon die u zelf maakt.

Een bestandssjabloon voor een formulierbibliotheek maken

Als u een sjabloon in een formulierbibliotheek wilt maken of aanpassen, kunt u een op XML gebaseerd formulierontwerpprogramma gebruiken dat compatibel is met SharePoint, zoals InfoPath. Het gebruik van een formulierontwerpprogramma kan verschillende voordelen hebben. Wanneer u bijvoorbeeld InfoPath gebruikt, kunt u het volgende doen:

• De formulierbibliotheek en de sjabloon rechtstreeks in InfoPath maken.

• Gemakkelijk de formuliersjabloon bewerken en weer naar de formulierbibliotheek publiceren.

• De afzonderlijke XML-gegevensbestanden die gemaakt zijn op basis van bepaalde formuliersjablonen samenvoegen voor nadere verwerking.

• De velden van XML-gegevens promoveren naar bibliotheekkolommen in de formulierbibliotheek.

Wanneer een gebruiker een formulier maakt, wordt dit standaard geopend in het programma voor het bewerken van formulieren dat compatibel is met SharePoint op de clientcomputer van de gebruiker. Als er geen compatibel programma is geïnstalleerd, wordt het formulier geopend in de browser als het is ontworpen om te worden geopend in de browser. Als u wilt, kunt u opgeven dat een formulier dat is ontworpen om in een browser te worden geopend, altijd in de browser wordt geopend. U kunt het standaardgedrag wijzigen met de instelling Documenten openen in de browser in de geavanceerde instellingen van de bibliotheek.

Selecteer instellingen  in SharePoint online en selecteer vervolgens Bibliotheekinstellingen.

Klik in SharePoint Server op Bibliotheekinstellingen op het tabblad Bibliotheek op het lint

Instellingen voor een documentbibliotheek.

Open documenten in de browserinstelling.

Inhoudstypen gebruiken om sjablonen voor een document- of formulierbibliotheek in te stellen

Als er meerdere inhoudstypen zijn ingeschakeld en sjablonen voor die inhoudstypen zijn opgegeven, gebruikt de bibliotheek de sjablonen die door de inhoudstypen zijn opgegeven en niet de standaardbestandssjabloon. Als u de sjablonen voor de bibliotheek moet aanpassen, moet u in dit geval de inhoudstypen wijzigen. Zie Inleiding tot inhoudstypen en publiceren van inhoudstypen voor meer informatie over inhoudstypen.